周艷麗 唐哲軍

摘要：信息化時(shí)代，企業(yè)面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，內(nèi)部控制愈發(fā)重要。如何限制乃至消除各種形式的“變通”對(duì)內(nèi)控流程的破壞，更好地防范化解風(fēng)險(xiǎn)？本文通過(guò)對(duì)江蘇省廣播電視集團(tuán)有限公司內(nèi)控信息化建設(shè)工作方法與成效進(jìn)行總結(jié)、分析，為新形勢(shì)下企業(yè)內(nèi)部控制工作落地提供了借鑒。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；信息化管控；OA系統(tǒng)

江蘇省廣播電視集團(tuán)有限公司（簡(jiǎn)稱“江蘇廣電”）是2001年江蘇省人民政府批準(zhǔn)組建的省級(jí)廣播電視集團(tuán)，主要運(yùn)營(yíng)廣播電視節(jié)目制作與播出、電影制作與發(fā)行放映、新媒體、報(bào)紙雜志、文化金融、國(guó)際業(yè)務(wù)、培訓(xùn)業(yè)務(wù)、演藝業(yè)務(wù)、產(chǎn)業(yè)基地（園區(qū)）、居家購(gòu)物等多項(xiàng)業(yè)務(wù)。截止2018年底，江蘇廣電在職員工7000多人，集團(tuán)合并總資產(chǎn)310多億元，旗下全資子公司、控參股公司200多家，是一家業(yè)務(wù)多樣、人員眾多、規(guī)模龐大的國(guó)有文化企業(yè)集團(tuán)。

江蘇廣電內(nèi)部控制信息化管控機(jī)制主要可概括為“七個(gè)管控”，即依托OA協(xié)同辦公系統(tǒng)、NC財(cái)務(wù)用友系統(tǒng)、CBS銀企直聯(lián)系統(tǒng)（以下分別簡(jiǎn)稱“OA系統(tǒng)”“NC系統(tǒng)”“CBS系統(tǒng)”）等先后開(kāi)發(fā)的信息化平臺(tái)，將主要的內(nèi)部控制管理制度、流程、方法嵌入信息系統(tǒng)，從預(yù)算、資金、資產(chǎn)、采購(gòu)、成本費(fèi)用、財(cái)務(wù)報(bào)告和內(nèi)部審計(jì)七個(gè)視角對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)施行信息化管控。

預(yù)算管理信息化管控。江蘇廣電全面預(yù)算管理是將各項(xiàng)業(yè)務(wù)全面、全流程、全員性地納入預(yù)算管理，在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)，預(yù)算信息化管控具有實(shí)時(shí)管理、避免人工統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤的明顯優(yōu)勢(shì)。以江蘇廣電廣播傳媒為例，年度預(yù)算經(jīng)審批核定后，由預(yù)算管理員將預(yù)算數(shù)據(jù)錄入NC系統(tǒng)，啟用當(dāng)年度預(yù)算管理模塊。日常經(jīng)費(fèi)實(shí)行預(yù)算總額控制，NC系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算日常經(jīng)費(fèi)可用預(yù)算金額，如使用經(jīng)費(fèi)金額超出可用預(yù)算金額則無(wú)法保存使用經(jīng)費(fèi)的單據(jù)、支出經(jīng)費(fèi)；專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)事項(xiàng)專項(xiàng)控制，該專項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生前，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門履行事項(xiàng)審批程序，列明申請(qǐng)使用的專項(xiàng)預(yù)算，NC系統(tǒng)自動(dòng)生成事項(xiàng)審批單號(hào)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門在使用經(jīng)費(fèi)時(shí)，須在NC系統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷單（或預(yù)付款、借款單據(jù)）上關(guān)聯(lián)事項(xiàng)審批單號(hào)，在專項(xiàng)預(yù)算范圍內(nèi)使用預(yù)算，超出預(yù)算則無(wú)法保存使用經(jīng)費(fèi)的單據(jù)、支出經(jīng)費(fèi)。經(jīng)費(fèi)使用后，NC系統(tǒng)預(yù)算管理報(bào)表實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)預(yù)算總額、已執(zhí)行金額、可用預(yù)算余額，反饋當(dāng)前預(yù)算管理情況并為后續(xù)管理提供數(shù)據(jù)。

資金管理信息化管控。江蘇廣電成立早期，由于其是由20余家單位合并組建，資金管理集中度和資金使用效益相對(duì)較低。2010年江蘇廣電上線CBS系統(tǒng)，建立了資金信息化管控平臺(tái)，將下屬單位所有銀行賬戶納入CBS系統(tǒng)集中管理，經(jīng)過(guò)多年的探索和完善，已實(shí)現(xiàn)對(duì)主要資金成員單位的資金實(shí)時(shí)監(jiān)控、統(tǒng)一資金歸集調(diào)配、統(tǒng)一資金運(yùn)營(yíng)、統(tǒng)一內(nèi)部借款及委托貸款、統(tǒng)一內(nèi)部融資等，有效發(fā)揮了集團(tuán)資金的規(guī)模效應(yīng)和協(xié)同效益。

固定資產(chǎn)管理信息化管控。江蘇廣電固定資產(chǎn)管理信息化管控主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是借助OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)、調(diào)撥、變動(dòng)、報(bào)廢的電子化審批，審批完成后由固定資產(chǎn)管理員在NC系統(tǒng)固定資產(chǎn)管理模塊中辦理請(qǐng)購(gòu)、調(diào)撥、變動(dòng)、報(bào)廢登記相關(guān)工作；二是NC系統(tǒng)固定資產(chǎn)管理模塊與會(huì)計(jì)核算模塊協(xié)同，固定資產(chǎn)管理模塊完成資產(chǎn)登記、折舊計(jì)提、減值計(jì)提、資產(chǎn)報(bào)廢等工作后，自動(dòng)將增產(chǎn)增減、折舊、減值等信息發(fā)送到會(huì)計(jì)核算模塊來(lái)生成相應(yīng)的記賬憑證，以確保固定資產(chǎn)管理模塊與會(huì)計(jì)核算模塊關(guān)于固定資產(chǎn)賬務(wù)信息的一致性和準(zhǔn)確性。

采購(gòu)管理信息化管控。江蘇廣電除節(jié)目采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)行專業(yè)性地采購(gòu)管理外，其余各項(xiàng)采購(gòu)業(yè)務(wù)均通過(guò)信息化工具進(jìn)行全流程管控。5萬(wàn)元以上的采購(gòu)業(yè)務(wù)須在OA系統(tǒng)履行采購(gòu)項(xiàng)目立項(xiàng)審批、采購(gòu)文件（如公開(kāi)招標(biāo)文件、邀請(qǐng)招標(biāo)文件、競(jìng)爭(zhēng)性談判文件等）審批、合同審批、財(cái)務(wù)報(bào)銷審批等，集團(tuán)監(jiān)察、財(cái)務(wù)、技術(shù)管理、法務(wù)等部門分別從采購(gòu)方式和程序、預(yù)算執(zhí)行與付款、技術(shù)項(xiàng)目論證與驗(yàn)收、采購(gòu)活動(dòng)的綜合監(jiān)督、法律風(fēng)險(xiǎn)管控等角度對(duì)采購(gòu)活動(dòng)分工實(shí)施監(jiān)督管理。

成本費(fèi)用信息化管控。江蘇廣電成本費(fèi)用信息化管控是通過(guò)NC系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的協(xié)同管理實(shí)現(xiàn)的。成本費(fèi)用承擔(dān)部門在NC系統(tǒng)錄入費(fèi)用報(bào)銷、預(yù)付款、借款等經(jīng)費(fèi)支出單據(jù)，需要事前審批的事項(xiàng)，在錄入單據(jù)時(shí)可引用OA系統(tǒng)中已經(jīng)前置審批的合同審批表、采購(gòu)相關(guān)表單、出差請(qǐng)假審批表等文件。經(jīng)費(fèi)支出單據(jù)在NC系統(tǒng)保存后自動(dòng)發(fā)送到OA系統(tǒng)履行經(jīng)費(fèi)支出審批程序，審批完成后審批信息再次自動(dòng)返回NC系統(tǒng)，經(jīng)財(cái)務(wù)人員確認(rèn)后支付資金、生成記賬憑證。成本費(fèi)用信息化管控一方面通過(guò)信息引用的方式在一定程度上實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息的集成共享，另一方面大大方便了財(cái)務(wù)審批，提高了審批效率。

財(cái)務(wù)報(bào)告信息化管控。江蘇廣電是由江蘇人民廣播電臺(tái)、江蘇電視臺(tái)等20余家單位根據(jù)省人民政府的批復(fù)合并組建的，組建后下屬財(cái)務(wù)報(bào)告單位數(shù)量大、情況復(fù)雜，如何準(zhǔn)確、高效地編報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)告是集團(tuán)會(huì)計(jì)核算的重點(diǎn)和難點(diǎn)。江蘇廣電通過(guò)統(tǒng)一使用NC系統(tǒng)，逐步、深入地促進(jìn)統(tǒng)一會(huì)計(jì)政策、統(tǒng)一會(huì)計(jì)核算規(guī)則、統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目、統(tǒng)一收支項(xiàng)目、統(tǒng)一客商等基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各財(cái)務(wù)主體財(cái)務(wù)報(bào)告的統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，為規(guī)避人工編報(bào)關(guān)聯(lián)交易漏報(bào)、錯(cuò)報(bào)的風(fēng)險(xiǎn)，江蘇廣電通過(guò)推行NC系統(tǒng)中的內(nèi)部交易協(xié)同模塊以實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)交易自動(dòng)抵消，具體為關(guān)聯(lián)交易的一方在記賬憑證中錄入另一關(guān)聯(lián)單位的名稱后，則NC系統(tǒng)的內(nèi)部交易協(xié)同模塊自動(dòng)將信息發(fā)送到對(duì)方確認(rèn)，待內(nèi)部交易協(xié)同確認(rèn)后，關(guān)聯(lián)交易雙方才能結(jié)賬，則編報(bào)合并報(bào)表時(shí)，已確認(rèn)協(xié)同的關(guān)聯(lián)交易將自動(dòng)完成抵消。

內(nèi)部審計(jì)信息化管控。江蘇廣電內(nèi)部審計(jì)信息化管控主要體現(xiàn)在對(duì)審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的整改方面。在年報(bào)審計(jì)、經(jīng)濟(jì)目標(biāo)責(zé)任審計(jì)、離任審計(jì)、內(nèi)部專項(xiàng)審計(jì)等各項(xiàng)審計(jì)工作完成后，針對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題須即知即改、立行立改，具體要求是被審計(jì)單位在OA系統(tǒng)中提交《審計(jì)整改落實(shí)情況表》，列出當(dāng)前整改情況、擬整改措施或情況說(shuō)明、擬完成時(shí)間及整改責(zé)任人等信息，報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、經(jīng)營(yíng)管理部、審計(jì)法務(wù)部、監(jiān)察室等部門審核。對(duì)需要逐步推進(jìn)或持續(xù)改進(jìn)的問(wèn)題，被審計(jì)單位后續(xù)按月將持續(xù)整改情況匯總填報(bào)《審計(jì)整改落實(shí)情況表》，直至整改任務(wù)全部完成。

江蘇廣電內(nèi)部控制信息化建設(shè)的過(guò)程，其實(shí)也是一個(gè)不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的過(guò)程，目前仍存在一些問(wèn)題需要解決，重點(diǎn)要圍繞“四個(gè)方面”做好優(yōu)化與提升。

做好頂層設(shè)計(jì)工作。江蘇廣電作為規(guī)模較大的企業(yè)集團(tuán)，對(duì)成員企業(yè)采用何種管控模式，是分散管理還是集中管理，集中管理又是采用何種具體操作模式，以及信息化建設(shè)本身采用集中還是分散的設(shè)計(jì)建設(shè)及運(yùn)行管控模式，都需要在內(nèi)控信息化建設(shè)之前作為前置性條件確定下來(lái)。從操作情況看，信息化之前集團(tuán)采用的是分散運(yùn)作、集中監(jiān)控的管控模式，信息化建設(shè)對(duì)江蘇廣電的內(nèi)部管控模式提出了新要求，信息化建設(shè)過(guò)程中，江蘇廣電對(duì)集團(tuán)內(nèi)部的管控模式做了重大調(diào)整，從有管控的分散管理向集中運(yùn)作、集中監(jiān)督分散經(jīng)營(yíng)、集中監(jiān)督和集中管控模式轉(zhuǎn)變。

合理設(shè)置審批權(quán)限。內(nèi)控信息化建設(shè)是以流程優(yōu)化為前置條件的，而流程優(yōu)化需要企業(yè)在組織架構(gòu)、權(quán)力清單和管控模式等方面的優(yōu)化設(shè)置為前提條件。在內(nèi)控信息化過(guò)程中，江蘇廣電十分重視從兩條路徑上優(yōu)化審批權(quán)限：一是集體審批線。結(jié)合江蘇廣電實(shí)際情況，重新梳理和修訂集團(tuán)各層級(jí)集體決策事項(xiàng)清單；二是個(gè)人審批線。將集團(tuán)公司需要個(gè)人審批的財(cái)務(wù)事項(xiàng)分為費(fèi)用報(bào)銷、資金支付兩大類，分別由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人四個(gè)職級(jí)設(shè)置審批權(quán)限。既加強(qiáng)管控又提高效率，有效平衡管控與效率的關(guān)系。

擴(kuò)大內(nèi)控信息化覆蓋范圍。內(nèi)控具有全覆蓋的特性，橫向到邊、縱向到底，全覆蓋企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)組織層級(jí)，覆蓋企業(yè)的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)和管理等各項(xiàng)有風(fēng)險(xiǎn)的活動(dòng)，覆蓋面從戰(zhàn)略到計(jì)劃、預(yù)算、執(zhí)行、合同、審批、核算、報(bào)告、分析、考評(píng)、績(jī)效等整個(gè)管理循環(huán)的各個(gè)節(jié)點(diǎn)。與內(nèi)控范圍相吻合，內(nèi)控信息化建設(shè)和運(yùn)行也應(yīng)當(dāng)全覆蓋。目前這一目標(biāo)尚未達(dá)到。內(nèi)部控制信息化建設(shè)尚未到邊到角，還存在一些業(yè)務(wù)管理或無(wú)成文規(guī)定僅按慣例執(zhí)行，或有制度規(guī)定但流程不明確無(wú)法融入信息管理系統(tǒng)，還需要繼續(xù)擴(kuò)大業(yè)務(wù)覆蓋面。

內(nèi)控信息化應(yīng)力求一體、共享。信息化建設(shè)過(guò)程中，江蘇廣電著力對(duì)各系統(tǒng)進(jìn)行了協(xié)同開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)了相關(guān)信息的共享、共有、共用，同時(shí)主要的審批事項(xiàng)均歸集提交到OA系統(tǒng)履行審批程序，審批流程相關(guān)人員可通過(guò)電腦或手機(jī)查詢、處理。從現(xiàn)有情況看，“信息孤島”問(wèn)題仍未徹底解決，還需建立覆蓋業(yè)務(wù)全流程的內(nèi)控信息管理系統(tǒng)。