摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，單位檔案管理強(qiáng)化規(guī)范化原則、實(shí)事求是原則和全局性原則。單位檔案管理的運(yùn)用從提取檔案信息中的各類數(shù)據(jù)、開發(fā)檔案信息中的數(shù)據(jù)平臺(tái)、提升檔案信息化的服務(wù)水平入手。單位檔案管理未來從加強(qiáng)檔案管理工作觀念的更新、加強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新、加強(qiáng)檔案管理服務(wù)的工作創(chuàng)新等方面提升服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);單位;檔案管理;芻議

一、大數(shù)據(jù)背景下單位檔案管理原則

（一）規(guī)范化原則

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來，對(duì)數(shù)據(jù)的管理與使用成為信息化背景下人們生活不可缺少的一部分。任何一家單位的發(fā)展都是由歷史脈絡(luò)形成與不斷發(fā)展壯大交織在一起的。隨著單位資產(chǎn)規(guī)模和員工數(shù)量的不斷增加，涉及到單位發(fā)展的各種檔案的保存與使用成為了新的議題。檔案通常記錄了單位各個(gè)歷史時(shí)期發(fā)展中的重要事件、經(jīng)濟(jì)往來、人員流動(dòng)等的重要信息，對(duì)檔案資源的利用要規(guī)范，按照流程查閱相關(guān)內(nèi)容。

（二）實(shí)事求是原則

在檔案管理工作中，為了解決檔案信息日益龐大的難題，在其中引入大數(shù)據(jù)信息技術(shù)是很有必要的。[1]單位根據(jù)具體情況調(diào)取相關(guān)檔案信息，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)重要信息進(jìn)行編碼、提取、加密等工作可以提高檔案信息的利用率和保密性。使檔案管理工作更好的適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。檔案工作人員在利用檔案信息時(shí)，要樹立實(shí)事求是的原則，根據(jù)需要提取檔案信息。

（三）全局性原則

由于將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)引入到檔案管理工作中來，對(duì)數(shù)據(jù)的完整性提出了更高的要求。單位檔案一般年代久遠(yuǎn)從而導(dǎo)致相關(guān)信息量巨大，對(duì)信息的錄入顯得格外關(guān)鍵。同時(shí)，由于單位是一個(gè)社會(huì)系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，與社會(huì)其他機(jī)構(gòu)的交流非常緊密，相關(guān)往來的歷史信息對(duì)單位的發(fā)展也起到了關(guān)鍵性的作用。檔案管理人員在調(diào)取單位檔案信息時(shí)，根據(jù)實(shí)際情況提取信息。

二、大數(shù)據(jù)背景下單位檔案管理運(yùn)用

（一）提取檔案信息中的各類數(shù)據(jù)

在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的幫助下，其可對(duì)檔案中的關(guān)鍵信息予以精確性的提取和挖掘，采用文本數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以對(duì)數(shù)據(jù)信息中的文字予以更加有效的分析。[2]同時(shí)，隨著單位事務(wù)的不斷增多，如何從海量的信息中快速提取出有用信息對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。通過對(duì)必要數(shù)據(jù)的提取，不僅提高了檔案的利用率，也對(duì)檔案管理者的實(shí)操技能的提升有很強(qiáng)的針對(duì)性。

（二）開發(fā)檔案信息中的數(shù)據(jù)平臺(tái)

單位檔案數(shù)據(jù)非常復(fù)雜，涉及到很多字段。在大數(shù)據(jù)背景下對(duì)數(shù)據(jù)的提取要求非常高，需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)平臺(tái)來提高數(shù)據(jù)挖掘和提取的信度和效度。另外，通過開發(fā)單位檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)可以有效提高大數(shù)據(jù)共享的效度，提升單位服務(wù)的客戶對(duì)信息需求的滿意度。數(shù)據(jù)平臺(tái)的開發(fā)是單位對(duì)外宣傳的窗口，訪問者可以通過信息了解單位，也更好地挖掘了用戶的隱形訴求。

（三）提升檔案信息化的服務(wù)水平

在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的幫助下可以有效實(shí)現(xiàn)檔案信息智能化檢索、定制、咨詢、保密、追蹤等服務(wù)，為用戶提供有效的信息。同時(shí)對(duì)單位檔案管理者而言，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用提升了檔案的利用效率，提高了數(shù)據(jù)處理的速率，對(duì)接了大數(shù)據(jù)管理的平臺(tái)，對(duì)信息資源的有效共享提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。對(duì)單位決策管理者而言，可以根據(jù)歷史數(shù)據(jù)提前研判未來發(fā)展趨勢(shì)，提高風(fēng)險(xiǎn)防控。

三、大數(shù)據(jù)背景下單位檔案管理發(fā)展

（一）加強(qiáng)檔案管理工作觀念的更新

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下單位對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，單純的對(duì)檔案進(jìn)行歸檔和整理已經(jīng)逐漸無法滿足單位的使用需求，因此在檔案管理工作創(chuàng)新中還需要從工作觀念轉(zhuǎn)變。[3]為了提升服務(wù)質(zhì)量和水平，觀念的轉(zhuǎn)變是第一位的。在遵循部分資料保密的基礎(chǔ)上，提升單位檔案管理的實(shí)效性，提升單位檔案的利用水平，強(qiáng)化單位檔案管理的服務(wù)意識(shí)，提高數(shù)據(jù)化利用水平。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新

在大數(shù)據(jù)背景下講究數(shù)據(jù)的實(shí)效性和真實(shí)性顯得格外重要。傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存與翻閱方式已經(jīng)不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要。特別是數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，人們每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)交換都是以億兆為單位。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)單位紙質(zhì)原始檔案的管理用新的防腐防塵材料予以保管，提高原始檔案保存的水平。

（三）加強(qiáng)檔案管理服務(wù)的工作創(chuàng)新

對(duì)于檔案使用者而言，通過檢索相關(guān)字段提取有效信息的數(shù)據(jù)處理能力顯得格外關(guān)鍵。要求單位檔案擁有者在檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)開發(fā)時(shí)注重對(duì)檔案數(shù)據(jù)的編碼開發(fā)，力爭(zhēng)做到大而全。對(duì)于檔案數(shù)據(jù)維護(hù)者而言，必須對(duì)數(shù)據(jù)保護(hù)采用最新的防火墻技術(shù)、數(shù)字證書、數(shù)字簽名等安全防護(hù)技術(shù)，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器的安全等級(jí)。對(duì)于單位紙質(zhì)檔案管理者而言，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化水平，提升其業(yè)務(wù)能力也是工作中的重點(diǎn)。

四、結(jié)語

單位檔案的有效管理是單位發(fā)展中不可缺少的組成部分，特別是在大數(shù)據(jù)背景下對(duì)信息數(shù)據(jù)的提取需求不斷增長(zhǎng)，信息的準(zhǔn)確和高效對(duì)單位組織的發(fā)展可以提供科學(xué)的決策參考。在有力的技術(shù)設(shè)備支撐下促進(jìn)單位管理決策體系的高效運(yùn)作。

參考文獻(xiàn)：

[1]于冬艷.芻議大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2019（27）：42.

[2]苗艷輝.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理問題研究[J].中國(guó)新通信，2019（04）：103-104.

[3]王德英.淺談大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理工作創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（04）：98.

作者簡(jiǎn)介：艾晶（1981-），女，湖北恩施人，本科，助理工程師，研究方向：檔案管理。