【摘 要】本文論述Excel數(shù)據(jù)處理在高職院校學(xué)籍管理中的應(yīng)用，闡述將Excel數(shù)據(jù)處理軟件引入高職院校學(xué)籍管理工作的必要性，Excel可以保證減少數(shù)據(jù)的差錯(cuò)，其處理數(shù)據(jù)功能強(qiáng)大，分析數(shù)據(jù)簡(jiǎn)捷快速，能夠在學(xué)籍管理工作中發(fā)揮重要的作用，有利于解決高職院校學(xué)籍管理過(guò)程中的數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析的問題。

【關(guān)鍵詞】Excel? 數(shù)據(jù)處理? 數(shù)據(jù)分析? 學(xué)籍管理

【中圖分類號(hào)】G? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】0450-9889（2019）05C-0108-03

近年高職院校的學(xué)生數(shù)量迅速增加，為使高職院校教學(xué)管理工作有序開展，很多高職院校引進(jìn)了教務(wù)管理系統(tǒng)。教務(wù)管理系統(tǒng)在學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)審核、成績(jī)管理等方面提供了先進(jìn)、實(shí)用的信息化管理手段，并完善了學(xué)籍管理的規(guī)范性。但因?qū)W籍管理工作涵蓋了學(xué)生基礎(chǔ)信息的采集、學(xué)生異動(dòng)的管理、畢業(yè)生信息管理、成績(jī)管理、其它類信息的統(tǒng)計(jì)分析等多項(xiàng)管理功能，加之不同學(xué)校的學(xué)籍管理、人才培養(yǎng)方式各不相同，教務(wù)管理系統(tǒng)軟件開發(fā)人員不可能完全了解每個(gè)學(xué)校的學(xué)籍管理工作，造成了系統(tǒng)不能滿足工作的所有需求，因此學(xué)籍管理中數(shù)據(jù)的處理還必須借助Excel這一款數(shù)據(jù)處理軟件。

一、將Excel數(shù)據(jù)處理軟件引入學(xué)籍管理工作的必要性

教務(wù)管理系統(tǒng)雖然能解決學(xué)籍管理工作中大量的數(shù)據(jù)處理工作，但學(xué)籍管理原始數(shù)據(jù)的采集、導(dǎo)入，各平臺(tái)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的銜接，對(duì)大量動(dòng)態(tài)的、錯(cuò)綜復(fù)雜的學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)分析和處理，以及報(bào)表導(dǎo)出后的處理，仍然需要借助Excel電子表格軟件進(jìn)行處理。

運(yùn)用Excel電子表格軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理比較簡(jiǎn)單易操作。大部分一線學(xué)籍管理人員不是專業(yè)計(jì)算機(jī)人員，對(duì)復(fù)雜的計(jì)算機(jī)編程語(yǔ)言和計(jì)算機(jī)編程命令不了解和不掌握，而且學(xué)籍管理人員流動(dòng)性非常大，隊(duì)伍不穩(wěn)定，學(xué)籍管理工作過(guò)程中使用Excel電子表格軟件進(jìn)行分析處理，各種報(bào)表的生成，簡(jiǎn)便易操作。

Excel具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理及分析功能，易學(xué)易用，計(jì)算公式豐富，統(tǒng)計(jì)分析功能直觀，功能簡(jiǎn)便靈活，適用于目前高職院校學(xué)籍管理中數(shù)據(jù)量的處理分析及各類報(bào)表的生成。

二、Excel數(shù)據(jù)處理軟件概述

Microsoft Excel是微軟公司研發(fā)推出的一款數(shù)據(jù)處理軟件，通過(guò)表格的單元格直接記錄數(shù)據(jù)、計(jì)算數(shù)據(jù)和呈現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總情況，通過(guò)圖表直觀形象地呈現(xiàn)數(shù)據(jù)處理結(jié)果，具有直觀的界面、出色的數(shù)據(jù)計(jì)算功能和圖表生成工具，易學(xué)易用，在職場(chǎng)辦公領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。

Microsoft Excel能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行以下處理：對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和整理;對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算、匯總和統(tǒng)計(jì);對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，主要通過(guò)數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行;呈現(xiàn)數(shù)據(jù)，對(duì)計(jì)算處理后的數(shù)據(jù)進(jìn)行直觀呈現(xiàn)并通過(guò)各種圖表工具做出形象、美觀的圖表。掌握Excel電子表格軟件，能解決大量數(shù)據(jù)的復(fù)雜計(jì)算和統(tǒng)計(jì)分析等管理工作。

三、Excel數(shù)據(jù)處理軟件在學(xué)籍管理工作中的應(yīng)用

（一）Excel支持?jǐn)?shù)據(jù)類型廣泛，可以保證輸入的數(shù)據(jù)在指定的范圍內(nèi)，減少數(shù)據(jù)的差錯(cuò)

教務(wù)管理系統(tǒng)中所有學(xué)籍原始數(shù)據(jù)的導(dǎo)入模板、學(xué)籍管理數(shù)據(jù)處理結(jié)果、分析統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的導(dǎo)出，一般都是以Excel數(shù)據(jù)格式呈現(xiàn)，大量的數(shù)據(jù)通過(guò)表格形式呈現(xiàn)，更加清晰、直觀。

1.學(xué)籍管理中學(xué)生原始數(shù)據(jù)類型多樣化，如學(xué)籍管理數(shù)據(jù)中學(xué)生個(gè)人信息表里的姓名、性別、年齡、出生日期、身份證號(hào)、籍貫、入學(xué)成績(jī)，不同的內(nèi)容在Excel單元格中設(shè)置成不同的格式類型。Excel工作表里單元格的編輯格式有多種類型，姓名、性別、籍貫等數(shù)據(jù)單元格設(shè)定為文本格式;年齡、入學(xué)成績(jī)等數(shù)據(jù)的單元格設(shè)置為數(shù)值格式;出生日期設(shè)置為日期格式;Excel單元格的默認(rèn)格式是常規(guī)格式，常規(guī)格式大于11位數(shù)字就用科學(xué)計(jì)數(shù)法表示，為方便身份證號(hào)這種長(zhǎng)數(shù)字單元格的顯示數(shù)值與輸入內(nèi)容一致，身份證號(hào)選擇的是文本格式;如果要統(tǒng)計(jì)學(xué)生男女比例，單元格格式就可以設(shè)置成百分比。在實(shí)踐運(yùn)用中，格式的正確選擇決定了表格數(shù)據(jù)錄入的速度，檢索錄入正確與否，并能夠準(zhǔn)確無(wú)誤地進(jìn)行相應(yīng)的管理和計(jì)算。

2.Excel可以保證輸入的數(shù)據(jù)在指定的范圍內(nèi)，減少數(shù)據(jù)的差錯(cuò)。為保證學(xué)生學(xué)籍原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，學(xué)生原始數(shù)據(jù)輸入的內(nèi)容可以進(jìn)行限定，如在性別這列單元格限定只能選擇“男”或“女”;限定輸入內(nèi)容的長(zhǎng)度，如身份證號(hào)這列單元格，可以用數(shù)據(jù)有效性，限制只接受18位的文本。

3.為了數(shù)據(jù)報(bào)表的美觀，還可以設(shè)置不同的文本對(duì)齊方式，字體的大小、字形，表格的邊框，填充顏色等，為保護(hù)工作表，避免人為有意或無(wú)意的破壞，可以鎖定單元格或自定義單元格。

（二）Excel處理數(shù)據(jù)功能強(qiáng)大，數(shù)據(jù)計(jì)算和函數(shù)的使用在學(xué)籍管理工作中發(fā)揮重要的作用

教務(wù)管理系統(tǒng)能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，但在學(xué)校學(xué)籍管理工作過(guò)程中，對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析是多維度的，教務(wù)管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)不可能面面俱到。如學(xué)生學(xué)籍常規(guī)的統(tǒng)計(jì)是按系部專業(yè)統(tǒng)計(jì)人數(shù)，但若部門有特殊要求，例如按系部專業(yè)統(tǒng)計(jì)女生人數(shù)，或者要求按系部專業(yè)統(tǒng)計(jì)某分校區(qū)女生人數(shù)，這時(shí)，通過(guò)Excel數(shù)據(jù)計(jì)算和統(tǒng)計(jì)分析就可以滿足要求。Excel數(shù)據(jù)計(jì)算和統(tǒng)計(jì)都可以通過(guò)公式和函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，Excel簡(jiǎn)單的公式和單個(gè)函數(shù)的計(jì)算都比較簡(jiǎn)單，Excel函數(shù)一共有11類，分別是財(cái)務(wù)、邏輯、文本、日期和時(shí)間、查找與引用、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、信息、工程、統(tǒng)計(jì)、多維數(shù)據(jù)集以及用戶自定義函數(shù)。Excel函數(shù)的優(yōu)勢(shì)在于思路，要求在對(duì)函數(shù)功能、參數(shù)和表達(dá)式理解透徹的基礎(chǔ)上，對(duì)公式計(jì)算方法非常熟悉，通過(guò)公式的套用和各種函數(shù)的組合嵌套處理數(shù)據(jù)。

1.學(xué)籍管理中運(yùn)用Excel的數(shù)據(jù)計(jì)算為各管理部門提供數(shù)據(jù)依據(jù)，提高決策方向正確性。使用Excel的最大值、最小值、平均值等公式函數(shù)來(lái)統(tǒng)計(jì)入學(xué)數(shù)據(jù)中不同專業(yè)錄取分?jǐn)?shù)，找出當(dāng)年的熱門專業(yè)，調(diào)整以后的專業(yè)錄取計(jì)劃;也可以據(jù)此來(lái)進(jìn)行班級(jí)分班，使各班學(xué)生人員素質(zhì)相對(duì)均衡;還可查找出學(xué)生哪個(gè)地區(qū)的人數(shù)比較多，在后勤飯?zhí)蔑嬍成峡梢灾谱鞒龈m合學(xué)生口味的飯菜;通過(guò)對(duì)學(xué)生民族的統(tǒng)計(jì)，方便照顧到相應(yīng)民族，按民族風(fēng)俗服務(wù)學(xué)生;通過(guò)對(duì)退學(xué)學(xué)生異動(dòng)原因的統(tǒng)計(jì)，找到學(xué)生不安心學(xué)習(xí)、不愿意留在學(xué)校最根本的原因，以便有的放矢地進(jìn)行整改?？傊?，通過(guò)對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算分析，為重要決策提供有效的數(shù)據(jù)材料，說(shuō)服力更強(qiáng)。

2.數(shù)據(jù)處理通過(guò)函數(shù)及函數(shù)嵌套技巧輕松得到。新生入學(xué)要進(jìn)行入學(xué)注冊(cè)，注冊(cè)數(shù)據(jù)在核查學(xué)信網(wǎng)給出的原始錄取數(shù)據(jù)后還要增加學(xué)生系部、班級(jí)、學(xué)號(hào)，通過(guò)核查原始錄取數(shù)據(jù)與系部檢錄的學(xué)生實(shí)際班級(jí)數(shù)據(jù)得出，Excel查找和引用函數(shù)VLOOKUP、邏輯運(yùn)算函數(shù)IF發(fā)揮非常大的作用。每年高基報(bào)表要統(tǒng)計(jì)各個(gè)年齡段的學(xué)生人數(shù)，可以通過(guò)身份證號(hào)使用日期函數(shù)、文本和數(shù)據(jù)函數(shù)等函數(shù)嵌套技巧如公式“=YEAR（TODAY（））-MID（D2，7，4）”求出學(xué)生的年齡（見圖1），其中YEAR（TODAY（））代表今年，MID（D2，7，4）是通過(guò)截取單元格D2中學(xué)生身份證號(hào)的出生年份，兩個(gè)相減就是年齡。

（三）Excel分析數(shù)據(jù)簡(jiǎn)捷快速，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的使用在學(xué)籍管理工作中發(fā)揮重要的作用

在學(xué)籍管理中常常面臨大量的數(shù)據(jù)需要進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的處理，對(duì)表格里的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，通過(guò)對(duì)排序和篩選數(shù)據(jù)、分類匯總數(shù)據(jù)、創(chuàng)建圖表分析數(shù)據(jù)，使用數(shù)據(jù)透視圖和數(shù)據(jù)透視表來(lái)分析數(shù)據(jù)。

1.使用Excel的排序、分類匯總功能，統(tǒng)計(jì)學(xué)生政治面貌分布情況。按照不同政治面貌、不同系部的要求，通過(guò)排序功能進(jìn)行自定義排序來(lái)分類，再通過(guò)數(shù)據(jù)的分類匯總功能，按照分類字段政治面貌，匯總方式為計(jì)數(shù)，選定匯總計(jì)數(shù)項(xiàng)為政治面貌，確定進(jìn)行分類匯總，就可以看到表格已經(jīng)按照中共黨員、中共預(yù)備黨員、共青團(tuán)員、群眾四個(gè)類別匯總出不同系部學(xué)生不同政治面貌的人數(shù)（見圖2），點(diǎn)擊表格左上方的數(shù)字1、2、3，可以依次收起或展示統(tǒng)計(jì)結(jié)果（見圖3）;當(dāng)?shù)玫絽R總結(jié)果，不想破壞原始表格原始數(shù)據(jù)時(shí)，可以再次選擇數(shù)據(jù)分類匯總命令，點(diǎn)擊全部刪除，這樣又可恢復(fù)原始表格。

使用Excel的排序、分類匯總功能，還可以快速統(tǒng)計(jì)學(xué)生各種數(shù)據(jù)，如生源地、專業(yè)、民族、年齡統(tǒng)計(jì)、各年級(jí)班級(jí)學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)、學(xué)生成績(jī)排名。

2.使用Excel數(shù)據(jù)高級(jí)篩選，迅速查找出符合多條件的數(shù)據(jù)，減少工作強(qiáng)度和工作量，達(dá)到事半功倍的效果。例如要查出學(xué)生政治面貌是中共黨員，專業(yè)是語(yǔ)文教育的全部學(xué)生數(shù)據(jù)，可以通過(guò)數(shù)據(jù)的高級(jí)篩選功能來(lái)篩選出具體的學(xué)生名單（見圖4）。操作如下：在選定區(qū)域同一行錄入條件字段“政治面貌、專業(yè)”，在相應(yīng)字段下填寫“中共黨員、語(yǔ)文教育”，條件區(qū)域就設(shè)置好了，然后選擇數(shù)據(jù)高級(jí)篩選，在高級(jí)篩選對(duì)話框中將原始數(shù)據(jù)列表區(qū)域和條件區(qū)域填入，可以在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果，也可以將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置，不影響原始數(shù)據(jù)列表區(qū)域，符合既是“中共黨員”又是“語(yǔ)文教育”專業(yè)的多條件學(xué)生數(shù)據(jù)就得到了。

3.使用Excel數(shù)據(jù)透視表，可以對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的統(tǒng)計(jì)匯總，建立交叉列表的交互式表格。數(shù)據(jù)透視表是一種動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)工作表，對(duì)透視表的操作也是對(duì)各字段進(jìn)行排列組合和分類匯總，可以從不同的角度來(lái)查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果，匯總結(jié)果可以是求和、計(jì)數(shù)、最大值、最小值、平均值及各種數(shù)學(xué)方式。數(shù)據(jù)透視表也可以自定義所需匯總項(xiàng)，按照匯總要求變換篩選數(shù)據(jù)，按照新的布置重新計(jì)算數(shù)據(jù)。另外，當(dāng)原始數(shù)據(jù)發(fā)生變化，通過(guò)刷新操作以更新數(shù)據(jù)透視表的統(tǒng)計(jì)結(jié)果。數(shù)據(jù)透視表能完成大量數(shù)據(jù)的繁瑣計(jì)算和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，方便分析（見圖5）。

例如：教務(wù)管理系統(tǒng)原有開發(fā)功能只能按某個(gè)條件進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)統(tǒng)計(jì)人數(shù)，但在學(xué)籍管理工作中往往需要統(tǒng)計(jì)不同系部、不同專業(yè)學(xué)生的多條件異動(dòng)人數(shù)、異動(dòng)原因，并由此分析解決學(xué)生異動(dòng)問題。Excel數(shù)據(jù)透視表應(yīng)用于學(xué)生退學(xué)情況數(shù)據(jù)的分析，通過(guò)教務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出Excel表格的退學(xué)異動(dòng)學(xué)生數(shù)據(jù)，通過(guò)數(shù)據(jù)透視表快速匯總功能，得到不同原因退學(xué)的各系、各專業(yè)人數(shù)，據(jù)此抓住主要問題，針對(duì)退學(xué)原因做好相應(yīng)的管理工作。針對(duì)不喜歡專業(yè)而退學(xué)的情況，會(huì)同系部做好專業(yè)引領(lǐng)、名師示范，讓學(xué)生了解所學(xué)專業(yè)在社會(huì)上的應(yīng)用價(jià)值，引導(dǎo)大學(xué)生理性地認(rèn)識(shí)自己所學(xué)專業(yè)和未來(lái)將要從事的行業(yè)與崗位，將個(gè)人興趣、自己的需求與社會(huì)的發(fā)展需要結(jié)合起來(lái)，建立起良好的從業(yè)價(jià)值觀基礎(chǔ)。針對(duì)經(jīng)濟(jì)困難原因想退學(xué)的情況，會(huì)同學(xué)工處、財(cái)務(wù)處、系部等職能部門做好學(xué)生資助，如助學(xué)貸款、助學(xué)金、勤工儉學(xué)及多渠道資助幫扶工作。

Excel數(shù)據(jù)處理軟件作為一款辦公自動(dòng)化軟件，操作簡(jiǎn)便，具有直觀的界面，強(qiáng)大的數(shù)據(jù)自動(dòng)處理和計(jì)算功能，并具有數(shù)據(jù)分析靈活實(shí)用、分析圖表豐富的優(yōu)勢(shì)，為管理者提供了預(yù)測(cè)可能。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，學(xué)籍管理工作在教育創(chuàng)新、教育現(xiàn)代化大環(huán)境中發(fā)揮著重要作用。通過(guò)創(chuàng)新工作方法，合理使用和充分挖掘Excel軟件，不僅可以解決學(xué)籍管理工作中繁瑣的數(shù)據(jù)處理和分析，還可以提高管理質(zhì)量和效率。

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【基金項(xiàng)目】2016年度廣西職業(yè)教育教學(xué)改革研究立項(xiàng)項(xiàng)目“基于狀態(tài)數(shù)據(jù)應(yīng)用的高等職業(yè)院校教學(xué)工作診斷與改進(jìn)保障機(jī)制研究與實(shí)踐”（GXGZJG2016A067）

【作者簡(jiǎn)介】李怡紅（1967— ），女，廣西貴港人，廣西幼兒師范高等專科學(xué)校助理工程師。

（責(zé)編 丁 夢(mèng)）