姜楠

摘 要：數(shù)字化檔案管理盡可能的將傳統(tǒng)的檔案與現(xiàn)代的技術(shù)相結(jié)合；在數(shù)字化檔案的時候應(yīng)該首先保證格式與規(guī)格的統(tǒng)一，對數(shù)字化檔案實施標(biāo)準(zhǔn)的運行；數(shù)字化檔案管理體系正在逐漸的進行完善，安全、有效的檔案將在不久的未來為我們所使用。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；管理；問題

1 數(shù)字化管理系統(tǒng)的概述

檔案信息管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)共同組成了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)又由數(shù)字化處理系統(tǒng)、信息服務(wù)子系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理子系統(tǒng)組成；信息發(fā)布子系統(tǒng)與管理子系統(tǒng)組成了網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是由現(xiàn)代的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以檔案為核心的內(nèi)容，是以高效率、先進、便捷的模式，多用戶的標(biāo)準(zhǔn)、安全有序的分布式檔案集成的信息資源管理系統(tǒng)。

2 數(shù)字化檔案的保存與管理

特殊性是數(shù)字化的一個性質(zhì)，在存放與保管方式上，數(shù)字化管理與之前的檔案管理具有很大的區(qū)別。在之前的檔案管理上，僅僅是以紙質(zhì)編碼進行整齊的排放保存。而數(shù)字化卻是利用光盤與儲存器進行保存的。與傳統(tǒng)的存儲相比，數(shù)字化檔案在存儲方面具有大容量的擴充，并且在現(xiàn)實生活中不占據(jù)現(xiàn)實的空間，有效的節(jié)約了空間的費用。

在安全的問題上，需要實行一系列的方法和措施進行保證，對于數(shù)字化檔案必須使其實現(xiàn)可以被利用和可識讀性，在設(shè)備更新的時候必須實現(xiàn)舊的載體可以轉(zhuǎn)換到新的載體上，還要注意非法情況的攻擊與保密等工作的完善。另外要保證數(shù)字化檔案不能過分的依賴載體，因為有的設(shè)備離開載體就不能使用的問題，因此，在存儲的過程中，盡可能選用比較簡單的格式進行存儲，使數(shù)字化檔案不依靠載體進行存在，這樣才能讓數(shù)字化檔案進行長久保存。

3 數(shù)字化檔案管理方法

在進行檔案管理的過程中，必須充分的實現(xiàn)數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一，數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一是實現(xiàn)資源網(wǎng)絡(luò)的必要條件，使檔案信息的歸檔與查閱也可以比較順利的進行，是實現(xiàn)檔案資源共享的一個必然的條件。只有充分的達到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，數(shù)字檔案才能更加有效的出現(xiàn)在人們的生活中。在保證數(shù)字化檔案的時候，應(yīng)該首先保證格式與規(guī)格的統(tǒng)一，對數(shù)字化檔案實施標(biāo)準(zhǔn)的運行，只有在標(biāo)準(zhǔn)下，才能正常的開展計算機應(yīng)用下的社會服務(wù)等一些工作的正常進行，這也是檔案管理部門進行技術(shù)支持并降低財力的有效途徑。

在檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化中應(yīng)該具備一些比較完善的計算機硬件設(shè)施，主要有：電話、計算機、交換機、終端設(shè)備、傳真機、衛(wèi)星設(shè)備和管線傳輸?shù)仍O(shè)備。只有在軟件方面實行較強的資源后才能保證信息化組織下的安全保密工作得以進行。實現(xiàn)軟硬件兼?zhèn)涞臋n案管理工作，也必須調(diào)用一批技術(shù)精湛、懂網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、懂信息化的人才進行開發(fā)和操作，這樣才能順利地開展工作。

4 數(shù)字化檔案管理的問題

4.1缺乏有效的領(lǐng)導(dǎo)

在科技發(fā)展的今天，數(shù)字化檔案管理雖然已經(jīng)得到大家的普遍認可，但是在數(shù)字化管理中，我國依然處于初級階段。我們雖然對數(shù)字化檔案管理已經(jīng)接收，但在專業(yè)的管理知識方面并沒有完全得到認可。缺乏先進的領(lǐng)導(dǎo)，沒有建立起規(guī)范的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。

4.2數(shù)字化缺乏先進的硬件設(shè)備

計算機的更新非常迅速，然而在檔案館中的計算機設(shè)備卻很少進行改變，計算機往往不能跟隨時代的步伐，不能適應(yīng)數(shù)字化檔案體系的需求，影響了檔案管理工作的進行。

4.3數(shù)字化的安全性能不高

計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用是數(shù)字化檔案管理體系不可缺失的一部分，有網(wǎng)絡(luò)存在的地方必然會存在安全隱患，容易導(dǎo)致數(shù)字化管理系統(tǒng)不能正常的運行，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)癱瘓，各種病毒也不斷地侵入，數(shù)字化的內(nèi)容易于丟失，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)的安全是一項重要問題。

4 數(shù)字化檔案的具體方法

在目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，有很多的外在因素影響著數(shù)字化檔案的進行，例如，在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境中，會有黑客的攻擊、病毒的侵入等不良的因素在進行著檔案的影響，極易造成檔案信息的泄漏和失真等情況出現(xiàn)，這就要求，各個管理部門做好各方面的工作安排。

4.1在構(gòu)建電子化檔案的時候，為了防止外侵入病毒的影響，造成信息的毀滅和丟失，在檔案存儲過程中，可以運用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、電子文件歸檔管理程序和電子打印機等將紙質(zhì)的檔案也進行二次的安全保存，通過二者的同步，有效的解決數(shù)字化檔案無法代替檔案解決的問題，實現(xiàn)檔案的安全保存。

4.2進行權(quán)限的設(shè)置，禁止訪問，保障網(wǎng)絡(luò)的安全進行；在檔案的使用過程中，嚴(yán)格地對使用者的權(quán)限進行限制，并對檔案的內(nèi)容制定出合理的劃分，進行分區(qū)加密，這樣對于完全禁止閱覽的內(nèi)容時，就保證不會發(fā)生信息的丟失。分類的進行加密與閱覽權(quán)限的設(shè)置，讓讀者僅可以得到自身權(quán)限之內(nèi)的檔案信息。

4.3做好備份，保證信息的安全；在進行檔案的整理過程中，對于比較大或者比較重要的文件可以選擇多臺機器進行存儲，多種方式的備份，保障檔案的安全，并且對于重要的文件也要及時的做好備份記錄，隨時進行跟進。

4.4預(yù)防病毒的產(chǎn)生，防止不必要的損失存在，在計算器中安裝殺毒能力比較強的殺毒軟件，定期的對計算機進行病毒的查殺；禁止使用外部的磁盤與讀卡器進行使用，外界的磁盤必須保證在病毒查殺徹底的時候使用。

4.5建立起一套比較合適的檔案管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)中可以實行六個步驟的進展，登記-編目-檢索-利用-統(tǒng)計輔助。對于各個板塊的系統(tǒng)與檔案信息設(shè)定合理的站點，切實的實現(xiàn)檔案信息的有效性連接，深入改善系統(tǒng)，促進數(shù)字化的檔案管理工作有秩序的進行。

在信息技術(shù)逐漸發(fā)展的今天，實行數(shù)字化管理體系是時代發(fā)展的要求。在數(shù)字化檔案管理體系的建立中，會存在許多的問題，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)也注定不會一帆風(fēng)順的，但是相信在國家安全保障措施的不斷完善與改進中，我國的數(shù)字化檔案管理體系肯定會得到令人贊嘆的領(lǐng)域，數(shù)字化檔案管理體系正在逐漸的進行完善，安全、有效的檔案將在不久的未來為我們所使用。