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“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理工作的創(chuàng)新之道

2019-11-23 15:59陜西省水利電力勘測設(shè)計(jì)研究院王娜娟
辦公室業(yè)務(wù) 2019年19期
關(guān)鍵詞:設(shè)計(jì)院理念互聯(lián)網(wǎng)+

文/陜西省水利電力勘測設(shè)計(jì)研究院 王娜娟

在互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)快速應(yīng)用的背景下,“互聯(lián)網(wǎng)+”的相關(guān)理念也得到了各行各業(yè)的重視,其中在檔案管理中的應(yīng)用效果也越來越顯著。在檔案管理體系充分應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)理念以后,整個檔案管理活動就可以依托于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境展開,顯著提高了各個工作模塊的最終成效。而對于水利電力設(shè)計(jì)院來說,雖然已經(jīng)開始應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)展開檔案管理工作,但是想要充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)理念的成效與價值,還需要針對當(dāng)前檔案管理體系進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理工作發(fā)生變化

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代,水利電力設(shè)計(jì)院的檔案管理工作發(fā)生了較大的變化,其主要體現(xiàn)在三個方面:1.在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代,檔案管理工作也開始廣泛應(yīng)用各類互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù),同時傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料信息也轉(zhuǎn)化為電子版檔案信息,使得檔案數(shù)據(jù)的使用與保存都發(fā)生了較大的變化,需要進(jìn)行檔案管理方式的創(chuàng)新。2.在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代,各類檔案數(shù)據(jù)信息的使用也會直接通過互聯(lián)網(wǎng)渠道進(jìn)行,整個檔案管理體系將會更加側(cè)重于服務(wù)性。這也要求各個檔案管理人員能夠轉(zhuǎn)變自身的服務(wù)理念和意識,才能夠保證檔案管理工作發(fā)揮較好的成效。3.在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代,檔案管理工作正常進(jìn)行所涉及的內(nèi)容也出現(xiàn)了顯著擴(kuò)張,包含了計(jì)算機(jī)、局域網(wǎng)、信息學(xué)等各個學(xué)科的知識,最終使得檔案管理轉(zhuǎn)變成為一項(xiàng)統(tǒng)一綜合的工作。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理工作存在的問題

通過上述分析可以發(fā)現(xiàn),在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代,水利電力設(shè)計(jì)院的檔案管理體系發(fā)生了較為顯著的轉(zhuǎn)變。對于水利電力設(shè)計(jì)院來說,如果不能針對這些變化來進(jìn)行針對性的改善與創(chuàng)新,那么就很難保障檔案管理活動在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下發(fā)揮較好的成效。而結(jié)合當(dāng)前多數(shù)水利電力設(shè)計(jì)院檔案管理工作的實(shí)際情況來看,多數(shù)設(shè)計(jì)院都還存在一些問題,筆者結(jié)合這些問題進(jìn)行綜合的闡述。1.部分設(shè)計(jì)院雖然已經(jīng)利用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)構(gòu)建了檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)平臺,但是整個平臺在運(yùn)作過程中還存在數(shù)據(jù)滯后性、信息傳達(dá)不暢等各個方面的問題,使得檔案數(shù)據(jù)的電子檔信息很難發(fā)揮較好的成效,必須要在后續(xù)的建設(shè)中進(jìn)行針對性的改善與創(chuàng)新。2.在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代,各個檔案管理工作人員也應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變自身參與工作的理念和意識。但是當(dāng)前仍然有較多的檔案管理人員沒有明確自身的工作定位,最終使得檔案管理的具體活動很難具有較好的服務(wù)性,不利于檔案管理工作取得較好的價值與成效。3.互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案數(shù)據(jù)逐步趨于電子化,但部分檔案數(shù)據(jù)還存在標(biāo)準(zhǔn)格式?jīng)_突等情況,給檔案數(shù)據(jù)的使用帶來了較為顯著的不足。除此之外,設(shè)計(jì)院雖然開始使用信息化檔案管理模式,但是并沒有及時更新信息化管理制度體系,使得各項(xiàng)信息化檔案管理方法沒有得到全方位的貫徹。4.在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代,水利電力設(shè)計(jì)院的檔案管理也需要各類新型創(chuàng)新型人才,并且還要具有較高的互聯(lián)網(wǎng)素養(yǎng)。但就當(dāng)前設(shè)計(jì)院的多數(shù)檔案管理人員來說,在這方面的素質(zhì)水平還存在較為顯著的差距與不足,需要在后續(xù)時間里進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展路徑

(一)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)管理的動態(tài)中心。水利電力設(shè)計(jì)院在展開檔案管理工作的時候,應(yīng)該立足于當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時代來逐步形成檔案數(shù)據(jù)管理的動態(tài)中心,同時還要兼顧針對各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控和綜合利用。對于檔案管理機(jī)構(gòu)來說,則應(yīng)該積極融入各類網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù),明確檔案數(shù)據(jù)的類型與特點(diǎn),展開綜合全面的檔案管理工作。在動態(tài)管理方面,需要檔案管理部門能夠第一時間歸納與整合各類檔案數(shù)據(jù),并做好檔案數(shù)據(jù)的更新與分類儲存。在檔案數(shù)據(jù)信息輸出方面,也應(yīng)該結(jié)合信息化檔案管理模式來進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整,最終也就能夠保證各類檔案數(shù)據(jù)信息能夠在設(shè)計(jì)院動態(tài)發(fā)展中得到充分的應(yīng)用。

(二)轉(zhuǎn)變管理人員的服務(wù)理念。在“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)理念得到全方位鋪展開展的時候,水利電力設(shè)計(jì)院的所有檔案管理人員應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變自身的服務(wù)理念,能夠在當(dāng)前時代樹立新的工作價值與服務(wù)觀念,最終形成契合于時代特征的服務(wù)模式。這需要各個檔案管理人員能夠充分貫徹以人為本的相關(guān)理念,同時還要使用人性化的服務(wù)方式,積極進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新,真正明確自身的服務(wù)者角色形象。而為了實(shí)現(xiàn)這種效果,也需要設(shè)計(jì)院針對各個檔案管理人員進(jìn)行服務(wù)意識的相關(guān)講座活動,同時還要積極引入各類新型的管理理念,結(jié)合信息化技術(shù)來改善檔案管理的方式,促使各個檔案管理人員能夠在后續(xù)的時間里著重提升自身的服務(wù)水平。

(三)貫徹檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息化時代,想要保證檔案數(shù)據(jù)動態(tài)中心高效運(yùn)作,還應(yīng)該全方位貫徹檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),并制定統(tǒng)一相應(yīng)規(guī)章制度。首先,設(shè)計(jì)院應(yīng)該先制定統(tǒng)一的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)。在這個過程中,設(shè)計(jì)院應(yīng)該對各個電子數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和利用,同時還要規(guī)整檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,嚴(yán)格按照既定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的收集、歸檔和管理,保障電子檔案管理的規(guī)范性。而對于設(shè)計(jì)院檔案管理的管理人員來說,也應(yīng)該立足于思想層面加強(qiáng)信息化檔案管理的重視程度,同時還要進(jìn)行相關(guān)硬件與軟件的建設(shè)。除此之外,設(shè)計(jì)院還應(yīng)該結(jié)合信息化管理模式來構(gòu)建檔案管理監(jiān)督制度體系,促進(jìn)檔案管理模式的良性循環(huán)。

(四)積極進(jìn)行現(xiàn)代化創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的整體格局下,檔案管理人員自身素質(zhì)水平在很大程度上決定了檔案管理的最終成效。因此水利電力設(shè)計(jì)院也應(yīng)該積極進(jìn)行現(xiàn)代化創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。平時,設(shè)計(jì)院要針對檔案管理人員制定各類激勵制度,提高他們參與信息化檔案管理的積極性,并主動進(jìn)行“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的知識與技能學(xué)習(xí)和掌握。對于各個檔案管理人才來說,也應(yīng)該明確“互聯(lián)網(wǎng)+”時代自身成長與發(fā)展的迫切性,能夠在工作之余多元學(xué)習(xí)和多維互動,了解關(guān)于“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的新型思想與理念,促進(jìn)設(shè)計(jì)院檔案管理水平的不斷提升。

四、結(jié)束語

綜合來看,在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代,水利電力設(shè)計(jì)院檔案管理工作已經(jīng)出現(xiàn)了較為顯著的變化,必須要在后續(xù)發(fā)展中進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新。對于各個水利電力設(shè)計(jì)院來說,在后續(xù)發(fā)展中應(yīng)該逐步建成檔案數(shù)據(jù)管理的動態(tài)中心,可以針對各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行動態(tài)管理,并逐步形成完善的信息化檔案管理制度體系。在檔案管理創(chuàng)新路徑實(shí)現(xiàn)的過程中,還應(yīng)該加快創(chuàng)新型檔案管理人才的培養(yǎng),使得各類基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化檔案管理技術(shù)得到全方位的貫徹,提高檔案管理工作的最終成效。

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