鄭新興

【摘要】本文通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案的管理特點(diǎn)及業(yè)務(wù)流程變化的分析，結(jié)合當(dāng)前檔案職能機(jī)構(gòu)設(shè)置存在的突出問(wèn)題，提出檔案職能機(jī)構(gòu)改革的粗淺見(jiàn)解。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案管理;職能機(jī)構(gòu);改革

信息化時(shí)代，檔案文件以數(shù)字化形式存儲(chǔ)、傳遞、顯示及提供利用服務(wù)已經(jīng)是大勢(shì)所趨。從紙質(zhì)檔案到數(shù)字檔案，檔案在載體形態(tài)、記錄方法、傳輸方式、識(shí)讀方法等方面都發(fā)生了革命性的變化。但長(zhǎng)期以來(lái)，檔案的管理以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，并將檔案工作的內(nèi)容劃分為收集、整理、保管、鑒定、檢索、編研、登記統(tǒng)計(jì)、利用等檔案業(yè)務(wù)流程。另外，在信息化背景下，數(shù)字檔案管理的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)流程等方面的巨大變化，使得基于紙質(zhì)檔案管理需要的檔案職能機(jī)構(gòu)設(shè)置在管理數(shù)字檔案中存在諸多問(wèn)題。王剛同志在十四屆國(guó)際檔案大會(huì)開(kāi)幕式上指出：“信息技術(shù)發(fā)展導(dǎo)致檔案信息爆炸性增長(zhǎng)和檔案載體形態(tài)的多元化，使傳統(tǒng)的檔案管理理論與方法越來(lái)越難以適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)的要求”。那么信息化背景下數(shù)字檔案管理的變化主要有那些呢？

一、數(shù)字檔案管理的變化

（一）數(shù)字檔案管理流程中時(shí)間的矛盾性。數(shù)字檔案管理流程時(shí)間的矛盾性主要體現(xiàn)在時(shí)間的提前和交叉。時(shí)間的提前主要是表現(xiàn)在收集工作時(shí)間提前，這是電子文件的前端控制理論和生命周期理論的要求。由于電子文件具有信息的易變性和信息的可操作性使得數(shù)字檔案的安全隱患系數(shù)大大增加，“如果還像過(guò)去一樣，按照生成、積累、立卷、鑒定、歸檔、分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么結(jié)果很可能是很多工作還未來(lái)得及開(kāi)展，電子文件就被更改甚至刪除了，導(dǎo)致文件流失、失真等現(xiàn)象的發(fā)生”。因此必須根據(jù)前端控制理論和生命周期理論的要求，電子文件一“出生”就加上歸檔標(biāo)識(shí)，使之具有防止更改、刪除的屬性，并生成相應(yīng)的描述信息，從而確保其安全保留和內(nèi)容真實(shí)。并將電子文件的背景信息、結(jié)構(gòu)信息、內(nèi)容信息收集齊全。因此收集工作時(shí)間需要大大提前，這與當(dāng)前檔案館的檔案收集機(jī)構(gòu)坐等立檔單位“送貨上門(mén)”形成強(qiáng)烈的矛盾。如果在收集數(shù)字檔案的時(shí)候還沿用當(dāng)前的檔案收集模式，那么所收集的檔案必定不能作為“歷史的真實(shí)記錄”。正如加拿大的檔案專家特里·庫(kù)克所說(shuō)：“在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過(guò)程，文件將可能不存在或至少可能不被鑒定、編目和提供利用”。因此必須對(duì)當(dāng)前的檔案收集機(jī)構(gòu)進(jìn)行必要的改革，以適應(yīng)未來(lái)接收、保管數(shù)字檔案的需要。時(shí)間的交叉主要體現(xiàn)在數(shù)字檔案的階段性劃分并不像紙質(zhì)檔案那么明確，“一些原來(lái)只在某一個(gè)時(shí)間點(diǎn)上完成的工作現(xiàn)在需要在一個(gè)連續(xù)的時(shí)間段上完成，這個(gè)時(shí)間段有時(shí)甚至跨越電子檔案的整個(gè)生命周期”。如著錄將貫穿于數(shù)字檔案的生成、歸檔、利用等整個(gè)過(guò)程。因此，如果繼續(xù)按照紙質(zhì)檔案為對(duì)象的職能機(jī)構(gòu)的劃分管理數(shù)字檔案，分階段對(duì)數(shù)字檔案的前身——電子文件進(jìn)行管理，在管理電子文件過(guò)程中勢(shì)必出現(xiàn)管理真空、相互推諉等諸多問(wèn)題，必將給整個(gè)數(shù)字檔案的管理工作帶來(lái)混亂，難以實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。

（二）數(shù)字檔案管理流程中內(nèi)容的復(fù)雜性。數(shù)字檔案管理流程在內(nèi)容上的變化主要表現(xiàn)為復(fù)雜性、系統(tǒng)性。具體體現(xiàn)在：1.收集工作內(nèi)容增加。紙質(zhì)檔案的收集只要將單位移交進(jìn)館的檔案按照移交目錄清點(diǎn)清楚，收集工作就算是基本完成了。而數(shù)字檔案的收集除了要收集數(shù)字檔案本身的信息外，還需要收集數(shù)字檔案的背景信息、結(jié)構(gòu)信息以及數(shù)字檔案所依賴的存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)技術(shù)等各方面的信息。數(shù)字檔案在收集的內(nèi)容和收集程序的復(fù)雜程度是紙質(zhì)檔案所不能比擬的。2.鑒定工作難度加大。電子文件信息的易變性和信息的可操作性使得數(shù)字檔案極易被修改而不留下任何痕跡，這就需要檔案鑒定人員既要有計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識(shí)又要有檔案鑒定的專業(yè)知識(shí)。需要按照電子文件的全程管理理論對(duì)文件產(chǎn)生、辦理、歸檔的全程進(jìn)行有效的監(jiān)控以保證電子文件的安全保存和內(nèi)容真實(shí)。既需要對(duì)數(shù)字檔案的內(nèi)容進(jìn)行鑒定又要對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行技術(shù)鑒定，確保電子檔案真實(shí)、完整、可讀。同時(shí)由于數(shù)字檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的特殊性，需要進(jìn)行病毒鑒定和存儲(chǔ)介質(zhì)狀況的鑒定，以保證數(shù)字檔案的安全。而當(dāng)前的檔案鑒定部門(mén)的主要職責(zé)是對(duì)收集進(jìn)館的檔案是否完整、保管期限的長(zhǎng)短、開(kāi)放與否等方面的鑒定。數(shù)字檔案鑒定的難度及復(fù)雜性，當(dāng)前檔案鑒定部門(mén)顯得力不從心。3.保管工作更加復(fù)雜。紙質(zhì)檔案的保管工作主要是防止檔案生蟲(chóng)、發(fā)霉、變質(zhì)遭遇病蟲(chóng)災(zāi)害，因此只要按照“八防”的措施認(rèn)真貫徹執(zhí)行，檔案保管工作基本不會(huì)出現(xiàn)太大的漏洞，檔案信息安全也不會(huì)出現(xiàn)很大的問(wèn)題。而數(shù)字檔案的保管工作提出更高的要求：由于數(shù)字檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)多為磁性載體，因此數(shù)字檔案的保管除了要做到“八防”，注意檔案載體的保存外，還要考慮技術(shù)更新和設(shè)備的使用壽命。由于磁性載體的壽命遠(yuǎn)沒(méi)有紙質(zhì)檔案的壽命長(zhǎng)，且信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)更新?lián)Q代很快，因此完整的數(shù)字檔案信息必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)予以轉(zhuǎn)移，更換存儲(chǔ)介質(zhì)。同時(shí)，由于數(shù)字檔案信息是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)?、檔案信息的易變性和信息的可操作性等方面的原因使得數(shù)字檔案在信息安全方面的問(wèn)題更加突出。數(shù)字檔案保管的復(fù)雜性也是紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的。4.利用需求日益增長(zhǎng)。“信息資源是人類社會(huì)賴以生存和發(fā)展的三大資源之一，正在日益成為人們勞動(dòng)的對(duì)象和勞動(dòng)產(chǎn)品，成為信息經(jīng)濟(jì)形成與發(fā)展的生產(chǎn)力要素，對(duì)于未來(lái)信息社會(huì)的生產(chǎn)力結(jié)構(gòu)變化起著主導(dǎo)作用”。檔案信息資源作為信息資源的重要組成部分，越來(lái)越受到重視。同時(shí)，由于利用人群多樣化，人們利用檔案需求的綜合化、專題化，利用檔案方式多元化等檔案利用需求的巨大變化，當(dāng)前檔案利用部門(mén)提供的簡(jiǎn)單檔案查詢已經(jīng)不能滿足日益增長(zhǎng)的檔案信息需求。另外，檔案館地位已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案安全保管基地、愛(ài)國(guó)主義教育基地、已公開(kāi)現(xiàn)行文件集中向社會(huì)提供利用的中心和檔案信息服務(wù)中心，其承擔(dān)的社會(huì)職能也更加多樣，迫切要求檔案利用部門(mén)進(jìn)行必要的改革，滿足日益增長(zhǎng)的檔案信息利用需求，履行社會(huì)職責(zé)。但目前檔案利用工作還停留在用戶來(lái)館查閱、檔案館根據(jù)館藏提供利用的低級(jí)階段，這明顯與未來(lái)的檔案信息利用需求發(fā)展不相適應(yīng)。

（三）數(shù)字檔案管理流程中方式的綜合性。由于數(shù)字檔案自身的特性，數(shù)字檔案的收集、整理、保管、鑒定、檢索、編研、登記統(tǒng)計(jì)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)階段的特征不像紙質(zhì)檔案那么明顯，數(shù)字檔案的管理程序已經(jīng)由紙質(zhì)檔案的線性式管理向并行式、交互式管理發(fā)展，許多業(yè)務(wù)活動(dòng)相互穿插，相互銜接，十分復(fù)雜，且各環(huán)節(jié)之間相互影響，牽一發(fā)而動(dòng)全身。因此，如果還采用基于紙質(zhì)檔案的管理方式，勢(shì)必?zé)o法管理好數(shù)字檔案。同時(shí)，數(shù)字檔案的管理依賴于電腦及各類管理軟件，雖然電腦的普及及各種管理軟件的學(xué)習(xí)能夠使檔案管理人員對(duì)數(shù)字檔案的管理有一定的了解，但是長(zhǎng)期以來(lái)形成的紙質(zhì)檔案的管理方式和目前現(xiàn)有的職能機(jī)構(gòu)的劃分又為數(shù)字檔案的管理設(shè)置了諸多障礙，因此，必須更加突出檔案館文化事業(yè)單位的基本屬性，并基于數(shù)字檔案管理的特殊性，對(duì)現(xiàn)有檔案職能機(jī)構(gòu)進(jìn)行必要的整合和改革，才能對(duì)數(shù)字檔案形成安全、規(guī)范的管理。

二、當(dāng)前檔案職能機(jī)構(gòu)設(shè)置分析

我國(guó)實(shí)行“局館合一”的檔案事業(yè)管理體制，檔案職能機(jī)構(gòu)不僅承擔(dān)著行政管理職能，還承擔(dān)著檔案業(yè)務(wù)職能。不可否認(rèn)，這一管理體制在紙質(zhì)檔案管理上的成功，但在信息化背景下的電子檔案管理中所暴露出來(lái)的缺陷也是顯而易見(jiàn)的。檔案職能機(jī)構(gòu)文化事業(yè)單位的基本屬性不夠突出，檔案職能機(jī)構(gòu)設(shè)置存在著結(jié)構(gòu)失衡、職能機(jī)構(gòu)設(shè)置過(guò)多、過(guò)細(xì)等多方面的問(wèn)題，嚴(yán)重影響數(shù)字檔案的有效管理。

（一）職能重疊問(wèn)題突出。我國(guó)實(shí)行“局館合一”的檔案事業(yè)管理體制，這一體制在我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。但隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，這一體制也在客觀上造成檔案館文化事業(yè)單位的屬性難以凸顯，制約了檔案館在文化建設(shè)中作用的發(fā)揮。在這一體制下，檔案局（館）在職能機(jī)構(gòu)的設(shè)置上存在職能重疊的突出問(wèn)題，往往一個(gè)機(jī)構(gòu)既承擔(dān)行政管理職能，又承擔(dān)具體業(yè)務(wù)職能。這一客觀現(xiàn)實(shí)導(dǎo)致檔案館既是運(yùn)動(dòng)員又是裁判員，檔案館的文化事業(yè)單位屬性難以凸顯。

（二）結(jié)構(gòu)失衡問(wèn)題突出。檔案職能機(jī)構(gòu)的文化事業(yè)單位的基本屬性不夠突出，機(jī)構(gòu)設(shè)置結(jié)構(gòu)性失衡問(wèn)題是現(xiàn)行檔案職能機(jī)構(gòu)設(shè)置存在的突出問(wèn)題。對(duì)31個(gè)省、自治區(qū)、直轄市的檔案局（館）的職能機(jī)構(gòu)設(shè)置的調(diào)查統(tǒng)計(jì)顯示：主要承擔(dān)行政管理職能機(jī)構(gòu)數(shù)與主要承擔(dān)檔案業(yè)務(wù)職能機(jī)構(gòu)數(shù)持平的有3個(gè)省級(jí)檔案局（館）;主要承擔(dān)行政管理職能機(jī)構(gòu)數(shù)超過(guò)主要承擔(dān)檔案業(yè)務(wù)職能機(jī)構(gòu)數(shù)的有21個(gè)省級(jí)檔案局（館）;主要承擔(dān)行政管理職能機(jī)構(gòu)數(shù)少于主要承擔(dān)檔案業(yè)務(wù)職能機(jī)構(gòu)數(shù)的有7個(gè)省級(jí)檔案局（館）。從以上分析就可以看出目前的檔案職能機(jī)構(gòu)設(shè)置過(guò)于強(qiáng)調(diào)其行政管理職能，機(jī)構(gòu)設(shè)置結(jié)構(gòu)失衡，檔案職能機(jī)構(gòu)的文化事業(yè)單位基本屬性不夠突出，檔案館的業(yè)務(wù)職能未能得到應(yīng)有的重視。

（三）機(jī)構(gòu)數(shù)量過(guò)多，職能劃分過(guò)細(xì)。檔案職能機(jī)構(gòu)設(shè)置的另一個(gè)問(wèn)題是機(jī)構(gòu)數(shù)量設(shè)置過(guò)多，職能劃分過(guò)細(xì)，這在信息化背景下將成為數(shù)字檔案管理的突出障礙。通過(guò)對(duì)31個(gè)省、自治區(qū)、直轄市的省級(jí)檔案局（館）職能機(jī)構(gòu)設(shè)置的數(shù)量進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)：機(jī)構(gòu)數(shù)量在10個(gè)以下的有7個(gè)省級(jí)檔案局（館）;機(jī)構(gòu)數(shù)量在10-15個(gè)的省級(jí)檔案局（館）18個(gè);機(jī)構(gòu)數(shù)量15個(gè)以上的省級(jí)檔案局（館）有6個(gè)。北京、遼寧的檔案職能機(jī)構(gòu)數(shù)量甚至達(dá)到20個(gè)以上，這雖然與這兩省豐富的歷史檔案有關(guān)系，但在信息化背景下，如此多的機(jī)構(gòu)設(shè)置和如此細(xì)的職能劃分，勢(shì)必成為數(shù)字檔案管理的障礙，影響數(shù)字檔案的安全、規(guī)范管理。

三、檔案職能機(jī)構(gòu)改革設(shè)想

數(shù)字檔案不同于紙質(zhì)檔案的管理要求和現(xiàn)有的檔案職能機(jī)構(gòu)設(shè)置的矛盾，已經(jīng)成為檔案工作的突出矛盾，迫切需要更加突出檔案館文化事業(yè)單位的基本屬性，對(duì)檔案職能機(jī)構(gòu)進(jìn)行必要的整合、重組。按照當(dāng)前自上而下層層推進(jìn)的事業(yè)單位改革思路，在檔案館中設(shè)立“六中心”，加強(qiáng)數(shù)字檔案的管控，是適應(yīng)信息化背景下數(shù)字檔案管理的合理選項(xiàng)：

（一）改革現(xiàn)有的檔案收集部門(mén)。設(shè)立檔案信息采集中心，改變過(guò)去坐等檔案移交進(jìn)館的工作作風(fēng)，提前介入，設(shè)計(jì)完善和切實(shí)可行的檔案收集管理系統(tǒng)，根據(jù)前端管理和全程管理理論的要求，主動(dòng)開(kāi)展工作，切實(shí)加強(qiáng)檔案信息的采集工作。在電子文件一“出生”就加上歸檔標(biāo)識(shí)，使之具有防止刪除的屬性，并生成相應(yīng)的描述信息，將電子檔案的背景信息、結(jié)構(gòu)信息、內(nèi)容信息采集齊全。同時(shí)對(duì)電子文件的運(yùn)行、辦理進(jìn)行全程的監(jiān)控管理，確保電子文件安全保存和內(nèi)容真實(shí)。

（二）改革現(xiàn)有的檔案鑒定部門(mén)。設(shè)立檔案信息鑒定中心，明確檔案信息鑒定中心職責(zé)，并建立內(nèi)容鑒定小組、技術(shù)鑒定小組、病毒和存儲(chǔ)介質(zhì)鑒定小組等穩(wěn)定的專業(yè)人才隊(duì)伍，明確分工又相互配合，加強(qiáng)數(shù)字檔案信息的鑒定工作。

（三）改革現(xiàn)有的檔案保管部門(mén)。設(shè)立檔案信息保管中心，加強(qiáng)檔案信息的保管工作。繼承當(dāng)前檔案保管的優(yōu)良傳統(tǒng)，在檔案信息保管中心下設(shè)置實(shí)體安全保管小組、信息安全保管小組。實(shí)體安全保管小組負(fù)責(zé)實(shí)體檔案的安全保管工作;信息安全保管小組負(fù)責(zé)信息化背景下的數(shù)字檔案信息安全保管工作。兩個(gè)小組按照各自的分工，高效開(kāi)展工作，使檔案信息得以完整安全保存，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)提供信息支持。

（四）改革現(xiàn)有的檔案利用部門(mén)。設(shè)立檔案信息利用服務(wù)中心，加強(qiáng)檔案信息的利用服務(wù)工作，改變當(dāng)前被動(dòng)利用服務(wù)的局面。在檔案信息利用服務(wù)中心下設(shè)文獻(xiàn)編研小組和信息開(kāi)發(fā)建設(shè)小組。繼承現(xiàn)有的文獻(xiàn)編研開(kāi)發(fā)職能，根據(jù)社會(huì)需求選擇合適的專題，加強(qiáng)檔案?jìng)鹘y(tǒng)利用服務(wù)的開(kāi)發(fā)工作，同時(shí)加強(qiáng)專題數(shù)據(jù)庫(kù)的研究開(kāi)發(fā)，加強(qiáng)信息開(kāi)發(fā)建設(shè)，用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)資源建設(shè)，高效地為用戶提供利用服務(wù)。

（五）設(shè)立檔案技術(shù)服務(wù)中心。負(fù)責(zé)檔案相關(guān)技術(shù)處理和研發(fā)工作。技術(shù)服務(wù)中心負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)相關(guān)的技術(shù)進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn);處理實(shí)際工作中出現(xiàn)的各種技術(shù)難題等。同時(shí)針對(duì)新情況，研究開(kāi)發(fā)先進(jìn)實(shí)用的技術(shù)、系統(tǒng)，以提高檔案管理的科學(xué)性、有效性。

（六）設(shè)立檔案館統(tǒng)籌協(xié)調(diào)中心。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的溝通配合以及各立檔單位檔案管理相關(guān)工作的協(xié)調(diào)配合，其工作性質(zhì)類似于辦公室。整個(gè)檔案工作的順利開(kāi)展需要相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)溝通，密切配合，開(kāi)展合作，檔案館統(tǒng)籌協(xié)調(diào)中心就是起這樣的作用。在檔案館統(tǒng)籌協(xié)調(diào)中心的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)下，使檔案館的各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)相互配合，使得檔案的各項(xiàng)工作得以順利有序地開(kāi)展。

信息化時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，數(shù)字檔案必將成為未來(lái)檔案管理的中心。只有在客觀層面適應(yīng)數(shù)字檔案管理需要，對(duì)檔案職能機(jī)構(gòu)進(jìn)行必要的改革，才能為數(shù)字檔案的安全、規(guī)范管理掃清障礙。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉越男.電子文件管理流程的變化及其引發(fā)的思考[G].中國(guó)檔案，2002（07）.

[2]馮惠玲.電子文件管理教程[G].背景：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001.

[3]韓珺.電子檔案管理流程的變化及其引發(fā)的思考[G].科技信息（科學(xué)教研），2007（12）.

[4]陳永成，黃建峰.分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)理論與實(shí)踐[G].北京：中國(guó)檔案出版社，2006.