劉芳 孫文婷

【摘要】文書(shū)檔案管理對(duì)于自動(dòng)化辦公具有重要作用。本文從辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理的意義進(jìn)行深入分析，詳細(xì)闡述辦公自動(dòng)化文書(shū)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)提出存在的問(wèn)題，根據(jù)相關(guān)問(wèn)題提出相應(yīng)的管理策略。

【關(guān)鍵詞】辦公;自動(dòng)化環(huán)境;文書(shū)檔案管理研究

隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代通信技術(shù)與信息技術(shù)得到了有效的發(fā)展與推廣，二者的發(fā)展推動(dòng)著自動(dòng)化辦公不斷前進(jìn)與發(fā)展。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的發(fā)展受到了巨大的沖擊，為此，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理在管理模式與管理理念上都將面臨巨大的考驗(yàn)。而自動(dòng)化辦公技術(shù)為文書(shū)檔案的管理提供了新的嘗試，為文書(shū)檔案管理提供了便捷條件，但是也為文書(shū)檔案管理帶來(lái)了沖擊與挑戰(zhàn)。

一、辦公室自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)檔案管理的意義

（一）提升檔案管理工作的效率。辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理，最主要的意義就是提升了相關(guān)工作的效率。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理內(nèi)容就是以人為的收集與整理開(kāi)展工作，工作效率較低，也比較容易出現(xiàn)管理失誤。辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書(shū)檔案管理主要是通過(guò)各種自動(dòng)化辦公軟件進(jìn)行信息的自動(dòng)化處理，減少了人為的工作強(qiáng)度，提升工作效率，讓文書(shū)檔案管理更加規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

（二）信息得到有效共享?；谵k公自動(dòng)化環(huán)境下，文書(shū)檔案管理已經(jīng)拋開(kāi)了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方法，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊墓芾矸椒?，在傳統(tǒng)的文書(shū)管理時(shí)，檔案大部分是存放在文件柜或是檔案房，文書(shū)和檔案分離開(kāi)來(lái)，又占據(jù)了較大的空間，使得文件查詢起來(lái)不方便，利用率很低。而信息化的電子文書(shū)檔案管理是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與系統(tǒng)將紙質(zhì)的文書(shū)檔案轉(zhuǎn)換成電子化的信息源，讓文書(shū)與檔案的管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐惑w化，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供高效率的傳輸與分享，最大化發(fā)揮了自身的優(yōu)勢(shì)與利用價(jià)值。

（三）文書(shū)檔案管理規(guī)范化。在通過(guò)自動(dòng)化信息系統(tǒng)的管理下，管理系統(tǒng)都是嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文書(shū)檔案管理的規(guī)范化，從文件資料的產(chǎn)生到錄入歸檔，都通過(guò)利用自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行。所以，辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書(shū)檔案管理越來(lái)越規(guī)范化。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案管理脫離了自動(dòng)化系統(tǒng)。就目前來(lái)看，很多企業(yè)與工作單位還沒(méi)有把文書(shū)檔案歸納在自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)內(nèi)，文件與檔案二者的管理還是分開(kāi)的，以兩個(gè)部分獨(dú)立進(jìn)行工作，這種管理方式就是的二者之間的關(guān)系分離，促使檔案管理在信息管理上出現(xiàn)問(wèn)題，檔案信息真實(shí)性得不到保證，直接導(dǎo)致文檔管理工作效率的降低。

（二）工作重點(diǎn)需要轉(zhuǎn)移。相較于傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理，其主要管理是以紙質(zhì)為主要載體進(jìn)行，主要的工作內(nèi)容是給文件編號(hào)、歸納歸類、歸檔等。盡管辦公自動(dòng)化技術(shù)可以有效解決這些問(wèn)題，但文書(shū)檔案管理的相關(guān)管理人員并沒(méi)有在管理時(shí)將工作重點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整，還是將工作重心放在文件的編號(hào)、歸類與歸檔上，沒(méi)有促進(jìn)辦公自動(dòng)化文書(shū)檔案管理工作的有效提升。

三、自動(dòng)化辦公環(huán)境下的文書(shū)檔案管理策略

（一）要將文件與檔案進(jìn)行一體化管理。文件作為檔案的前身，檔案是由許多個(gè)文件組成，檔案就是將眾多文件進(jìn)行歸納綜合，所以二者之間的關(guān)系也比較密切。但是二者之間也有著眾多不同支出，例如，文件的產(chǎn)生是依照時(shí)間的先后順序進(jìn)行整理，而文件本身比較雜亂，需要進(jìn)行排序整理過(guò)后成為檔案。但在自動(dòng)化的信息系統(tǒng)中，對(duì)于這二者之間的不同并沒(méi)有設(shè)置明顯的界限，二者都是通過(guò)有序的排列與整理之后再進(jìn)行保存。

（二）各個(gè)部門(mén)之間要高效配合。在文書(shū)檔案管理中的每個(gè)文件都是一個(gè)獨(dú)立體，檔案由文件組成。每個(gè)文件上都會(huì)標(biāo)有相應(yīng)的作者名字、寫(xiě)作日期與編號(hào)等信息直接入檔，不同于以往的管理方式。對(duì)于文件的重新分類和整理工作都不需要進(jìn)行，因?yàn)樵诖鏅n前就要整理出文件的目錄與順序，在保存的時(shí)候直接按照之前整理好的順序進(jìn)行管理。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，電子文件衍生出來(lái)。對(duì)于電子文件的管理首先需要進(jìn)行多個(gè)方面的協(xié)調(diào)才能進(jìn)行并完成，它的完成需要檔案管理部門(mén)的配合和檔案管理部門(mén)與信息技術(shù)部門(mén)之間的合作與配合，哪個(gè)部門(mén)的缺失都不利于工作進(jìn)程的有序完成。只有各部門(mén)之間相互高效配合，才能更好地促進(jìn)檔案管理工作有效展開(kāi)。

（三）要讓文書(shū)檔案管理具有規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。文件的產(chǎn)生和文件的運(yùn)轉(zhuǎn)處理方式與歸檔是文件檔案管理的主要內(nèi)容。而電子文件的存檔由網(wǎng)絡(luò)存檔和紙質(zhì)存檔兩方面組成。網(wǎng)絡(luò)化的文件檔案管理可以將文件中每個(gè)細(xì)小的細(xì)節(jié)都考慮到，進(jìn)而使得文書(shū)檔案管理具有規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。所以，在文書(shū)資料產(chǎn)生的前期階段，需要對(duì)文書(shū)檔案中的各個(gè)細(xì)節(jié)都進(jìn)行思考，不僅要清楚各個(gè)部門(mén)的職責(zé)，也要清楚文書(shū)檔案存檔的相關(guān)流程等，這些事項(xiàng)必須要在系統(tǒng)生成之前做好工作。

四、結(jié)語(yǔ)

以上是本人關(guān)于辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理的相關(guān)研究，主要對(duì)于文書(shū)檔案管理所存在的問(wèn)題與意義進(jìn)行分析探討，并且提出相應(yīng)的管理措施，文書(shū)檔案管理需要利用現(xiàn)代科學(xué)先進(jìn)的技術(shù)為載體進(jìn)行高效工作，只有這樣才能促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部管理工作正常開(kāi)展。

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