羅本壁 宋洪磊 倪向萍

工程檔案管理是電網(wǎng)工程建設(shè)的重要組成部分，是工程建設(shè)成果的重要內(nèi)容之一，也是關(guān)于工程建設(shè)的真實(shí)記錄。但以往工程檔案管理中，仍存在一些問題，影響檔案管理成效：一是工程建設(shè)中普遍存在不同程度的“重實(shí)體、輕檔案”的客觀現(xiàn)象；二是各類合規(guī)性文件辦理周期長(zhǎng)，往往會(huì)影響檔案資料的及時(shí)性與完整性；三是特高壓交流工程參建單位多、管理模式新、管理環(huán)節(jié)多、技術(shù)難度大、工藝水平高、技術(shù)創(chuàng)新多，以往的工程現(xiàn)場(chǎng)檔案管理模式難以滿足特高壓交流工程對(duì)檔案資料的管理需求。

特高壓交流工程檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，涉及參與工程建設(shè)的環(huán)節(jié)、單位、部門多，資料種類與數(shù)量多、工作協(xié)調(diào)難度大。為了提升檔案管理水平，國(guó)家電網(wǎng)有限公司交流建設(shè)分公司（以下簡(jiǎn)稱“交流公司”）提出并實(shí)施了一系列管理創(chuàng)新措施。

完善檔案管理組織機(jī)構(gòu)

為完善檔案管理組織機(jī)構(gòu)，在各特高壓交流工程中分別組織成立了檔案協(xié)調(diào)工作組，由國(guó)家電網(wǎng)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“國(guó)網(wǎng)公司”）總部牽頭管理部門、交流公司、建設(shè)管理、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位組成，對(duì)工程建設(shè)全過程的檔案收集、整理、移交等工作進(jìn)行組織協(xié)調(diào)和溝通反饋，對(duì)檔案管理過程管控的各項(xiàng)要求進(jìn)行督促落實(shí)。檔案協(xié)調(diào)工作組統(tǒng)籌推進(jìn)檔案管理各項(xiàng)工作，起到了良好的溝通作用，保證了檔案管理各項(xiàng)要求的貫徹落實(shí)。

檔案資料管理貫穿工程建設(shè)各環(huán)節(jié)，需要所有管理人員參加檔案資料的收集整理工作。為探索新的管理模式，交流公司還組織成立了統(tǒng)籌支撐中心和檔案管理的統(tǒng)一工作平臺(tái)，推進(jìn)“全員、全過程”檔案管理，有效提升檔案管理水平與工作效率。

加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

特高壓交流工程建設(shè)規(guī)模大、參建單位多，各類資料數(shù)量多、形式多，而且還包括很多創(chuàng)新性設(shè)備、技術(shù)和工藝。為適應(yīng)工程要求，交流公司組織編制并發(fā)布了《特高壓交流工程檔案管理手冊(cè)》《特高壓交流工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)》，為工程所有參建人員和檔案專業(yè)人員提供工作指導(dǎo)。

《特高壓交流工程檔案管理手冊(cè)》明確了各參建單位在新管理模式下的檔案管理職責(zé)，提出了工程檔案全業(yè)務(wù)流程管理要求和工作要點(diǎn)，明確了工程建設(shè)各階段的歸檔文件目錄和責(zé)任單位。

《特高壓交流工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)》是工程檔案資料整理的指導(dǎo)性與依據(jù)性制度，分兩個(gè)批次發(fā)布了變電站土建分冊(cè)、電氣分冊(cè)、線路分冊(cè)、導(dǎo)線絕緣子和金具分冊(cè)、鐵塔分冊(cè)，以及設(shè)計(jì)分冊(cè)、環(huán)保水保分冊(cè)和材料監(jiān)造分冊(cè)。這些手冊(cè)對(duì)工程建設(shè)質(zhì)量驗(yàn)收和評(píng)定、強(qiáng)制性條文實(shí)施等各類專業(yè)表格樣式進(jìn)行了全面規(guī)定，規(guī)范了資料的整理和歸檔實(shí)務(wù)。

《特高壓交流工程檔案管理手冊(cè)》《特高壓交流工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)》對(duì)于特高壓交流工程檔案管理起到了全面規(guī)范、有效指導(dǎo)、強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)的作用，過程資料與檔案的質(zhì)量水平得到了全面提升，真實(shí)、準(zhǔn)確、同步地記錄了工程建設(shè)的全過程。

強(qiáng)化檔案過程管理

開展檔案預(yù)立卷，加強(qiáng)檔案過程管理

為增強(qiáng)特高壓交流工程檔案管理的同步性、完整性，交流公司提出并全面實(shí)施了“檔案預(yù)立卷”管理措施。由責(zé)任單位按照相關(guān)規(guī)定對(duì)自身應(yīng)形成的資料清單進(jìn)行梳理，提前確定歸檔范圍和工作計(jì)劃，提前準(zhǔn)備檔案室、資料盒，并上架備用；在工程施工過程中，安排專人對(duì)照收集文件清單并對(duì)文件資料進(jìn)行跟蹤，在相關(guān)工作完成后規(guī)定期限內(nèi)完成文件收集和整理，及時(shí)編寫預(yù)立卷文件清單及有關(guān)說明。交流公司同步進(jìn)行“檔案分階段移交條件確認(rèn)”檢查。經(jīng)過整改確認(rèn)后，過程資料仍以預(yù)立卷方式存放在資料形成單位，參照檔案室管理模式進(jìn)行專人管理，以保證資料始終處于受控狀態(tài)。

通過“檔案預(yù)立卷”措施，保證現(xiàn)場(chǎng)資料管理的同步性和及時(shí)性，同時(shí)也保證了重要資料及時(shí)收集、及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，減輕檔案移交階段的工作壓力，對(duì)提高資料的及時(shí)性、完整性和正確性具有重要意義。

組織分階段預(yù)驗(yàn)收，固化階段性工作成果

在“檔案預(yù)立卷”的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提出了“分階段預(yù)驗(yàn)收”工作模式，強(qiáng)化檔案同步管理。以淮南-南京-上海特高壓交流工程為例，前期論證階段，擬以架空線路方式跨越長(zhǎng)江，后期改為從底部穿越長(zhǎng)江，即GIL管廊方式。在兩個(gè)階段中，工程前期行政審批文件多、專業(yè)性極強(qiáng)。為及時(shí)、真實(shí)地記錄各工作環(huán)節(jié)，留存相關(guān)工作資料，對(duì)此工程試點(diǎn)開展了前期文件“分階段預(yù)驗(yàn)收”，要求建設(shè)管理單位及時(shí)收集、整理前期工作的委托、論證、報(bào)告、批復(fù)等文件資料，確保工程前期文件不遺失，實(shí)現(xiàn)歸檔齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確。

增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

做好資料管理的基礎(chǔ)性工作，不僅可以提升檔案管理水平，而且還可以促進(jìn)工程管理水平提升。因此，交流公司組織開展“透過檔案看管理”主題系列活動(dòng)，從系列培訓(xùn)教育活動(dòng)、系列清單范本梳理、系列培訓(xùn)課件制作等角度出發(fā)，全面提升資料管理的基礎(chǔ)性工作水平。

（1）開展系列普及教育活動(dòng)。印發(fā)《特高壓交流工程檔案管理制度匯編》，普及國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；編制《檔案培訓(xùn)教材》、發(fā)布《檔案知識(shí)題庫(kù)》，組織全員進(jìn)行檔案管理考試；組織檔案管理知識(shí)競(jìng)賽，普及檔案管理基本知識(shí)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)；組織編制《工程檔案典型案例集》《檔案過程檢查操作手冊(cè)》，提升檔案管理水平與效率。

（2）梳理系列清單范本。梳理并更新施工過程記錄文件歸檔資料目錄，分變電土建、變電電氣、線路施工、綜合管理四個(gè)專業(yè)分別梳理質(zhì)量記錄性資料及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，更新表格樣式，明確填寫規(guī)則。

（3）制作系列培訓(xùn)課件?；谝延械奶馗邏航涣鞴こ虜?shù)字化檔案管理成果，重構(gòu)工程建設(shè)全過程，組織編制系列培訓(xùn)視頻課件，通過國(guó)網(wǎng)公司網(wǎng)絡(luò)大學(xué)予以發(fā)布，并編制系列培訓(xùn)教材。

創(chuàng)新檔案管理措施

交流公司組織開發(fā)檔案管理全過程輔助系統(tǒng)，從檔案資料形成、收集、檢查與驗(yàn)收等環(huán)節(jié)實(shí)行全過程管理，并對(duì)歷次檢查發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)、匯總分析，便于后續(xù)工程檔案管理水平的提升。該系統(tǒng)在蒙西-天津南、榆橫-濰坊等特高壓交流輸變電工程的檔案檢查與驗(yàn)收中試點(diǎn)應(yīng)用，取得了良好效果。

蘇通GIL管廊工程是目前世界上電壓等級(jí)最高、輸送容量最大、技術(shù)水平最高的超長(zhǎng)距離GIL創(chuàng)新工程，為首次采用江下管廊形式的特高壓交流輸電工程，技術(shù)難度大、可靠性要求高、創(chuàng)新項(xiàng)目多。在工程管理、建設(shè)施工中出現(xiàn)了大量本行業(yè)未曾出現(xiàn)過的管理類、技術(shù)類資料，需要采取有效的創(chuàng)新措施加以管理，滿足檔案資料管理需求。結(jié)合工程特點(diǎn)，交流公司開展廣泛的調(diào)研，進(jìn)行檔案專項(xiàng)研究，明確歸檔范圍、職責(zé)分工、表格樣式內(nèi)容、填寫規(guī)則等，豐富了檔案管理的內(nèi)涵。具體做法如下。

（1）開展調(diào)查研究。工程開工前，交流公司組織相關(guān)人員到市政、水電等隧道工程進(jìn)行調(diào)查研究，收集檔案資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度等，為工程檔案資料管理提供有益的參考與借鑒。

（2）開展專題研究。由國(guó)網(wǎng)公司總部相關(guān)部門、交流公司牽頭，與建設(shè)管理、監(jiān)理、施工等單位聯(lián)合開展研究，分析工程適用的施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，明確分階段歸檔資料內(nèi)容及填寫要求；編制盾構(gòu)隧道施工記錄用表；確定質(zhì)量驗(yàn)收范圍、驗(yàn)收方法、記錄表格等。同時(shí)，制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)清單，規(guī)范施工記錄、外委試驗(yàn)、強(qiáng)條執(zhí)行記錄等表格樣式，編寫了填寫說明。

（3）從檔案管理的角度明確歸檔文件目錄。將檔案管理通用性要求與工程實(shí)際管理需求進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，研究并明確了工程整體檔案目錄。

結(jié)語

綜上所述，特高壓交流工程檔案管理實(shí)行國(guó)網(wǎng)公司總部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、交流公司專業(yè)化管控、省公司具體組織的工作模式。在工程建設(shè)中，健全組織體系、創(chuàng)新制度體系，采取檔案預(yù)立卷、分階段預(yù)驗(yàn)收等過程管理措施，并開展檔案提升專項(xiàng)活動(dòng)，立足工程實(shí)際及時(shí)開展檔案管理創(chuàng)新專題研究，推廣應(yīng)用檔案全過程管控系統(tǒng)，通過創(chuàng)新管理手段，有效提升了工程檔案管理水平，從而進(jìn)一步推動(dòng)了電網(wǎng)工程建設(shè)管理水平的提升。