文/中國人民銀行鄭州培訓學院 孟雪青

在行政事業(yè)單位中，檔案管理作為眾多管理工作中的核心內(nèi)容之一，有利于提高基礎管理工作的效率，是促進其進一步發(fā)展的重要保障。因此，必須要注重引導其形成全局意識，全面提高管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務能力，從而提升檔案管理的工作效率，為其他管理工作的開展打下一個堅實的基礎。由此可見，要保證單位內(nèi)部各項工作的順利完成，需要加強檔案管理工作，積極利用現(xiàn)代化的先進數(shù)字技術(shù)來進行轉(zhuǎn)型，進而推動行政事業(yè)單位的進一步發(fā)展。

一、行政事業(yè)單位檔案科學化管理的必要性

雖然我國檔案管理工作已經(jīng)逐漸受到了關(guān)注，但是許多人對于這一工作的認識仍然存在一定偏差，對于其內(nèi)在價值并沒有充分的了解，因而檔案管理工作開展并不順利。除此之外，從目前的情況來看，很多行政事業(yè)單位的檔案管理制度仍然不夠完善，仍然是采用比較老舊的發(fā)展模式，對管理人員的職責也沒有做出詳細的規(guī)定和劃分，使得許多管理人員并不清楚自己具體應該做什么，工作中應該承擔哪些責任，因而很少會將檔案管理工作落實到實處，并且按照相應法律法規(guī)開展管理工作的意識也不夠強，因此沒有給行政事業(yè)單位的發(fā)展提供可靠保障。通過深入了解，發(fā)現(xiàn)一部分管理人員由于沒有學習過相應的互聯(lián)網(wǎng)知識或相關(guān)知識儲備不足，使得工作效率非常低，也難以適應現(xiàn)代化的發(fā)展。除此之外，部分單位可能引進了專業(yè)的技術(shù)人員，但是卻忽視了對其定期開展培訓工作和進修學習，導致從業(yè)人員無法更新自身的管理知識，使得業(yè)務水平出現(xiàn)了滯后的情況。

現(xiàn)階段，我國經(jīng)濟和社會都在快速發(fā)展，行政事業(yè)單位的各項業(yè)務和管理工作也出現(xiàn)了很多的變化，而檔案管理工作也需要滿足單位整體的發(fā)展需求。對于行政事業(yè)單位的發(fā)展來說，與檔案管理工作的落實情況有著直接的關(guān)系，不僅能夠展現(xiàn)行政事業(yè)單位內(nèi)部的發(fā)展情況，同時還關(guān)系到人民百姓的生活，更是其他各項工作落實的重要保障。在信息化背景下，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能夠滿足行政事業(yè)單位和人民的發(fā)展需要，而檔案管理是眾多管理工作中的一項重要內(nèi)容。由此可見，必須要加強對檔案的管理，提高管理的效率，進而發(fā)揮出其內(nèi)在價值，最終為提升行政事業(yè)單位工作和服務水平打好基礎。為了更好地解決這一問題，相關(guān)人員首先要分析當前檔案管理工作中所遇到的困境，再從此入手來將其一一擊破，進而獲得持續(xù)發(fā)展。

二、信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學化的策略

（一）提高重視程度，創(chuàng)新檔案管理模式。從目前的情況來看，制約檔案管理工作開展的主要因素之一就是人們的思維方式，因此，為了有效地開展檔案管理工作，必須認識到檔案管理不僅可以為單位帶來巨大的發(fā)展動力，還需要認識到其可以為整個社會的發(fā)展帶來動力，從而能夠更加清晰地定位檔案管理工作的目標和功能，在觀念上進行轉(zhuǎn)變，更加適應當前社會的發(fā)展。因此，應該創(chuàng)新檔案管理模式，設置專門的工作小組，負責管理和監(jiān)督工作，建立一個比較完善的檔案管理制度，劃分好相關(guān)責任人的義務和權(quán)利，同時可以聘請專業(yè)經(jīng)理人團隊來參與到工作中，進而完善檔案管理工作。除此之外，還可以將檔案管理模式構(gòu)建納入到考核工作中來，從而提升相關(guān)人員對檔案管理模式構(gòu)建的重視程度，以便于后續(xù)工作順利地開展，同時促進其他管理工作的有序開展，為單位的整體發(fā)展提供強勁的動力，這就更加凸顯出檔案管理模式創(chuàng)新的重要性。

（二）完善檔案管理制度，為檔案管理提供制度保障。信息化時代，行政事業(yè)單位只有緊跟社會發(fā)展，適應新時代的需要，才能創(chuàng)造巨大的社會優(yōu)勢和利益，促進社會經(jīng)濟的長期穩(wěn)定發(fā)展。因此，對于檔案管理部門來說，必須建立一個管理協(xié)商機制，讓更多的相關(guān)責任人能夠參與到管理工作中來，從而完善管理監(jiān)督機制，加強對于管理工作的規(guī)劃，帶動行政事業(yè)單位各項事務的發(fā)展。為了切實提升檔案管理的質(zhì)量，檔案管理部門應該轉(zhuǎn)變以往的強勢管理角色，依托現(xiàn)有的行政事業(yè)單位內(nèi)部資源和力量，發(fā)揮檔案管理部門的引導職能，形成一個完整的檔案管理體系。檔案管理部門需要做好引導者、支持者和參與者的角色，主動聯(lián)系單位內(nèi)部的各個部門，積極引進新技術(shù)，發(fā)揮出自身的作用，不斷提升檔案管理水平，繼續(xù)擴大檔案管理的覆蓋范圍，嚴格把握質(zhì)量關(guān)，落實檔案管理質(zhì)量，堅持大數(shù)據(jù)與小數(shù)據(jù)相結(jié)合，注重服務的交叉性。除此之外，行政事業(yè)單位還應該積極構(gòu)建一個完善的風險預警機制，加強對相關(guān)工作的監(jiān)督，同時還可以將此與相關(guān)人員的評價相掛鉤，促使檔案管理模式的更加完善。

（三）加強信息平臺建設，打造智能化管理模式。檔案管理模式對于經(jīng)濟發(fā)展的促進作用是不言而喻的，因而需要加強資金的投入，配備相應的硬件設施，應用先進的管理技術(shù)，進一步保證檔案的使用安全。在以往的檔案管理工作中，大多都是使用人工來進行各項數(shù)據(jù)的收集、填寫和計算，這種人工的方式經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤，并且工作的效率也比較低，這種管理方法已經(jīng)不能夠滿足單位發(fā)展的需求。隨著當前科學技術(shù)的不斷發(fā)展，為了能夠提升檔案管理工作的效率，必須加強信息平臺建設，所以可以引入先進的設備和技術(shù)，將智能化的技術(shù)應用在檔案管理工作中，打造更加智能化的管理模式，還可以通過相應的技術(shù)對檔案及時分類，對檔案信息進行有效的處理、分析、比較和評估，從而幫助行政事業(yè)單位作出正確的決策，實現(xiàn)各項資源的配置優(yōu)化，充分挖掘相關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)在價值，進一步為行政事業(yè)單位的各項工作開展提供便利和數(shù)據(jù)保障，發(fā)揮出檔案的內(nèi)在作用，提高檔案的收集和使用效率，為行政事業(yè)單位的發(fā)展提供內(nèi)在動力。

（四）積極開展相關(guān)培訓工作，構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理隊伍。檔案管理工作的開展與落實離不開人，因而需要注重對相關(guān)工作人員的培養(yǎng)，提高其工作能力和工作效率，對檔案管理各項業(yè)務工作的績效進行全面整合、科學設計、細化內(nèi)容，對各績效模塊的設置集體討論，解決由于業(yè)務不熟悉、流程不明確、細節(jié)不清楚所導致的建設功能與實際工作相脫節(jié)的問題。在檔案管理工作中，可以安排一些有經(jīng)驗的管理人員，同時需要定期安排理論知識的學習和實踐操作的培訓，應從本地區(qū)的實踐出發(fā)，利用他們所學到的知識和技能解決問題，營造良好的培訓氛圍，加強管理人員之間的溝通與協(xié)調(diào)，以管理帶頭人的形式促進全體管理人員專業(yè)技能的提升，確保能夠讓檔案管理工作人員能夠?qū)⑾冗M的理念和技術(shù)合理的運用到當前的工作之中。除此之外，為了提升管理工作人員的工作積極性，還需要注重其福利待遇，需要和其他管理人員保持一致，不能夠簡單地認為檔案管理工作的重要性不如其他管理工作，就降低相應的福利待遇，這會大大挫傷其工作的積極性，并且對于一些表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員，還可以給予一定的獎勵，從而改變管理人員的工作態(tài)度，促使其不斷努力工作。

三、結(jié)論

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟體系的進步，在現(xiàn)階段的經(jīng)濟環(huán)境下，行政事業(yè)單位必須要以信息化背景為基礎，從而構(gòu)建出一個科學的檔案管理模式，這樣不僅能夠幫助行政事業(yè)單位獲得更大經(jīng)濟效益，還能夠推動社會的發(fā)展和創(chuàng)新。