李紅玉

摘 要：不動產(chǎn)登記檔案管理是不動產(chǎn)統(tǒng)一登記的工作中極為重要的組成部分。通過建立檔案、整理檔案和管理檔案完成對不動產(chǎn)權(quán)利的記載、變更和保存，使不動產(chǎn)登記工作能夠順利、高效地進行。鑒于不動產(chǎn)登記的種類繁多，在登記的過程中需要具有專業(yè)的房地產(chǎn)登記制度。不動產(chǎn)檔案管理是在動態(tài)配置的基礎(chǔ)上進行建設(shè)的，本文主要從不動產(chǎn)檔案管理建設(shè)目標和系統(tǒng)的內(nèi)容、系統(tǒng)的詳細功能、系統(tǒng)的技術(shù)特點等方面來充分展示和闡述不動產(chǎn)登記檔案系統(tǒng)建設(shè)的總體情況。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)檔案管理;動態(tài)配置;檔案管理系統(tǒng)

0 前言

隨著《物權(quán)法》的頒布與實施，我國的不動產(chǎn)登記制度的得以正式確立，2013年國務(wù)院常務(wù)會議決定將不動產(chǎn)登記責(zé)任與統(tǒng)一制度相結(jié)合，由國土資源部負責(zé)對全國土地、森林、海洋等不動產(chǎn)進行統(tǒng)一登記以及監(jiān)督檢查。該制度實施之后，不動產(chǎn)登記制度自此逐漸步入正軌，為了促進房地產(chǎn)統(tǒng)一登記工作順利推進，不動產(chǎn)登記檔案管理工作就顯得特別的重要。對不動產(chǎn)登記檔案進行管理有助于私人財產(chǎn)的權(quán)利保護，并有助于提高不動產(chǎn)登記檔案的法律確定性和可信度。不動產(chǎn)登記檔案是不動產(chǎn)登記工作得以順利、高效地開展的基本前提，本文將從業(yè)務(wù)、架構(gòu)和功能等方面進行詳細論述，對房地產(chǎn)登記制度的研究和建設(shè)具有非常重要的意義。

1 不動產(chǎn)登記與檔案系統(tǒng)建設(shè)

1.1不動產(chǎn)檔案的產(chǎn)生

不動產(chǎn)是個人或者集體共同所有的私人財物，受到我國法律保護。但在現(xiàn)實生活中仍然存在因不動產(chǎn)財產(chǎn)產(chǎn)生的糾紛與矛盾，這意味著不動產(chǎn)需要更加完整和完善的法律依據(jù)和實施細則，因此不動產(chǎn)檔案作為不可或缺的法律依據(jù)的重要性不言而喻，同時不動產(chǎn)檔案也是保護不動產(chǎn)擁有人的重要憑證。

1.2 不動產(chǎn)檔案管理業(yè)務(wù)

全國各地實行統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記制度，不動產(chǎn)檔案管理工作進一步提高了不動產(chǎn)登記的效果。不動產(chǎn)登記檔案的主要特點有很多，其中包括多類型不動產(chǎn)，一般指土地和地上固定物。與房地產(chǎn)有關(guān)的檔案可以劃分為以下幾個類型，包括房地產(chǎn)檔案、土地檔案、草類檔案等。從保管的時間長度和期限上來看，多期不動產(chǎn)、房地產(chǎn)登記檔案可分為長期檔案、需要臨時保管的以及需要注銷的三種類型。三種基本檔案之間存在密不可分、不斷變化又不可替代的關(guān)系。從內(nèi)容上看，不動產(chǎn)檔案包括權(quán)證、合同文件、圖表等文件，這些文件資料的專業(yè)性和獨特性，使不動產(chǎn)的檔案具備了不可替代性。由于這些數(shù)據(jù)資料和文件在不動產(chǎn)進行統(tǒng)一登記前由不同的部門記錄管理，在數(shù)據(jù)格式以及數(shù)據(jù)標準上存在較大的差異，加上不同地區(qū)的不動產(chǎn)登記機構(gòu)的登記流程也不盡相同，文件可以分為前位和后位等諸多因素的影響，建立統(tǒng)一的不動產(chǎn)檔案管理制度勢在必行，而將數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合也是大勢所趨。

1.3 不動產(chǎn)管理系統(tǒng)及作用

不動產(chǎn)管理系統(tǒng)利用電子信息技術(shù)進行不動產(chǎn)信息收集匯整及登記保存，公開透明登記個人、集體、企業(yè)等不動產(chǎn)信息，也具備查詢功能，人們通過網(wǎng)站進入當(dāng)?shù)夭粍赢a(chǎn)管理系統(tǒng)進行信息核查。人們不用再只憑紙質(zhì)文件作為唯一的不動產(chǎn)依據(jù)了，在一定程度上提高了不動產(chǎn)的安全性，不動產(chǎn)進行變更也能及時查詢，保障了人民群眾的財產(chǎn)安全。

2 不動產(chǎn)登記檔案系統(tǒng)的總體架構(gòu)

不動產(chǎn)登記檔案作為國家重要的檔案組成部分，其嚴肅性要求檔案工作的準確，其繁瑣性要求檔案工作的高效。網(wǎng)絡(luò)科技時代推動了社會的進步，不動產(chǎn)登記檔案系統(tǒng)的建設(shè)已然變得尤為重要。從系統(tǒng)建設(shè)的初衷到關(guān)鍵技術(shù)的不斷完善都要求我們對現(xiàn)代檔案系統(tǒng)建設(shè)的重視和科學(xué)創(chuàng)新。

第一，系統(tǒng)目標和內(nèi)容。不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)建設(shè)項目是對于信息進行仔細的處理，這樣可以使得這些信息可以跟系統(tǒng)完美的相結(jié)合，讓電子管理成為可能，同時很多的服務(wù)也可以在這個系統(tǒng)的幫助下變得更加地快捷，使得系統(tǒng)的的性能以及功能是完整、安全，進一步完善管理制度，保證檔案管理的準確性和效率。管理系統(tǒng)包括檔案資料和檔案目錄數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)以及格式，整合各類不動產(chǎn)的歷史檔案資料。它與現(xiàn)有的不動產(chǎn)登記系統(tǒng)相結(jié)合，在系統(tǒng)的幫助下將信息編輯成文件，然后在登記的過程中，系統(tǒng)實現(xiàn)對于檔案以及服務(wù)的共享，并且對于其中的數(shù)據(jù)進行分析，最后實現(xiàn)系統(tǒng)在不動產(chǎn)方面的功能，以保證整個系統(tǒng)都處于比較穩(wěn)定的環(huán)境。

第二， 系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)。在進行登記的期間，由于項目的不同所以收集到的資料也是不同的。原分權(quán)房地產(chǎn)和土地資料由登記的機構(gòu)進行收集和整理，有一些比較發(fā)達的地方會采取相應(yīng)的措施將地產(chǎn)方面的交易納入系統(tǒng)中，這樣就導(dǎo)致同一時期出現(xiàn)的資料數(shù)量比較多，在審計的時候也容易出現(xiàn)錯誤。那么在這樣的情況下要怎樣達到加強房地產(chǎn)、土地檔案管理、檔案不流失，不動產(chǎn)檔案有序歸檔成為了該制度的關(guān)鍵。不動產(chǎn)登記無縫系統(tǒng)是對于不動產(chǎn)登記發(fā)證的過程、結(jié)果和使用進行管理的系統(tǒng)。其中主要是指原始檔案的歸檔、復(fù)制等。登記系統(tǒng)誘導(dǎo)登記處節(jié)點或改造節(jié)點的歸檔，允許歸檔界面將文件格式信息和所附照片推送到歸檔文件系統(tǒng)。其中包括狀態(tài)信息、文件內(nèi)容、參考表格等。屬性照片是指注冊的掃描電子元件。檔案管理員登陸檔案系統(tǒng)后，進行一系列檔案管理操作，如文件的填寫或核對、打印、在文件柜中放置盒子、電子文檔等。不動產(chǎn)的檔案系統(tǒng)以及進行登記的系統(tǒng)是有兩個不同的接口，這樣就可以保證數(shù)據(jù)在一定的程度上是同步的。其次，包含動態(tài)配置的模式。這個系統(tǒng)最大的優(yōu)勢就是它能夠使得所有的企業(yè)在這個方面都處于一個動態(tài)的配置過程，而且根據(jù)數(shù)據(jù)的不同進行相應(yīng)的調(diào)整，以達到支持各類企業(yè)存檔數(shù)據(jù)的作用?，F(xiàn)在，存檔模型有兩種類型的分類標準，可以根據(jù)適用類型、登記類型。這兩種分類可以應(yīng)用于沒有特殊要求的領(lǐng)域，在用寄存器檢查和澄清了歸檔模型的結(jié)構(gòu)之后，我們在管理的背景下對不同的歸檔文件進行了調(diào)整，歸檔系統(tǒng)大大減少和改進了歸檔系統(tǒng)的擴展。

第三， 總體功能架構(gòu)。不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)采用“全編號目錄-檔案編號-卷內(nèi)目錄”的標準檔案管理方法。這個系統(tǒng)主要是與登記制度進行有效的結(jié)合，但是兩者有時相互獨立的，一個負責(zé)文件方面的制作，一個負責(zé)管理，并通過接口提供檔案研究和檢查，為了實現(xiàn)對于登記結(jié)果資料進行有效管理，一般功能框架支持層主要由硬件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、服務(wù)器掃描數(shù)據(jù)等組成。為了使得系統(tǒng)能夠更加穩(wěn)定和安全，所以在數(shù)據(jù)層中輸入的數(shù)據(jù)需要更加標準和準確，包括數(shù)據(jù)庫中記錄的數(shù)據(jù)和不動產(chǎn)登記系統(tǒng)中輸入的數(shù)據(jù)。這兩類數(shù)據(jù)都可由管理系統(tǒng)存儲和管理，應(yīng)用層通過接口和產(chǎn)權(quán)登記系統(tǒng)之間的無縫連接實現(xiàn)數(shù)據(jù)同步。不動產(chǎn)數(shù)據(jù)動態(tài)配置的功能，可靈活處理各類數(shù)據(jù)。

3 不動產(chǎn)登記檔案系統(tǒng)的功能

不動產(chǎn)系統(tǒng)的主要特點是：檔案模型的配置，目錄的批量編輯以及打印、工具的自動連接和上傳、原始文本管理、自動成盒、快速拉伸、不動產(chǎn)檔案的制作和使用。檔案系統(tǒng)為原始資料匯整及保存入檔等等提供了高效快捷的途徑，提高了相關(guān)工作人員的工作效率以及檔案的準確性和復(fù)查率。

第一， 檔案模型配置。配置檔案在系統(tǒng)中是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，也是使得系統(tǒng)有效運行的關(guān)鍵，考慮到歷史檔案的連續(xù)性，不動產(chǎn)檔案的分類因地制宜。隨著不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的整理工作，需要增加新的領(lǐng)域和模式，目前不動產(chǎn)檔案館常用模式的分類標準有四種：按登記類型進行分類、按應(yīng)用類型分類、對權(quán)利類型和混合類型進行分類。

第二， 基于特征碼的便捷卷內(nèi)目錄編輯。卷內(nèi)目錄編輯是檔案服務(wù)的重要環(huán)節(jié)之一。負責(zé)這個環(huán)節(jié)的工作人員在工作的時候主要是圍繞著批量編輯目錄工作的，對方便性的要求很高，所以系統(tǒng)使用特性簽名在文件卷中編輯目錄，即引入特定的代碼，如拼音的部分縮寫、識別碼等，以將目錄直接定位在卷內(nèi)，這樣可以提高卷內(nèi)編輯的效率，在卷內(nèi)編輯完成后打印卷內(nèi)目錄。

第三， 自動掛接上傳。其中包括的主要有選擇上傳文件、選擇自動匹配上傳文件夾、條碼標識上傳。其中大部分使用的最快速度是選擇文件夾進行自動匹配上傳，稱為“自動掛接上傳”，主要是對歷史檔案進行分類或設(shè)計后掃描模式而定制的，它的用途是根據(jù)頁數(shù)自動分成相應(yīng)的文件夾。

第四， 智能組盒與上架。檔案館以“盒子”為基本框架單位。智能成盒功能，實現(xiàn)了一個盒子內(nèi)多個文件的組合和盒子的取消。它還支持對文件號的連續(xù)檢查，并在框中登記每個文件的框號。存檔服務(wù)有不同的方法來管理架上的紙質(zhì)存檔。一種是正向快速貨架，另一種是反向快速貨架。這就是意味著檔案室中每個貨架和櫥柜的順序是預(yù)先確定的;反向快速脫殼蓋尚未提前定義存檔的存儲位置。所有檔案保存后，進入檔案系統(tǒng)，批量填寫檔案文件的位置。

第五， 檔案統(tǒng)計分析。檔案的統(tǒng)計功能可以準確統(tǒng)計檔案室所需的各項統(tǒng)計指標，主要包括對檔案進行分類統(tǒng)計、使用統(tǒng)計、以及適應(yīng)不同地點檔案的統(tǒng)計功能，并可通過接口查詢檔案中的其他硬件信息。進入檔案后，可以顯示管理信息，比如當(dāng)時的溫度以及濕度，空氣質(zhì)量等。對于文件進行存檔的時候需要進行多方面的查詢，選擇指定的類型并輸入相應(yīng)的字符。系統(tǒng)將自動檢索當(dāng)前指定類型的所有字段中的所有合格記錄，并將這些記錄返回給用戶。特別需要注意的是，這個系統(tǒng)的全文可以通過分析技術(shù)快速檢索電子文檔的內(nèi)容和輸入數(shù)據(jù)字段的內(nèi)容，并支持文件格式化。

4 結(jié)束語

不動產(chǎn)登記檔案管理制度的建立，可以保證不動產(chǎn)統(tǒng)一登記的順利進行和權(quán)利人的合法權(quán)益。登記處需要不同類型的檔案管理。不動產(chǎn)檔案管理的動態(tài)配置系統(tǒng)允許政府授權(quán)的單位和機構(gòu)進行檔案文件動態(tài)適應(yīng)數(shù)據(jù)類型，通過無縫鏈接不動產(chǎn)登記系統(tǒng)和自動上傳功能實現(xiàn)了數(shù)據(jù)同步，大大提高了文件管理的效率，而且具有長期和威嚴性。

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