陳晶　鄧穎

摘 要：企業(yè)檔案作為企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，是企業(yè)發(fā)展的歷史基礎(chǔ)。面對地震災害的頻繁發(fā)生，如何結(jié)合企業(yè)發(fā)展實際，建立科學的應對機制保障檔案安全，是企業(yè)檔案應急管理亟待解決的問題。本文以汶川地震中某石油銷售企業(yè)檔案搶救及災后重建為基礎(chǔ)，對企業(yè)檔案防震減災機制進行系統(tǒng)梳理，探討其發(fā)展現(xiàn)狀和存在的問題，并提出建設(shè)性的意見和建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;防震減災;機制研究;汶川地震

地震是一種破壞力極強的災害。自2008年“5.12”汶川8.0級強烈地震后，我國境內(nèi)5級以上地震309次，7級以上6次。地震一旦發(fā)生，檔案極易因其孤本性而遭受不可挽回的損失。在現(xiàn)有對地震的認知條件下，為了最大限度降低地震給檔案安全造成的破壞，保護檔案的原始狀態(tài)，企業(yè)需要未雨綢繆，不斷總結(jié)經(jīng)驗，制定行之有效的防震減災機制。

一、概述

企業(yè)檔案防震減災機制是企業(yè)檔案應急管理體系中一個重要的組成部分。它不僅直接關(guān)系到檔案自身的安全，更體現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的綜合水平。

1.主要內(nèi)容

（1）檔案信息的容災備份體系。建立檔案、檔案信息管理系統(tǒng)以及電子數(shù)據(jù)的備份體系，是抵御突發(fā)性自然災害破壞，保證檔案安全的一項重要措施，主要包括對重要檔案及電子文件實行異地備份和異質(zhì)備份。

（2）庫房及設(shè)備具有抗震能力。檔案庫房是檔案的載體，是防范地震災害的第一道屏障。檔案庫房建筑直接影響著檔案安全。同時，檔案庫房先進的抗震設(shè)備與性能優(yōu)異的檔案裝具，也能有效減少地震對檔案所造成的二次傷害。

（3）日常預防與監(jiān)管。在日常工作中對檔案進行分級鑒定以及分類放置，有利于重要檔案在地震后迅速優(yōu)先轉(zhuǎn)移。定期檢查檔案，對已經(jīng)有破損或有破損趨勢的，提前做好修復，防患于未然。

2.特點

（1）容災備份具有雙重選擇性。企業(yè)的異地備份，既可以選擇不在同區(qū)域的企業(yè)上級檔案部門進行備份，也可以選擇將重要檔案移交至當?shù)貦n案館進行統(tǒng)一保管。本著屬地保管和方便利用查詢的原則，大部分企業(yè)選擇后者進行實體備份。而對于規(guī)模較大的企業(yè)來說，異質(zhì)備份既可以進行數(shù)字化處理，也可以將數(shù)字化成果同時遷移到企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)電子化備份。在信息共享的時代，電子化檔案備份查詢方便的優(yōu)勢日益凸顯。

（2）庫房設(shè)置具有特殊性。受主客觀因素的影響，大部分企業(yè)的檔案室規(guī)模較小，沒有修建單獨的檔案樓，而是與其他辦公部門共享辦公大樓。因此，檔案庫房與辦公大樓整體的抗震要求相一致，并沒有單獨進行加固。這其中，還有部分企業(yè)的辦公樓為租賃性質(zhì)，即檔案庫房面臨定期搬遷和在已規(guī)劃的辦公區(qū)域進行布置的問題，使得庫房的選址和設(shè)施設(shè)備安排具有局限性。

（3）網(wǎng)格化管理模式。一般來說，企業(yè)檔案防震減災機制對人員范圍進行了規(guī)定，不僅檔案部門對檔案安全負有直接責任，相關(guān)部門也負有間接協(xié)助責任;不僅責任落實到部門，還細化到崗位和人員，保證了地震時，既有頂層設(shè)計的垂直指導，又有相關(guān)部門和人員的及時到位、相互協(xié)作，體現(xiàn)了管理的精細化和主動化。

二、現(xiàn)狀分析

汶川地震后，檔案的防震減災工作開始逐漸受到重視。以處于地震帶的某石油銷售企業(yè)為例，在災后重建的10年里，檔案防震減災整體水平得到明顯提升，主要體現(xiàn)在：

1.建立較為完善的容災備份體系。部分受損的重要檔案經(jīng)整理后，交由當?shù)貦n案館進行統(tǒng)一保管，提高了檔案保管的條件。同時，加大異質(zhì)備份的力度，以企業(yè)檔案管理系統(tǒng)為載體，實現(xiàn)檔案的異質(zhì)備份，降低檔案受損風險。

2.加大對檔案室硬件的投入力度。將以前“無關(guān)緊要”的檔案室從平房轉(zhuǎn)移到具有抗震能力的辦公大樓里，并對檔案室的水、電、氣系統(tǒng)進行改造，避免次生災害的發(fā)生。同時，將原有老式的檔案裝具更換為抗擠壓、抗撞擊性能的先進裝具，保證檔案存儲安全。但同時，仍暴露出一些問題：

（1）備份系統(tǒng)管理還需進一步提高。一方面，企業(yè)內(nèi)部沒有明確符合要求的檔案臨時存放地點。一旦發(fā)生地震，可能因確定轉(zhuǎn)移地點或轉(zhuǎn)移路線等問題而延誤時間，也可能因所選擇的臨時放置地點的條件限制導致檔案受潮發(fā)霉。另一方面，企業(yè)檔案數(shù)字化率還較低，甚至無法達到70%的基本要求。

（2）檔案室的選址還不夠科學。由于檔案工作無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，因此在多數(shù)企業(yè)的整體規(guī)劃中，仍處于不被重視的地位。一些檔案室位于辦公樓的地下位置或沒有隔離的大樓底層，導致檔案長期受潮嚴重;一些檔案室處于辦公樓相對閉塞的區(qū)域，對檔案的轉(zhuǎn)移增加了難度。

（3）聯(lián)動機制形同虛設(shè)。盡管企業(yè)在防震減災機制中明確了相關(guān)的責任部門和責任人，但是在缺乏實戰(zhàn)演練經(jīng)驗和檔案保護搶救的專業(yè)化培訓下，聯(lián)動機制基本是紙上談兵，對檔案的臨時轉(zhuǎn)移流程、檔案災后整理和搶救等工作不夠熟悉。

三、建議與意見

1.重視檔案室建筑的選址工作。近年來，從2008年汶川地震，到2010年玉樹地震，再到2014年魯?shù)榈卣鹂梢钥闯觯瑖乐氐牡卣馂暮p失和人員傷亡都主要源于發(fā)震斷層的同震地表破裂、近斷層的強地面運動和地基失效引起的建（構(gòu)）筑物倒塌。因此，避讓活動斷層是有效減輕可能遭遇的地震災害損失的一項重要措施。美國加利福尼亞州1972年頒布了《地震斷層劃定法案》，其中明確規(guī)定活動斷層兩側(cè)需各避讓15米。因此，處于地震帶的企業(yè)檔案室建筑在選址上應符合15米的最小避讓距離。而盡管大部分企業(yè)的檔案室建筑目前都符合抗震設(shè)防的一般要求，但是對處在地震帶的企業(yè)檔案室建筑，在修建前還需要征求當?shù)氐卣鹁?，細化防震的具體標準。不僅如此，企業(yè)檔案管理人員也應參與到檔案室建筑的建設(shè)中。根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》，從防止火災或水災等次生災害對檔案的影響出發(fā)，對檔案室消防、承重、軌道預埋、樓層等方面提出專業(yè)性意見，并根據(jù)檔案室現(xiàn)有館藏情況和企業(yè)檔案未來發(fā)展狀況，評估檔案室建設(shè)規(guī)模，進而提出檔案室?guī)旆康拿娣e要求。

2.選用符合抗震要求的檔案設(shè)備和裝具。檔案室的“八防”要求，不僅可以保持檔案在正常情況下的自然狀態(tài)，更能在地震災害來臨時第一時間保護檔案安全。因此，在檔案室按照要求配備必要的“八防”設(shè)備，并做好滅火器、除濕器等器械和檔案室水、電、氣系統(tǒng)的定期檢查，就顯得尤為重要。而檔案裝具作為檔案保護的最后一道防線，需要從抗震靈活性出發(fā)進行選擇。常見的檔案裝具包括五節(jié)柜、密集架、鐵皮柜、開放架4種。從抗震性來看，五節(jié)柜、密集架最好，而鐵皮柜、開放架則相對較差。大部分的企業(yè)在檔案裝具布置時，常常因為檔案過多，但庫房規(guī)模較小的矛盾，而將檔案裝具排列太滿，甚至只能一人側(cè)身穿過。過于密集的檔案裝具既不利于檔案的日常保管和利用，也可能會在強烈地震中因連環(huán)坍塌變形而導致檔案無法及時搶救。因此，在檔案裝具之間應保持一定的空隙距離，留出緩沖空間也是必要的。同時，對于特殊載體檔案（如磁盤、光盤、磁帶等），需配備防磁防潮柜進行單獨放置，減少地震對載體的擠壓。

3.加快建立并完善檔案異地異質(zhì)備份。在實體檔案的異地備份上，要選擇檔案異地備份地點。對處于強震區(qū)的檔案室，應將特別珍貴的檔案備份或寄存于弱震區(qū)的檔案室。除此之外，要明確檔案臨時存放地點。一旦檔案室發(fā)生墻體破壞，就需要立即將檔案進行轉(zhuǎn)移。所選擇的臨時存放地點，要防止地震次生災害對檔案的危害，尤其要預防水患淹毀檔案。同時，從檔案室到臨時存放地點的路線選擇、交通車輛的配備、臨時保管人員的確定，以及檔案在轉(zhuǎn)移和臨時保管時可能存在的載體和信息安全方面的隱患，都需要提前做好研究。在電子檔案的異質(zhì)備份上，要制定數(shù)字化的中長遠規(guī)劃方案，并做好定期考核和監(jiān)督。目前，光盤刻錄以其標準化的格式尺寸、兼容性的設(shè)備、快速的存儲速度等優(yōu)勢，逐漸成為小型規(guī)模備份的最佳選擇。在不受電磁干擾的情況下，光盤刻錄的保存期還可以超過50年。對于系統(tǒng)性的異質(zhì)備份，在有條件的情況下可以通過外包等多種方式進行數(shù)字化工作。不斷提高的企業(yè)檔案數(shù)字化率和數(shù)字化質(zhì)量，才能真正確保檔案信息的安全。

4.完善執(zhí)行聯(lián)動機制。馬克思在《關(guān)于費爾巴哈的提綱》中說，“人的本質(zhì)不是單個人所固有的抽象物，在其現(xiàn)實性上，它是一切關(guān)系的總和?！睂τ谄髽I(yè)來說，檔案防震減災機制不是某個人、某個部門自己的事情，而是需要通過多方努力，才能共同交織成一道密集且牢固的保護網(wǎng)絡(luò)從而保證檔案安全。對外，企業(yè)需要與當?shù)氐卣鹁?、檔案局等相關(guān)部門長期保持密切的聯(lián)系，了解地震的相關(guān)信息，提前做好預防，將地震對企業(yè)檔案的傷害盡可能降到最低;強化檔案相關(guān)技能的學習，鼓勵企業(yè)檔案人員走出去，學習最新的檔案管理知識，尤其是檔案的震前預防和震后搶救與修復。對內(nèi)，企業(yè)要配備AB崗，使檔案工作能夠在兩人或兩人以上無縫交接，確保檔案管理能夠持續(xù)順利開展。同時，要定期開展應急演練，在實踐中掌握檔案應急管理中的各個細節(jié)，提高實戰(zhàn)能力，并以實際經(jīng)驗不斷完善相關(guān)理論，共同促進企業(yè)檔案防震減災機制更好地發(fā)展。

參考文獻：

[1]卞咸杰.汶川地震對檔案館建筑安全設(shè)計的啟示[J].檔案管理，2008（5）：49-51.

[2]陳映明.面對自然災害如何做好檔案的安全防范[J].蘭臺世界，2010（6月下）：51-52.

[3]張大彤.關(guān)于檔案防震減災的探討[J].云南檔案，2008（11）：12-13.

[4]昌珍霞.檔案部門地震災害應急管理機制研究[D].湖南：湘潭大學公共管理學院，2014：63-64.

[5]丁軍艷.企業(yè)檔案室建設(shè)規(guī)劃及檔案搬遷工作之探討[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2019（5）：33-35.

作者簡介：陳晶（1986-），女，漢族，碩士研究生，中級經(jīng)濟師，現(xiàn)就職于中國石油四川銷售分公司;鄧穎（1983-），女，漢族，本科，初級經(jīng)濟師?，F(xiàn)就職于中國石油四川銷售岷江分公司。