郭曉文

摘要：在地方高校推進(jìn)轉(zhuǎn)型發(fā)展和內(nèi)涵建設(shè)的特殊時(shí)期，在開放自由的信息化社會(huì)和人們對(duì)各類檔案信息需求日益廣泛的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式和工作方式已經(jīng)無法適應(yīng)地方高校發(fā)展的需求，在新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)面前地方高校檔案管理工作面臨的問題有哪些，本文以赤峰學(xué)院為例進(jìn)行了調(diào)研和總結(jié)，希望在完善地方高校檔案管理模式和工作方式中起到一定的作用.

關(guān)鍵詞：地方高校;檔案管理;問題;探究

中圖分類號(hào)：G271? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1673-260X（2019）09-0127-03

王玉樹書記在赤峰學(xué)院第三次黨代會(huì)的報(bào)告中指出：“……管理體制機(jī)制還不夠健全，……信息化建設(shè)進(jìn)程亟待加快，科技創(chuàng)新和社會(huì)服務(wù)能力離赤峰市的戰(zhàn)略需求還有較大差距……”由此，在地方高校推進(jìn)轉(zhuǎn)型發(fā)展和內(nèi)涵建設(shè)的特殊時(shí)期，在開放自由的信息化社會(huì)和人們對(duì)各類檔案信息需求日益廣泛的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式和工作方式已經(jīng)無法適應(yīng)地方高校發(fā)展的需求，在新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)面前地方高校檔案管理工作面臨哪些問題，本文以赤峰學(xué)院為例，就存在的問題和原因進(jìn)行了調(diào)研和總結(jié)，希望在完善地方高校檔案管理模式和工作方式中起到一定的作用.

1 檔案和檔案工作

檔案是組織或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的可靠的、完整的、真實(shí)的歷史記憶，是我們了解歷史、探尋歷史的原始記錄，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的信息紐帶，是“沒有摻過水的史料”，具有重要的使用價(jià)值.

檔案具有憑證、依據(jù)和參考的作用.檔案的憑證作用主要是因?yàn)闄n案是歷史的真實(shí)記憶，是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，它是自然形成的，是在生產(chǎn)實(shí)踐和社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生的，它客觀地、真實(shí)地記載著各階段的活動(dòng)，是保存下來的原始材料和歷史證件.檔案的依據(jù)作用是因?yàn)樗哂幸欢ǖ姆尚в?，可以作為法律依?jù).檔案的參考作用主要體現(xiàn)在它是第一手資料，是原始記錄，來源可靠，另外檔案內(nèi)容豐富，利用廣泛，遇有難題，單位和個(gè)人都可以到檔案部門參考檔案，尋找答案.

檔案工作就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案館或檔案室以所管理的檔案進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，是以科學(xué)的原則和方法去管理檔案，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作.

作為檔案工作者，要管理保護(hù)好檔案，依法行使自己的職責(zé)，具體應(yīng)做到：一是要維護(hù)好檔案的真實(shí)面貌，不能涂改、篡改檔案;二是要熱愛檔案工作，定期接收妥善保管好檔案;三是要全心全意為人民服務(wù)，對(duì)于地方高校來說就是全心全意為師生員工服務(wù);四是要有保密意識(shí)，依照原則禁止泄露檔案信息;五是要有法制意識(shí)，偽造、篡改檔案等一系列的行為都是違法行為.

2 地方高校檔案管理工作存在的問題和影響

地方高校檔案室是收集保管高校檔案資料的基地，是為地方高校教學(xué)、科研、管理等提供檔案資源利用的中心，也是保存地方高校歷史的場(chǎng)館.作為地方高校工作的一部分，檔案管理工作是一項(xiàng)不太被重視的工作，但卻在地方高校整體工作中默默無聞地發(fā)揮著重要的作用.經(jīng)過一段時(shí)間的工作和調(diào)研，現(xiàn)總結(jié)一下地方高校以赤峰學(xué)院為例檔案管理工作中存在的一些共性問題.

2.1 檔案方面的法律法規(guī)執(zhí)行落實(shí)力度不夠，缺少監(jiān)管

隨著《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等一系列的法律法規(guī)和規(guī)范性文件的出臺(tái)，檔案管理工作有法可依，有章可循，但是對(duì)這些法律法規(guī)的執(zhí)行落實(shí)力度不夠，缺少監(jiān)管.以赤峰學(xué)院為例，合校以來學(xué)院依據(jù)一些法律法規(guī)出臺(tái)過兩次關(guān)于檔案管理工作方面的文件，但在執(zhí)行落實(shí)方面欠缺，很多單位并沒有將檔案工作做為單位的一項(xiàng)工作來抓，個(gè)別單位覺得檔案收不收集、歸不歸檔無所謂，也沒有明確要求必須交.所以我們認(rèn)為赤峰學(xué)院的檔案管理工作沒有行之有效的處罰措施，檔案方面的文件執(zhí)行力度不強(qiáng)，造成檔案管理工作在收集、整理、利用方面不科學(xué)、不規(guī)范，也造成一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不重視、不嚴(yán)謹(jǐn).

2.2 對(duì)檔案的重視程度不夠

習(xí)近平總書記在浙江工作時(shí)就強(qiáng)調(diào)：檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都離不開檔案.丁薛祥同志也曾指出檔案工作的重要性和政治性.由此可見，檔案工作不單純是一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)工作，也是一項(xiàng)重要的黨的工作、政治工作.以赤峰學(xué)院為例，長(zhǎng)期以來，一部分領(lǐng)導(dǎo)和教職工對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作不是單位的主要工作，就是文件資料的保管工作，沒有科技含量，只要放幾個(gè)檔案庫(kù)房保管員應(yīng)付一下外調(diào)和查檔就可以了，而檔案管理人員往往是年齡大，學(xué)歷低，沒有專業(yè)知識(shí)的人員.輕視檔案工作，對(duì)檔案工作投入不足已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢(shì)的要求，也將影響赤峰學(xué)院的整體發(fā)展和奮斗目標(biāo).

2.3 機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度不完善

地方高校的檔案管理部門有的掛靠在行政部門，有的掛靠圖書館，有的將檔案分別管理（文書檔案由機(jī)要部門管理，學(xué)生檔案由學(xué)生部門管理），據(jù)調(diào)查這樣的檔案部門很少成立檔案工作委員會(huì)，兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)不健全，規(guī)章制度也不夠完善，不利于檔案管理工作的正常進(jìn)行和開展.而有一些高校檔案部門單獨(dú)成立了檔案館，機(jī)構(gòu)、制度、網(wǎng)絡(luò)等健全完善，已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化、信息化檔案館建設(shè).以赤峰學(xué)院為例，目前學(xué)院沒有專門的檔案工作委員會(huì)，規(guī)章制度不完善，檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全，各單位歸檔人員更換頻繁，沒有專業(yè)知識(shí)和收集經(jīng)驗(yàn)，造成收集檔案和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作難度加大，專職檔案員的工作量增加，大量時(shí)間輾轉(zhuǎn)于各單位之間，影響了檔案的利用和編研工作，不利于檔案工作的發(fā)展，也將影響檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè).

2.4 檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不足

檔案意識(shí)的強(qiáng)弱直接影響檔案事業(yè)的發(fā)展.地方高校檔案室長(zhǎng)期處于封閉和半封閉狀態(tài)，在這種氛圍中，造成領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理工作不被理想和了解，收集和服務(wù)的功能受到限制，檔案管理工作在地方高校的整體發(fā)展中被邊緣化.以赤峰學(xué)院為例，檔案意識(shí)淡薄主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，主要有不重視機(jī)構(gòu)建設(shè)，投入不足，人員調(diào)配不合理等;二是檔案人員文化素質(zhì)低，年齡偏大，工作動(dòng)力不足，對(duì)新知識(shí)、新理念接受能力差，不能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求;三是某些單位或環(huán)節(jié)干部不重視甚至不懂檔案管理工作，不注意積累和保護(hù)檔案;四是個(gè)別二級(jí)單位珍貴、有價(jià)值的檔案資料自己留存不移交綜合檔案部門;五是檔案知識(shí)的宣傳普及工作欠缺，有些教職員工不了解檔案和檔案工作，認(rèn)為檔案和自己毫無關(guān)系，檔案可有可無，等等.

2.5 收集整合難度大

檔案資源收集整合是提升檔案實(shí)力，服務(wù)社會(huì)的需要.地方高校以赤峰學(xué)院為例，檔案管理工作原則上是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”，就是一方面將產(chǎn)生于各二級(jí)單位的檔案資料進(jìn)行收集整理，另一方面按照開放程度和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的要求進(jìn)行檔案資源的優(yōu)化配備和服務(wù)利用.將各單位的檔案信息資源進(jìn)行收集、整合、歸類是一項(xiàng)困難的工作，這需要主管領(lǐng)導(dǎo)、各單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門之間的配合，目前我們遇到的難題是學(xué)院兼職檔案管理網(wǎng)絡(luò)癱瘓，部分二級(jí)單位不配合，領(lǐng)導(dǎo)交辦了也要一拖再拖，甚至有的單位兩年沒有移交檔案.另外有些單位沒有檔案收集人員，責(zé)任不清，職責(zé)不明，造成檔案資料內(nèi)容不全，數(shù)量不足，不能按時(shí)移交，移交的檔案也以文書檔案為主，活動(dòng)類檔案、外事類檔案、專門類等檔案資料收集整合難度大，有些門類的檔案資料查找利用的時(shí)候找不到.

2.6 缺乏專業(yè)人才，人員素質(zhì)有待提高

地方高校的檔案工作管理人員是檔案室的構(gòu)成要素之一.以赤峰學(xué)院為例，長(zhǎng)期以來，檔案工作人員學(xué)歷素質(zhì)低，沒有檔案專業(yè)的人才，人員結(jié)構(gòu)不合理，年齡偏大，人才流失嚴(yán)重等狀況，使我院檔案管理工作只能停滯在非技術(shù)層面上，也只能進(jìn)行日常管理和日常利用工作，檔案的資源化、信息化工作缺失，編研能力較低，不能進(jìn)行檔案信息資源的深層開發(fā)和利用.據(jù)調(diào)查分析，主要原因是對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案意識(shí)淡薄，不重視檔案工作人員的培養(yǎng)和發(fā)展，工作模式和方法陳舊僵化，缺乏檔案專業(yè)人才的引進(jìn)、培養(yǎng)和激勵(lì)制度等等.

2.7 配套設(shè)施和軟硬件設(shè)備不足

標(biāo)準(zhǔn)的檔案館建設(shè)是按照檔案安全保護(hù)的“九防”要求建設(shè)的，而檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等.許多地方高校檔案室最基本的建筑面積和格局都不符合建筑標(biāo)準(zhǔn)，沒有單獨(dú)的閱檔區(qū)域，閱檔條件、設(shè)備不足，沒有現(xiàn)代化檢索工具.以赤峰學(xué)院為例，學(xué)院綜合檔案室的庫(kù)房建筑面積和結(jié)構(gòu)都不符合標(biāo)準(zhǔn)，沒有閱檔區(qū)域，大型的檔案查找利用工作只能在庫(kù)房進(jìn)行，這樣既不符合檔案管理的規(guī)定，檔案安全也將受到影響.最近幾年檔案室的發(fā)展只是配備了電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、密集架，沒有信息化檔案管理設(shè)備和軟件系統(tǒng)，智能管理服務(wù)功能不能進(jìn)行，無法進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)，檔案管理工作也只能停留在傳統(tǒng)的低效率的工作狀態(tài)，這種狀態(tài)不適應(yīng)新形勢(shì)的要求，也將制約著學(xué)院的發(fā)展.

2.8 開放程度和服務(wù)能力有待提高

地方高校檔案部門普遍存在開放程度和服務(wù)能力不足的問題，以赤峰學(xué)院為例，分析其原因，主要是：一是查閱檔案手續(xù)繁瑣.我們的一些檔案資料的查閱需要經(jīng)手人、部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門領(lǐng)導(dǎo)、分管院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的簽字才能查閱，簡(jiǎn)化手續(xù)是當(dāng)務(wù)之急.二是各級(jí)單位重視程度不夠.檔案管理工作不顯山不露水，沒有政績(jī)可言，各單位工作人員也將檔案收集作為一項(xiàng)可有可無的工作，致使一些該保存的檔案資料遺失.三是綜合檔案部門館舍條件差，沒有單獨(dú)的閱檔區(qū)域.四是檔案資料結(jié)構(gòu)單一，數(shù)量不足，一些有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料收集難度大.五是服務(wù)層面狹隘，服務(wù)手段落后.六是宣傳力度不夠，教職工和學(xué)生對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)模糊.七是檔案管理工作體系不健全，不能提供完整準(zhǔn)確的服務(wù)，無法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢等等.這些都是影響檔案的開放程度和服務(wù)能力的癥結(jié)所在.

2.9 安全防衛(wèi)工作需要加強(qiáng)

據(jù)調(diào)查，部分地方高校檔案庫(kù)房基本不符合國(guó)家檔案局《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》《檔案館溫濕度管理暫行規(guī)定》《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行條例》等有關(guān)檔案管理的技術(shù)要求，檔案管理工作安全保護(hù)的“九防”要求很難做到.以赤峰學(xué)院為例，我們的庫(kù)房防高溫、防潮濕、防光、防火勉強(qiáng)能做到.因?yàn)槭且粯俏覀兎胖昧讼x藥、鼠藥，防蟲、防鼠也可以做到，沒有發(fā)現(xiàn)蟲、鼠痕跡.防盜、防霉菌、防塵等還達(dá)不到要求，庫(kù)房有兩個(gè)門，只能鎖一道鎖，沒有防盜能力.庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，衛(wèi)生條件不理想很容易造成霉菌生長(zhǎng).另外檔案庫(kù)房四周有八個(gè)通氣小窗，用的是通風(fēng)塑條，灰塵很容易進(jìn)入，庫(kù)房?jī)?nèi)沒有防塵、除塵設(shè)備，塵土很多.另外庫(kù)房監(jiān)控范圍小，監(jiān)控設(shè)備不能定期檢查維護(hù).

2.10 沒有條件和技術(shù)修復(fù)破損檔案

檔案修復(fù)是利用加固、顯示、恢復(fù)、修裱等技術(shù)手段將已損壞的檔案資料進(jìn)行處理，恢復(fù)原來面貌.以赤峰學(xué)院為例，許多檔案尤其是教學(xué)和基建檔案，存檔時(shí)間長(zhǎng)，利用效率高，存在不同程度的破損，有的破損很嚴(yán)重需要修復(fù)，但因?yàn)闂l件和技術(shù)方面的原因這幾方面的修復(fù)我們都不能進(jìn)行，對(duì)破損檔案的重視，引進(jìn)技術(shù)，進(jìn)行培訓(xùn)，使破損檔案得以恢復(fù)，能長(zhǎng)期保存，正常查閱利用.

2.11 在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題

地方高校檔案資料作為一種信息資源，只有開發(fā)利用才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用.但目前有些地方高校以赤峰學(xué)院為例，學(xué)院的檔案資料提供利用還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檢索目錄的方式，沒有數(shù)字化的痕跡，這顯然和信息時(shí)代檔案信息的廣泛交流形勢(shì)不相適應(yīng)的.赤峰學(xué)院的檔案編研工作是檔案信息開發(fā)的重要途徑之一，也是檔案管理工作的重要組成部分，通過編研成果，不但可以使學(xué)院的教職員工了解檔案，同時(shí)也可以發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，這也是深層次開發(fā)檔案信息資源的需要.目前學(xué)院檔案管理部門編研能力不足，編研水平落后，學(xué)院檔案資源作用的發(fā)揮和價(jià)值的實(shí)現(xiàn)受到影響.

3 結(jié)束語

以上問題是我們對(duì)個(gè)別地方高校檔案管理工作進(jìn)行調(diào)研，結(jié)合赤峰學(xué)院檔案管理工作實(shí)際總結(jié)的，希望在深化內(nèi)部管理體制改革和信息化建設(shè)進(jìn)程中，為完善地方高校檔案管理模式和工作方式中起到一定的作用.作為一名地方高校檔案工作者要增強(qiáng)責(zé)任感、使命感和自豪感，在地方高校發(fā)展建設(shè)的重要時(shí)期為檔案工作的開展貢獻(xiàn)自己的力量.

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參考文獻(xiàn)：

〔1〕羅永綱同志在全區(qū)檔案工作會(huì)議上的講話.2018-03-10.

〔2〕習(xí)近平總書記在浙江工作時(shí)的講話.

〔3〕丁薛祥同志講話.

〔4〕檔案學(xué)原理.

〔5〕王玉樹書記在赤峰學(xué)院第三次黨代會(huì)上的講話.

〔6〕《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī).