宋吉麗

【摘要】隨著核電企業(yè)信息化的加速開展，業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生了大量的電子文件，有歸檔保存價值的電子文件日益增多。實現(xiàn)電子文件自動歸檔能夠更好保障電子文件的憑證性，有助于企業(yè)降本增效。本文從歸檔范圍、元數(shù)據(jù)、四性檢測功能、版式化、封裝、歸檔流程等角度闡述企業(yè)如何實現(xiàn)電子文件自動歸檔。這對后續(xù)核電企業(yè)電子文件在線歸檔設(shè)計有現(xiàn)實的參考意義。

【關(guān)鍵詞】電子文件;自動歸檔;核電檔案

以江蘇核電有限公司為例，2017年公司承接了國家檔案局電子文件歸檔和電子文件管理試點項目。試點項目將電子文件管理系統(tǒng)（企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)）作為依托實現(xiàn)平臺，建立系統(tǒng)接口，對數(shù)據(jù)封裝、版式化文件、系統(tǒng)認證等技術(shù)難點進行分析處理，實現(xiàn)電子文件的自動歸檔集成，實現(xiàn)了供應鏈系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)電子文件自動歸檔到電子文件管理系統(tǒng)。

一、設(shè)計原則

業(yè)務信息系統(tǒng)應按保證電子文件憑證性功能要求建設(shè)，在規(guī)劃、需求分析、業(yè)務流程與功能設(shè)計階段，將電子文件歸檔與管理的功能嵌入系統(tǒng)，提高管理自動化程度，使具有保存價值的電子文件及其元數(shù)據(jù)得以及時捕獲，并得到規(guī)范管理。

開展業(yè)務信息系統(tǒng)建設(shè)時，文檔人員應提前介入，與業(yè)務部門共同提出電子文件歸檔需求。需求分析階段，應同步梳理業(yè)務流程產(chǎn)生的各類電子文件，明確電子文件產(chǎn)生周期，重要程度及后續(xù)利用需求，明確電子文件歸檔范圍，元數(shù)據(jù)等，設(shè)計自動歸檔功能。

結(jié)合企業(yè)信息化總體管控要求，選擇適宜的軟硬件系統(tǒng)架構(gòu)，采取必要的技術(shù)措施，確保電子文件的真實性、完整性和有效性。

二、歸檔設(shè)計

（一）歸檔范圍設(shè)計。核電企業(yè)參照《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》（國檔局10號令）、《核電廠質(zhì)量保證記錄制度》（HAD003/04）、

《核電文件檔案管理要求》（EJ/T1225）等建立了較為齊全的紙質(zhì)文件歸檔范圍及保管期限表，并形成了企業(yè)制度。但目前尚無企業(yè)建立專門的電子文件歸檔范圍，一般參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍和保管期限執(zhí)行。在業(yè)務流程信息化過程中，涉及原有紙質(zhì)文件的電子化以及新的文件類型的產(chǎn)生。1.業(yè)務系統(tǒng)涉及的相應紙質(zhì)載體的電子文件，電子文件的收集范圍、保管期限均參照企業(yè)紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.業(yè)務系統(tǒng)新產(chǎn)生的，有既定格式可輸出文本的，未包含在程序范圍內(nèi)的電子文件，需要業(yè)務部門以及文檔管理部門結(jié)合文件的重要程度以及后續(xù)的利用需求共同協(xié)商確定。3.對無相應紙質(zhì)或無法輸出成紙質(zhì)的電子文件，其歸檔范圍和其保管期限，由業(yè)務部門、文檔部門、信息技術(shù)部門結(jié)合重要程度、利用需求及技術(shù)要求等因素共同協(xié)商確定。

（二）元數(shù)據(jù)設(shè)計。電子文件的元數(shù)據(jù)是指描述電子文件內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)信息及整個管理流程的數(shù)據(jù)。在電子文件形成、捕獲、登記、分類、存儲、利用、處置、歸檔移交等過程中，形成各類元數(shù)據(jù)，以證明電子文件本身的真實性、完整性與有效性。元數(shù)據(jù)在核電領(lǐng)域應用較廣，現(xiàn)行的可用于核電文檔管理的元數(shù)據(jù)標準主要包括《核電電子文件元數(shù)據(jù)》（EJ/T1224）、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》。前者著重描述文檔管理、業(yè)務過程描述、權(quán)限控制、空間位置標識和文檔利用，突出業(yè)務過程描述和文檔管理功能，后者將元數(shù)據(jù)劃分為文件、機構(gòu)人員、業(yè)務、關(guān)系四大實體，結(jié)構(gòu)化特征明顯。前者雖是核電文檔的主要參考標準，單位對核電工程項目涉及的責任者、業(yè)務流程、文檔對象進行區(qū)分。核電企業(yè)在進行元數(shù)據(jù)設(shè)計時應從多個方面考慮。1.基于具體的業(yè)務流程以及文件歸檔要求來設(shè)計元數(shù)據(jù)概念模型。對業(yè)務流程，更多的是關(guān)注文件內(nèi)容的元數(shù)據(jù)及審批流程產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)，在電子文件保存、歸檔、利用過程中更多的是關(guān)注文件、檔案相關(guān)的描述數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)的選擇和確定應當從確認和檢索、著錄描述、資源管理、電子文件的保護與長期保存、支持電子文件在不同信息系統(tǒng)之間的交換這幾個維度進行綜合考慮。2.電子文件元數(shù)據(jù)設(shè)計時應建立業(yè)務系統(tǒng)元數(shù)據(jù)與電子文件管理系統(tǒng)元數(shù)據(jù)對應關(guān)系表。業(yè)務端元數(shù)據(jù)描述側(cè)重于業(yè)務理解，歸檔到電子文件管理系統(tǒng)時側(cè)重于標準的文檔元數(shù)據(jù)描述，二者建立映射關(guān)系。如設(shè)計了電子文件自動歸集成案卷/件，應同步設(shè)計檔案相關(guān)元數(shù)據(jù)。3.電子文件元數(shù)據(jù)設(shè)計時應考慮關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)（核電電子文件元數(shù)據(jù)標準M24）。利用信息技術(shù)，實現(xiàn)關(guān)聯(lián)業(yè)務電子文件的關(guān)聯(lián)展現(xiàn)，方便后續(xù)利用，更好地還原業(yè)務場景。以江蘇核電有限公司試點項目供應鏈系統(tǒng)電子文件為例，結(jié)合業(yè)務與文檔管理實際，商務合同電子文件共設(shè)置了文檔信息、形式特征、電子屬性、電子簽名、處置信息5類68個公用元數(shù)據(jù)，以及商務計劃編號、支付憑證號等4個關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)。對于每個元數(shù)據(jù)，主要從編號、中文名稱、定義、目的、約束性、可重復性、元素類型、數(shù)據(jù)類型、編碼修飾體系、值域、缺省值、子元素、信息來源、相關(guān)元素、注釋等方面進行了描述。元數(shù)據(jù)取值根據(jù)設(shè)定規(guī)則從業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)中取值或者默認取值，實現(xiàn)元數(shù)據(jù)自動采集，無需人工干預。通過應用關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)不同類型文件之間的關(guān)聯(lián)，例如商務合同關(guān)聯(lián)采購計劃、關(guān)聯(lián)支付憑證等，實現(xiàn)文檔流與業(yè)務流融合。

（三）歸檔過程中的技術(shù)保障。1.“四性”保障。未解決電子文件在移交過程中容易被刪除、被篡改、被盜竊等問題，必須在移交和接收過程中進行“四性”檢測，主要是保證電子文件的真實性、有效性、完整性和安全性。為了保障電子文件的“四性”，在制定技術(shù)方案時，除了在電子文件前后端的業(yè)務流程上的保障外，還需要綜合評估采用技術(shù)的難點和風險點，合理規(guī)劃其實施路線。信息化技術(shù)的應用更需要考慮成本與收益的平衡。以電子文件來源真實性檢測為例，通過對提交到電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔電子文件中包含的數(shù)字摘要、數(shù)字簽名、電子印章、時間戳等相關(guān)信息的有效性進行驗證，可以確認電子文件是否被篡改。四性檢測設(shè)計可參考《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《文書類電子檔案檢測一般要求》等文件要求、結(jié)合企業(yè)信息化現(xiàn)狀選取四性檢測手段。江蘇核電有限公司試點項目通過軟件固有設(shè)計原理，實現(xiàn)的檢測項目有7項，由系統(tǒng)實現(xiàn)的自動檢測項目包括13項，人工檢測實現(xiàn)的為3項。2.版式化設(shè)計。電子文件形式多樣，為保證顯示效果，長期可讀，必須選擇通用的、非專用的存儲格式。參考《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47）以及《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》，長期保存格式選擇依據(jù)為：格式開放、不綁定軟硬件、文件自包含、格式自描述、顯示一致性、持續(xù)可解釋、穩(wěn)健、利于存儲、支持技術(shù)認證機制、利于利用。數(shù)據(jù)庫類、文字處理系統(tǒng)形成的電子文件一般選用版式為存儲格式。目前主流版式格式為PDF和OFD?？紤]到當前公司技術(shù)體系的連續(xù)性，以及對已采購成熟商業(yè)軟件套件的資產(chǎn)保護，選擇PDF作為電子文件的存檔歸檔格式。項目采用開源軟件OpenOffice，自主設(shè)計與開發(fā)了版式文件轉(zhuǎn)換服務，以服務的形式供外部系統(tǒng)調(diào)用，電子文件歸檔程序根據(jù)業(yè)務系統(tǒng)的具體邏輯，從數(shù)據(jù)庫中選取對應數(shù)據(jù)并按照要求產(chǎn)生word等文件，再調(diào)用轉(zhuǎn)換服務以及電子簽章服務等，生成PDF格式的版式文件。

三、流程設(shè)計

開展歸檔范圍、元數(shù)據(jù)、版式化要求、技術(shù)手段選擇，還應對電子文件管理系統(tǒng)進行完善電子文件管理系統(tǒng)，制定相應管理策略，實現(xiàn)對電子文件的在線自動、手動等方式的收集，實現(xiàn)對歸檔過程的安全可控。

企業(yè)應建立檔案數(shù)據(jù)交換標準接口，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)與電子文件管理系統(tǒng)的集成。電子文件系統(tǒng)端建立服務接口，實現(xiàn)檢測、封裝電子文件及元數(shù)據(jù)，傳輸歸檔電子文件并等功能，電子文件管理系統(tǒng)端設(shè)計歸檔接口，實現(xiàn)接收文件、解析歸檔數(shù)據(jù)包、存儲數(shù)據(jù)以及與業(yè)務系統(tǒng)歸檔信息交換等功能。江蘇核電有限公司采用FTP和webservice開展系統(tǒng)間接口設(shè)計，接口的提供上，將應用服務器以服務的形式運行，保證服務的長期可用，同時考慮多種系統(tǒng)接入可能，具備充分的開放性。后續(xù)有新的業(yè)務對象需要歸檔時，只需遵循相似的接口規(guī)范和開發(fā)邏輯，能夠很快實現(xiàn)功能的推廣復制。

在開發(fā)業(yè)務系統(tǒng)與文檔系統(tǒng)通用接口的同時，需建立配套的業(yè)務制度和標準，并將規(guī)則配置到電子文件管理系統(tǒng)中：（1）電子歸檔范圍與保管期限表。（2）電子檔案分類與編號規(guī)則。（3）元數(shù)據(jù)采集標準（元數(shù)據(jù)字典）。（4）電子文件管理系統(tǒng)權(quán)限控制表。江蘇核電有限公司配套編制了歸檔范圍及保管期限表、電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范、接口技術(shù)規(guī)范、歸檔存檔格式規(guī)范等11份制度，為后續(xù)其他業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔提供了范本。

業(yè)務系統(tǒng)電子文件同步到企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)，后者可以設(shè)立專門的電子文件工作臺或模塊，實現(xiàn)接收電子文件的跟蹤、統(tǒng)計。另可根據(jù)歸檔要求采取按件/卷的形式進行自動邏輯組卷歸檔。系統(tǒng)在設(shè)計元數(shù)據(jù)時可同步設(shè)計檔號自動規(guī)則及檔案相關(guān)的元數(shù)據(jù)，開發(fā)歸檔流程時同步考慮文件與檔案的對應關(guān)系，實現(xiàn)自動歸檔，對于按卷歸檔的電子文件，需考慮不同類型電子文件之間的邏輯關(guān)系以及關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)，設(shè)置歸檔節(jié)點，無需人工干預，實現(xiàn)自動邏輯組卷。以江蘇核電有限公司為例，從業(yè)務系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的商務合同文件（立項單、采購計劃、供方審批、合同會簽單、合同文本、支付表等），生效后同步至電子文件管理系統(tǒng)文件庫，在合同文本簽訂時，自動創(chuàng)建案卷，將之前形成的文件歸檔，之后該合同形成支付文件，隨時添加到本合同案卷。

通過版式化、封裝等形式有助于電子文件長期保存，但不能保證電子文件的絕對安全，企業(yè)還應對電子檔案以單份文件（含元數(shù)據(jù)）為存儲單元進行離線存儲，進一步降低電子檔案長期保存風險。《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）推薦了一次性寫光盤、磁帶、硬磁盤等離線存儲介質(zhì)。存儲介質(zhì)各有利弊，企業(yè)應結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展趨勢、企業(yè)現(xiàn)狀選取合適的離線存儲介質(zhì)，并根據(jù)歸檔電子文檔的重要程度選擇合適的備份份數(shù)。江蘇核電有限公司選用藍光光盤作為離線備份介質(zhì)，并通過藍光光盤庫、光盤檢測儀、離線光盤柜等實現(xiàn)光盤的系統(tǒng)管理，確保電子文件的安全性。

四、結(jié)束語

核電企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)電子文件實現(xiàn)自動歸檔移交，能夠在最大程度上提升電子文件的安全性，保證文件能夠有效存儲，降低業(yè)務人員的收集、識別、整理及文檔人員的檢查歸檔工作量，對促進企業(yè)管理精細化管理，提升企業(yè)信息資源利用水平，具有積極的實踐意義。這要求檔案人員改變知識結(jié)構(gòu)，除了文檔業(yè)務素養(yǎng)外，還應與時俱進，學習、吸收和掌握信息技術(shù)與技能，從后端的“收管用”，逐步走向前端電子文檔生成控制及過程控制，提高企業(yè)文檔管理規(guī)范化、現(xiàn)代化水平。

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