竇艷麗

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，在事業(yè)單位中，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作。但是就其發(fā)展的工作現(xiàn)狀來看，檔案管理呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，并在工作中也存在著一定的不足，為了解決這些問題，事業(yè)單位要著眼于問題的本身，采取有效的工作措施進(jìn)行管理。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；數(shù)字化；檔案管理

引言

在“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略下，信息技術(shù)已經(jīng)在諸多行業(yè)和領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了廣泛應(yīng)用，對(duì)推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到關(guān)鍵作用。檔案管理作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，其管理質(zhì)量與單位運(yùn)行具有密切關(guān)系，因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員需要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，在管理中積極應(yīng)用和引入先進(jìn)的信息技術(shù)和信息設(shè)備，推動(dòng)檔案管理全面實(shí)行信息化，為單位發(fā)展保駕護(hù)航。

1數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.1提高辦公自動(dòng)化水平，減少資源浪費(fèi)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方式比較粗放，需要不斷增設(shè)人員，定期更新管理軟件和硬件設(shè)備，不僅會(huì)提高管理成本，還會(huì)影響檔案管理效率的提升。在數(shù)字化檔案管理模式下，檔案可以擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形式，以數(shù)字化方式儲(chǔ)存在電腦中，便于隨時(shí)調(diào)取和使用，可以節(jié)省許多空間，降低管理成本，還能夠提高工作效率。

1.2保證檔案得到充分利用，資源隨時(shí)共享

數(shù)字化檔案通過先進(jìn)技術(shù)的處理后，可以及時(shí)得到歸檔與存儲(chǔ)。事業(yè)單位對(duì)于檔案資料的應(yīng)用比較普遍，許多部門均需要通過調(diào)用、查詢相應(yīng)的檔案資料指導(dǎo)工作。數(shù)字化檔案管理可以為各部門隨時(shí)提供及時(shí)有效的信息，為決策提供相應(yīng)的參考依據(jù)。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)資源共享，便于人們?cè)诓煌瑫r(shí)間、不同地點(diǎn)隨時(shí)使用和查閱信息。

1.3提高檔案管理水平，提高人員綜合素質(zhì)

數(shù)字化檔案管理可以有效提升事業(yè)單位的檔案管理水平。由于檔案管理工作需要借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備，因此，檔案管理人員必須要有較高的素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，熟練使用網(wǎng)絡(luò)，正確操作計(jì)算機(jī)等設(shè)備，還要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的維護(hù)。隨著數(shù)字化檔案管理軟件不斷升級(jí)，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)。

2事業(yè)單位在開展數(shù)字化檔案管理中所面臨的工作現(xiàn)狀

2.1沒有專門的管理人才作為工作的保障

數(shù)字化的檔案管理，對(duì)管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要懂管理業(yè)務(wù)，又要將其與數(shù)字化的技術(shù)結(jié)合起來，共同作用于檔案管理中，但是就事業(yè)單位的情況來看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現(xiàn)在很多工作人員沒有將兩者兼顧起來，有的工作人員除了管理檔案之外，還要負(fù)責(zé)其他的工作業(yè)務(wù)，沒有對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行研究和仔細(xì)謀劃。加之現(xiàn)在有的單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，主要還是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理的方式，工作人員對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理比較了解，但是由于對(duì)數(shù)字化技術(shù)了解地不夠深入，以至于在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理還顯得不夠到位。

2.2檔案管理的技術(shù)相對(duì)落后

在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用是非常關(guān)鍵的。但是就工作開展的情況來看，數(shù)字化應(yīng)用還存在不夠理想的狀態(tài)。這主要表現(xiàn)在有的單位在應(yīng)用技術(shù)時(shí)，沒有與時(shí)俱進(jìn)地運(yùn)用最新的技術(shù)，使得技術(shù)和檔案管理之間存在著不匹配的現(xiàn)象，所應(yīng)用的技術(shù)相對(duì)落后。再加上由于投入有限，一些管理上所用到的各種硬件設(shè)施也存在老化的現(xiàn)象，不能夠進(jìn)行有效地利用，這些老化的設(shè)備給檔案管理人員在工作中帶來了很多的不便。

2.3缺乏科學(xué)有效的工作標(biāo)準(zhǔn)

盡管目前事業(yè)單位對(duì)檔案管理的數(shù)字化都比較重視，但是就將這種數(shù)字化的技術(shù)應(yīng)用到什么程度、如何將兩者有效結(jié)合起來、數(shù)字化檔案管理所要達(dá)到效果的具體體現(xiàn)等問題都沒有進(jìn)行仔細(xì)的探討，在所制定的工作制度中，也缺少就這些內(nèi)容環(huán)節(jié)進(jìn)行具體量化，沒有進(jìn)行明確的要求和規(guī)范，這使得工作人員在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)到檔案管理中陷入到了一定的被動(dòng)局面，由于不了解工作標(biāo)準(zhǔn)具體如何，導(dǎo)致了管理的不同效果的表現(xiàn)形式的出現(xiàn)。另外，由于缺少具體的工作標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理的安全性能不能得到有效的體現(xiàn)，在某種程度是具有一定的安全隱患的，亟待需要加強(qiáng)管理。

3事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作提升措施

3.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理意識(shí)，提高人員素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，樹立數(shù)字化檔案管理意識(shí)，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，積極學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技能，保證自身知識(shí)結(jié)構(gòu)與時(shí)俱進(jìn)，盡快適應(yīng)數(shù)字化檔案管理節(jié)奏，提高自身業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員要具備創(chuàng)新能力和良好的綜合素質(zhì)，這就需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)，在提高數(shù)字化管理水平的同時(shí)，建立一批強(qiáng)大的檔案管理人才隊(duì)伍。

3.2完善檔案管理制度，完善數(shù)字化管理體制

事業(yè)單位若要加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理，就要不斷完善管理制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，積極應(yīng)用信息技術(shù)，保證本單位的檔案管理與時(shí)代同步。保證檔案的收集、整理、歸檔、錄入等環(huán)節(jié)操作規(guī)范，以嚴(yán)格的制度為依據(jù)，使檔案管理工作得到層層把關(guān)，并實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。進(jìn)行檔案調(diào)閱時(shí)，要嚴(yán)格按照制度和要求，不得有泄密、遺失等問題。在健全制度的同時(shí)，要制定數(shù)字化檔案管理體制，結(jié)合本單位的工作情況和檔案管理特點(diǎn)，使該體制能夠方便檔案管理，提高管理效率。要明確各項(xiàng)制度，將制度有效結(jié)合，保障檔案使用安全，并得到保密。加強(qiáng)對(duì)文件集成檔案一體化建設(shè)，需以信息資源安全為前提，有效發(fā)揮出軟件和硬件的功效，提高辦公效率，避免信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、篡改等問題。還要保證數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)安全，避免出現(xiàn)病毒感染、黑客入侵等問題，明確權(quán)限。

3.3確保文書與歸檔數(shù)字化，降低工作強(qiáng)度

在事業(yè)單位工作中，文書是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)文書管理，保證文書順利執(zhí)行，才會(huì)提高檔案管理水平。為滿足事業(yè)單位的需求，在處理文件時(shí)，就要提高批量處理效率，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)提高文檔處理效果。工作人員在輸入稿件時(shí)，為進(jìn)一步節(jié)省文檔保存與歸檔時(shí)間，要將文檔的審核、修改與、改正、歸檔等一系列工作統(tǒng)一管理，以數(shù)字化方式降低工作人員的工作強(qiáng)度，提高工作效率。

3.4提高安全防護(hù)技術(shù)，及時(shí)更新軟硬件

要進(jìn)一步提高安全防護(hù)技術(shù)，保證數(shù)字檔案的安全。數(shù)字檔案主要利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，因此，其安全必須要得到保證，否則一旦遭到黑客、病毒的攻擊與入侵，就會(huì)給事業(yè)單位的各項(xiàng)工作造成不利的影響。因此，必須要結(jié)合實(shí)際情況，安裝殺毒軟件，設(shè)置防火墻，或者限制訪問權(quán)限；定期更新數(shù)據(jù)庫(kù)與病毒庫(kù)，做好文件、檔案的備份工作，一旦發(fā)生意外，也不會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料丟失。加強(qiáng)軟件與硬件的更新和建設(shè)，提高技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效利用與共享。事業(yè)單位在重視數(shù)字化檔案管理建設(shè)的基礎(chǔ)之上，要加強(qiáng)對(duì)軟硬件的定期維護(hù)和檢查，了解其是否存在問題，及時(shí)更新，提高檔案的利用率與使用安全。除了數(shù)字化檔案之外，還要加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理，這樣就可以起到雙保險(xiǎn)作用，使數(shù)字化檔案管理更有保障。

結(jié)語

在事業(yè)單位中，要對(duì)檔案管理的新特點(diǎn)進(jìn)行有效地研判，并對(duì)檔案管理中呈現(xiàn)出的新的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行認(rèn)真研究部署。隨著檔案管理數(shù)字化的加劇，要進(jìn)一步強(qiáng)化創(chuàng)新的工作理念，認(rèn)真研究并部署檔案管理的有效對(duì)策，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展方向。

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