任增瑤

數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化是新一輪科技革命的突出特征，也是新一代信息技術(shù)的核心。在數(shù)字化浪潮的驅(qū)動下，檔案信息化工作面臨著前所未有的深刻轉(zhuǎn)型：從計算機(jī)化到數(shù)據(jù)化，從單一局域網(wǎng)到三網(wǎng)融合，從初級檢索到深度學(xué)習(xí)，全面推動檔案信息化建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展成為大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案事業(yè)實現(xiàn)跨越式發(fā)展的新命題。

近年來，建鄴檔案事業(yè)快速發(fā)展，在檔案信息化建設(shè)上不斷實現(xiàn)新突破。2016年底，建鄴區(qū)檔案館通過國家檔案局測試，成為南京市首家“全國示范數(shù)字檔案館”；2015年底，建鄴區(qū)檔案局被國家檔案局列為全國首批數(shù)字檔案室建設(shè)試點單位，全區(qū)按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、多方聯(lián)動、分工協(xié)作、合力推動”的工作思路，積極開展國家數(shù)字檔案室建設(shè)工作。2017年底，建鄴區(qū)建成全國首家集中式“全國示范數(shù)字檔案室”。至此，以區(qū)政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺和區(qū)政府協(xié)同辦公系統(tǒng)為依托，覆蓋全區(qū)各機(jī)關(guān)、功能園區(qū)、街道的區(qū)域檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)全面建成。

一、規(guī)劃引領(lǐng)，統(tǒng)一部署，筑牢數(shù)字檔案館室資源基礎(chǔ)

“十二五”以來，建鄴區(qū)緊緊圍繞國家、省、市檔案局及區(qū)“智慧建鄴”“智慧檔案”建設(shè)要求，全面加強(qiáng)數(shù)字檔案館室建設(shè)。先后出臺了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下全區(qū)檔案工作的實施意見》《建鄴區(qū)“十二五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《建鄴區(qū)“十三五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等重要文件，將檔案信息化建設(shè)納入?yún)^(qū)政府“智慧建鄴”建設(shè)總目標(biāo)，將數(shù)字檔案室建設(shè)納入《建鄴區(qū)“數(shù)字建鄴”十二五信息化專項規(guī)劃》之中。

數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案館室建設(shè)的核心內(nèi)容，建鄴區(qū)檔案局提出了數(shù)字檔案資源建設(shè)“三步走”戰(zhàn)略。一是按照“存量數(shù)字化”要求，大力推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作；二是按照“增量電子化”要求，啟動電子文件在線接收工作；三是嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，完成館藏檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量校核工作。

二、頂層設(shè)計，集約建設(shè)，搭建一流的數(shù)字檔案館室管理系統(tǒng)

2005年，建鄴區(qū)檔案局依托區(qū)政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺，與軟件公司共同研制了“建鄴檔案管理系統(tǒng)”，該系統(tǒng)初步解決了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整合和分層共享問題，基本實現(xiàn)文檔一體化、館室一體化。近年來，建鄴區(qū)檔案局不斷對系統(tǒng)“收、管、存、用”各功能模塊進(jìn)行擴(kuò)展升級，完成與“智慧建鄴”協(xié)同辦公系統(tǒng)有效整合，將電子簽章技術(shù)引入檔案管理系統(tǒng)，完善了元數(shù)據(jù)捕獲功能、半自動鑒定電子文件歸檔范圍以及單軌制電子文件采集、歸檔、管理、利用等系統(tǒng)功能，構(gòu)建了在線歸檔、在線指導(dǎo)、在線管理、在線利用的檔案管理新模式。全面建成了包括兩個層面的應(yīng)用系統(tǒng)：一是基于局域網(wǎng)的數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)；二是基于政務(wù)網(wǎng)的數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)。此外，開發(fā)建設(shè)了若干數(shù)字檔案館管理子系統(tǒng)，包括檔案資源總庫管理系統(tǒng)、自助查檔系統(tǒng)、遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)、庫房管理系統(tǒng)等。檔案資源總庫管理系統(tǒng)保證了數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，多個利用子系統(tǒng)則針對不同利用對象，通過不同渠道，實現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷地滿足各類用戶利用需求。全區(qū)各機(jī)關(guān)、功能園區(qū)、街道等統(tǒng)一通過協(xié)同辦公平臺在線使用“建鄴檔案室管理系統(tǒng)”網(wǎng)絡(luò)版，確保了除使用專業(yè)管理系統(tǒng)軟件部門外（公安局、檢察院、法院、市場監(jiān)管局、稅務(wù)局等），全區(qū)所有部門、單位的數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。

2017年，“智慧建鄴協(xié)同辦公系統(tǒng)”（簡稱OA系統(tǒng)）完成升級，升級后的OA系統(tǒng)以工作流引擎、智能表單等為技術(shù)支撐，集成版式文件、電子簽章，實現(xiàn)發(fā)文的擬稿、審核、簽發(fā)、蓋章、分發(fā)，以及收文的簽收、擬辦、批示、傳閱等全流程在線流轉(zhuǎn)，為單軌制試點工作的順利開展奠定了基礎(chǔ)。

三、注重安全，三網(wǎng)隔離，充分發(fā)揮新媒體的檔案宣傳作用

建鄴區(qū)始終把數(shù)字檔案安全作為檔案工作重中之重，做到局域網(wǎng)與政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)物理隔離，政務(wù)網(wǎng)與因特網(wǎng)邏輯隔離。局域網(wǎng)是核心，數(shù)字檔案館的收、管、存、用各項業(yè)務(wù)均在此基礎(chǔ)上開展。政務(wù)網(wǎng)注重共建共享，全區(qū)各機(jī)關(guān)、功能園區(qū)、街道等部門、單位統(tǒng)一通過協(xié)同辦公網(wǎng)在線使用建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字檔案室的網(wǎng)絡(luò)化管理。因特網(wǎng)側(cè)重交互展示，建鄴區(qū)檔案局2015年6月開通“建鄴蘭臺”微信公眾號，設(shè)“憶建鄴”“秀建鄴”“微服務(wù)”三大互動欄目，截至目前，共發(fā)布175條圖文消息?！敖ㄠ捥m臺”充分利用檔案館藏資源，不斷提升推送內(nèi)容質(zhì)量，及時更新信息，努力為社會公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。在2017年度全國檔案微信號排名榜中，“建鄴蘭臺”排名前50，在全省區(qū)級檔案微信公眾號排名中位列第3名，榮獲建鄴區(qū)2017年“十佳政務(wù)新媒體”稱號。

四、兩辦帶頭，示范引領(lǐng)，積極推進(jìn)全區(qū)無紙化辦公進(jìn)程

長期以來，囿于無紙化辦公未能真正實現(xiàn)，原生電子文件短缺成為建鄴區(qū)檔案信息化建設(shè)的最大掣肘。區(qū)委、區(qū)政府高度重視，區(qū)委常委、分管副區(qū)長多次召集區(qū)委辦、政府辦一把手召開專題會議，研究解決推進(jìn)無紙化辦公存在的難題，“智慧建鄴協(xié)同辦公系統(tǒng)”中標(biāo)單位技術(shù)人員專門為“兩辦”領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行網(wǎng)上辦公流程培訓(xùn)，要求兩辦帶頭示范，嚴(yán)格按照電子文件歸檔要求，加快推進(jìn)無紙化辦公進(jìn)程。建立由區(qū)委辦、區(qū)政府辦、區(qū)政務(wù)辦、區(qū)信息中心、區(qū)檔案局等部門組成的督查組，深入機(jī)關(guān)部門、園區(qū)、街道，了解掌握部門單位網(wǎng)上辦公情況和電子文件全流程流轉(zhuǎn)情況，每周在區(qū)政務(wù)督察簡報中予以通報。全區(qū)一級部門、單位在區(qū)委辦、區(qū)政府辦的示范引領(lǐng)下，全部實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，從OA流轉(zhuǎn)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的電子檔案組件齊全、格式規(guī)范，形成完整的數(shù)字檔案資源體系。

五、創(chuàng)新服務(wù)，便民利民，開辟檔案開發(fā)利用新天地

隨著信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法承擔(dān)海量數(shù)據(jù)的全程有效管理工作。為解決群眾辦事過程中“辦證多、辦事難”等問題，建鄴區(qū)創(chuàng)新服務(wù)、優(yōu)化流程、信息共享，最大程度做到利民便民，構(gòu)建了到館查檔、自助查檔、遠(yuǎn)程查檔等多層次、多渠道檔案利用模式。遠(yuǎn)程查檔覆蓋全區(qū)六個街道，群眾不出街道即可查閱個人的婚姻檔案、獨(dú)生子女檔案。基層數(shù)字檔案室全文專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)充分發(fā)揮了檔案工作服務(wù)全區(qū)中心工作的利用效用。

2017年底，建鄴區(qū)建成“全國示范數(shù)字檔案室”后，以區(qū)教育系統(tǒng)為試點，以集約建設(shè)為基本原則，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一招標(biāo)，在全區(qū)100余所中小學(xué)、幼兒園統(tǒng)一部署網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，推動全區(qū)檔案信息化工作進(jìn)一步向縱深發(fā)力。

習(xí)近平總書記在兩院院士大會上的重要講話指出：“世界正在進(jìn)入以信息產(chǎn)業(yè)為主導(dǎo)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展時期。我們要把握數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化融合發(fā)展的契機(jī)，以信息化、智能化為杠桿培育新動能?！苯ㄠ拝^(qū)檔案信息化工作將緊跟新時代，適應(yīng)新形勢，聚焦新技術(shù)，把握新方向，進(jìn)一步鞏固“雙示范”建設(shè)成果，充分發(fā)揮數(shù)字檔案利用效用，全面推動檔案信息化工作高質(zhì)量發(fā)展，迎接檔案智能化時代的到來！