劉銳

摘 要：國家經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)離不開高效的檔案工作，其對于推動國家穩(wěn)定發(fā)展而言具有重要作用。就性質(zhì)定位而言，檔案工作可以呈現(xiàn)出不同的性質(zhì)，可以呈現(xiàn)出事務(wù)性、服務(wù)性和管理性等多種性質(zhì)，本文通過結(jié)合檔案工作動態(tài)化的發(fā)展定位來探討如何重新認(rèn)識檔案工作概念。

關(guān)鍵詞：檔案行政管理角度;檔案工作;概念認(rèn)知

一、引言

檔案工作概念的界定需要立足于其具體任務(wù)安排和工作內(nèi)容，但由于所處的角度不同，因此在界定的過程中出現(xiàn)許多分歧。作為國家經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的基礎(chǔ)性管理工作之一，檔案管理工作為國家社會建設(shè)提供了必要的保障，因此在界定檔案工作的概念時需要注重從檔案行政管理角度出發(fā)，以此來提高檔案管理活動開展中的科學(xué)性和可行性。通過明確檔案管理活動的具體概念，能夠更好地開展相關(guān)管理活動，進(jìn)而有助于推動我國檔案管理活動效率和質(zhì)量的提升。

二、檔案工作內(nèi)涵變化的時代歷史背景

當(dāng)前社會對檔案工作定義為對檔案相關(guān)資料的管理，如果具體到一個單位機(jī)構(gòu)，則意味著檔案管理工作與單位機(jī)構(gòu)的人事和財務(wù)等方面工作都息息相關(guān)。就性質(zhì)定位而言，檔案管理活動可以呈現(xiàn)出不同的性質(zhì)，可以呈現(xiàn)出事務(wù)性、服務(wù)性和管理性等多種性質(zhì)。如果立足于檔案館和檔案室，由于這些機(jī)構(gòu)在檔案管理活動方面具有一定的專業(yè)性，因此在這一環(huán)節(jié)中呈現(xiàn)出較高的業(yè)務(wù)性。但如果立足于檔案管理中的某個環(huán)節(jié)，則由于這些環(huán)節(jié)的開展需要依托必備的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作要求，因此呈現(xiàn)出較高的技術(shù)性。由此可見，檔案工作的概念會由于其不同的工作內(nèi)容和工作對象而發(fā)生性質(zhì)轉(zhuǎn)變，這意味著其概念不可以一概而論。

在具體分析檔案管理工作時，需要立足于某一固定的社會組織單位，這樣才能更準(zhǔn)確的分析檔案管理工作的內(nèi)涵及其所呈現(xiàn)出的性質(zhì)。由于檔案工作是當(dāng)前社會組織單位日常業(yè)務(wù)運營中的重要任務(wù)項目之一，因此，在開展檔案管理活動時需要組織特定單位人員來進(jìn)行相關(guān)工作。就專門從事檔案管理工作的相關(guān)工作人員而言，他們負(fù)責(zé)進(jìn)行的檔案工作可以細(xì)化為一系列具體化的工作項目，其中包含對檔案中相關(guān)文本信息的記錄和對資料的歸納，同時需要負(fù)責(zé)對檔案資料進(jìn)行整理，這些工作的順利開展都需要依托一定的技術(shù)操作。

三、檔案管理活動是一個動態(tài)的發(fā)展過程

檔案管理活動的順利開展，需要明確其工作的具體業(yè)務(wù)對象和基本檔案資源，這是保障檔案管理相關(guān)職能得以充分發(fā)揮的重要條件。檔案資料對象并不是恒定的，而是具有動態(tài)的發(fā)展變化，通常而言，檔案管理活動的變化首先需要初始生成檔案相關(guān)資料，并在此基礎(chǔ)上向社會組織和單位檔案管理機(jī)構(gòu)傳遞這些檔案資料，最后需要構(gòu)建獨立的檔案館來具體開展檔案工作。

通過了解檔案管理工作的歷史發(fā)展階段及具體發(fā)展路徑，可以更好地明確檔案管理工作各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體和工作對象，進(jìn)而能夠區(qū)分不同責(zé)任主體和工作對象情況下檔案管理活動內(nèi)容和性質(zhì)的不同特征。檔案工作的概念不可以一概而論，準(zhǔn)確定位其概念能夠更好地明確各政府部門及單位在開展檔案管理工作時所需要面對的工作內(nèi)容和所需要承擔(dān)的工作職責(zé)，進(jìn)而有助于檔案管理工作在開展中實現(xiàn)政事分開和政企分開。由于檔案管理活動是一個動態(tài)性的發(fā)展過程，因此在處理檔案管理工作時需要針對不同的實施對象內(nèi)容開展針對性的檔案管理活動，以此來提高檔案工作的科學(xué)性和可行性，進(jìn)而實現(xiàn)檔案管理活動開展效率和質(zhì)量的提高。

四、對相應(yīng)階段的檔案管理活動的定位

1.對檔案形成階段管理活動的定位。大多數(shù)人認(rèn)為檔案是通過對文件的歸納整理等一系列轉(zhuǎn)化而形成的，在這一轉(zhuǎn)化過程中需要按照嚴(yán)格的規(guī)范和要求開展，因此，從這一層面上講，檔案的形成需要一定的技術(shù)操作。在歸納整理檔案的過程中，需要具備一定的操作技巧來開展相關(guān)工作，這項工作通常交給文書部門和業(yè)務(wù)部門處理。在形成檔案的階段，需要整合相關(guān)的文件材料，并通過對這些材料立卷歸檔來實現(xiàn)檔案的整理和管理。從這一層面上理解，檔案形成階段的管理工作具有較高的技術(shù)要求，其定位更傾向于技術(shù)類工作。

2.對單位的檔案實施管理活動的定位。部分單位通常將這些檔案管理工作等同于檔案室工作，因此，在開展檔案管理活動時需要構(gòu)建獨立的機(jī)構(gòu)部門。當(dāng)前大部分單位在開展檔案管理工作時未建立獨立的檔案機(jī)構(gòu)，因此難以行使獨立的相關(guān)職權(quán)，這就需要檔案室按照相關(guān)要求對單位的檔案進(jìn)行管理。如果未能構(gòu)建在編的檔案室獨立機(jī)構(gòu)，那么在開展檔案管理工作時就需要依托其他的機(jī)構(gòu)辦公室來行使職責(zé)，無法獨立行使檔案管理的基本職權(quán)。單位檔案室在進(jìn)行檔案管理活動時，需要將計劃分為兩項活動，一項活動是檔案室所開展的檔案管理活動，另一項活動是機(jī)關(guān)單位就檔案資料所實施的相關(guān)管理活動。

3.內(nèi)設(shè)檔案機(jī)構(gòu)對檔案實施管理活動的定位。檔案室在開展檔案管理活動時，首先需要對檔案信息進(jìn)行收集整理，并在此基礎(chǔ)上對相關(guān)信息鑒定和保管，以此來完成對檔案的高效管理。需要設(shè)置在編的檔案室機(jī)構(gòu)來實現(xiàn)對檔案資料的獨立管理，檔案室在開展相關(guān)管理工作時，其需要面對的主要對象是單位的所有檔案資料，這些檔案資料通常按照門類進(jìn)行分類并加以管理，從這一層面上來看，其定位更傾向于業(yè)務(wù)性。檔案室在對單位檔案精心管理工作時，需要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來展開各環(huán)節(jié)的工作，而這些工作的展開，同樣需要建立在一定的技術(shù)要求之上，因此又呈現(xiàn)出一定的技術(shù)性。

4.機(jī)關(guān)單位對檔案實施管理活動的定位。機(jī)關(guān)單位除了需要其檔案室承擔(dān)具體管理業(yè)務(wù)，還需要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)承擔(dān)在檔案管理方面所需要的建章立制和指導(dǎo)的工作。機(jī)關(guān)單位在開展檔案管理活動時，需要對檔案資料進(jìn)行立卷歸檔，并在此基礎(chǔ)上負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)相關(guān)檔案管理部門開展工作，在整個監(jiān)督管理環(huán)節(jié)中，需要為檔案管理工作活動提供必要的人力和資金支持。就檔案管理活動根本而言，這一活動的責(zé)任主體是機(jī)關(guān)單位，從這一層面上講，檔案管理活動定位更傾向于事務(wù)性。

5.對一定區(qū)域內(nèi)的檔案實施管理活動的定位。檔案管理活動的順利開展，不僅需要檔案館和檔案局，還需要區(qū)域內(nèi)所有涉及檔案管理活動的各個機(jī)構(gòu)和單位，通過組織協(xié)調(diào)相關(guān)單位機(jī)構(gòu)來開展檔案管理活動，能夠更好的實現(xiàn)對區(qū)域內(nèi)檔案管理活動的定位。

（1）對檔案館實施檔案管理活動的定位。檔案館作為與檔案管理活動具有直接聯(lián)系的重要機(jī)構(gòu)之一，其在檔案管理活動方面具有較高的專業(yè)性，因此可以說檔案館是統(tǒng)一集約開展檔案工作的專門機(jī)構(gòu)。檔案館在開展檔案管理活動時，責(zé)任主體是自身，工作對象是需要進(jìn)行管理的檔案資料，但這些檔案實體并不是單一的，它們涵蓋整個區(qū)域內(nèi)各個單位所產(chǎn)生的檔案資料。檔案館需要按照一定的規(guī)范要求來管理區(qū)域內(nèi)各單位的實體檔案，在具體的活動工作中，需要按照全宗原則進(jìn)行管理，因此從這一層面上講，檔案館實施的檔案管理活動更傾向于業(yè)務(wù)性，而檔案館在開展檔案管理工作活動時需要立足于相關(guān)的檔案技術(shù)，由此又能表現(xiàn)出技術(shù)性。

（2）對社會機(jī)構(gòu)為檔案管理提供服務(wù)活動的定位。檔案室和檔案館在開展檔案管理活動時，區(qū)域內(nèi)相關(guān)社會機(jī)構(gòu)需要為其提供設(shè)備設(shè)施等方面的硬件支持，而且還需要相關(guān)技術(shù)咨詢和教育培訓(xùn)等的軟件支持，這是保障檔案管理活動順利開展的重要基礎(chǔ)之一，檔案室和檔案館在對社會機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理活動時，其責(zé)任主體為相關(guān)社會機(jī)構(gòu)，而工作對象則是這些機(jī)構(gòu)的檔案，這些檔案資料可以是有形的也可以是無形的。在具體的檔案管理活動中，需要借助軟件和硬件支撐來為社會機(jī)構(gòu)提供檔案管理方面的服務(wù)，因此，從這一層面上講，檔案管理活動更傾向于服務(wù)性。

（3）對檔案局實施檔案管理活動的定位。檔案局可以借助相關(guān)職權(quán)來實現(xiàn)對檔案的管理工作，檔案局在開展檔案管理活動時，工作對象是區(qū)域內(nèi)各機(jī)關(guān)單位，具體的檔案管理活動中，需要對區(qū)域內(nèi)檔案館和單位機(jī)構(gòu)等產(chǎn)生的檔案進(jìn)行依法行政管理，主要涵蓋的對象包括區(qū)域內(nèi)各機(jī)關(guān)單位，以及社會服務(wù)機(jī)構(gòu)和其他社會組織單位。由于檔案局進(jìn)行的檔案管理活動更傾向于法制性和管理性，因此從這一層面上講，檔案管理活動呈現(xiàn)出一定的管理性，需要對區(qū)域內(nèi)各單位機(jī)構(gòu)和組織部門的檔案進(jìn)行依法管理。

（4）對地方各級政府應(yīng)承擔(dān)的與檔案管理活動相關(guān)工作的定位。當(dāng)前我國《檔案法》將“對檔案事業(yè)的建設(shè)”列入國家社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展計劃之一，由此可見，檔案管理工作對于國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)所起到的巨大作用。另一方面，檔案局在開展檔案管理活動時，需要負(fù)責(zé)做好區(qū)域內(nèi)檔案相關(guān)事業(yè)的組織開展和宣傳教育等工作，這些工作同樣屬于檔案管理活動中。

五、對檔案工作的新認(rèn)識

通過了解不同責(zé)任主體在開展檔案管理活動時所需承擔(dān)的具體工作內(nèi)容，可以實現(xiàn)對其不同的工作內(nèi)容的定位，由此了解到檔案管理工作的概念呈現(xiàn)出較為明顯的復(fù)合性和不確定性。由于各個部門機(jī)構(gòu)在開展檔案管理工作時其承擔(dān)的責(zé)任內(nèi)容不同，因此檔案管理工作的概念不可以一概而論。通過更好地明確檔案管理工作各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體和工作對象，能夠區(qū)分不同責(zé)任主體和工作對象情況下檔案管理活動內(nèi)容和性質(zhì)的不同特征。

檔案工作需要明確其責(zé)任主體和具體工作對象，并在此基礎(chǔ)上明確分析工作的具體內(nèi)容和性質(zhì)。通過把握這些因素來判斷檔案管理工作的概念內(nèi)容，并準(zhǔn)確把握其工作含義，能夠更好地明確各政府部門及單位在開展檔案管理工作時所需要面對的工作內(nèi)容和所需要承擔(dān)的工作職責(zé)，進(jìn)而有助于檔案管理工作在開展中實現(xiàn)政事分開和政企分開。另一方面，通過準(zhǔn)確把握檔案管理工作的各項含義內(nèi)容，能夠更好的指導(dǎo)檔案管理工作，進(jìn)而有助于檔案管理活動的順利開展。

六、結(jié)束語

通過了解到檔案工作內(nèi)涵的變化及當(dāng)前的動態(tài)發(fā)展，能夠更好地剖析檔案管理活動的具體內(nèi)涵，進(jìn)而有助于立足于檔案行政管理角度來重新認(rèn)知這一概念問題。通過明確檔案管理活動的具體概念，能夠更好地開展相關(guān)管理活動，進(jìn)而有助于推動我國檔案管理活動效率和質(zhì)量的提升。

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