王忠

摘 要：信息化時(shí)代下的各種先進(jìn)技術(shù)與理念得到發(fā)展，基于此對(duì)檔案管理模式與方式進(jìn)行創(chuàng)新，有利于進(jìn)一步提高管理質(zhì)量、降低信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。本文重點(diǎn)闡述新時(shí)代下檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中存在的問(wèn)題以及做好檔案管理工作的方法，希望有關(guān)部門(mén)可以通過(guò)完善管理制度、提高員工素質(zhì)等方法，改善管理現(xiàn)狀。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;員工素質(zhì)

新時(shí)代要求檔案管理向信息化、精細(xì)化與動(dòng)態(tài)化轉(zhuǎn)變，為了實(shí)現(xiàn)提高管理水平與避免信息泄露風(fēng)險(xiǎn)等目標(biāo)，管理人員必須明確大數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，不斷豐富自身知識(shí)儲(chǔ)備并提升專(zhuān)業(yè)技能水平，采取科學(xué)合理手段對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式與方式進(jìn)行革新，以此為檔案管理工作順利有序開(kāi)展提供支持。

一、檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.相關(guān)制度、機(jī)制不完善

據(jù)調(diào)查研究顯示，大多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位并沒(méi)有針對(duì)檔案管理制定獨(dú)立且完善的管理制度，管理人員多由其他部門(mén)人員兼職，管理體系也存在一定漏洞，導(dǎo)致檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)推脫責(zé)任等現(xiàn)象，嚴(yán)重降低檔案管理質(zhì)量。另外，信息化時(shí)代的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相對(duì)發(fā)達(dá)，若是沒(méi)有健全的保密制度且崗位機(jī)制缺失，必然會(huì)造成嚴(yán)重的信息泄露與文件流失問(wèn)題。

2.管理人員能力素質(zhì)有待提高

新時(shí)代對(duì)檔案管理人員的能力與素質(zhì)提出了新的要求，主要原因是檔案管理工作在各種先進(jìn)技術(shù)與理念的影響下越來(lái)越開(kāi)放。面對(duì)黑客、病毒、木馬等惡意攻擊，為了降低檔案泄露風(fēng)險(xiǎn)，避免給企事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)與名譽(yù)上造成不可挽回的損失，管理人員必須認(rèn)識(shí)到提高自身綜合素質(zhì)與增強(qiáng)專(zhuān)業(yè)能力的重要性，結(jié)合新時(shí)代要求樹(shù)立正確的信息風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，確保可以有效應(yīng)對(duì)繁雜的管理工作。

3.管理與服務(wù)相脫節(jié)

目前檔案管理工作存在嚴(yán)重的管理與服務(wù)相脫節(jié)的問(wèn)題，具體表現(xiàn)在兩方面：第一，過(guò)于重視檔案的保存而忽視了使用價(jià)值，有些企事業(yè)單位對(duì)檔案資料的認(rèn)識(shí)存在誤差，不習(xí)慣利用檔案資料為單位的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃提供服務(wù)，這種大量信息資源空閑的現(xiàn)象導(dǎo)致工作效率較低、發(fā)展成本增加等問(wèn)題發(fā)生。第二，檔案資源流失嚴(yán)重，由于企事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)該工作的認(rèn)識(shí)不正確，所以在歸檔、分類(lèi)、保存等方面并不注意，嚴(yán)重影響檔案的完整性，造成文件缺失、檔案斷代等現(xiàn)象。

4.基礎(chǔ)設(shè)施與管理技術(shù)落后

新時(shí)代背景下，各種先進(jìn)技術(shù)得到快速普及發(fā)展，計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)也被廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，但有些單位在基礎(chǔ)設(shè)施與管理技術(shù)方面比較落后，降低了檔案管理與應(yīng)用質(zhì)量。比如，缺少檔案管理專(zhuān)用電腦、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，仍采用純?nèi)斯す芾矸绞降仍际侄芜M(jìn)行裝訂與歸檔;盡管專(zhuān)業(yè)設(shè)備跟上步伐，但在具體應(yīng)用上仍存在一定不足，管理人員不能自如使用這些現(xiàn)代化設(shè)備，限制了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

二、新時(shí)代背景下做好檔案管理工作的方法

1.基于新時(shí)代特點(diǎn)健全相關(guān)制度機(jī)制

（1）保密制度

檔案資料對(duì)企事業(yè)單位的健康持續(xù)發(fā)展具有重要作用，部分資料與國(guó)計(jì)民生息息相關(guān)，具有極高的應(yīng)用價(jià)值與保密價(jià)值，因此為了避免因信息泄露造成嚴(yán)重的損失，企事業(yè)單位必須對(duì)檔案加強(qiáng)管理，建立健全保密制度，增強(qiáng)檔案管理安全性，最大限度規(guī)避檔案文件缺失。此外，管理人員還要做好資料室的環(huán)境控制工作，通過(guò)配備空調(diào)、除濕器、監(jiān)控器、氣體噴霧消防等設(shè)備的方法，確保資料室的溫度與濕度處于允許范圍內(nèi)，為避免檔案資料發(fā)霉、發(fā)潮提供有力保障。

（2）登記機(jī)制

在檔案管理過(guò)程中，企事業(yè)單位應(yīng)建立完善的借閱登記機(jī)制，采用分層管理模式降低資料缺失現(xiàn)象發(fā)生率，根據(jù)保密等級(jí)對(duì)可借閱的檔案資料進(jìn)行限制，例如，基層人員只能在資料室查閱原始類(lèi)資料，可以復(fù)制保密力度較弱的文件;復(fù)制類(lèi)資料允許各層工作人員借閱，但需要做好登記，具體內(nèi)容為資料借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、檔案名稱(chēng)、應(yīng)用目的等，同時(shí)嚴(yán)禁私自將檔案資料轉(zhuǎn)借他人。在具體借閱過(guò)程中，管理人員要針對(duì)不同借閱者提供相應(yīng)服務(wù)，比如，對(duì)于工程項(xiàng)目，檔案管理人員應(yīng)指派專(zhuān)門(mén)的資料員對(duì)該項(xiàng)目的資料借閱工作負(fù)責(zé);對(duì)于個(gè)人借閱，管理人員要嚴(yán)格遵循借閱資料的所屬類(lèi)型的審批程序，要求借閱人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸還，若是遇到長(zhǎng)時(shí)間拖欠不還且在提醒過(guò)后仍不悔改者，將其納入失信系統(tǒng)，不再為其提供任何借閱服務(wù)。

2.提高員工綜合素質(zhì)與信息技術(shù)水平

現(xiàn)代社會(huì)是信息技術(shù)深化普及的時(shí)代，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)技能與綜合素質(zhì)水平是新時(shí)代提升檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵，因此企事業(yè)單位要針對(duì)檔案管理員工加大培訓(xùn)力度。首先，單位應(yīng)改變傳統(tǒng)觀念，建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，提高檔案管理人員的地位，通過(guò)建立健全崗位責(zé)任制與獎(jiǎng)懲激勵(lì)制為員工提供支持，確保其作用得以充分發(fā)揮;其次，企事業(yè)單位要結(jié)合信息化時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)與檔案管理工作要求，制定完善的檔案管理培訓(xùn)方案，重點(diǎn)培養(yǎng)管理人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、檔案資料處理能力等，只有不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，才能切實(shí)提高檔案管理整體質(zhì)量;再者，檔案管理人員自身也要努力豐富專(zhuān)業(yè)知識(shí)，努力增強(qiáng)自身組織能力、創(chuàng)新能力、協(xié)調(diào)能力，采用現(xiàn)代方法對(duì)檔案資料進(jìn)行管理與存貯，善于運(yùn)用各種現(xiàn)代媒介提供服務(wù)，以此確保檔案文件的價(jià)值得到最大發(fā)揮;最后，管理人員要做好企事業(yè)單位內(nèi)部關(guān)系協(xié)調(diào)工作，在提供服務(wù)的過(guò)程中組織好社會(huì)力量，通過(guò)團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方式促使檔案資料服務(wù)社會(huì)的功能充分發(fā)揮。

3.發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)

信息化時(shí)代，信息資料的獲取與使用皆呈現(xiàn)出明顯的碎片化與片段式特點(diǎn)，信息需求者希望能夠在有限時(shí)間內(nèi)獲取最符合自身要求的內(nèi)容，這就要求信息所有者提供內(nèi)容時(shí)必須做到短小精悍。與之相同，企事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要保證提供的檔案資料直切重點(diǎn)，避免長(zhǎng)篇累牘，如此才能確保檔案文件應(yīng)用價(jià)值切實(shí)落實(shí)，為戰(zhàn)略規(guī)劃的制定提供強(qiáng)有力支持。隨著互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)等技術(shù)的深化發(fā)展，企事業(yè)單位可以通過(guò)發(fā)揮信息技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)的方式構(gòu)建科學(xué)性與可靠性較強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，以無(wú)線網(wǎng)絡(luò)為前提、智能手持設(shè)備為基礎(chǔ)，建立安全等級(jí)高、推廣速度快、針對(duì)性強(qiáng)、成本價(jià)格低廉且應(yīng)用效果良好的平臺(tái)?；谛畔⒓夹g(shù)的檔案管理系統(tǒng)支持為不同群體提供針對(duì)性服務(wù)，主要原因是該系統(tǒng)的信息覆蓋面積較廣且目標(biāo)群體明確，同時(shí)支持一對(duì)一與多對(duì)一服務(wù)，需求者可對(duì)信息進(jìn)行反復(fù)閱讀、轉(zhuǎn)發(fā)、分享，對(duì)增加檔案管理人員與其他部門(mén)員工交流互動(dòng)機(jī)會(huì)、提高檔案管理部門(mén)在企事業(yè)單位中的地位具有重要意義。對(duì)于檔案管理系統(tǒng)，企事業(yè)單位應(yīng)對(duì)微博、微信等社交軟件加強(qiáng)重視，基于此開(kāi)展個(gè)性化服務(wù)，微博與微信是目前應(yīng)用人數(shù)最多的交互性軟件，具有極強(qiáng)的信息傳播功能，將此軟件與檔案管理相結(jié)合，能夠?yàn)閷?shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化、智能化、精細(xì)化管理提供強(qiáng)有力支持，尤其是在開(kāi)通檔案管理部門(mén)的專(zhuān)用微博后，更能充分發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。一方面，有利于促使檔案文件的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)高效化;另一方面，可以拉近檔案管理部門(mén)與廣大用戶群體之間的關(guān)系，對(duì)實(shí)現(xiàn)提高檔案管理工作質(zhì)量與效率等目標(biāo)具有重要意義。

4.針對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施與管理技術(shù)加大投入

智能化與自動(dòng)化是新時(shí)代檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，為了盡快實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，企事業(yè)范圍要針對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施與相關(guān)技術(shù)加大資金、資源投入，比如，購(gòu)買(mǎi)符合信息化時(shí)代發(fā)展要求的專(zhuān)業(yè)電腦、鋪設(shè)支持移動(dòng)設(shè)備運(yùn)行的無(wú)線網(wǎng)絡(luò)、升級(jí)檔案資料管理室硬件檔次等，又如，構(gòu)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，做好軟件信息系統(tǒng)的日常維護(hù)工作等，為全面提升檔案管理現(xiàn)代化水平奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在基礎(chǔ)設(shè)施與管理技術(shù)方面加大投入，具體可以借鑒以下幾個(gè)方面：第一，根據(jù)新時(shí)代未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)與檔案管理信息化建設(shè)要求，在物質(zhì)條件方面加大資金投入，對(duì)現(xiàn)有各種管理設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化，利用人力與信息技術(shù)相結(jié)合的方式取代傳統(tǒng)人工操作，為提高檔案管理提供良好基礎(chǔ)條件;第二，利用數(shù)字化手段構(gòu)建專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，若是能夠在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中有效落實(shí)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，必然可以提升檔案管理工作整體效率，有利于推動(dòng)檔案管理持續(xù)健康發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);第三，檔案管理人員可以通過(guò)構(gòu)建新型檔案資料應(yīng)用系統(tǒng)，結(jié)合信息需求者的差異化要求為其提供針對(duì)性與個(gè)性化服務(wù)，如果想要切實(shí)實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)，企事業(yè)單位在設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)檔案資料應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)確保將用戶個(gè)人資料、信息需求偏好等內(nèi)容納入其中，一是為檔案資料檢索與推薦提供支持，二是為提升檔案管理水平奠定基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是企事業(yè)單位整體管理工作的重要組成部分，其管理質(zhì)量在一定程度上影響著其他工作的開(kāi)展效果，因此有關(guān)部門(mén)要對(duì)檔案管理工作提高重視，建立專(zhuān)門(mén)的管理組織并完善相關(guān)制度、機(jī)制，通過(guò)加大培訓(xùn)力度實(shí)現(xiàn)提高管理人員能力素質(zhì)的目的，基于信息時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。

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