王園園

摘 要：高校研究生教務(wù)秘書(shū)，是高校研究生教學(xué)管理中至關(guān)重要的崗位設(shè)置。它兼具基層性與前沿性、專(zhuān)業(yè)性與繁雜性、多種類(lèi)與高強(qiáng)度、角色及歸口多元化、制度的剛性與人情的彈性并存等特點(diǎn)。然而，目前各高校普遍存在教務(wù)崗位的重要性與教務(wù)秘書(shū)的隱身性之間的矛盾、教務(wù)工作的高強(qiáng)度與工作量的“被無(wú)視”之間的矛盾、教務(wù)工作的封閉性與工作者的職業(yè)成長(zhǎng)要求之間的矛盾、人員的高流動(dòng)性與崗位穩(wěn)定性要求之間的矛盾等等。以建設(shè)“雙一流”為目標(biāo)，各高校應(yīng)高度重視并切實(shí)加強(qiáng)研究生教務(wù)秘書(shū)管理工作。

關(guān)鍵詞：研究生教務(wù)秘書(shū)；管理；特性；現(xiàn)狀；改進(jìn)

中圖分類(lèi)號(hào)：G471 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：2096-000X（2019）02-0162-04

Abstract： The teaching secretary of graduate students is a very important job setting in the teaching management of graduate students. It has the characteristics of grass roots and frontier， professionalism and complexity， variety and high strength， role and convergence， rigidity of system and coexistence of human feelings. However， the prevalence of university educational position and importance of teaching secretary stealth is the contradiction between the educational administration work， high intensity and workload "ignored" the contradiction between the educational administration work， closed and workers occupation growth requires the contradiction between people， high liquidity and stability requirements of the job the contradiction and so on. In order to build "double First-rate" as the goal， colleges and universities should attach great importance to and strengthen the work of teaching secretary of graduate students.

Keywords： teaching secretaries； management； characteristics； status； improvement

一、高校研究生教務(wù)秘書(shū)工作界定及概述

研究生教務(wù)秘書(shū)，是高校根據(jù)教學(xué)需要設(shè)置的在各二級(jí)機(jī)構(gòu)中從事教學(xué)管理的一種行政職務(wù)。它是高等院校中領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，是學(xué)院與學(xué)校、學(xué)院與學(xué)院之間及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與老師、學(xué)生之間的信息傳達(dá)與交流的橋梁與紐帶。其主要工作職責(zé)是在學(xué)校教務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)下，依據(jù)一定的規(guī)章制度和教務(wù)管理原則，為順利實(shí)現(xiàn)教學(xué)目標(biāo)，完成教學(xué)任務(wù)，運(yùn)用各種管理手段，組織和協(xié)調(diào)本學(xué)院的各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)。①

任何一所高校，必須以提高教育教學(xué)質(zhì)量為最高要求，而提高教育教學(xué)質(zhì)量，無(wú)疑要加強(qiáng)教學(xué)管理工作。研究生教務(wù)秘書(shū)，是研究生教學(xué)管理中至關(guān)重要的一環(huán)，甚至說(shuō)是樞紐和核心。

二、高校研究生教務(wù)秘書(shū)工作的職能與特性

（一）基層性與前沿性并存

研究生教務(wù)秘書(shū)工作，是研究生培養(yǎng)管理中最基層的工作。包括從國(guó)家到教育部、從學(xué)校到院系領(lǐng)導(dǎo)制定的一系列教育教學(xué)政策，都需要經(jīng)過(guò)研究生教務(wù)這一環(huán)節(jié)才能最終落地。因?yàn)檠芯可虅?wù)工作在教學(xué)管理的第一線，直接面對(duì)教育教學(xué)的實(shí)施者——教師和教育教學(xué)的對(duì)象——學(xué)生，直接對(duì)教育教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展布置時(shí)間、場(chǎng)所，直接促成政策規(guī)定的成果轉(zhuǎn)化。②而正因?yàn)樘幱诮逃虒W(xué)管理的最末梢環(huán)節(jié)，研究生教務(wù)也是最需要埋頭工作的一個(gè)群體。很多事情必須親力親為，出不得半點(diǎn)紕漏，容不得半點(diǎn)馬虎?？梢哉f(shuō)，教務(wù)秘書(shū)是高校教學(xué)整體運(yùn)行的基層骨干力量。

研究生教務(wù)工作的基層性同時(shí)對(duì)應(yīng)著前沿性。因?yàn)榻虅?wù)工作對(duì)應(yīng)著全院的所有老師和學(xué)生，其所在的學(xué)院辦公室，是所有教務(wù)通知的發(fā)出地和材料集中地，也是老師和學(xué)生們解決教學(xué)科研及學(xué)習(xí)困惑的地方。因此，對(duì)內(nèi)是一個(gè)學(xué)院的核心，起著學(xué)院凝聚力的作用。對(duì)外又是展示學(xué)院精神風(fēng)貌的一個(gè)窗口。研究生教務(wù)每天要接受來(lái)自其他學(xué)校、院系的學(xué)生或者老師的信息咨詢(xún)，尤其是招生報(bào)名階段，電話的、郵件的、當(dāng)面的交流頻頻不斷，教務(wù)人員的溝通能力、個(gè)人素質(zhì)、精神風(fēng)貌等都是學(xué)院的一張名片，傳遞著學(xué)院的底蘊(yùn)和形象。

（二）專(zhuān)業(yè)性與繁雜性并存

一般來(lái)說(shuō)，教務(wù)秘書(shū)的工作具有專(zhuān)業(yè)特性。這個(gè)專(zhuān)業(yè)性既有一般教務(wù)工作的共性，也有個(gè)別的學(xué)科特性。就共性來(lái)說(shuō)，教務(wù)工作集中處理本院系研究生培養(yǎng)的管理事宜。就學(xué)科特性來(lái)說(shuō)，教務(wù)秘書(shū)必須要了解本院系研究生的類(lèi)型構(gòu)成、專(zhuān)業(yè)設(shè)置、培養(yǎng)方案，熟悉本院系所開(kāi)課程的教學(xué)大綱、開(kāi)課學(xué)期、課程設(shè)置以及學(xué)分、學(xué)時(shí)分配，同時(shí)還要了解各類(lèi)型、各年級(jí)、各專(zhuān)業(yè)的學(xué)生基本情況（包括各專(zhuān)業(yè)人數(shù)、人員組成等），了解教師授課情況。③掌握這些內(nèi)容，均需教務(wù)人員對(duì)本院系的研究生培養(yǎng)有專(zhuān)業(yè)的認(rèn)知，而不是懵懂無(wú)知。

教務(wù)秘書(shū)工作的繁雜性也有兩方面。首先，其本身的職責(zé)范圍包括了研究生培養(yǎng)的方方面面，有例行的，如招生、開(kāi)題、答辯、實(shí)習(xí)等；有日常的，如教務(wù)咨詢(xún)、調(diào)停課、更換教室等；還有臨時(shí)的、突發(fā)的各項(xiàng)通知，比如問(wèn)卷調(diào)查、新獎(jiǎng)項(xiàng)的設(shè)立評(píng)選等，千頭萬(wàn)緒、瑣碎繁雜。其次，其工作范圍不僅局限于教務(wù)管理，而且往往雜糅進(jìn)院系交付的其他任務(wù)，重要的比如科研管理，細(xì)碎的比如辦公室的各項(xiàng)工作等。

（三）多種類(lèi)與高強(qiáng)度并存

研究生教務(wù)要處理的事項(xiàng)種類(lèi)繁多。一般來(lái)說(shuō)，研究生教務(wù)要負(fù)責(zé)學(xué)術(shù)博士、學(xué)術(shù)碩士、專(zhuān)業(yè)碩士、免費(fèi)師范生、在職研究生、同等學(xué)力、留學(xué)生、進(jìn)修教師等8種類(lèi)型的學(xué)生招生、培養(yǎng)、答辯、實(shí)踐等事宜。人員短缺的，還要同時(shí)擔(dān)負(fù)本院系科研秘書(shū)，負(fù)責(zé)管理整個(gè)院系的科研成果統(tǒng)計(jì)、申報(bào)；科研項(xiàng)目申請(qǐng)、報(bào)送；及各類(lèi)評(píng)獎(jiǎng)等工作。而這些類(lèi)型的教務(wù)工作，各有自己的一套程序，并且要在不同的系統(tǒng)操作完成。并列的系統(tǒng)常常有招生管理系統(tǒng)（又分為學(xué)校的系統(tǒng)和教育部統(tǒng)一系統(tǒng)，同時(shí)都要操作）、排（選）課系統(tǒng)、研究生培養(yǎng)系統(tǒng)（分為學(xué)術(shù)系統(tǒng)與專(zhuān)業(yè)碩士系統(tǒng)）、科研管理系統(tǒng)、考試系統(tǒng)、注冊(cè)系統(tǒng)、離校系統(tǒng)等等。因此，不單單是數(shù)量龐大，而是種類(lèi)不同、程序不同。

這樣的多種類(lèi)工作事項(xiàng)集中于一個(gè)人身上，帶來(lái)的是工作的高強(qiáng)度。常常是多個(gè)部門(mén)的通知如雪片般下達(dá)，同一個(gè)時(shí)間內(nèi)要完成多項(xiàng)事務(wù)。各種材料堆積如山，電話響個(gè)不停，人焦頭爛額，疲憊不堪。來(lái)自上級(jí)部門(mén)的催促與本部門(mén)的布置實(shí)施間，就形成了教務(wù)秘書(shū)的被擠壓。而忙中難免出錯(cuò)，小則招致領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)，大則釀成教學(xué)事故，造成學(xué)院損失。加班加點(diǎn)不說(shuō)，碰上懸而未決的事情甚至寢食難安。因此，精神與身體雙雙承受高倍壓力。

（四）角色與歸口多元并存

研究生教務(wù)，身兼多重角色。既是管理者，又是服務(wù)人員。從作為教學(xué)管理的一環(huán)來(lái)說(shuō)，研究生教務(wù)是學(xué)校教育教學(xué)的基層管理者。從吸納學(xué)生的招生階段，要接收?qǐng)?bào)名材料、組織初試復(fù)試、公布錄取名單、寄送錄取材料等；到學(xué)生進(jìn)校后的培養(yǎng)階段，包括制定學(xué)生培養(yǎng)計(jì)劃、組織學(xué)生選課、安排中期考核、布置實(shí)踐活動(dòng)等；再到學(xué)生答辯階段，包括成績(jī)單審核、答辯材料發(fā)放、畢業(yè)材料歸檔檢查、優(yōu)秀論文評(píng)選等，研究生教務(wù)都充當(dāng)著管理者角色，行使著一部分管理職能。但是，研究生教務(wù)的管理職能，更多地具有服務(wù)性。研究生教務(wù)要為學(xué)院制定各種教學(xué)規(guī)章制度提供來(lái)自教師和學(xué)生的一線反饋及各種數(shù)據(jù)支持（比如統(tǒng)計(jì)每年研究生新生的生源構(gòu)成，985、211高校來(lái)源比例等），為各種會(huì)議提供準(zhǔn)備材料；要為教師的教學(xué)和科研提供各種方便和答疑，使他們更了解學(xué)校及學(xué)院的各項(xiàng)規(guī)定；為學(xué)生提供培養(yǎng)相關(guān)的各種幫助和服務(wù)，如選課說(shuō)明、課程審核、下發(fā)各種通知等，事無(wú)巨細(xì)，林林總總。研究生教務(wù)要為整個(gè)教學(xué)運(yùn)行清掃障礙，鋪平道路，保駕護(hù)航。

正因如此，研究生教務(wù)除了與本院系領(lǐng)導(dǎo)、教師與學(xué)生打交道之外，與學(xué)校各部門(mén)都有聯(lián)系，接受他們的指示和工作安排。比如，要與負(fù)責(zé)研究生招生的部門(mén)（其中又分博士的、學(xué)術(shù)碩士的、專(zhuān)業(yè)碩士的、同等學(xué)力的、海外留學(xué)生的、免費(fèi)師范生的、進(jìn)修生的）、負(fù)責(zé)培養(yǎng)的部門(mén)（培養(yǎng)方案審核的、增開(kāi)課的、選（退）課的、聯(lián)合培養(yǎng)的、考試的等等）、答辯的部門(mén)（博士的、碩士的、繼續(xù)教育的）、學(xué)位辦、資源服務(wù)中心等多個(gè)部門(mén)聯(lián)系。所謂的聯(lián)系，也就是把他們的通知要求，及時(shí)傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)及老師、學(xué)生，并按照要求做好通知的各項(xiàng)規(guī)定。

因此，研究生教務(wù)在角色上管理與服務(wù)并存，以服務(wù)為主；在工作中聽(tīng)從多個(gè)部門(mén)的指揮，角色與歸口多元并存。

（五）制度的剛性與人情的彈性并存

凡事若排除干擾只按規(guī)定來(lái)做不難，難就難在總有各種特例，總有各種特殊要求。這就勢(shì)必產(chǎn)生了制度的剛性與人情的彈性之間的矛盾。而教務(wù)，則要準(zhǔn)確把握好兩者間的融合，既要不越出制度的界，又要兼顧到人情關(guān)懷。就拿排課來(lái)說(shuō)，每位老師都有自己的要求。有的要根據(jù)私家車(chē)限行日期來(lái)排課，有的要根據(jù)離學(xué)校的距離來(lái)排課，有的要照顧到接送孩子的時(shí)間，還有的老師有個(gè)人的作息時(shí)間要求等等。這樣，勢(shì)必增加了教務(wù)的工作內(nèi)容和強(qiáng)度，占用了本該用于其他工作的時(shí)間。而如果沒(méi)有教務(wù)的這種穿針引線、各方協(xié)調(diào)，正常的教學(xué)安排就沒(méi)法按時(shí)制定，教學(xué)也無(wú)法順利進(jìn)行。再比如，要求學(xué)生提交的各種表格，總有學(xué)生有各種理由沒(méi)法在規(guī)定期限內(nèi)提交。有的因?yàn)樵谕饷鎸?shí)習(xí)無(wú)法回來(lái)，有的因?yàn)閷?dǎo)師沒(méi)有簽字……這樣，按時(shí)提交的學(xué)生的材料已經(jīng)歸檔，而延后提交的只能交來(lái)一份，歸檔一份，無(wú)形中帶來(lái)了工作的低效，擾亂了其他的工作進(jìn)程。但是，不管是什么原因造成的工作過(guò)程的不順，教務(wù)必須要保證結(jié)果的萬(wàn)無(wú)一失，并要最大程度地保護(hù)學(xué)院、教師及學(xué)生的利益。這其中，非要有高度的敬業(yè)精神和職責(zé)意識(shí)必不能成行。

三、高校研究生教務(wù)秘書(shū)工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）工作的重要性與工作者的隱身性之間的矛盾

研究生教務(wù)秘書(shū)工作如此重要，但是從事這項(xiàng)工作的人往往是“隱身”的。首先，教務(wù)秘書(shū)被認(rèn)為是沒(méi)有技術(shù)含量的工作，任何人都可以做。因此，從事教務(wù)秘書(shū)工作的人，也被認(rèn)為是無(wú)足輕重的。相對(duì)于教學(xué)、科研及管理高層人員，他只是默默無(wú)聞的服務(wù)提供者。其次，因?yàn)榻虅?wù)秘書(shū)從事的工作種類(lèi)繁多，服務(wù)的群體也不同，因此，不同的人群只看到教務(wù)秘書(shū)工作的某一個(gè)側(cè)面，并狹隘地認(rèn)為這是他們工作的全部。再次，教務(wù)秘書(shū)的工作難以有具體的衡量指標(biāo)，他們的勞動(dòng)成果更多地是附著在人際關(guān)系中、交融在教學(xué)過(guò)程中、凝結(jié)在教學(xué)質(zhì)量中、體現(xiàn)在人才培養(yǎng)上。④每一環(huán)節(jié)教學(xué)秩序的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，都凝結(jié)著教務(wù)人員的精力與心血，而外人無(wú)法感受其間的付出。因此，教務(wù)秘書(shū)崗位雖然如此重要，其從業(yè)者確是一個(gè)隱形的存在。

（二）工作的封閉性與工作者的職業(yè)成長(zhǎng)要求之間的矛盾

由于教育的周期性，研究生教務(wù)所從事的工作具有例行性和周期循環(huán)型。工作內(nèi)容單調(diào)，工作方法和流程刻板，缺乏創(chuàng)新空間。同時(shí)在工作過(guò)程中，教務(wù)秘書(shū)必須處理好教師與學(xué)生、教師之間的問(wèn)題，工作壓力大，很容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠情緒。其次，隨著高校教務(wù)秘書(shū)的高學(xué)歷化，教務(wù)秘書(shū)具備一定的科研能力和教學(xué)能力，但由于平時(shí)工作繁雜瑣碎，任務(wù)量大，工作時(shí)間長(zhǎng)，無(wú)法像專(zhuān)任教師那樣擁有充足的時(shí)間和精力投身科研工作中，他們參與科研項(xiàng)目的機(jī)會(huì)少之又少，也很少有外出參觀、交流和短期培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。同時(shí)，在很多高校沒(méi)有制定或取消了教務(wù)秘書(shū)的定職晉級(jí)。這樣，研究生教務(wù)被封閉在這個(gè)崗位上，既沒(méi)法進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的提升，也無(wú)法得到職稱(chēng)的晉升。長(zhǎng)此以往，他們磨滅了激情，看不到希望。

（三）工作的高強(qiáng)度與工作量的“被無(wú)視”之間的矛盾

正是因?yàn)榻虅?wù)秘書(shū)的隱身性及其工作的封閉性，他們從事的繁重的勞動(dòng)往往不被算作“工作量”。在高校，教職工的科研、教學(xué)、行政職位等都可以算作工作量，并依據(jù)工作量多少進(jìn)行各種獎(jiǎng)勵(lì)分配。而在一些院系中，教務(wù)秘書(shū)的這一系列工作，是不算工作量的。因?yàn)椴凰愎ぷ髁?，也就沒(méi)有相應(yīng)的這部分物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。他們只是日復(fù)一日地從事繁重的勞動(dòng)，卻沒(méi)有獲得對(duì)等于本人勞動(dòng)付出的“工作量”認(rèn)可。精力投入和職業(yè)收獲嚴(yán)重不成正比。這一點(diǎn)還有一個(gè)主要原因是由于編制的缺乏，學(xué)校越來(lái)越多地引進(jìn)“合同制”職工，而教務(wù)秘書(shū)崗位因?yàn)槠洳槐恢匾?，大多聘任“合同制”員工來(lái)從事。合同制員工在各方面待遇遠(yuǎn)沒(méi)法與具有正式編制的職工相比。這樣，崗位的不受重視與編制的不平等，共同加劇了教務(wù)人員的高付出、低回報(bào)。

（四）人員的高流動(dòng)性與崗位的穩(wěn)定性要求之間的矛盾

高校研究生教務(wù)秘書(shū)作為高校教學(xué)管理中必不可少的崗位設(shè)置，在實(shí)際的教學(xué)管理中發(fā)揮著不可替代的作用。教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍的穩(wěn)定性，對(duì)于貫徹學(xué)校的教育規(guī)章政策，理順院系教務(wù)工作流程，保證正常教學(xué)程序的連貫運(yùn)行，具有至關(guān)重要的作用。若沒(méi)有穩(wěn)定的教務(wù)秘書(shū)團(tuán)隊(duì)，人員流動(dòng)過(guò)于頻繁，總是新手，總是從頭開(kāi)始學(xué)起，對(duì)學(xué)生來(lái)說(shuō)，得不到明確的政策解答，對(duì)老師來(lái)說(shuō)，得不到明確有效的教學(xué)幫助，對(duì)學(xué)院來(lái)說(shuō)，各項(xiàng)工作不能走在前面，保質(zhì)保量完成。長(zhǎng)此以往，對(duì)學(xué)院乃至學(xué)校的發(fā)展必將產(chǎn)生消極的影響。

高校現(xiàn)行的管理體制下，教務(wù)秘書(shū)處于最基層、最“隱蔽”的狀態(tài)。他們受到上級(jí)的忽視、學(xué)生的輕視而遭受雙向擠壓，超負(fù)荷的工作狀態(tài)與黯淡的職業(yè)前景讓他們職業(yè)成就感缺乏，職業(yè)幸福感無(wú)法建立。尤其是在缺少崗前培訓(xùn)的現(xiàn)狀下，新的教務(wù)秘書(shū)在經(jīng)過(guò)自己摸索與各部門(mén)不斷磨合終于逐漸熟悉工作時(shí)，也是對(duì)教務(wù)秘書(shū)工作灰心失望之時(shí)。他們只能另尋他路，另謀他職。

教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍的高流動(dòng)性，這不是教務(wù)本身出了問(wèn)題，而是我們的管理制度出了問(wèn)題。最終影響的將是整個(gè)學(xué)院乃至學(xué)校的教學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)，從而給學(xué)校發(fā)展埋下隱患，種下惡因，不知不覺(jué)中阻礙著學(xué)校的健康與生機(jī)。

四、高校研究生教務(wù)秘書(shū)工作改進(jìn)策略

（一）學(xué)校加強(qiáng)思想重視，體現(xiàn)人性關(guān)懷

針對(duì)研究生教務(wù)秘書(shū)的工作現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，各級(jí)高校應(yīng)從戰(zhàn)略高度加強(qiáng)思想重視，切實(shí)把研究生教務(wù)的管理與發(fā)展納入高校發(fā)展的統(tǒng)一規(guī)劃。首先，加強(qiáng)崗位建設(shè)。選拔或留任一批綜合素質(zhì)高、管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人才，充實(shí)到教務(wù)管理崗位上，加強(qiáng)教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，并制定相關(guān)政策，保證其穩(wěn)定發(fā)展。其次，從學(xué)校發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)目光，用人性化的管理理念，多渠道解決教務(wù)人員的后顧之憂。各院系把教務(wù)秘書(shū)的工作狀態(tài)及遇到的困難及時(shí)向?qū)W校相關(guān)部門(mén)反映，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)關(guān)心教務(wù)秘書(shū)在工作、生活及思想上的各種困難、顧慮，并積極呼吁，協(xié)助解決。在全校營(yíng)造尊重教務(wù)、愛(ài)護(hù)教務(wù)、提升教務(wù)的氛圍，使教務(wù)秘書(shū)沒(méi)有思想負(fù)擔(dān)，沒(méi)有精神壓力，沒(méi)有生活憂慮，甩開(kāi)膀子，擼起袖子，全身心地投入到教務(wù)秘書(shū)工作中去。

（二）建立教務(wù)秘書(shū)職業(yè)發(fā)展的上升通道

要打破教務(wù)秘書(shū)工作倦怠、缺乏穩(wěn)定性的基本局面，最根本的解決途徑在于建立教務(wù)秘書(shū)合理的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。讓教務(wù)秘書(shū)有明朗的職業(yè)發(fā)展前景，每個(gè)階段都能有一個(gè)明晰的發(fā)展目標(biāo)。這需要學(xué)校應(yīng)對(duì)教務(wù)秘書(shū)的職業(yè)發(fā)展進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，建立健全考核激勵(lì)措施，讓教務(wù)秘書(shū)也有參與定級(jí)晉職的通道，感受職業(yè)歸屬感、成就感、榮譽(yù)感、幸福感。

此外，創(chuàng)設(shè)教務(wù)秘書(shū)培訓(xùn)、交流等的平臺(tái)和機(jī)會(huì)。邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)外著名的教育管理專(zhuān)家開(kāi)設(shè)相關(guān)的講座、培訓(xùn)等活動(dòng)，鼓勵(lì)并創(chuàng)造條件讓教務(wù)秘書(shū)積極去參加、學(xué)習(xí)；定期開(kāi)展校際間、院系間教務(wù)秘書(shū)之間的交流和學(xué)習(xí)活動(dòng)，共同探討在工作中遇到的問(wèn)題，互相學(xué)習(xí)各自有效的做法等，提高教務(wù)秘書(shū)的基本素質(zhì)和管理技能。

還有，定期舉行優(yōu)秀教務(wù)秘書(shū)評(píng)選活動(dòng)。根據(jù)馬斯洛的需要理論，人需要得到尊重以求自我實(shí)現(xiàn)，因此，工作中來(lái)自上級(jí)的表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，是每一個(gè)工作者保持干勁、發(fā)揮潛力的強(qiáng)力助劑。學(xué)?；蛟合翟谄谀┗蚰昴?yīng)對(duì)工作勤勉、工作業(yè)績(jī)突出的教務(wù)給予適當(dāng)?shù)木癖碚谩Ｒ驗(yàn)榻虅?wù)默默無(wú)聞地工作一年，為學(xué)生、教師參評(píng)各種獎(jiǎng)項(xiàng)服務(wù)，而自己鮮有評(píng)獎(jiǎng)機(jī)會(huì)，這就需要學(xué)校機(jī)關(guān)意識(shí)到他們的需求，對(duì)他們的工作給予及時(shí)的肯定與鼓勵(lì)，提高他們對(duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)，堅(jiān)定他們干好工作的信心。

另外，隨著越來(lái)越多的高學(xué)歷人群參與到教務(wù)秘書(shū)工作中去，他們本身的研究能力應(yīng)該得到有效的發(fā)揮和施展；另外還有一批工作了若干年的老教務(wù)，他們有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。對(duì)待這樣的人，高校應(yīng)有意識(shí)地為他們提供一些有針對(duì)性的教學(xué)管理方面的課題項(xiàng)目，鼓勵(lì)他們從事相關(guān)的研究，總結(jié)教學(xué)管理工作經(jīng)驗(yàn)，為學(xué)校的教學(xué)管理建言獻(xiàn)策。

（三）切實(shí)把同工同酬落到實(shí)處

隨著高校人事制度改革的推進(jìn)，越來(lái)越多的非事業(yè)編制員工入職。根據(jù)《高校非事業(yè)編制人員管理辦法》第九條，“非事業(yè)編制人員享受學(xué)校正式事業(yè)編制人員同等工資、津貼及有關(guān)福利待遇?！钡窃趯?shí)際操作中，這一條落地阻礙太多。由下往上倒逼改革總是困難重重，在現(xiàn)行高校管理體制下，教務(wù)秘書(shū)處在管理最末梢，承受最多的壓力，而向上反映問(wèn)題的通道基本不暢，更何況大批的合同制員工，發(fā)出的聲音更是微乎其微，無(wú)法傳達(dá)到高層，無(wú)法打動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)。要跟上現(xiàn)代管理思想的步伐，走在改革的前沿，切實(shí)落實(shí)國(guó)家人事改革辦法，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)敢于打破舊觀念、舊做法，調(diào)動(dòng)一大批非事業(yè)編制員工的積極性，盤(pán)活整個(gè)人力資源來(lái)為學(xué)校發(fā)展做貢獻(xiàn)。而要發(fā)揮廣大員工的積極性，無(wú)疑是通過(guò)尊重他們的勞動(dòng)成果，肯定他們的工作價(jià)值，讓他們以單位的接納度來(lái)感受到自身的重要性。落實(shí)這一條，目前最直接的做法就是同工同酬。各級(jí)崗位、各種編制都能根據(jù)自己勞動(dòng)的多寡、貢獻(xiàn)的多少獲得全校范圍內(nèi)公平的分配，而不是罔顧付出，用行政命令一刀切。

（四）教務(wù)秘書(shū)加強(qiáng)自身的建設(shè)與調(diào)節(jié)

1. 善于摸索教育教學(xué)及管理規(guī)律，及時(shí)做好記錄。研究生教務(wù)秘書(shū)作為教學(xué)管理的直接參與者，切身體會(huì)著教育教學(xué)的運(yùn)行。因此，在工作中，要邊做邊思考。既要有身在其中，全心全意付出的工作干勁；又要有跳出去，用心思考把握教育教學(xué)規(guī)律的超越精神。要善于總結(jié)，既要總結(jié)大的教育形勢(shì)、政策、歷年的招生、培養(yǎng)、答辯等變化，形成自己基本的教育觀點(diǎn)與判斷；又要總結(jié)自己的工作得失，為下一步的工作提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。不想做將軍的士兵不是一個(gè)好士兵，不要甘于做一個(gè)陷于材料堆中的教務(wù)秘書(shū)，而是要向一個(gè)專(zhuān)家型的教育管理者邁進(jìn)。

2. 增強(qiáng)工作的計(jì)劃性與預(yù)見(jiàn)性，提前做好準(zhǔn)備。因?yàn)榻逃虒W(xué)有一定的周期性，每學(xué)期每階段都有固定的事項(xiàng)。因此，研究生教務(wù)要對(duì)這些固定的、例行的事務(wù)做好規(guī)劃，摸索科學(xué)合理的工作方法，將工作項(xiàng)目理清頭緒，按階段劃分成若干條目，令其富有條理性、可操作性，甚至提出合理化建議，從而大大提高工作效率。

3. 培養(yǎng)良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和個(gè)人修養(yǎng)，提高專(zhuān)業(yè)技能。研究生教務(wù)秘書(shū)雖然處理的多是繁雜瑣碎的事務(wù)性工作，但是切不可在這繁雜瑣碎中自我消弭。任何時(shí)候都不能放松學(xué)習(xí)，把自己當(dāng)作一個(gè)不斷進(jìn)步的精神個(gè)體，將自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與教務(wù)工作結(jié)合起來(lái)，尋求專(zhuān)業(yè)的爆發(fā)點(diǎn)。此外，隨著信息技術(shù)發(fā)展，教學(xué)管理也逐步走向電子化。教務(wù)秘書(shū)群體也需要電子技能的升級(jí)，掌握電子化的管理系統(tǒng)知識(shí)，以便更快捷、高效地實(shí)施教學(xué)管理。

4. 積極調(diào)整心態(tài)，甘為人梯，豁達(dá)開(kāi)朗。選擇從事教務(wù)秘書(shū)工作，就是選擇了一份責(zé)任，一份甘為人梯的工作。對(duì)于不公平的待遇，一方面要積極尋求改善，另一方面不能輕易放松手上的責(zé)任。要練就甘為人梯的服務(wù)精神和豁達(dá)開(kāi)朗的心理素質(zhì)，應(yīng)對(duì)工作中的繁雜、疲憊甚至不解和委屈，讓每一階段的工作都順利完成。

學(xué)校要建設(shè)一支專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高、工作能力強(qiáng)，富于大局觀、服務(wù)奉獻(xiàn)精神、人文情懷，隊(duì)伍穩(wěn)定、有職業(yè)成就感的高校教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍，緊迫至極。尤其是在各高校爭(zhēng)“雙一流”的百舸爭(zhēng)流中，千萬(wàn)不能忘了這樣一群默默奉獻(xiàn)卻又至關(guān)重要的教務(wù)秘書(shū)工作群體。只有學(xué)校每個(gè)環(huán)節(jié)都生機(jī)勃發(fā)，貢獻(xiàn)力量，才有學(xué)校整體的蒸蒸日上！

注釋?zhuān)?/p>

①杜啟明，姜芳.高校教學(xué)秘書(shū)的角色分析[J].湖北民族學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2012，30（2）：143.

②此處指的是對(duì)各種政策、規(guī)定的執(zhí)行.

③姜蓮珍，董愛(ài)云.對(duì)高校建立一支穩(wěn)定的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的認(rèn)識(shí)[J].沈陽(yáng)工程學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，1（3）：120.

④譚細(xì)龍，王慧玲.提高高校教學(xué)秘書(shū)素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)高校系級(jí)教學(xué)管理規(guī)范化的根本途徑[J].教育理論與實(shí)踐，2006（8）：13.

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