雷曉莉

[摘? ? 要] 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，人民對(duì)醫(yī)療保健日漸重視，承擔(dān)著民眾醫(yī)療大部分份額的公立醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理工作是否合規(guī)合法，成為社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)問(wèn)題，公立醫(yī)院也成為政府審計(jì)的重點(diǎn)對(duì)象。醫(yī)院審計(jì)結(jié)果受諸多復(fù)雜因素影響，本文將從會(huì)計(jì)檔案的管理方面分析會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)審計(jì)結(jié)果的影響。

[關(guān)鍵詞] 會(huì)計(jì)檔案;審計(jì)結(jié)論;電子檔案;重要依據(jù)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 17. 006

[中圖分類號(hào)] F239? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2019）17- 0015- 03

1? ? ? 醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是醫(yī)院在日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的，按照國(guó)家規(guī)定保存的會(huì)計(jì)載體。一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告以及其他會(huì)計(jì)紙質(zhì)資料四個(gè)部分，以及在醫(yī)院管理工作中形成的各類電子檔案。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映醫(yī)院會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是檢查是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律的證明材料，也是政府審計(jì)醫(yī)院的重要資料，具體內(nèi)容如下。

1.1? ?醫(yī)院會(huì)計(jì)憑證

各類原始憑證，包括自制的原始憑證，如費(fèi)用報(bào)銷單、支出單、各類醫(yī)院收據(jù)、外來(lái)的原始憑證有采購(gòu)藥品、器材的發(fā)票等。

1.2? ?醫(yī)院會(huì)計(jì)賬簿

包括醫(yī)院按照會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬各類明細(xì)賬，現(xiàn)金、銀行存款日記賬等。

1.3? ?會(huì)計(jì)報(bào)表

包括資產(chǎn)負(fù)債表、收入費(fèi)用總表、醫(yī)療收入費(fèi)用明細(xì)表、現(xiàn)金流量表、財(cái)政補(bǔ)助收支情況表、成本報(bào)表及情況說(shuō)明表等。

1.4? ?其他會(huì)計(jì)資料

銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、工資表、經(jīng)濟(jì)合同、總務(wù)科、藥劑科、器材科盤(pán)點(diǎn)表、門(mén)診住院收據(jù)號(hào)等。

1.5? ?會(huì)計(jì)電子檔案

在醫(yī)院信息化管理過(guò)程中形成的與財(cái)務(wù)有關(guān)的電子檔案，由于數(shù)量多，內(nèi)容廣，打印成紙質(zhì)材料造成浪費(fèi)的而保存在電腦里的電子檔案，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案的比重日益增加，構(gòu)成醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的重要部分。

2? ? ? 公立醫(yī)院審計(jì)

2.1? ?公立醫(yī)院審計(jì)概念

審計(jì)是由專職機(jī)構(gòu)和人員，對(duì)被審計(jì)單位的財(cái)政、財(cái)務(wù)收支及其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)性、合法性和效益性進(jìn)行審查和評(píng)價(jià)的獨(dú)立性經(jīng)濟(jì)監(jiān)督活動(dòng)，公立醫(yī)院審計(jì)是專門(mén)機(jī)構(gòu)對(duì)公立醫(yī)院的會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料所反映的財(cái)政、財(cái)務(wù)收支、資產(chǎn)管理及其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)性、合法性和效益性進(jìn)行審查并發(fā)表意見(jiàn)的活動(dòng)。

2.2? ?公立醫(yī)院審計(jì)的依據(jù)

2012年國(guó)務(wù)院相繼出臺(tái)的《“十二五”期間深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革規(guī)劃暨實(shí)施方案》以及與此相關(guān)的醫(yī)改定位，國(guó)家負(fù)責(zé)基層醫(yī)療設(shè)施投資，醫(yī)院代表國(guó)家經(jīng)營(yíng)醫(yī)療資源。鑒于公立醫(yī)院與國(guó)家的代理關(guān)系，衛(wèi)生部規(guī)定，我國(guó)三級(jí)醫(yī)院必須加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，每年必須經(jīng)過(guò)專業(yè)的注冊(cè)會(huì)計(jì)師機(jī)構(gòu)對(duì)公立醫(yī)院財(cái)務(wù)管理情況進(jìn)行審計(jì)，并出具審計(jì)報(bào)告。

3? ? ? 審計(jì)結(jié)果的影響因素

傳統(tǒng)的審計(jì)結(jié)果主要受會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的影響，隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)內(nèi)容繁多復(fù)雜，審計(jì)環(huán)境復(fù)雜等原因，現(xiàn)代審計(jì)人員不僅僅是單一地從會(huì)計(jì)檔案出發(fā)得出審計(jì)結(jié)論，也要從被審計(jì)單位的內(nèi)部控制，管理層的偏好等多方面考量，結(jié)合會(huì)計(jì)檔案，得出審計(jì)結(jié)論，除會(huì)計(jì)檔案外，主要有如下兩個(gè)方面。

3.1? ?內(nèi)部控制制度影響

內(nèi)部控制制度是單位內(nèi)部建立的使各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)互相聯(lián)系、互相制約的措施、方法和規(guī)程。是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物。內(nèi)部控制中的會(huì)計(jì)控制是指與保護(hù)財(cái)產(chǎn)物資的安全性、會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和完整性以及財(cái)務(wù)活動(dòng)合法性有關(guān)的控制。內(nèi)部控制制度制定與執(zhí)行情況的不同，對(duì)審計(jì)結(jié)果的影響也不同，內(nèi)部控制制度完善的被審計(jì)單位，因會(huì)計(jì)信息的真實(shí)完整，審計(jì)結(jié)果以無(wú)保留意見(jiàn)為多。

3.2? ?管理層誠(chéng)信偏好的影響

誠(chéng)信偏好是管理層對(duì)單位經(jīng)營(yíng)以誠(chéng)信為本，保證單位會(huì)計(jì)信息的合理合法的偏愛(ài)程度。管理層的誠(chéng)信偏好程度，也影響了會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量，最終影響審計(jì)結(jié)果。越是重視誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)的單位，會(huì)計(jì)信息越真實(shí)可靠，反之，視誠(chéng)信為兒戲的單位，會(huì)計(jì)信息越不真實(shí)，二者審計(jì)結(jié)果也不相同。

內(nèi)部控制、管理層誠(chéng)信偏好最終影響在財(cái)務(wù)上的表現(xiàn)，就是會(huì)計(jì)信息的真實(shí)合法有效性程度，最后的審計(jì)結(jié)論，還是通過(guò)審計(jì)查閱會(huì)計(jì)檔案，得出結(jié)論。

4? ? ? 會(huì)計(jì)檔案對(duì)審計(jì)結(jié)果影響分析

審計(jì)工作的重點(diǎn)內(nèi)容是查閱以往形成的會(huì)計(jì)檔案，通過(guò)會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈;可以檢查一個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在會(huì)計(jì)資料中有無(wú)弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為。排除會(huì)計(jì)資料本身是否真實(shí)合法等因素，會(huì)計(jì)檔案保管的程度對(duì)審計(jì)工作，審計(jì)結(jié)果有著重要的影響。

4.1? ?會(huì)計(jì)檔案立卷規(guī)范影響

4.1.1? ?會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范表現(xiàn)

會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范的情況匯總有：會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒(méi)有封粘，或者已封粘但在封粘處沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫(xiě)不全;會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒(méi)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒(méi)有移交清單，沒(méi)有按照永久、定期兩類分別保管，銷毀檔案不及時(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案積累過(guò)多，無(wú)處存放。

4.1.2? ?不規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案立卷對(duì)審計(jì)結(jié)果影響

不規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案立卷對(duì)審計(jì)工作帶來(lái)較大的困擾，對(duì)沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章的會(huì)計(jì)憑證，審計(jì)人員難以判斷會(huì)計(jì)責(zé)任人。對(duì)沒(méi)有分類保管的會(huì)計(jì)檔案，沒(méi)有及時(shí)銷毀的會(huì)計(jì)檔案因分類無(wú)序，積累過(guò)多，審計(jì)工作中查找會(huì)計(jì)檔案占據(jù)較多的時(shí)間，嚴(yán)重影響審計(jì)工作進(jìn)度，也因?qū)徲?jì)的時(shí)效性原因，影響審計(jì)人員的客觀判斷，容易得出與實(shí)際情況不相符合的審計(jì)結(jié)論。

4.1.3? ?會(huì)計(jì)檔案立卷規(guī)范的表現(xiàn)

規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案立卷表現(xiàn)有：裝訂會(huì)計(jì)憑證使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁(yè)賬簿必須將空白賬頁(yè)取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無(wú)業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應(yīng)保留。

4.1.4? ?會(huì)計(jì)立卷規(guī)范的影響

完善的會(huì)計(jì)檔案立卷，使審計(jì)工作人員進(jìn)入醫(yī)院審計(jì)時(shí)，能夠及時(shí)準(zhǔn)確查找會(huì)計(jì)記錄，為審計(jì)結(jié)論提供可靠的重要依據(jù)。簽名蓋章責(zé)任明確的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)審計(jì)人員在審計(jì)工作中了解相關(guān)責(zé)任人信息，明確審計(jì)責(zé)任有直接作用。

4.2? ?會(huì)計(jì)檔案保管規(guī)范的影響

4.2.1? ?會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范的情形

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范的主要有：會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管;沒(méi)有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管;有些醫(yī)院雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案;有些醫(yī)院由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案;還有個(gè)別醫(yī)院由于檔案箱不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，放在會(huì)計(jì)室的柜頂上或任意堆放。

4.2.2? ?會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范的影響

會(huì)計(jì)檔案作為記錄醫(yī)院會(huì)計(jì)信息的載體，是證明醫(yī)院經(jīng)營(yíng)是否合規(guī)合法的重要依據(jù)，保管過(guò)程中的隨意性加大會(huì)計(jì)檔案出現(xiàn)篡改數(shù)據(jù)，毀滅數(shù)據(jù)等可能性，加大審計(jì)工作的難度，嚴(yán)重影響審計(jì)工作人員的判斷，對(duì)審計(jì)結(jié)果也產(chǎn)生不良影響。

4.2.3? ?會(huì)計(jì)檔案保管規(guī)范的表現(xiàn)

已建立綜合檔案室的醫(yī)院，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的醫(yī)院，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財(cái)會(huì)部門(mén)保管，不得自行存放。

4.2.4? ?會(huì)計(jì)檔案保管規(guī)范的影響

保管完善的會(huì)計(jì)檔案對(duì)審計(jì)工作提供審計(jì)需要的各類證據(jù)，能夠有效證明醫(yī)院經(jīng)營(yíng)的情況，財(cái)政財(cái)務(wù)收支是否合規(guī)合法，是否有各類貪腐現(xiàn)象發(fā)生等等，為審計(jì)結(jié)論的客觀、公正提供保障。

5? ? ? 會(huì)計(jì)檔案管理建議

公立醫(yī)院承擔(dān)著廣大群眾主要醫(yī)療任務(wù)，醫(yī)院經(jīng)營(yíng)過(guò)程的財(cái)務(wù)問(wèn)題是社會(huì)的熱點(diǎn)話題，醫(yī)院的采購(gòu)、基建、科研經(jīng)費(fèi)等等敏感業(yè)務(wù)是每年的政府例行審計(jì)工作重點(diǎn)內(nèi)容，審計(jì)的結(jié)果對(duì)醫(yī)院的影響也極其深遠(yuǎn)。會(huì)計(jì)檔案為審計(jì)工作提供重要事實(shí)依據(jù)，為審計(jì)結(jié)論提供證據(jù)證明，其重要性不言而喻。在政府監(jiān)督管理日益完善的今天，各級(jí)醫(yī)院應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作加強(qiáng)重視，嚴(yán)格按照國(guó)家頒布的會(huì)計(jì)檔案管理法規(guī)，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作。面對(duì)醫(yī)院由于業(yè)務(wù)多等原因產(chǎn)生的大量會(huì)計(jì)檔案，在管理方面要加大力度，對(duì)紙質(zhì)檔案，按照規(guī)定裝訂封存，按手續(xù)辦好保管交接，明確責(zé)任人制度。要建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負(fù)責(zé)管理。

6? ? ? 電子檔案的管理

根據(jù)國(guó)家檔案管理?xiàng)l例，單位業(yè)務(wù)中形成的電子檔案要打印成紙質(zhì)版保存，對(duì)因各種原因不打印紙板的電子信息保管，要報(bào)上級(jí)財(cái)政部門(mén)審批通過(guò)。醫(yī)院由于設(shè)計(jì)的電子檔案過(guò)多，除會(huì)計(jì)報(bào)表等重要的會(huì)計(jì)資料以紙質(zhì)版保存外，還有因信息化日益普及產(chǎn)生的大量電子檔案。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料，以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截至該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

7? ? ? 結(jié)? ? 語(yǔ)

公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案在每年政府審計(jì)中承擔(dān)重要角色，為政府審計(jì)提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為經(jīng)濟(jì)責(zé)任事故提供充分的證據(jù)，是審計(jì)工作的重要依據(jù)，會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范與否對(duì)政府審計(jì)結(jié)論影響深遠(yuǎn)，各級(jí)公立醫(yī)院應(yīng)結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，克服困難，做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作，保障醫(yī)院管理有序發(fā)展。

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