【摘要】：習(xí)總書記在考察中辦工作時(shí)提出了“五個(gè)堅(jiān)持”的要求，高校辦公室作為一校之綜合部門，秘書人員也應(yīng)將“五個(gè)堅(jiān)持”作為日常工作的最基本要求，提升個(gè)人素養(yǎng)與能力。文章結(jié)合高校辦公室秘書工作實(shí)際，分析和探索了高校辦公室秘書工作主要職責(zé)、應(yīng)具備的職業(yè)意識(shí)和如何提高秘書工作能力。

【關(guān)鍵詞】：高校 辦公室 秘書工作

一、高校辦公室秘書工作主要職責(zé)

高校辦公室在學(xué)校中扮演著參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)的角色，高校辦公室秘書工作主要包含學(xué)校的文秘、印章管理、信息、信訪、會(huì)務(wù)、協(xié)調(diào)校內(nèi)各部門之間的工作以及學(xué)校的對(duì)外關(guān)系等各方面工作。具體可分為以下幾個(gè)方面。

（一）文秘工作。文秘工作是高校辦公室的核心工作，也是保障學(xué)院教育教學(xué)和日常工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)不可或缺的一部分。一是負(fù)責(zé)學(xué)校主要文稿、校領(lǐng)導(dǎo)講話稿、文件、電報(bào)和其他材料的起草審核工作。二是負(fù)責(zé)學(xué)校文件簽發(fā)、登記、編號(hào)、分發(fā)、送閱工作。三是負(fù)責(zé)辦理文件的催辦、督辦工作，定期通報(bào)文件辦理情況。四是負(fù)責(zé)以學(xué)校名義發(fā)送的文件、教育局和地方政府對(duì)口業(yè)務(wù)文件、部分學(xué)校和辦公室文件、資料的保管、整理和歸檔工作。五是負(fù)責(zé)下發(fā)校辦人員聘用通知、草擬印章啟用通知和校務(wù)會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等會(huì)議通知、報(bào)送各類統(tǒng)計(jì)表、轉(zhuǎn)呈各類信件和出具學(xué)院介紹信件等。六是協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)秘書做好呈報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽批文件的核稿工作。

（二）印章管理工作。高校辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校印章的管理、使用和維護(hù)等工作，這也是學(xué)校辦公室服務(wù)師生的基本內(nèi)容。管理好學(xué)校、校領(lǐng)導(dǎo)以及辦公室的印章，辦理各部門印章的制發(fā)、繳銷手續(xù)和印章的保管監(jiān)印工作是維護(hù)學(xué)校形象和地位的最基本手段。

（三）信息收集工作。信息收集工作是高校辦公室的重要工作之一。通過做好信息收集、整理、傳遞、分析工作，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策 ，為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作提供信息服務(wù)。

（四）信訪接待工作。高校辦公室通常兼任學(xué)校信訪辦，全面負(fù)責(zé)學(xué)校信訪工作。一是負(fù)責(zé)處理來信來訪和承辦上級(jí)機(jī)關(guān)交由處理的信訪事項(xiàng)，接待人民來信來訪，按照信訪工作程序，做好登記、歸口處理，及時(shí)協(xié)調(diào)處理相關(guān)事宜，協(xié)助做好信件的催辦，回函工作。二是分析信訪工作動(dòng)態(tài)，形成書面材料，向領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考意見。三是按照領(lǐng)導(dǎo)要求，深入實(shí)際，調(diào)查研究，主動(dòng)了解和掌握各部門、各單位工作的情況，提供調(diào)研報(bào)告，供領(lǐng)導(dǎo)決策。四是負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)院和二級(jí)單位信訪工作進(jìn)行指導(dǎo)。

（五）會(huì)務(wù)承辦工作。高校辦公室是學(xué)校主要大型會(huì)議活動(dòng)的具體承辦單位，負(fù)責(zé)做好各項(xiàng)會(huì)議的籌備、組織、通知等會(huì)務(wù)工作。同時(shí)，負(fù)責(zé)學(xué)校各單位會(huì)議經(jīng)費(fèi)的審核工作。另外，若未成立校長(zhǎng)辦公室，學(xué)校辦公室還負(fù)責(zé)校務(wù)會(huì)材料收集和匯總工作，參與校務(wù)會(huì)會(huì)務(wù)工作，參加并記錄校務(wù)會(huì)會(huì)議內(nèi)容，草擬校務(wù)會(huì)會(huì)議紀(jì)要。

（六）組織協(xié)調(diào)工作。在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)工作，負(fù)責(zé)學(xué)校各單位協(xié)調(diào)工作，協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)校與教育局、地方政府和兄弟單位的公關(guān)工作，還負(fù)責(zé)或參與學(xué)校重大活動(dòng)的策劃組織工作。

（七）其他事務(wù)性工作和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

二、高校辦公室秘書人員應(yīng)具備的職業(yè)意識(shí)

（一）政治意識(shí)

高校辦公室職能決定了秘書人員必須具備較高的政治敏銳性和政治鑒別力，必須把政治意識(shí)貫穿到謀劃推進(jìn)日常工作的始終。習(xí)總書記強(qiáng)調(diào)，“全黨同志要增強(qiáng)政治意識(shí)，自覺在思想上、政治上和行動(dòng)上同黨中央保持高度一致”。秘書人員作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，更要像領(lǐng)導(dǎo)干部一樣嚴(yán)格要求自己，堅(jiān)持正確的政治方向，堅(jiān)持政治原則，站穩(wěn)政治立場(chǎng)，嚴(yán)守政治紀(jì)律和政治規(guī)矩，時(shí)刻保持政治清醒和政治定力，從政治上看待、分析和處理問題，研究制定政策要把握政治方向，做到政治堅(jiān)定，作風(fēng)過硬。

（二）服務(wù)意識(shí)

服務(wù)性強(qiáng)是高校辦公室秘書工作的重要特點(diǎn)之一，熱情周到的服務(wù)是衡量高校辦公室秘書人員工作能力水平高低的重要標(biāo)準(zhǔn)。一般來講，處理學(xué)校日常行政事務(wù)、協(xié)調(diào)左右和聯(lián)系內(nèi)外等工作都是服務(wù)性工作，秘書人員不僅要為領(lǐng)導(dǎo)和職能部門服務(wù)，更要為廣大師生員工服務(wù)。在日常工作中，要增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，優(yōu)化服務(wù)能力，提高服務(wù)質(zhì)量；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)，要按照工作輕重緩急做好工作計(jì)劃安排，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，一絲不茍，盡量做到不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的工作在手中延誤；對(duì)于各職能部門和廣大師生員工的日常行政工作需求，要優(yōu)化、簡(jiǎn)化辦事流程，以“服務(wù)至上”的原則從實(shí)際出發(fā)，切實(shí)辦好涉及師生的每一件事，樹立良好的服務(wù)型高校辦公室工作形象。

（三）責(zé)任意識(shí)

“有權(quán)必有責(zé)，有責(zé)必?fù)?dān)當(dāng)”。高校辦公室作為高校機(jī)關(guān)的核心機(jī)關(guān)，也是機(jī)關(guān)部門中最有權(quán)力的單位之一。俗話說，“權(quán)責(zé)相當(dāng)”，高校辦公室同樣承擔(dān)著不可推卸的責(zé)任。在日常工作中，高校辦公室秘書人員必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任心，以一絲不茍的工作態(tài)度做好每一項(xiàng)工作，才能保障學(xué)校日常工作與教學(xué)訓(xùn)練的正常開展。同時(shí)，高校辦公室領(lǐng)導(dǎo)要注重加強(qiáng)對(duì)秘書人員教育，積極引導(dǎo)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，落實(shí)責(zé)任到人、嚴(yán)格問責(zé)、立行立改。

（四）紀(jì)律意識(shí)

高校辦公室秘書人員比其他工作人員更容易接觸到領(lǐng)導(dǎo)決策和核心信息，對(duì)于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交代的工作任務(wù)，要腳踏實(shí)地，謹(jǐn)小慎微。日常工作中，要自覺增強(qiáng)保密意識(shí)，對(duì)于密級(jí)文件，不公開的學(xué)校決定和消息，領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人生活等私事，要做好保密工作，要知道什么該說，什么不該說，不以，，談資，不炫耀、不亂說。更不能在同事面前狐假虎威，要保持低調(diào)行事的作風(fēng)和謙虛待人的態(tài)度， 做到懂規(guī)矩守紀(jì)律。

（五）效率意識(shí)

切斯特菲爾德曾說，“效率是做好工作的靈魂”。高校辦公室秘書工作無小事，具有很強(qiáng)的時(shí)限性，面對(duì)繁雜的事務(wù)工作，秘書人員必須樹立強(qiáng)烈的時(shí)間觀念和效率意識(shí)。接到任務(wù)要“穩(wěn)、準(zhǔn)、狠”，快速理清思路，找準(zhǔn)方法，保質(zhì)保量，高效落實(shí)，少走彎路。要有大局意識(shí)，學(xué)會(huì)“彈鋼琴”，合理、科學(xué)、統(tǒng)籌規(guī)劃各項(xiàng)工作任務(wù)，建立自己的時(shí)間效率表。同時(shí)，要以雷厲風(fēng)行的工作態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，努力讓自己保持對(duì)工作的熱情，杜絕推諉扯皮的現(xiàn)象發(fā)生。

（六）團(tuán)隊(duì)意識(shí)

俗話說，“心往一處想，勁往一處使”，高校辦公室是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，秘書科也是一個(gè)團(tuán)隊(duì)。秘書工作通常任務(wù)繁重，時(shí)間緊迫，全體人員必須發(fā)揮集體智慧，相互配合，取長(zhǎng)補(bǔ)短，才能高效保質(zhì)保量的完成任務(wù)。這就要求秘書人員必須加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)和培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神，不好出風(fēng)頭，不居功自傲，不輕視集體智慧和力量，不夸大個(gè)人作用，避免個(gè)人英雄主義。

（七）創(chuàng)新意識(shí)

既要看到“不變”，高校辦公室秘書工作內(nèi)容實(shí)質(zhì)沒有變；任務(wù)重、責(zé)任大、時(shí)間緊的特點(diǎn)沒有變；隨著服務(wù)職能的逐步重視，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生員工對(duì)高校辦公室的需求沒有變。也要看到“變”，時(shí)代在進(jìn)步，學(xué)校在發(fā)展，當(dāng)今高校辦公室工作面臨愈來愈多地不確定因素，工作方式與形式可能發(fā)生變化，秘書人員不能疲于應(yīng)付，不能墨守成規(guī)，要保持清醒頭腦，與時(shí)俱進(jìn)，觀念更新，敢于自我否定，勇于開拓創(chuàng)新，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，探索出一條科學(xué)、合理的新思路。

三、如何提高秘書工作能力

（一）加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)

積極開展政治理論和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想和黨的十九大精神，扎實(shí)落實(shí)黨中央和上級(jí)部門的重大決策部署，以提高抓大事議大事能力為突破，更好發(fā)揮學(xué)院辦公室作為參謀助手的作用，加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)的深度與廣度，嚴(yán)格執(zhí)行政治紀(jì)律。同時(shí)，按照“缺什么補(bǔ)什么，需要什么學(xué)什么”的原則選擇學(xué)習(xí)內(nèi)容，注重實(shí)效性和針對(duì)性，并將學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)工作有機(jī)結(jié)合，做到學(xué)以致用、學(xué)用相長(zhǎng)，真正把理論知識(shí)轉(zhuǎn)化為能力素質(zhì)，進(jìn)一步提高工作效率和服務(wù)水平。高校辦公室可建立學(xué)習(xí)制度，鼓勵(lì)號(hào)召構(gòu)建學(xué)習(xí)型學(xué)校辦公室，進(jìn)一步規(guī)范學(xué)習(xí)的時(shí)間、內(nèi)容和要求。

（二）培養(yǎng)時(shí)間管理

培養(yǎng)時(shí)間管理能力，主要是加強(qiáng)分清任務(wù)輕重主次的能力。首先，根據(jù)事情重要緊急情況，分清主次，統(tǒng)籌規(guī)劃各項(xiàng)工作任務(wù)。養(yǎng)成良好的習(xí)慣，每日上班利用幾分鐘羅列一日工作清單，并標(biāo)注重點(diǎn)工作任務(wù)，盡量做到今日事今日畢，并提前做好每周、每月工作計(jì)劃與完成時(shí)限，必要時(shí)可以使用時(shí)間管理四象限規(guī)劃。其次，要學(xué)會(huì)利用碎片化時(shí)間，將一些常規(guī)性簡(jiǎn)單工作放在近期主要任務(wù)間歇期間進(jìn)行，爭(zhēng)取把更多的精力集中在重要且緊急的事情上。

（三）提升溝通能力

溝通是為了他人理解你說的和你明白他人的意圖，是傳遞信息和執(zhí)行任務(wù)的關(guān)鍵。工作中良好的溝通可以減少麻煩，提高辦事效率。一是學(xué)會(huì)傾聽，認(rèn)真聆聽他人意圖，很多時(shí)候聽比說更重要，會(huì)聽是良好溝通的前提，只有聽懂，才能給予合適的回應(yīng)。二是抓住重點(diǎn)，抓大放小，有目的有方向地與對(duì)方溝通，不然就是對(duì)牛彈琴，你聊你的，他聊他的。三是表達(dá)清楚，避免使用華麗的詞藻，要簡(jiǎn)潔、明了、一語中的。四是選擇合適的方式，關(guān)鍵在于換位思考，注重禮節(jié)，可根據(jù)對(duì)象不同，采取不同的溝通方式。比如，跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作時(shí)，要抓住重點(diǎn)、實(shí)事求是，回答問題要從領(lǐng)導(dǎo)的角度思考；跟普通教職工解釋辦事流程時(shí)，態(tài)度要謙和，從服務(wù)師生的原則出發(fā)耐心解釋，幫助其盡快解決問題。

（四）學(xué)會(huì)情緒管理

秘書工作是一項(xiàng)高強(qiáng)度高密度的工作，不會(huì)情緒管理，很容易產(chǎn)生不良情緒，出現(xiàn)倦怠心理，進(jìn)而影響工作效率和質(zhì)量。日常工作中，秘書人員可以嘗試將每一次的負(fù)面情緒當(dāng)成任務(wù)來處理，靜下心來，保持冷靜，換個(gè)角度思考問題，或選擇運(yùn)動(dòng)等方式把消極情緒發(fā)泄出來。其次，在工作中出現(xiàn)負(fù)面情緒時(shí)，不隨意亂發(fā)脾氣，不將過錯(cuò)怪罪于他人身上，避免影響同事之間和諧的工作氛圍。

（五）強(qiáng)化創(chuàng)新能力

“凡能獨(dú)立工作的人，一定能對(duì)自己的工作開辟一條新的路線?！备咝＾k公室秘書人員要減少經(jīng)驗(yàn)主義，打破慣性思維，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，腳踏實(shí)地地創(chuàng)新內(nèi)容、思路、方式方法等。平時(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，緊跟黨中央與教育部重大決策，不斷更新思想、觀念和技術(shù)。運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化應(yīng)用，早日實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。廣泛聽取領(lǐng)導(dǎo)和師生的意見與建議，有針對(duì)性地優(yōu)化辦事流程和手續(xù)，提高服務(wù)質(zhì)量與水平，營(yíng)造良好的辦公室形象。

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作者簡(jiǎn)介：駱瑞嵐（1992），女，漢族，四川，研究實(shí)習(xí)員，學(xué)歷：碩士研究生，單位：中國(guó)民用航空飛行學(xué)院 研究方向：公共管理