劉慶新

聊城市中醫(yī)院宣傳科 山東聊城 252000

信息技術(shù)的使用促進(jìn)了人們工作效率的提升，也是工作質(zhì)量有了明顯提高。同時(shí)信息時(shí)代的來臨，為社會(huì)發(fā)展注入了新的生機(jī)與活力。在使用信息技術(shù)進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理過程中，能夠使其發(fā)揮特有優(yōu)勢，但是信息技術(shù)的使用并不是僅有優(yōu)勢，也有一定弊端[1]。

1 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的意義

事業(yè)單位主要是指社會(huì)服務(wù)組織，包括教育、衛(wèi)生、科技、生產(chǎn)、文化等，具有相應(yīng)的社會(huì)職能，對(duì)促進(jìn)社會(huì)發(fā)展有重要作用。隨著體制改革的不斷深入，事業(yè)單位中涉及到的內(nèi)容更為廣泛，從事著越來越多的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，這也使事業(yè)單位的管理流程更為復(fù)雜，而信息技術(shù)的使用，為檔案管理的有效實(shí)施提供了較大便利[2]。在傳統(tǒng)檔案管理中，通常使用紙質(zhì)文件保存，如果受到損壞，將難以恢復(fù)。因此在實(shí)際管理時(shí)，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、防潮等。信息技術(shù)的使用，實(shí)現(xiàn)了對(duì)內(nèi)容的數(shù)字化整理、收集、利用等，不僅有利于對(duì)文件的保存，也防止了文件發(fā)生丟失的情況。同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了對(duì)管理成本的節(jié)約，由此可見，信息技術(shù)的使用，對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 信息技術(shù)與檔案管理概念

2.1 信息技術(shù)的概念

信息技術(shù)是在新時(shí)代背景下產(chǎn)生的一種概念，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)信息的管理和處理，其涉及到的范圍比較廣泛，在具體使用時(shí)，可以使用多種渠道使用信息管理和信息處理，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)其資源形式和渠道的豐富，加強(qiáng)對(duì)圖像和音頻的使用。

2.2 檔案管理的概念

檔案管理是對(duì)真實(shí)社會(huì)活動(dòng)的記載，通過一定當(dāng)時(shí)將有價(jià)值的信息保存和記錄下來，檔案管理具有真實(shí)性和客觀性的特點(diǎn)[3]。檔案管理技能將工作的真實(shí)狀態(tài)記錄下來，又能為各項(xiàng)工作的實(shí)施提供相應(yīng)憑證，具有較強(qiáng)的參考價(jià)值，對(duì)今后工作的開展有較大促進(jìn)作用，同時(shí)檔案管理也體現(xiàn)了一定科學(xué)性。通過對(duì)檔案管理內(nèi)容的了解，能夠發(fā)現(xiàn)自身在工作存在的問題，在具體實(shí)施時(shí)，發(fā)現(xiàn)缺點(diǎn)、及時(shí)改正，實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量和效率的不斷提高。

3 事業(yè)單位在檔案管理中存在的主要問題

3.1 安全意識(shí)有待提升

信息技術(shù)的使用，有利于實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的共享，在進(jìn)行檔案管理過程中，會(huì)使用網(wǎng)絡(luò)搜索的方式。在電子設(shè)備上，有大量事業(yè)單位檔案內(nèi)容，如果不能及時(shí)將這部分內(nèi)容下載下來，擺脫網(wǎng)絡(luò)共享的方式，則很容易使文件受到病毒或者是黑客的攻擊，使文件發(fā)生安全隱患，因此在使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，樹立相應(yīng)安全意識(shí)十分必要。

3.2 對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)比較淺顯

就事業(yè)單位來講，使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的時(shí)間并不長，多數(shù)工作人員對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)不夠全面，在實(shí)際工作中的效率不高[4]。如在利用信息技術(shù)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行打印之后，對(duì)于原件內(nèi)容有所忽視，同時(shí)很多工作人員對(duì)電子信息技術(shù)過于依賴，容易使系統(tǒng)在使用過程中遭受癱瘓，丟失的數(shù)據(jù)難以找回。

3.3 管理不夠規(guī)范

雖然在近幾年，多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)了電子化方向的邁進(jìn)，但是在這種狀況下，也積累了大量需要處理的文件工作。而技術(shù)上的不夠成熟，使管理工作的實(shí)施只能實(shí)現(xiàn)邏輯上的歸檔，整體過程不夠規(guī)范，這也使文件安全受到了一定影響。

3.4 專業(yè)性人才比較欠缺

由于使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要涉及較多環(huán)節(jié)，因此對(duì)工作人員有較高的水平要求，但是事業(yè)單位在此方面的技術(shù)尚且不夠成熟，對(duì)信息技術(shù)缺乏專業(yè)性了解，在實(shí)際操作過程中，相關(guān)人員的安全以實(shí)際較差，管理技能也有待提升，在這種狀況下，就會(huì)使檔案管理存在一定的隱藏風(fēng)險(xiǎn)。以此需要注重事業(yè)單位管理工作的健全，以此來促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

4 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的策略

4.1 防止安全隱患

在進(jìn)行檔案管理過程中，安全問題十分重要，在只有減少或者是避免安全隱患，才能降低安全問題發(fā)生的概率，文件安全得以充分保證。因此在使用時(shí)，需要對(duì)相應(yīng)管理進(jìn)行升級(jí)，使其更加規(guī)范化[5]。同時(shí)國家也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位的支持，在政策和經(jīng)濟(jì)上為其提供相應(yīng)保證，進(jìn)而使檔案安全得到強(qiáng)化，防止安全隱患發(fā)生。

4.2 提高工作人員技術(shù)使用水平

在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，合理、科學(xué)的使用，能夠使整個(gè)管理工作更快捷、現(xiàn)代、智能。因此在具體使用時(shí)應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，實(shí)現(xiàn)管理水平的不斷提升。由此可見，相關(guān)工作人員技術(shù)與手段的掌握十分重要，而相關(guān)部門也需要注重對(duì)人員素質(zhì)的培養(yǎng)，打造一支素質(zhì)較高的管理團(tuán)隊(duì)，為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

4.3 注重管理規(guī)范化

在利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理過程中，需要強(qiáng)化相關(guān)工作人員的規(guī)范化意識(shí)，在工作中，需要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)范與準(zhǔn)則，對(duì)原文件中的信息、資源進(jìn)行嚴(yán)格處理，使文件格式得到規(guī)范，并且認(rèn)真遵循相關(guān)流程，深化工作人員對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)和了解，促進(jìn)其專業(yè)素養(yǎng)的不斷提升，使其在掌握先進(jìn)技能與方法的基礎(chǔ)之上，使信息管理質(zhì)量得到充分保證。在信息技術(shù)背景下，事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理過程中，可以使用專業(yè)軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的精細(xì)操作，通過對(duì)管理軟件的使用，能夠?qū)n案中信息進(jìn)行適當(dāng)修改與調(diào)出。在傳統(tǒng)管理模式中，對(duì)人力資源有較強(qiáng)依賴性，而軟件的應(yīng)用，恰好能夠解決這一類問題，也能使軟件的使用范圍不斷擴(kuò)大，使用不斷深入。但是在進(jìn)行精細(xì)化操作的過程中，相關(guān)工作人員也需要具備一定的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)[6]。因此需要注重對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)、教育活動(dòng)等方式，促進(jìn)工作人員理論知識(shí)和技能水平的不斷提升。除此之外，也可以組織競賽或者是實(shí)踐的方式，使相關(guān)工作人員在工作中的熱情得到調(diào)動(dòng)，表現(xiàn)的更積極，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。

4.4 使用專業(yè)軟件進(jìn)行精細(xì)管理

4.5 使用云技術(shù)實(shí)現(xiàn)共享

就當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展情況來講，云技術(shù)的使用已經(jīng)相對(duì)成熟，智能手機(jī)和電腦都能使用云端接口。而云技術(shù)的產(chǎn)生是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，將其運(yùn)用在事業(yè)單位檔案管理中，有利于提高管理實(shí)效性。同時(shí)云技術(shù)的使用，也能實(shí)現(xiàn)檔案管理的共享，使檔案管理不斷向云管理靠近。因此在具體實(shí)施過程中，政府可以建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫，做好對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的維護(hù)進(jìn)而發(fā)揮云端支撐貢功能，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)信息的傳送，充分發(fā)揮信息技術(shù)在管理中的作用。

4.6 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

事業(yè)單位在利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過程中，需要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)。例如在招聘時(shí)候，需要對(duì)應(yīng)聘任人員的知識(shí)與技能進(jìn)行嚴(yán)格考核和測評(píng)，進(jìn)而使其技術(shù)達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，為信息技術(shù)在檔案管理中的科學(xué)使用創(chuàng)造良好條件。同時(shí)對(duì)現(xiàn)有管理人員需要定期進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握的知識(shí)和技能做到與時(shí)俱進(jìn)，注重對(duì)技術(shù)的更新，進(jìn)而使相關(guān)人員在工作中更專業(yè)。

5 結(jié)語

總之，檔案管理能夠確保事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利實(shí)施，而信息技術(shù)在檔案管理中的科學(xué)、合理使用，能夠促進(jìn)檔案管理質(zhì)量和效率的提升，使事業(yè)單位得到更好的發(fā)展。而在面對(duì)信息技術(shù)在使用中存在的問題時(shí)候，需要根據(jù)實(shí)際情況，找到相應(yīng)解決措施，使檔案管理工作更好落到實(shí)處。