呂小青

摘要：對于任何一個企業(yè)或者行政事業(yè)單位來說，文書檔案管理都是一項非常重要的工作，其工作質量對整個單位部門能夠有序運轉有著很大的影響。在當前進科學技術不斷進步的背景下，傳統(tǒng)上的文書檔案管理工作模式已經不能滿足實際需要，必須要不斷創(chuàng)新管理方式，極大投入，建立規(guī)范化的管理制度，不斷提升工作人員綜合素質，促進工作效率的提升。本文主要針對新形勢下做好文書檔案管理工作的措施進行了探究，以供參考交流。

關鍵詞：新形勢;文書檔案管理;問題;措施

引言

文書檔案管理工作，就是對某個階段的各種管理活動進行記錄并保存，對以后相關活動的開展具有一定的參考價值，應該企業(yè)或者單位部門中不可缺少的工作內容。在當今信息化技術快速發(fā)展的新形勢下，現代文書檔案管理模式發(fā)生了深刻的變革，逐漸朝著辦公自動化、信息化、網絡化的方向發(fā)展，為此需要相關工作人員不斷提高自身的業(yè)務素質，單位也要健全各項制度，真正規(guī)范該項工作的開展，更好地發(fā)揮出文書檔案的服務價值。

一、當前文書檔案管理工作中存在的主要問題

1.管理制度不合理

文書檔案管理制度的不合理現象廣泛存在于各行各業(yè)之中，主要表現在檔案號碼不全、標題與內容不符等，甚至存在一些文書檔案內的案卷缺少相應目錄、或是案卷混亂的現象。在這種情況下，不但會對文書檔案管理的工作質量和效率產生影響，還會在一定程度上阻礙文書檔案價值的提升，對整個單位的健康發(fā)展帶來不利作用。

2.重視程度不高

在目前的文書檔案管理工作中，相關單位領導存在著對文化檔案管理的誤區(qū)，其認為文書檔案管理只是簡單的抄抄寫寫工作，不具有任何的專業(yè)要求，不會帶來什么效益，進而導致其在單位的發(fā)展中始終處于容易忽視的位置。久而久之，就會使相關工作人員對此方面只是敷衍對待，使其真正效益得不到展示。

3.管理方式落后

對于文書檔案管理方面來說，一旦管理模式出現落后的現象其產生的后果是十分嚴重的，通過相關調查數據顯示，目前文書檔案管理方式并不能做到與時俱進，無論是工作人員的思想水平還是掌握的知識程度，都遠遠滿足不了整體需求，甚至還有一部分文書檔案管理者為兼職狀態(tài)，不能對其提供科學合理的管理技能，只能依靠自身的實踐經驗，管理工作不夠規(guī)范化。

二、新形勢下做好文書檔案管理工作的措施

1.領導要高度重視，支持工作的順利開展

文書檔案管理工作可以分為兩個類別，上級組織產生的文檔管理，以及由本級組織產生的文檔管理。兩類文檔均是領導集體開展工作的依據之一，這就要求各級領導要充分重視此項工作。在加強文檔管理工作方面，應做到以下兩點：一是從硬件設施、軟件管理各個方面提供便利的條件，從上至下形成重視檔案管理的風氣;二是經常參與和反思檔案管理工作的具體細節(jié)，對檔案管理工作中存在的問題及時提出改進的意見，把加強和規(guī)范文書管理工作列入全年的工作計劃，并認真落實負責人，以上能對加強文書檔案的管理和改進工作起到積極的促進作用。因此，領導要高度重視和支持文書檔案管理工作，使文書檔案等在實際工作中發(fā)揮其應有作用。

2.加大投入力度，完善基礎設施建設

隨著信息時代的到來，檔案管理工作不再局限于“裝裝訂訂、抄抄寫寫”“收收發(fā)發(fā)、借借還還”，也不僅僅體現于文書檔案所必備的資料庫、檔案柜、檔案袋等，而是賦予了新的內涵，提出了更高的要求。但是在初始的檔案管理過程中，未能明確地對相關文書檔案工作者的職責進行劃分，工作者的業(yè)務素養(yǎng)存在較大的差異性。鑒于此，在檔案管理已經到位的情況下，相關領導要切實針對沒有專人負責的單位，相應地分配相關的文書檔案管理工作者，嚴格依據實際的工作要求以及業(yè)務指導展開工作;與此同時，在文書檔案工作者相關溝通手段上也要保證與時俱進，傳統(tǒng)一般是通過電話方式，浪費了大量的人力、物力，現在要注重運用現代化通信技術，比如QQ、微信等，在一定程度上實現了資源的有效共享，強化了溝通的力度;此外，還應該在一定范圍內每年定期進行業(yè)務知識的培訓，對最新的檔案制度及法律法規(guī)進行宣傳，幫助文書檔案工作者在思想、行動上均能與時俱進。

3.完善制度建設，有效促進檔案管理規(guī)范

隨著人們對檔案工作認識水平的不斷提高和檔案環(huán)境的不斷改善，只有建立健全、制定出一套系統(tǒng)、科學、適合人大機關的檔案工作制度并切實執(zhí)行，才能真正實現檔案的科學管理和有效利用，進而實現檔案工作健康有序發(fā)展。在實際文書檔案的整理工作中，對一些已經被確立的材料生成規(guī)律進行嚴格遵循是一項必不可少的工作，在電子文件激增的大背景之下，也能夠達到科學管理的目標。現如今，隨著單位用人越來越精簡，檔案工作者需要面對的管理工作也越來越精簡。因此，可以將更充足的精力放在實際的檔案管理上，進一步進行檔案的現代化管理，建設高效的信息平臺。在具體的工作中，要保證歸檔文件分類的合理性，便于之后的排列、編目工作順利進行。

4.明確具體流程，提高工作的規(guī)范性

在進行文書檔案管理工作時，相關單位人員需要對管理的具體流程進行明確，具體包括以下幾個步驟：第一，對目前的文書檔案進行大范圍的普查。對一些不存在價值的文書檔案合理淘汰，盡量減少文書檔案管理中出現重復的機率;第二，對文書檔案資料進行有效組合，進而形成較系統(tǒng)規(guī)范的案卷。對一些內容過多過復雜的檔案案卷劃分成多個明確的小節(jié)，然后再對其進行合理的分類，將一些有聯系的案卷有效結合，從而提高文書檔案的使用機率;第三，明確規(guī)范案卷標題。對文書檔案進行明確分類，使其能進行快速檢測，進而保證檔案案卷的全面性，提高文書檔案案卷檢索的準確性。

5.加強崗位培訓，建設高水平工作隊伍

隨著企業(yè)信息化、自動化程度的提高，文檔管理的重要性日益凸顯，而對于文檔管理方面來說，人才稀少，除高校外，事業(yè)單位及企業(yè)內部專業(yè)人才儲備不足。因此，相關領導要加大學習培訓力度，改善隊伍知識結構，提高隊伍整體素質;加強崗位培訓，建立和堅持檔案管理人員培訓制度，根據缺什么補什么的原則，開展多角度、多層次的業(yè)務培訓活動，強化基本功訓練;特別是要加強信息自動化系統(tǒng)的學習培訓，掌握信息技術新知識;要虛心學習好經驗好做法，做到相得益彰，以開拓創(chuàng)新的精神探索適應新形勢、新任務需要的檔案工作新舉措。要學習和掌握現代科學技術知識，學習現代化設備的實踐技術、計算機技術、網絡技術和多媒體技術等，運用科學的方法和技術管理檔案，以實現檔案管理的現代化，以促進檔案事業(yè)跟上時代發(fā)展的步伐。

結語

總之，文書檔案管理工作具有很強的業(yè)務性，是對單位發(fā)展重要經歷過程的記錄，關系到整個單位的未來發(fā)展。相關企業(yè)或單位領導一定要重視文書檔案管理工作，在各方面加大支持，完善制度化建設，深入開展信息化辦公改革，促進工作的規(guī)范化、科學化、信息化的發(fā)展，確保提供高效優(yōu)質的服務，真正發(fā)揮文書檔案的作用。