王楊

摘 要：近些年來，辦公室工作量不斷增多，由此產(chǎn)生的檔案資源也隨之增加，文書檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。為此，應當以何種方式開展文書檔案管理工作，切實發(fā)揮文書檔案在決策咨詢、信息參考以及信息支撐領域的作用，亟待檔案管理人員思考和探究?；诖耍疚膹拇髷?shù)據(jù)技術的視角，就文書檔案管理工作提出自己的看法，希望能夠提升檔案管理人員運用大數(shù)據(jù)技術的能力，幫助檔案管理人員樹立大數(shù)據(jù)思維，實現(xiàn)文書當納管理的轉(zhuǎn)型升級。

關鍵詞：文書檔案;大數(shù)據(jù);共享;檢索

大數(shù)據(jù)技術的出現(xiàn)和發(fā)展，為檔案管理人員檢索、收集、整合以及分析檔案資源提供了便利，有效降低了文書檔案管理的繁瑣性以及難度。然而，現(xiàn)實生活中也有部分單位忽視大數(shù)據(jù)技術的應用，導致檔案數(shù)字化建設以及信息化建設滯后，影響了文書檔案管理的效率以及質(zhì)量。因此，有必要從理論層面就文書檔案管理工作展開闡述，尋求文書檔案的管理路徑。

1 大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理的必要性

1.1 節(jié)約檔案管理成本，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必然要求

大數(shù)據(jù)視角下的文書檔案管理工作本質(zhì)上是一種數(shù)字化管理，即對文書檔案進行數(shù)字化處理。一方面，文書檔案經(jīng)過數(shù)字化處理后，能夠有效減少文書檔案管理的成本，避免人力、物力以及此財力的浪費。另一方面，將大數(shù)據(jù)技術應用至文書檔案管理領域，打造互聯(lián)共享的文書檔案管理機制，可以滿足多個主體的檔案需求，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理[1]。

1.2 發(fā)揮文書檔案價值，避免資源浪費的內(nèi)在舉措

文書檔案具有很強的憑證價值、參考價值，能夠為單位管理者擬定決策以及開展管理工作提供信息參考、信息咨詢。過去一段時間內(nèi)，部分單位文書檔案收集、整合以及開發(fā)利用的效率不高，難以為單位管理者提供相應的信息幫助，降低了文書檔案的價值。為此，有必要將大數(shù)據(jù)技術融入到文書檔案管理工作當中，提升文書檔案管理效率以及質(zhì)量的同時，進一步對文書檔案進行開發(fā)和利用。除此之外，將大數(shù)據(jù)技術融入到文書檔案管理領域，可以提升文書檔案檢索效率，防止因檔案數(shù)量增加而導致檔案檢索效率降低的問題出現(xiàn)。

2 大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理存在的主要問題

2.1 大數(shù)據(jù)技術的應用層次低，文書檔案管理實效低下

當前，部分單位對于大數(shù)據(jù)技術的應用層次不高，大數(shù)據(jù)技術與文書檔案管理脫軌問題嚴重。第一，部分單位沒有將大數(shù)據(jù)技術應用至文書檔案收集領域，難以最大限度地挖掘并收集相應的文書檔案資源，不利于后期的文書檔案編纂工作、文書檔案專題匯編工作以及檔案專題建設工作[2]。第二，部分單位沒有將大數(shù)據(jù)技術應用至文書檔案共享領域，不利于檔案成本的節(jié)約，難以最大限度地發(fā)揮文書檔案的價值。

2.2 文書檔案安全管理不足，影響文書檔案的使用

大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案需要依托于物聯(lián)網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)進行管理，容易遭受網(wǎng)絡環(huán)境中病毒程序的攻擊，進而影響文書檔案后期的使用。第一，部分單位只是單純地利用防火墻技術以及殺毒軟件來防范病毒程序，難以適應新形勢文書檔案管理的要求[3]。第二，部分單位沒有做好事前備份工作，導致文書檔案在傳輸過程中發(fā)生亂碼、遺失以及損毀的問題后，缺乏可供參照和對比的原始檔案，進而影響文書檔案的真實性、原始性以及準確性，難以發(fā)揮出文書檔案決策咨詢的作用。

2.3 檔案管理人員尚未樹立大數(shù)據(jù)思維，對大數(shù)據(jù)技術缺乏了解

當前，部分單位檔案管理人員尚未樹立大數(shù)據(jù)思維，難以真正將大數(shù)據(jù)技術融入到文書檔案管理當中。第一，部分單位培訓工作滯后，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，導致培訓內(nèi)容單一。檔案管理人員在缺乏培訓的情況下，難以綜合利用大數(shù)據(jù)技術以及其他信息化技術，不利于文書檔案數(shù)字化建設工作。第二，部分單位培訓模式缺乏創(chuàng)新，忽視了人才交流在培訓中的作用，導致檔案管理人員無法充分了解大數(shù)據(jù)技術管理模式的具體特點以及發(fā)展趨勢。

3 大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理的創(chuàng)新思路

3.1 深化大數(shù)據(jù)技術的應用，提升文書檔案管理實效

大數(shù)據(jù)時代，單位必須要深化大數(shù)據(jù)技術的應用，打造大數(shù)據(jù)管理模式。第一，檔案管理人員可以通過大數(shù)據(jù)技術對文書檔案資源進行收集，擴充文書檔案的內(nèi)容，進一步為單位內(nèi)部其他部門提供信息參考，滿足檔案需求主體的檔案需求。同時，檔案管理人員可以結合文書檔案編纂工作、文書檔案專題匯編工作以及檔案專題建設工作的需要，綜合挖掘并收集政策文件、法律法規(guī)以及其他文件，進一步提升文書檔案管理實效。第二，檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)技術來打造檔案共享機制，有效節(jié)約檔案管理成本，進一步延伸文書檔案管理的價值鏈。上下級單位以及業(yè)務關聯(lián)單位之間構建檔案共享服務平臺后，可以通過大數(shù)據(jù)技術對文書檔案進行高效檢索，及時將符合要求的檔案資源調(diào)取出來，真正實現(xiàn)高效共享以及實時共享。

3.2 重視文書檔案安全管理，彰顯文書檔案的價值

只有充分保障文書檔案的安全，才不會影響文書檔案的真實性、原始性以及準確性。為此，檔案管理人員可以從以下角度入手，切實提升文書檔案管理實效。第一，檔案管理人員可以探索將內(nèi)網(wǎng)監(jiān)控技術、區(qū)塊鏈技術、數(shù)字加密技術、訪問權限技術、數(shù)字水印技術融入到文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)，搭建全方位的安全管理體系。第二，檔案管理人員要加強事前備份工作，加快與百度云、360云盤以及微云等服務商的合作，實現(xiàn)云儲存終端與檔案管理系統(tǒng)的自動關聯(lián)，打造自動備份的文書檔案管理機制。

3.3 重視復合型人才建設，提升檔案管理人員應用大戶數(shù)據(jù)技術的能力

第一，單位要做好總體規(guī)劃和布局，建立健全人才培訓機制，切實提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。為此，單位可以組織以“大數(shù)據(jù)時代文書檔案管理”為專題的培訓活動，幫助檔案管理人員樹立大數(shù)據(jù)思維。同時，單位必須要開展實踐教學工作以及案例教學工作，通過相關案例來提升檔案管理人員對文書檔案的了解。第二，單位要加快與檔案館、大數(shù)據(jù)服務商、相關行業(yè)協(xié)會的交流，搭建人才交流平臺，借鑒其他單位在大數(shù)據(jù)技術應用領域的經(jīng)驗，提升檔案管理人員的創(chuàng)新意識。

4 結束語

大數(shù)據(jù)時代的到來，意味著文書檔案管理模式以及管理內(nèi)容會發(fā)生改變。為此，檔案管理人員必須要樹立創(chuàng)新意識、數(shù)據(jù)構造意識以及檔案利用意識，實現(xiàn)對文書檔案的有效化管理，充分發(fā)揮文書檔案的價值。除此之外，單位要進一步引進相應的軟件系統(tǒng)以及硬件設施，夯實文書檔案管理的基礎，營造優(yōu)質(zhì)的管理環(huán)境，切實為檔案管理人員提供高效化的工具?？偠灾?，大數(shù)據(jù)時代背景下，單位必須要適應文書檔案管理工作的發(fā)展趨勢，不斷管理、開發(fā)、利用相應的文書檔案，才能更好地實現(xiàn)跨越式發(fā)展。

參考文獻

[1]朱孔賢.大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變[J].蘭臺內(nèi)外，2019（24）：23-24.

[2]屈榮.大數(shù)據(jù)時代檔案管理發(fā)展的思考[J].傳媒論壇，2019，2（16）：129-130.

[3]范昕.大數(shù)據(jù)時代檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務，2019（15）：98.