陳英

摘 要：計算機辦公自動化的應(yīng)用和普及，為辦公室管理人員提供越來越便捷的服務(wù)，針對人力資源管理部門，與員工相關(guān)的各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計與匯總工作繁多，準(zhǔn)確而高效的數(shù)據(jù)統(tǒng)計至關(guān)重要。掌握并靈活運用辦公軟件中Excel 函數(shù)，直接影響著辦公效率以及質(zhì)量。本文主要結(jié)合于常見統(tǒng)計案例介紹Excel 函數(shù)定義及用法技巧。

關(guān)鍵詞：Excel 函數(shù);人力資源管理;應(yīng)用技巧

隨著“放管服”改革要求，越來越多數(shù)據(jù)統(tǒng)計、資格類證件審核等工作需要人力資源部門提供數(shù)據(jù)支撐，如何借助EXCEL軟件高效完成相應(yīng)工作任務(wù)很有必要。Excel 是office辦公軟件的重要組成部分，其中提供了大量的內(nèi)置函數(shù)，其強大的數(shù)據(jù)處理能力為辦公人員工作帶來便捷，能有效提高工作效率，工作達到事半功倍的效果。人力資源管理中，涉及到數(shù)據(jù)處理的主要是員工基本情況表，崗位聘用表、績效統(tǒng)計表等等，其主要是完成員工基本信息的收集、統(tǒng)計與匯總工作，具體應(yīng)用中，Excel 函數(shù)的運用相對基礎(chǔ)，且具備處理繁雜的數(shù)據(jù)處理能力，對提升工作效能有很大的促進作用。在人力資源管理中將Excel 函數(shù)運用在相應(yīng)的統(tǒng)計工作中，使這些繁瑣的統(tǒng)計工作變得輕松、簡便。

1.人力資源管理中Excel常用函數(shù)定義及用法

Excel 表格具備強大的數(shù)據(jù)處理能力，通常以函數(shù)、公式方式完成運算，通過復(fù)制功能完成批量運算，從而快捷完成大量數(shù)據(jù)處理。人力資源管理中，主要涉及到的是員工基本情況表及績效等方面的統(tǒng)計。這里以常用的Excel函數(shù)為例，主要涉及 SUM（求和）、COUNT（計數(shù)）、COUNTA（計數(shù)）、TEXT（文本），COUNTIF（計數(shù)）、IF（條件）、MID（取串）、YEAR（年份）、TODAY（當(dāng)前時間）等等一些基本函數(shù)。SUM，某一單元格區(qū)域中數(shù)值之和，其括號內(nèi)寫上起止單元格的計數(shù)范圍。COUNT 函數(shù)表示計數(shù)，統(tǒng)計值為數(shù)值型數(shù)字的單元格個數(shù)，而COUNTB則統(tǒng)計非空單元格個數(shù);COUNTIF 帶條件的統(tǒng)計，則統(tǒng)計符合條件范圍的單元格個數(shù)。MID從給定的字符串中獲取字符串，TEXT以給定方式完成字符格式化，if判斷是否滿足給定的條件，若滿足則返回一個值，不滿足則返回另一個值。

2.Excel 函數(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用技巧

（一）員工基本情況表

針對員工基本情況表，每年都有新員工的入職，通常情況下每年均需要對員工各種數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，如職稱、性別、年齡段的統(tǒng)計等等。已知基本情況表中的身份證號，如何完成出生年月獲取，且按照“0000-00-00”格式生成，同步完成年齡分段統(tǒng)計。針對表1員工基本情況表中唯一的識別號—身份證號，我們首先學(xué)習(xí)其中蘊含的特殊組成規(guī)律，從左到右，前六位為地址標(biāo)識，八位出生年月，三位順序碼以及一位驗證碼。因此，從每一位員的身份證號中快捷挖掘出出生年月的信息尤其重要。默認(rèn)情況下，十八位身份證號碼采取字符型輸入方式，首先使用的MID 函數(shù)，從一連串的身份證號中選擇出出生年月的數(shù)字，其格式為=MID（文本字符串所在單元格，開始位置，字符個數(shù)）。以表1員工基本情況表為例，其中F3單元格中輸入=TEXT（MID（E3，7，8），"0000-00-00"）即可獲得0001工號對應(yīng)的出身年月的信息。其次，便是年齡的計算，年齡的計算方法有多種，這里介紹兩種方法：一種選用年份相減法，G3單元格中輸入=year（today（））-mid（e3，1，4）即可;另一種選用時間天值之差對年份取整的方式，G3單元格中輸入=int（（today（）-f3）/365）即可，其中int表示向下取整。這里需要注意的是選擇不同函數(shù)的時候其參數(shù)類型的差別，是針對于字符型、日期型或數(shù)字型等類型中的哪一種，確保其數(shù)據(jù)類型的一致性。接表1員工基本情況表計算的基礎(chǔ)上繼續(xù)進行年齡段的統(tǒng)計，在此表后增加一列年齡分段h列，在h3單元格中根據(jù)統(tǒng)計工作需要進行年齡分段，這里將年齡分為五個段，H3單元格中輸入=IF（G3<30，”30以下”，IF（G3<=40，”31-40”，IF（G3<=50，”41-50”，IF（G3<=60，”51-60”，”60以上”），此后再次進行分類統(tǒng)計即可。

在情況表中選用公式的方式處理數(shù)據(jù)，其批量處理的能力強，且數(shù)據(jù)的時間節(jié)點靈活性強，當(dāng)前統(tǒng)計的時間點有自動更新功能，準(zhǔn)確性高，進而提高統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。

針對于性別，或職稱人數(shù)的統(tǒng)計，可選用countif來進行，需要注意的是它的參數(shù)選用的是數(shù)據(jù)范圍，其選定受所需統(tǒng)計的數(shù)據(jù)的范圍影響。以表1為例完成副教授的統(tǒng)計在D9單元格中輸入=countif（D3：d7，”副教授”）或者將副教授換成$D$5即可完成統(tǒng)計

（二）績效統(tǒng)計表

人力資源管理中，績效是員工工資的重要組成部分，通過績效數(shù)據(jù)的分析，能夠了解到員工的工作情況，為制定可靠且有效的績效方案提供重要的數(shù)據(jù)支撐。對于績效的統(tǒng)計相對簡單，主要完成公式的計算。首先是員工工作量的錄入，譬如員工的課時數(shù)，課時單價，總金額等，考慮課時單價不占用單元格，員工課時津貼=員工課時數(shù)*課時單價進行公式復(fù)制，對所有員工的課時數(shù)則選用=sum（所有員工的課時津貼），此外還可以完成系列數(shù)據(jù)的橫縱向分析。

3.總結(jié)

Excel 函數(shù)在日常工作中使用相當(dāng)廣泛，并且還可采取錄制宏的辦法，或者根據(jù)功能需要進行程序定制編寫，優(yōu)化工作流程，提高工作效能。當(dāng)然，對于人力資源管理人員來說，熟練掌握Offic辦公軟件是非常有必要的，我們可以利用軟件所長，充分挖掘Excel表格中的強大功能，更加直觀方便呈現(xiàn)數(shù)據(jù)分析圖解，進而提升人力資源管理質(zhì)量和效率。

參考文獻

[1]黃麗霞 Excel 函數(shù)在中職教務(wù)管理中的應(yīng)用技巧分析 [J].數(shù)碼世界2019年第2期