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新時(shí)期高校教師業(yè)務(wù)檔案的收集管理與利用

2019-10-21 00:36黃華
傳播力研究 2019年20期
關(guān)鍵詞:高校教師

黃華

摘要:高校教師業(yè)務(wù)檔案存在沒有規(guī)范的教師業(yè)務(wù)檔案管理制度、教師業(yè)務(wù)檔案的管理處于重收集輕使用階段兩個(gè)普遍問題。建議建立健全明確規(guī)范的教師業(yè)務(wù)檔案管理制度,開發(fā)其信息化共享系統(tǒng),重視對其的開發(fā)使用。本文結(jié)合高校教師業(yè)務(wù)檔案工作的實(shí)際,闡述了新時(shí)期高校教師業(yè)務(wù)檔案的收集和利用對促進(jìn)高校的發(fā)展、合理使用人才具有的重要意義。

關(guān)鍵詞:高校;教師;業(yè)務(wù)檔案

高校教師業(yè)務(wù)檔案是高校檔案的重要組成部分,它包括教師個(gè)人信息、教學(xué)、科研工作情況等方面內(nèi)容,在教師管理、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)評估中都具有極其重要的作用。人才是高校生存之本,人才的優(yōu)勢是最大的優(yōu)勢,然而相對于社會的其他子系統(tǒng)而言,高校的優(yōu)勢是非常明顯的,這里薈萃了大批國內(nèi)外知名的老專家、老教授,同時(shí)也擁有相當(dāng)數(shù)量中青年學(xué)術(shù)骨干。他們在教學(xué)、醫(yī)療、科研等社會實(shí)踐活動中積累了大量豐富而珍貴的材料,如教師工作能力、業(yè)務(wù)水平、履行崗位職責(zé)的評價(jià)以及工作業(yè)績、科研成果等,將其收集整理便形成教師業(yè)務(wù)檔案??梢姡處煒I(yè)務(wù)檔案是教師創(chuàng)造性勞動的真實(shí)記錄,是教師人事檔案的必要補(bǔ)充。

一、教師業(yè)務(wù)檔案的收集

高校教師是國家的寶貴財(cái)富,是新時(shí)期社會主義現(xiàn)代化建設(shè)大軍的一支骨干力量,是社會物質(zhì)文明和精神文明的直接推動者。教師業(yè)務(wù)檔案是教師教學(xué)、科研、育人等業(yè)務(wù)活動的真實(shí)記錄。業(yè)務(wù)檔案在收集上不同于人事檔案,人事檔案側(cè)重政治、行政等綜合材料的收集,多來自于校內(nèi)外不同組織部門,一般材料形成后都能及時(shí)歸檔。而業(yè)務(wù)檔案材料的形成多是分散的,內(nèi)容涉及面廣,常常以“孤本”居多。除部分采自基層組織部門外,還有相當(dāng)一部分材料來自教師個(gè)人,如學(xué)術(shù)論文、科研成果等。這樣就給教師業(yè)務(wù)檔案的收集帶來一定的困難。為了保證教師業(yè)務(wù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性,為領(lǐng)導(dǎo)合理選拔、使用人才,實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置,就必須采取相應(yīng)的有效措施。

(一)擴(kuò)大宣傳,增強(qiáng)全員對建立教師業(yè)務(wù)檔案的認(rèn)識

廣泛宣傳,增強(qiáng)認(rèn)識,積極參與,是教師業(yè)務(wù)檔案收集的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。從檔案管理的實(shí)際中,可以看到教師對業(yè)務(wù)檔案的了解和重視遠(yuǎn)不如人事檔案。甚至有的年輕助教還不知道建立業(yè)務(wù)檔案這碼事??梢姌I(yè)務(wù)檔案管理部門的人員,充分利用一切時(shí)間場合向教師進(jìn)行宣傳,是十分必要的。比如每年對新教師擬定崗前培訓(xùn)計(jì)劃,可以安排一次專題講座,引起大家的足夠重視。通過宣傳一是督促基層部門把當(dāng)年形成的材料及時(shí)歸檔;二是提醒教師本人將自己的新成果、新業(yè)績及時(shí)提交組織,以供組織在人事管理中作為參考。

(二)明確歸檔范圍

制定歸檔范圍,是業(yè)務(wù)檔案收集工作的重要環(huán)節(jié)。充分顯示業(yè)務(wù)檔案的嚴(yán)肅性、科學(xué)性、完整性。既要避免由于收集范圍過大出現(xiàn)的盲目性和雜亂性,又要避免收集范圍過小引起的不全面性。具體歸檔內(nèi)容如下:1)個(gè)人基本情況。學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷,教師任職呈報(bào)表,職稱評審和職務(wù)聘任材料,解聘材料,教師業(yè)務(wù)考核材料,個(gè)人業(yè)務(wù)自傳,經(jīng)組織認(rèn)定的學(xué)歷證明、業(yè)務(wù)進(jìn)修情況,社會兼職情況等。2)教學(xué)情況。承擔(dān)的教學(xué)任務(wù),指導(dǎo)博士、碩士研究生情況,指導(dǎo)畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))情況,教學(xué)成果及評價(jià)材料。3)學(xué)術(shù)科研情況。個(gè)人提交的學(xué)術(shù)論文、著作、譯著等復(fù)印件,個(gè)人提交的經(jīng)組織認(rèn)定的科研立項(xiàng)及科研成果目錄;專利材料復(fù)印件等。4)獎懲情況。教學(xué)、科研獲獎證書復(fù)印件,各種榮譽(yù)稱號證書復(fù)印件,教學(xué)差錯事故文件及其他處理文件等。5)其他需要保存的材料。

(三)科學(xué)管理

要做好教師業(yè)務(wù)檔案收集工作,除具有必要的規(guī)章制度外,還必須進(jìn)行科學(xué)管理。首先高校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教師業(yè)務(wù)檔案管理工作。無論是設(shè)立在人事部門,還是教務(wù)部門,亦或是檔案館,都必須明確責(zé)任,指定專人負(fù)責(zé)。其次高校教師業(yè)務(wù)檔案材料形成部門,必須嚴(yán)格遵守學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定,定期將當(dāng)年形成的材料及時(shí)歸檔,不得拖延、推諉。最后教師業(yè)務(wù)檔案管理人員要有高度的責(zé)任感和敬業(yè)精神。熟悉檔案業(yè)務(wù),尊重教師勞動成果。熱愛本職工作,不怕麻煩,一絲不茍,耐心細(xì)致的為教師提供存用便捷的良好服務(wù)。要建立健全登記制度,嚴(yán)把材料入口關(guān),不該歸檔的材料絕不歸檔,該歸檔的材料絕不漏掉,保證質(zhì)量,嚴(yán)格守密,妥善保管。通過有效的措施,來贏得廣大教師的信賴和支持,使他們真切感受到,材料存入放心,材料使用順心。積極主動地把反映自己業(yè)績的材料及時(shí)提供歸檔。

二、教師業(yè)務(wù)檔案的利用

收集的目的是為了利用,單純?yōu)榱耸占占且环N浪費(fèi)。當(dāng)今時(shí)代是科技迅猛發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代,又是優(yōu)秀科技人才得以施展才華的大好時(shí)機(jī)。做好教師業(yè)務(wù)檔案工作,不僅是時(shí)代發(fā)展的需要,也是高校重視人才、關(guān)心人才、了解掌握人才、合理培養(yǎng)使用人才的具體體現(xiàn),為領(lǐng)導(dǎo)宏觀決策提供重要信息。

(一)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息

長期以來,由于種種原因,教師業(yè)務(wù)檔案的信息作用沒有得到很好的發(fā)揮,實(shí)踐證明這是不科學(xué)的。21世紀(jì)綜合國力的競爭,最根本的是人才的競爭。發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才、合理使用人才是極為重要的。高校既是人才培養(yǎng)的基地,又是人才相對集中的地方。了解掌握教師隊(duì)伍的狀況,合理使用人才勢在必行。哪些人才可用?信息來源何處?業(yè)務(wù)檔案就是第一手可靠的資料。因?yàn)樗宄鎸?shí)記錄了每位教師的業(yè)務(wù)成長過程,通過每年的年度考核、教學(xué)評估、科研成果、論文發(fā)表等不同側(cè)面來了解其工作業(yè)績,也可以通過教師的微觀變化,分析教師隊(duì)伍的整體水平,宏觀預(yù)測教師隊(duì)伍的現(xiàn)狀和未來,進(jìn)而制定有效人才培養(yǎng)規(guī)劃。

(二)為職稱評審提供資料

職稱評審工作,是高校一項(xiàng)常規(guī)化工作。對于合理選拔使用人才,調(diào)動教師的積極性,促進(jìn)人才的合理流動具有十分重要的積極作用。是對教師創(chuàng)造性勞動的公正評價(jià)和認(rèn)可。要確保職稱評審工作正常運(yùn)行,堅(jiān)持擇優(yōu)上崗,合理聘任,教師業(yè)務(wù)檔案的有效利用尤為重要。從職稱評審的工作實(shí)際中可以看到,教師為了晉級大量整理材料,復(fù)印材料,而業(yè)務(wù)部門又忙于審核材料,如果充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案的作用,材料同出一口,既能保證評審材料的真實(shí)準(zhǔn)確,又可以減少不必要的人力物力的浪費(fèi)。

(三)為教師提供備忘服務(wù)

教師是學(xué)校的中堅(jiān)力量,他們畢生都耕耘在自己的業(yè)務(wù)崗位上,每年都能向社會、向人類奉獻(xiàn)許多喜人的成果,他們珍惜自己的勞動成果,通過歸檔,將這些寶貴的財(cái)富加以收集、整理、真實(shí)記錄,也為后人提供科技信息和寶貴經(jīng)驗(yàn)。業(yè)務(wù)檔案有便利、簡捷、準(zhǔn)確的特點(diǎn),也有存儲積累提供信息的長處,它是高校人事檔案的必要補(bǔ)充,作為一項(xiàng)高校人事管理的基礎(chǔ)工作正在被越來越多的同仁認(rèn)可。

(四)為教學(xué)評估提供原始憑據(jù)

近些年來,隨著高等教育的改革與發(fā)展,國家對高等教育的管理更加完善。各層面、各內(nèi)容的教育評估越來越多,比如教學(xué)工作水平評估、學(xué)科評估、專業(yè)評估等等。教師業(yè)務(wù)檔案以記錄教師日常業(yè)務(wù)活動為主旨,無疑為評估專家提供了是最原始、最真實(shí)、最直接的第一手資料。通過查閱教師的業(yè)務(wù)檔案,不僅可以清楚了解每一位教師的業(yè)務(wù)活動軌跡、成果,而且也能直觀反映學(xué)校對教師及教學(xué)工作所采取的管理措施,從而客觀反映了高校教學(xué)等方面的工作管理水平。

總之,隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷壯大,教師隊(duì)伍的數(shù)量不斷增加,高校教師業(yè)務(wù)檔案工作任重而道遠(yuǎn)。在新時(shí)期加強(qiáng)高校教師業(yè)務(wù)檔案的信息化建設(shè),構(gòu)建高校教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng),對于提升高校教師業(yè)務(wù)檔案的收集與利用,促進(jìn)高校人力資源的合理配置,促進(jìn)高等教育的持續(xù)發(fā)展都具有十分重大的現(xiàn)實(shí)意義。

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