唐婧

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）8-110-01

摘 要 企業(yè)辦公室是企業(yè)重要的管理部門，辦公室文秘人員負(fù)責(zé)各種文件的收發(fā)登記、傳閱、催辦、分發(fā)工作以及文書檔案的打印整理、分類、歸檔工作，協(xié)調(diào)不同部門的整體工作流程。文秘人員的辦事效率會(huì)直接影響辦公室的工作進(jìn)度，在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的新時(shí)代，辦公室文秘人員的工作范圍和工作強(qiáng)度都要有所提高。新時(shí)代文秘人員工作的質(zhì)量和水平是助推辦公室工作開展的關(guān)鍵因素，本文簡要介紹了該問題，為后期促進(jìn)辦公室更好的拓展業(yè)務(wù)奠定了基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞 辦公室 文秘工作 質(zhì)量 優(yōu)化策略

在辦公室的工作當(dāng)中，秘書的位置非常重要，秘書在處理辦公室的事務(wù)當(dāng)中起著非常重要的作用。首先，秘書要進(jìn)行文件的處理，也要進(jìn)行辦公室的工作運(yùn)行管理和為決策者服務(wù)等，在工作時(shí)，秘書的工作非常復(fù)雜，并且需要承擔(dān)很多的工作量，所以在秘書的工作當(dāng)中，要努力提高自身的工作效率，才可以使企業(yè)的運(yùn)行速度得以加快，從而使企業(yè)在市場當(dāng)中有著絕對的優(yōu)勢地位。

一、文秘工作的原則和重點(diǎn)

第一，辦公室文秘人員要發(fā)揮參謀助手、服務(wù)保障、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、承上啟下的職能作用。高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，積極參與政務(wù)、管好事務(wù)、搞好服務(wù)，及時(shí)與高層管理者進(jìn)行工作匯報(bào)和工作細(xì)節(jié)溝通，使工作中的重要信息能夠及時(shí)傳遞給上級。注意上情下達(dá)，積極協(xié)調(diào)上級與各部門之間的關(guān)系，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)更改方案。二是提高辦文能力。本著“嚴(yán)格審核、急件急辦”的原則，努力加快文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和處理，保證公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，使文件能夠及時(shí)傳達(dá)貫徹，指導(dǎo)企業(yè)安全生產(chǎn)經(jīng)營等工作。第三，要提高工作的預(yù)見性。對待工作要未雨綢繆，突出“全、密、實(shí)、早”，以工作的超前性、預(yù)見性來增加工作的主動(dòng)性，力求做到工作無失誤。第四，強(qiáng)化督查督辦職能，狠抓工作落實(shí)。抓好重要工作、領(lǐng)導(dǎo)批示的工作督辦力度，抓好過程監(jiān)督，發(fā)揚(yáng)“釘釘子”精神，對重點(diǎn)、復(fù)雜事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)想預(yù)判，通過電話、協(xié)同等方式及時(shí)提醒，確保各項(xiàng)工作按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)順利推進(jìn)。

二、提高辦公室內(nèi)秘書工作效率的策略

（一）轉(zhuǎn)變工作思想，更新發(fā)展理念

在現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中，秘書工作要積極轉(zhuǎn)變自身的工作思想，要由原來的服從意識，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的自身發(fā)展思想。在進(jìn)行工作時(shí)，不僅要完成領(lǐng)導(dǎo)所下發(fā)的任務(wù)，更要將創(chuàng)新意識滲透到自己的工作當(dāng)中，可以為企業(yè)提供更好地發(fā)展思路。許多企業(yè)的發(fā)展是為了適應(yīng)市場的需要，而要制定不同的政策。這時(shí)辦公室內(nèi)秘書就要努力掌握當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的最新信息，并且結(jié)合自身企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，來為企業(yè)制定能夠取得更好發(fā)展的道路。在辦公室的工作當(dāng)中，要掌握辦公的程序以及流程，通過對流程的了解來提高自身的工作效率，在工作崗位上也可以將創(chuàng)新發(fā)展理念融合起來，通過企業(yè)各個(gè)發(fā)展的階段特征來獲取企業(yè)未來最適合的發(fā)展方向。

（二）構(gòu)建良好的獎(jiǎng)懲制度

企業(yè)通過健全的獎(jiǎng)勵(lì)制度能夠有效地樹立職工的競爭觀念，激發(fā)文秘工作人員對自己提出更高的追求，從而自發(fā)地提升工作效率。同時(shí)，懲罰制度也帶有一定的警告性。有利于文秘人員不斷地自我提高與改進(jìn)工作技能。此外，企業(yè)在制定獎(jiǎng)懲制度的時(shí)候，還要具體根據(jù)內(nèi)部各個(gè)工作人員的辦公效能、效率等情況，展開綜合性評估。以確保制度的科學(xué)性、有效性、可行性，在推行獎(jiǎng)懲制度過程中也要定期進(jìn)行測評。

（三）培養(yǎng)文秘人員的創(chuàng)新能力

從文秘工作方式的視角分析，為了盡快取締低效率的辦公方式，一定要對工作方式加以改進(jìn)、優(yōu)化，充分發(fā)揮工作人員的創(chuàng)新思維，探索一種高效的辦公模式，提升企業(yè)整體的辦公質(zhì)量與水平。為了激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新思維，管理者可以采取以下措施：其一，對辦公室文秘人員的意識、行為適當(dāng)放寬約束，促進(jìn)其勇于創(chuàng)新，同時(shí)，做好各級人員的溝通，構(gòu)建輕松的創(chuàng)新氛圍；其二，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員要有效地發(fā)揮模范作用，積極地學(xué)習(xí)先進(jìn)企業(yè)的新興的辦公理念及工作方式，對企業(yè)的辦公室文秘人員予以工作的指導(dǎo)或啟發(fā)。

（四）加強(qiáng)對辦公室內(nèi)秘書的培訓(xùn)工作

企業(yè)內(nèi)部要積極開展對于辦公室內(nèi)秘書的培訓(xùn)工作，通過增加他們的知識儲備以及工作的能力來使自身的工作效率得以提升，從而也為企業(yè)的運(yùn)行貢獻(xiàn)出一份力量。在企業(yè)內(nèi)部可以通過開展一些培訓(xùn)班，或者開展一些知識課堂，使秘書可以更清楚的了解自身的工作，從而培養(yǎng)辦公室內(nèi)秘書的工作精神，也鍛煉了他們的工作水平，使秘書在工作當(dāng)中可以更好地有為企業(yè)服務(wù)的意識。

三、結(jié)語

總之，在文秘工作中，為了改善辦公室文秘人員的工作質(zhì)量和水平，必須遵循辦公室文秘工作原則，完善獎(jiǎng)罰制度和人性化管理，增強(qiáng)文秘人員的責(zé)任心，不斷增強(qiáng)文秘人員的創(chuàng)新意識，提高文秘人員的工作能力和專業(yè)水平，提升文秘人員的工作質(zhì)量和公司的綜合管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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