王曉蕾

摘 要：收集工作是檔案業(yè)務(wù)管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。實(shí)踐中，具有歸檔價(jià)值的資料遺漏、散失，不僅給檔案管理后續(xù)環(huán)節(jié)工作帶來麻煩，更是給國家檔案資源信息資源建設(shè)帶來無法挽回的損失。因此，加強(qiáng)檔案收集工作具有十分重要的意義。本文簡要分析了檔案收集過程中常見的問題，提出了檔案收集難題的解決對策，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案收集；歸檔范圍；檔案教育

機(jī)關(guān)檔案工作要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，其前提是集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)工作中形成的各種門類、載體的檔案，而加強(qiáng)檔案集中統(tǒng)一管理，必須加強(qiáng)檔案的收集工作。

一、檔案收集過程中常見的問題

1.未能準(zhǔn)確理解把握機(jī)關(guān)文書檔案的歸檔范圍?，F(xiàn)實(shí)中，大部分機(jī)關(guān)從事檔案工作的人員多為兼職。由于工作任務(wù)繁重、崗位變換頻繁等因素，導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)并不專業(yè)。工作中，將一些沒有保管價(jià)值和不需要?dú)w檔的文件、重份文件進(jìn)行了歸檔，給檔案整理、鑒定、保管、利用等工作都帶來了不必要的麻煩，同時(shí)也造成了人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。很多業(yè)務(wù)部門不了解、不按照檔案歸檔的要求提供文件材料。經(jīng)常出現(xiàn)把資料等同于檔案，不經(jīng)過鑒別和清理就全部移交給檔案室；歸檔文件不完整不齊全等情況，因此明確歸檔范圍顯得尤為重要。2006年，國家檔案局令第8號(hào)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》第三條確定了機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍，但是條文過于宏觀，不夠具體，很難理解掌握。一般的檔案人員和業(yè)務(wù)部門對于條文中出現(xiàn)的“有利用價(jià)值的”、“具有憑證價(jià)值的”、“重要的”等詞匯，在理解上存在一定難度，使得文件歸檔在處理上難免出錯(cuò)。

2.專門檔案、資源檔案的收集工作未得到足夠重視。各級機(jī)關(guān)在行政管理業(yè)務(wù)工作中，除了形成大量文書檔案外，還形成了各種業(yè)務(wù)檔案或稱專門檔案，資源檔案。過去，從政治、保密的角度、各級機(jī)關(guān)注重收集文書檔案及各種“官文書”，對專門檔案、資源檔案沒有足夠的重視。機(jī)關(guān)專門檔案是業(yè)務(wù)部門在從事某些專業(yè)性較強(qiáng)的活動(dòng)中形成的，包括會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、訴訟檔案等。為了便于業(yè)務(wù)部門頻繁使用，通常分散管理，未能及時(shí)移交檔案室統(tǒng)一保管利用。資源檔案是指在資源普查、調(diào)查、勘探過程中形成和積累的檔案。目前，資源檔案依然存在沒有及時(shí)收集整理、統(tǒng)一保管的情況，這就導(dǎo)致了資源檔案合理開發(fā)利用受到限制。

3.檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)普遍有待提高。實(shí)際工作中，檔案人員無檔案專業(yè)背景、身兼數(shù)職、沒有經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)等現(xiàn)象普遍存在。由于日常工作任務(wù)的瑣碎、繁重，大部分檔案人員沒有時(shí)間和精力進(jìn)行檔案專業(yè)繼續(xù)教育，業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)能力無法得到有效提升，嚴(yán)重影響了檔案管理的工作質(zhì)量。

二、解決檔案收集難題的幾點(diǎn)應(yīng)對策略

1.結(jié)合機(jī)關(guān)部門的職能職責(zé)，制定具體的文件材料歸檔范圍。確定歸檔范圍的重要因素是一個(gè)單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置和與其相應(yīng)的職能。機(jī)關(guān)職能的變化直接影響到文件材料的變化，因此必然要相應(yīng)的調(diào)整該單位的文件歸檔范圍。1.1在認(rèn)真學(xué)習(xí)研究《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的基礎(chǔ)上，結(jié)合本機(jī)關(guān)單位職能和各部門工作實(shí)際，進(jìn)行調(diào)研，充分了解和掌握各部門業(yè)務(wù)流程和工作內(nèi)容，編制本機(jī)關(guān)單位處、室的文件材料歸檔范圍表，征求相關(guān)處室建議和意見后，報(bào)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行[1]。1.2加強(qiáng)對本單位文件材料歸檔范圍的宣傳教育。幫助機(jī)關(guān)辦公室和業(yè)務(wù)科室進(jìn)一步明確各自整理歸檔的文件范圍，準(zhǔn)確把握文件價(jià)值，進(jìn)而有效歸檔。1.3檔案室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對業(yè)務(wù)科室日常檔案收集工作的指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題與不足，確保制定的文件收集歸檔規(guī)則得到準(zhǔn)確高效執(zhí)行。

2.切實(shí)推進(jìn)專門檔案、資源檔案的綜合管理。將過去專門檔案和資源檔案分散的管理模式改變?yōu)榧薪y(tǒng)一管理暨綜合管理模式。實(shí)現(xiàn)檔案的綜合管理利于檔案信息資源的開發(fā)與共享，豐富檔案庫藏，維護(hù)檔案的完整與安全，防止檔案散失。2.1檔案室由檔案人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理檔案，管理水平相對較高。檔案室的軟件、硬件設(shè)備配置較為齊全，各種檢索工具的有效利用能夠?yàn)槭褂谜咛峁└嗟臋z索途徑，提高了檔案的利用效率。檔案室具備相對完善的保管條件，為檔案安全提供環(huán)境保障，加之專人的有效保管，延長了檔案的壽命，可以更好地?fù)]檔案的作用。2.2資源檔案是地方資源實(shí)力的客觀反映。云南是資源大省，有著豐富的生物、礦產(chǎn)、能源等資源。綜合管理資源檔案，對于合理開發(fā)利用資源、制定我省經(jīng)濟(jì)發(fā)展戰(zhàn)略，擬定規(guī)劃，制定計(jì)劃，指揮生產(chǎn)建設(shè)具有重要作用。

3.加強(qiáng)檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育，提升業(yè)務(wù)工作水平。繼續(xù)教育是檔案干部隊(duì)伍更新專業(yè)知識(shí)、拓展專業(yè)技能、完善知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高能力素養(yǎng)并最終提高檔案工作質(zhì)量的有效途徑。機(jī)關(guān)單位加強(qiáng)對檔案專業(yè)人員的繼續(xù)教育是做好新時(shí)期檔案專業(yè)人員管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。3.1檔案人員所在單位應(yīng)當(dāng)保障檔案人員的受教權(quán)利。根據(jù)2019年1月1日起施行的《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）的要求，有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)為本單位檔案專業(yè)人員參加繼續(xù)教育提供便利，提供經(jīng)費(fèi)保障。3.2檔案人員應(yīng)當(dāng)自覺參加繼續(xù)教育，嚴(yán)格按照《規(guī)定》履行繼續(xù)教育義務(wù)。《規(guī)定》中進(jìn)一步明確了培訓(xùn)科目、學(xué)時(shí)的有關(guān)要求。檔案人員應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)學(xué)習(xí)公需科目和專業(yè)科目。普遍掌握政治理論、法律法規(guī)、職業(yè)道德、信息技術(shù)等基本知識(shí)，同事掌握檔案專業(yè)必備的專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能以及新理論、新知識(shí)、新技術(shù)、新方法等。接受繼續(xù)教育的時(shí)間，一般檔案人員和新上崗檔案專業(yè)人員（包括新參加工作的檔案專業(yè)人員和從非檔案專業(yè)崗位調(diào)整到檔案專業(yè)的人員）有所不同。檔案人員每年累計(jì)應(yīng)當(dāng)不少于90學(xué)時(shí)，其中，檔案專業(yè)科目一般不少于總學(xué)時(shí)的三分之二。新上崗檔案專業(yè)人員上崗1年內(nèi)應(yīng)當(dāng)參加初任培訓(xùn)，其中，檔案專業(yè)科目的學(xué)習(xí)時(shí)間應(yīng)當(dāng)不少于80學(xué)時(shí)[2]。。3.3提供靈活多樣的檔案繼續(xù)教育方式。不僅包括檔案培訓(xùn)班、研修班或者進(jìn)修班的學(xué)習(xí)，還包括參加與教育培訓(xùn)相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)，參加檔案遠(yuǎn)程教育，參加檔案學(xué)術(shù)會(huì)議、學(xué)術(shù)講座、學(xué)術(shù)訪問等活動(dòng)。多樣化的學(xué)習(xí)方式，打破了學(xué)習(xí)方式單一、學(xué)習(xí)時(shí)間固定的壁壘，為順利完成檔案繼續(xù)教育提供有力保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊雁 徐波.如何做好新形勢下企業(yè)文書檔案的收集[J].云南科技管理，2017（8）：5.

[2]梁琨.檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定解讀.中國檔案，2019（2）.