閆衛(wèi)文 張曉蘭 趙坤

摘要：本文先在利于學(xué)校管理工作順利開展，以及利于學(xué)校資質(zhì)評估相關(guān)方面，簡析規(guī)范檔案管理對學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要性，然后在制定完善制度、創(chuàng)新管理方式和加強管理意識與能力相關(guān)基礎(chǔ)上，分析闡述學(xué)校發(fā)展建設(shè)中規(guī)范檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：規(guī)范;檔案管理;學(xué)校發(fā)展;重要性

在當(dāng)前的學(xué)校發(fā)展建設(shè)中，檔案管理可以真實記錄，并且體現(xiàn)出學(xué)校發(fā)展的歷程，其有著十分重要的價值和意義。學(xué)校的檔案中包含了教學(xué)成果、人事變動以及管理制度等多個方面，是學(xué)校十分重要的資料文件。學(xué)校要想獲得穩(wěn)定的建設(shè)與發(fā)展，就需要重視對檔案的管理，加強檔案管理的規(guī)范性，從而提升學(xué)校管理建設(shè)，提升學(xué)校的發(fā)展水平。因此，本文規(guī)范檔案管理在學(xué)校建設(shè)發(fā)展中的重要性進行分析有一定現(xiàn)實意義。

一、規(guī)范檔案管理對學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要性

（一）幫助學(xué)校樹立積極形象

在教育改革逐漸深入之下，學(xué)校方面也必定面臨著一定的競爭壓力，這讓學(xué)校不但要集中理論，對師資和硬件管理等方面進行優(yōu)化，同時還需要提升學(xué)校的軟文化能力，要著重于對學(xué)校管理工作的深入挖掘工作。檔案記錄了學(xué)校從建校以來的所有巨細(xì)，學(xué)校檔案建設(shè)中，對學(xué)校的情況和教育結(jié)構(gòu)進行直接回顧，是學(xué)校建設(shè)積極向上形象和完善價值體系的過程。只有學(xué)校對檔案管理進行規(guī)范，才可以在管理中完善相關(guān)的制度，以此讓學(xué)校進行穩(wěn)定發(fā)展。

（二）利于學(xué)校管理工作順利實施

在檔案記錄工作中，除了要對學(xué)校的行政工作數(shù)據(jù)與信息進行體現(xiàn)之外，還會保存學(xué)校的教學(xué)資料，其關(guān)系到學(xué)校內(nèi)容的情況。學(xué)校在建設(shè)發(fā)展中，只有在檔案管理中制定標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)模式，才可以使用學(xué)校檔案中記錄的資料，構(gòu)成統(tǒng)一的管理體系。此外，因為檔案管理中有學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)性信息，這樣就對領(lǐng)導(dǎo)制定方針時有一定的促使作用，可以直接體現(xiàn)學(xué)校各種問題和優(yōu)勢，領(lǐng)導(dǎo)也可以針對問題作出相關(guān)的調(diào)整和規(guī)劃。如果在學(xué)校管理中出現(xiàn)了阻礙，領(lǐng)導(dǎo)還可以在學(xué)?；A(chǔ)檔案上追根溯源，并且綜合以前的一些經(jīng)驗，制定相關(guān)的解決措施。

（三）利于學(xué)校資質(zhì)評估

當(dāng)前是一個競爭的時代，教育部門會對各個學(xué)校制定相關(guān)的評估機制，以此促使學(xué)校的發(fā)展。在評估項目過程中，不管是組織建設(shè)，或者是基本評估指標(biāo)，都會將實際材料作為評估基礎(chǔ)，以此對學(xué)校的整個管理結(jié)構(gòu)與成果進行總結(jié)。學(xué)校檔案管理制度高度，在材料推送中會清楚體現(xiàn)出來。檔案內(nèi)容與基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，是各個學(xué)校資歷評估的基礎(chǔ)。只有保障整個檔案內(nèi)容完整與及時，才可以對評估結(jié)果形成推動性作用。如果基礎(chǔ)資料比較混亂，則評估結(jié)果也不會客觀。所以，規(guī)范檔案管理可以讓學(xué)校受到客觀的評價，從而促使學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展。

二、學(xué)校發(fā)展建設(shè)中規(guī)范檔案管理的措施

（一）制定完善管理制度規(guī)范

為了可以在根本上加強檔案管理的規(guī)范性，要使用建設(shè)檔案管理制度規(guī)范的方式，以此來為管理工作提供參考和依據(jù)，從而提升規(guī)范性。因此，在制定制度時要劃分檔案種類，當(dāng)前學(xué)校的檔案有行政、人事以及學(xué)校教導(dǎo)等不同種類的檔案，不同檔案種類要制定不一樣的制度來進行針對性管理。比如人事檔案，和人事檔案相關(guān)的計劃都要有專人來整理。歸檔制度中，要確定材料歸檔流程和內(nèi)容，依據(jù)當(dāng)前上下級部門發(fā)布的人事檔案收集和歸檔規(guī)定，歸檔工作要經(jīng)過相關(guān)部門收集檔案，比如工作調(diào)配、干部任免等相關(guān)的情況，這些都是人事檔案中的關(guān)鍵內(nèi)容。然后是在判斷和整理的過程中，要加強管理嚴(yán)格性，以免有檔案丟失的現(xiàn)象出現(xiàn)。除了人事檔案之外，其他檔案種類都要確定管理制度，例如核查制度是其中最為重要的制度。因為學(xué)校中人事流動性很大，變動也比較的大，因此需要對行政會議、學(xué)生學(xué)籍等檔案做核查管理，以此保障檔案本身的精確性，這樣檔案資料才可以發(fā)揮自己的作用。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式

在傳統(tǒng)的檔案管理中，會花費大量的人力與物力，在日常工作中還會有人工操作的誤差產(chǎn)生。為了可以提升檔案管理水平，減少人為誤差情況，就需要使用信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理方式，對檔案信息的錄入、整理和歸檔等相關(guān)環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，從而提高檔案管理效率和安全性，以此做好檔案管理功能的擴展。通常的學(xué)校檔案管理軟件中，其中的操作一般是安裝、卸載、系統(tǒng)啟動以及文書檔案管理等部分。這種系統(tǒng)可以對報表、科技檔案進行管理，并且進行數(shù)據(jù)的輸出錄入，還可以給出一定的關(guān)鍵詞進行檢索。在這其中為了提高檔案管理安全性，還需要添加權(quán)限設(shè)置，從而加強檔案管理保密性。對變動比較大的檔案而言，還可以編寫和導(dǎo)出，用報表的形式打印出來。但是創(chuàng)新也不是要對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式進行完全地棄用，紙質(zhì)檔案管理方式也有一定的優(yōu)勢，所以要將紙質(zhì)檔案和電子檔案管理方式結(jié)合在一起，以此來完善檔案管理體系。

（三）加強檔案意識和管理能力

學(xué)校和檔案管理人員需要加強自己的檔案意識，要在根本上認(rèn)知到檔案管理的意義。在實際工作中要把檔案管理工作納入到績效考核中，加強對檔案管理的關(guān)注，以此加強檔案管理的效果。同時還需要提升檔案管理能力，學(xué)校方面要為管理人員提供培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機會，把檔案管理理論指導(dǎo)意見轉(zhuǎn)換成為實踐，讓管理人員可以掌握最為先進的管理方式，對最新的管理系統(tǒng)操作方式進行掌握，以此提升管理人員的專業(yè)能力。經(jīng)過對管理人員文化素養(yǎng)與專業(yè)水平的提升，加強管理人員的服務(wù)意識，提升管理人員的管理水平，創(chuàng)新傳統(tǒng)管理理念，盡可能對檔案的管理工作進行優(yōu)化。只有管理人員的管理意識和能力得到了加強，才可以讓學(xué)校檔案管理工作更加規(guī)范，在此基礎(chǔ)上促使學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。

結(jié)束語：

對于學(xué)校而言，經(jīng)過對檔案管理的規(guī)范，可以幫助學(xué)校樹立積極向上的外在形象，同時還可以讓學(xué)校的各種管理工作順利實施，以此促使學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。在實際管理工作中，需要對管理制定進行完善，創(chuàng)新管理方式，并且加強管理意識和能力，在此基礎(chǔ)上提升學(xué)校檔案管理工作的水平。

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作者簡介：

閆衛(wèi)文（1972—），男，陜西寶雞人，寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員;

張曉蘭（1983—），女，陜西寶雞人，寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員;

趙坤（1979—），女，陜西寶雞人，寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員。