摘 要:本文從檔案管理的現(xiàn)狀問題出發(fā),利用SWOT分析法對(duì)檔案管理發(fā)展的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)、問題進(jìn)行分析,構(gòu)建SWOT矩陣,提出進(jìn)一步促進(jìn)檔案發(fā)展的相應(yīng)管理策略。
關(guān)鍵詞:檔案管理;現(xiàn)狀:SWOT分析法;策略
檔案是一個(gè)國家、民族和社會(huì)成長發(fā)展的真實(shí)歷史記錄,數(shù)千年來勞動(dòng)人民保存檔案的活動(dòng)經(jīng)久不衰,其原因就在于檔案記載了人類發(fā)展史上無數(shù)的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn),為當(dāng)今社會(huì)科學(xué)發(fā)展提供了第一手參考材料,它具有無可替代的作用和利用價(jià)值。進(jìn)入21世紀(jì)以來,在社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下,發(fā)達(dá)國家的檔案事業(yè)已經(jīng)有了很大的進(jìn)步。但是目前我國檔案管理手段、管理工具、服務(wù)理念還是相對(duì)落后的,下面筆者運(yùn)用SWOT分析法對(duì)檔案管理的現(xiàn)狀,并結(jié)合新時(shí)期的特色,提出進(jìn)一步促進(jìn)檔案發(fā)展的相應(yīng)管理策略。
一、檔案管理優(yōu)勢(shì)、機(jī)會(huì)、劣勢(shì)、問題分析
1.檔案管理的優(yōu)勢(shì)分析
(1)新中國成立以來,檔案事業(yè)經(jīng)歷了近70年的建設(shè),我國已形成了一張遍布全國、縱橫交錯(cuò)、規(guī)模龐大的檔案館網(wǎng)絡(luò),也成為一個(gè)世間罕見國家級(jí)規(guī)模的文化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程。
(2)新中國成立以來,檔案事業(yè)在檔案學(xué)界的共同努力下,我國檔案部門已經(jīng)建立起了一套全新通用的、科學(xué)的、成熟的檔案管理體系,其中就包括完善的檔案歸檔、移交制度,各級(jí)政府機(jī)構(gòu)、國有企事業(yè)單位按照制度規(guī)定及時(shí)、完整、系統(tǒng)地將形成的文書檔案歸入檔案館收藏。檔案館的館藏內(nèi)容是形形色色的,涉及到的范圍極為廣大,它們包括不同的專業(yè)領(lǐng)域、社會(huì)領(lǐng)域、以及不同的載體和不同地方的城建變化、企事業(yè)單位創(chuàng)業(yè)發(fā)展歷史,這些館藏檔案從各個(gè)角度深入研究,直觀地、專業(yè)地展示和記載了中國社會(huì)和組織的發(fā)展歷史和優(yōu)秀成果。
2.檔案管理的劣勢(shì)分析
(1)當(dāng)前大部分檔案館還是以紙質(zhì)檔案為主,管理手段也非常落后,檔案部門大部分還是按照傳統(tǒng)作業(yè)流程設(shè)置部門、配置人員,檔案部門的主要業(yè)務(wù)還是以檔案資料的簡單保管、借閱為主,檔案資源開發(fā)和利用的工作力度還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。
(2)檔案管理信息化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,檔案管理數(shù)字化與各部門管理信息系統(tǒng)不能相互兼容,無法實(shí)現(xiàn)信息資源共享。所謂的數(shù)字化,就是靠手工錄入方式獲取數(shù)據(jù)資料,這樣重復(fù)干工作,必然會(huì)導(dǎo)致工作效率大大降低,錯(cuò)誤率大大上升。
(3)單位負(fù)責(zé)人沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理及其信息資源建設(shè)工作的重要性,投入的檔案建設(shè)的經(jīng)費(fèi)最多只是維持檔案館一些基本業(yè)務(wù)的支出而已,檔案數(shù)字化建設(shè)無法正常前行,致使檔案管理步伐已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落在時(shí)代的后面。檔案部門也成為一個(gè)安置家屬或放置閑雜人員的機(jī)構(gòu)。在檔案部門任職的管理人員大部分由其他專業(yè)人士中途轉(zhuǎn)崗或調(diào)入的,他們一般只經(jīng)過3-5天業(yè)務(wù)培訓(xùn)就上崗了。在信息化的今天,檔案與廣大百姓的關(guān)系越來越密切,檔案利用的頻率會(huì)越來越高,但是檔案部門既缺少專門的專業(yè)技術(shù)人員來進(jìn)行科學(xué)管理,并且使用的管理工具又相對(duì)落后,這樣必然大大降低檔案管理工作效率、工作質(zhì)量,這種狀況已經(jīng)無法滿足新時(shí)期檔案管理的要求。
(4)館藏貧乏是我國檔案館的老大難問題,因?yàn)槭占^藏的工作不僅需要很長的時(shí)間,還需要非常巨大的經(jīng)費(fèi)投入。如果想使檔案館館藏比例有所改觀,并且要達(dá)到館藏豐富的要求,是一個(gè)長遠(yuǎn)而艱巨的任務(wù)。
3.檔案管理的機(jī)會(huì)分析
(1)習(xí)近平總書記號(hào)召:“新時(shí)代要有新氣象,要有新作為。”
(2)國家檔案局頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五“規(guī)劃綱要》明確要求:“創(chuàng)新檔案信息管理模式,加快與信息社會(huì)融合,明顯提升以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平” “提高檔案公共服務(wù)能力,要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式,多渠道開發(fā)檔案資源,不斷向社會(huì)推出精品力作和舉辦受公眾歡迎的活動(dòng)”檔案機(jī)構(gòu)只有通過利用才能把自身與社會(huì)有機(jī)地連接起來,向社會(huì)證明自身存在的意義和價(jià)值,才能塑造良好的社會(huì)形象,贏得社會(huì)大眾的廣泛認(rèn)同。
(3)新型檔案的出現(xiàn),大大豐富了檔案類型,檔案的“隊(duì)伍”也越來越壯大,如,音像檔案、縮微檔案、機(jī)讀檔案、電子文件已開始大規(guī)模加入到檔案這個(gè)“家庭”中來了。新型檔案讓檔案利用速度和效率也有了很大提高。
4.人事檔案的問題分析
(1)新型檔案作為現(xiàn)代科技的產(chǎn)物,它的確使檔案利用速度和效率質(zhì)量都有了很大提高。但檔案利用中的信息安全成為了當(dāng)今困擾檔案界的一大難題。新型檔案的出現(xiàn),就意味著檔案人員都必須成為復(fù)合型檔案人才。因此,當(dāng)務(wù)之急,就是要重新塑造檔案管理人員職業(yè)形象和理念,并不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。
(2)《檔案館》規(guī)定:“博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位保存的文物、圖書資料同是檔案的,可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定,由上述單位自行管理。”由于檔案館長期對(duì)外宣傳的力度不夠,一些社會(huì)組織和公民對(duì)檔案館缺乏信任,不愿將所藏的具有高價(jià)值的檔案交給檔案部門,而寧愿交給博物館、圖書館、紀(jì)念館等其他文化機(jī)構(gòu)。在這么多文化機(jī)構(gòu)中,檔案館如何獲得盡可能多的檔案文化資源,不僅是在保護(hù)社會(huì)文化,也是在維護(hù)檔案館在社會(huì)文化領(lǐng)域中的地位。
二、新時(shí)期檔案管理策略
1.檔案教育和培訓(xùn)的水平是衡量國家檔案事業(yè)發(fā)展水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。繼續(xù)教育日益受到重視,繼續(xù)教育形式更加豐富,內(nèi)容更貼近時(shí)代。首先,認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《保密法》等相關(guān)法律法規(guī),建立適用本地方或本機(jī)構(gòu)的檔案管理制度。檔案工作人員要嚴(yán)格按照安全保障制度開展工作。其次,增加人才培養(yǎng)資金的投入,建立檔案管理人員再培訓(xùn)機(jī)制,拓寬檔案人才繼續(xù)再教育的渠道,保證每位現(xiàn)有的檔案人員都有參加培訓(xùn)和外出交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。再次,針對(duì)不同層次的檔案管理人員設(shè)置不同學(xué)習(xí)課程,向?qū)W員傳授本專業(yè)的新知識(shí)、新技能,介紹當(dāng)今檔案界的新動(dòng)態(tài),新趨勢(shì),使他們更好地適應(yīng)本職工作。
2.建立一套完善的、先進(jìn)的檔案管理信息化體系。引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù),建立以網(wǎng)絡(luò)為核心大數(shù)據(jù)管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理;增加檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和設(shè)備資金投入,建設(shè)先進(jìn)的、科學(xué)的檔案館,配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等相關(guān)專業(yè)硬件和專業(yè)軟件;按照國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)完善檔案數(shù)字化工作,將館藏檔案資源快速分類錄入,對(duì)圖片、音頻等資料進(jìn)行微縮備份、科學(xué)保存,建立完整的、科學(xué)的檔案存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。
3.采取各種形式開發(fā)檔案資源,為社會(huì)利用檔案資源提供服務(wù)。檔案館應(yīng)積極采取各種措施促進(jìn)檔案的利用:一是舉辦檔案展覽,向社會(huì)宣傳檔案館及檔案庫里的館藏資料,介紹歷史知識(shí)、科學(xué)知識(shí)、地方史記、名人名事、地方特產(chǎn)、地方發(fā)展史、民間風(fēng)俗習(xí)慣等,使社會(huì)民眾加深對(duì)檔案的了解和認(rèn)識(shí),進(jìn)一步理解檔案的價(jià)值和作用,增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)。二是借助檔案對(duì)青少年進(jìn)行愛國教育,定期組織中學(xué)生到檔案館看檔案實(shí)物或圖片檔案,培養(yǎng)青少年檔案利用意識(shí)和增強(qiáng)學(xué)生學(xué)習(xí)歷史的興趣。三是在館內(nèi)設(shè)立環(huán)境舒適的閱覽室,設(shè)置觸摸屏向用戶展示檔案館的機(jī)構(gòu)設(shè)置和館藏等內(nèi)容,借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案利用提供各種途徑的檢索服務(wù),能夠更加方便用戶快速而精確地查詢檔案。廣泛應(yīng)用電話、傳真和電子郵件等先進(jìn)通訊工具,滿足社會(huì)多樣化用戶的咨詢服務(wù)。
三、在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下,信息化是檔案管理必經(jīng)之路,做好檔案信息的真實(shí)、全面、安全的工作,我們應(yīng)該做到下面幾點(diǎn):
1.為確保數(shù)字檔案資源的安全管理和有效利用。第一,計(jì)算機(jī)管理工作人員采取必要的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全手段,比如視頻保護(hù)(干擾技術(shù)),屏蔽技術(shù)、內(nèi)外網(wǎng)隔離技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測(cè)技術(shù)加監(jiān)管和防范。第二,數(shù)字檔案室必須由專人保管,并負(fù)責(zé)安全保密工作,還應(yīng)定期更改數(shù)字檔案室的登錄密碼,不得向他人泄露。第三,檔案利用時(shí),檔案管理人員應(yīng)遵守國家相關(guān)保密的規(guī)定,采取公民身份認(rèn)證,控制權(quán)限等安全措施,用戶網(wǎng)上查詢權(quán)限就應(yīng)根據(jù)電子檔案的實(shí)際內(nèi)容和利用用戶的需求來設(shè)置。第四,涉密檔案禁止上外網(wǎng),故不得提供網(wǎng)上查詢。第五,絕對(duì)禁止外來存儲(chǔ)介質(zhì)在檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)上使用。
2.做好存儲(chǔ)和備份工作。做好電子檔案和傳統(tǒng)檔案數(shù)字副本的存儲(chǔ)和備份工作,將數(shù)字化掃描的圖像和數(shù)據(jù)目錄按照地方《檔案數(shù)字化實(shí)施細(xì)則》的相關(guān)規(guī)定格式存儲(chǔ)到檔案存儲(chǔ)專用光盤和移動(dòng)硬盤、U盤等介質(zhì)上,并且要一式三套,兩套交存本單位(一套由專人封存保管,一套供提供利用),另一份交存異地的檔案合作單位封存保管,預(yù)防天災(zāi)人禍的發(fā)生。
3.加大力度收集分散在民間的檔案,提高檔案館在國家社會(huì)文化領(lǐng)域中的競(jìng)爭力。檔案管理部門應(yīng)該層層動(dòng)員,布置、調(diào)配必要的資金和人員,積極主動(dòng)采取各種手段收集民間的檔案文化資源,對(duì)于處境危險(xiǎn)的民間檔案文化資源,要及時(shí)收集它們復(fù)制件或者照片。在發(fā)現(xiàn)瀕于毀滅的重要檔案,應(yīng)及時(shí)按照法律規(guī)定采取搶救、保護(hù)手段。還要加強(qiáng)與其它文化機(jī)構(gòu)的相互協(xié)作,對(duì)收藏在其他文化機(jī)構(gòu)中的檔案情況、保存狀況進(jìn)行摸底調(diào)查,對(duì)于其中比較珍貴的檔案,應(yīng)及時(shí)取得復(fù)制件或者縮微檔案。
四、結(jié)語
總之,檔案事業(yè)是一項(xiàng)長遠(yuǎn)而偉大的事業(yè)。檔案館作為檔案事業(yè)的主要職能部門,不僅要借助檔案宣傳歷史,展示以往人類的社會(huì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對(duì)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的重要作用,還要把館藏檔案信息最大限度地開發(fā)出來,為社會(huì)的方方面面服務(wù),逐步提高檔案館在社會(huì)上的知名度。
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作者簡介:蔣碧蓉(1973-),女,漢族,籍貫:湖南省耒陽市,職稱:館員、經(jīng)濟(jì)師,學(xué)歷:本科,研究方向:綜合檔案管理。