(四川衛(wèi)生康復(fù)職業(yè)學(xué)院 四川 自貢 643000)

高校會(huì)計(jì)檔案是高校各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，是會(huì)計(jì)進(jìn)行核算、分析、統(tǒng)計(jì)的對(duì)象，是接受檢查和審計(jì)的重要依據(jù)。高校財(cái)務(wù)檔案是進(jìn)行科學(xué)財(cái)務(wù)管理過(guò)程中，最令人信服的證據(jù)材料，它們也是重要的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作基礎(chǔ)和信息資源。伴隨著高校生源的迅速增加，高校大幅擴(kuò)招，高校經(jīng)費(fèi)來(lái)源增加，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的大幅增加，相關(guān)原始憑證和會(huì)計(jì)憑證數(shù)量也有所增加。這一現(xiàn)狀為高校有效進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)了大量問(wèn)題。因此，如何合理、規(guī)范、高效地整理高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作中必然要面對(duì)的眾多基本問(wèn)題之一。因此，有必要對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作給予更多的關(guān)注和研究。

一、高校會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

在新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的定義是：會(huì)計(jì)檔案是指單位在會(huì)計(jì)核算過(guò)程中接受或者形成的包括電子會(huì)計(jì)文件在內(nèi)的具有保存價(jià)值的文字、圖表和其他形式的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

根據(jù)不同的載體形式，會(huì)計(jì)檔案在大類(lèi)別上分為紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與電子會(huì)計(jì)檔案兩大類(lèi)。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案又可細(xì)分為：手工填寫(xiě)的會(huì)計(jì)文件和通過(guò)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)生成并打印得到的會(huì)計(jì)文件兩類(lèi)。電子會(huì)計(jì)檔案也可被細(xì)分為可存儲(chǔ)進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)中的兩個(gè)子類(lèi)：系統(tǒng)自動(dòng)生成的電子會(huì)計(jì)文件和從紙質(zhì)會(huì)計(jì)材料電子化得來(lái)的電子文件。

根據(jù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)源的不同，會(huì)計(jì)檔案又可分為兩大類(lèi)：?jiǎn)挝粌?nèi)部形成的會(huì)計(jì)檔案，例如，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案存放清單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等；從單位外部收進(jìn)來(lái)的會(huì)計(jì)資料形成的會(huì)計(jì)檔案，例如，原始憑證(如，發(fā)票、銀行回執(zhí))、銀行對(duì)賬單、購(gòu)銷(xiāo)合同等。

新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案保存期限，將會(huì)計(jì)檔案的保管期限修訂為10年、30年和永久。因此，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的不同保管期限，還可將會(huì)計(jì)檔案分為：定期會(huì)計(jì)檔案和永久會(huì)計(jì)檔案兩類(lèi)。

二、高校會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題

(一)會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善

通過(guò)對(duì)8所高校進(jìn)行的會(huì)計(jì)檔案管理工作調(diào)查，其結(jié)果顯示5所高校還未出臺(tái)相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理文件，占調(diào)查的62.5%。這表明當(dāng)前高校會(huì)計(jì)檔案管理制度非常不健全也不完善，無(wú)法實(shí)現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案工作中有法可依和有章可循。并且，隨著會(huì)計(jì)信息化的不斷加強(qiáng)，電子化的會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量不斷增多，電子會(huì)計(jì)檔案變得與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案同樣重要。因此，高校會(huì)計(jì)檔案管理必須從制度上加強(qiáng)。在健全管理制度的同時(shí)，還需要不斷向信息化邁進(jìn)。

(二)會(huì)計(jì)檔案歸檔移交工作存在漏洞

1.在歸檔方面，大多數(shù)高校都很重視書(shū)面形式的紙質(zhì)會(huì)計(jì)文件。例如，計(jì)算機(jī)打印的會(huì)計(jì)報(bào)表，會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)憑證。但是，尚未充分注意電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔，并且尚未完全備份和歸檔存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息。一些應(yīng)當(dāng)進(jìn)入長(zhǎng)期保存的數(shù)據(jù)文件經(jīng)過(guò)了多人轉(zhuǎn)手經(jīng)辦，人員調(diào)換以及硬件設(shè)施的更換造成了丟失的問(wèn)題，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。

2.在移交方面，會(huì)計(jì)檔案的移交工作普遍存在滯后性。在高校中，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案移交工作主要是由財(cái)務(wù)處存放地點(diǎn)移至檔案庫(kù)房；按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，高校會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)處整理好裝訂成冊(cè)以后移交給檔案庫(kù)房進(jìn)行統(tǒng)一管理。確實(shí)因財(cái)務(wù)工作需要的，可以延期兩年后再進(jìn)行檔案的移交。但目前部分高校會(huì)計(jì)檔案移交工作存在嚴(yán)重滯后，并未嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案移交。

(三)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)落后

隨著高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)的升級(jí)，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘯?huì)計(jì)業(yè)務(wù)。但是，會(huì)計(jì)檔案管理并沒(méi)有跟上信息時(shí)代的步伐，仍然停留在紙質(zhì)檔案管理水平上，部分高校仍然僅僅運(yùn)用紙質(zhì)檔案管理，并未進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案管理。因而存在會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)較落后、會(huì)計(jì)檔案信息化程度不夠等問(wèn)題。

三、關(guān)于高校會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的建議

(一)完善會(huì)計(jì)檔案管理制度

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》出臺(tái)后，仍然有許多高校沒(méi)有出臺(tái)對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理文件。為了確保高校會(huì)計(jì)檔案工作順利開(kāi)展，完善高校會(huì)計(jì)檔案管理制度十分必要。在建立相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案管理制度后，相關(guān)各部門(mén)的工作管理人員則應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理中的收集、整理、歸檔、鑒定和銷(xiāo)毀等工作嚴(yán)格執(zhí)行。新制度要充分領(lǐng)會(huì)新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的精神，并且要兼顧到電子會(huì)計(jì)檔案管理。在新制度的指導(dǎo)下，形成一整套完整的工作流程，力求簡(jiǎn)化程序、提高效率。

(二)優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案歸檔管理

應(yīng)當(dāng)明確相關(guān)部門(mén)的職責(zé)，完善財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)，修改會(huì)計(jì)檔案管理制度，完善會(huì)計(jì)檔案歸檔業(yè)務(wù)流程，提高會(huì)計(jì)檔案的備案和分類(lèi)要求，從而使新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的精神貫穿到收集、整理、歸檔、保管財(cái)會(huì)文件資料的各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中。

首先，財(cái)務(wù)人員在收集整理紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格核實(shí)其完整性、有序性、規(guī)范性等，對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)資料應(yīng)同等重視，確保文件資料的齊全、完整、信息準(zhǔn)確，手續(xù)完備。其次，在整理會(huì)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》合理分類(lèi)歸檔，及時(shí)規(guī)范整理，確保裝訂立卷合規(guī)。再次，在會(huì)計(jì)檔案移交的過(guò)程中，應(yīng)改變以前直接歸檔的方式。應(yīng)先由審計(jì)處審計(jì)合格后，再由財(cái)務(wù)處編制移交清冊(cè)，然后再移交檔案館統(tǒng)一保管。最后，在紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案資料保管具體工作方面，應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房建設(shè)，增設(shè)規(guī)模適當(dāng)?shù)呢?cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案?jìng)}庫(kù)，配備密集的貨架和相關(guān)設(shè)備，應(yīng)當(dāng)及時(shí)接收，有序存儲(chǔ)，定期檢查并妥善保管會(huì)計(jì)檔案；在電子會(huì)計(jì)檔案資料保管具體工作方面，應(yīng)加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的建設(shè)，做到及時(shí)更新財(cái)務(wù)系統(tǒng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、財(cái)務(wù)管理軟件等系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、分析，輸出會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表。此外，財(cái)務(wù)處也應(yīng)積極與信息處、檔案館等部門(mén)合作，不斷完善電子檔案信息，并將電子會(huì)計(jì)檔案及時(shí)歸檔。

(三)加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)

依據(jù)新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的精神，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備生成、傳輸和保存的電子會(huì)計(jì)文件資料，也在會(huì)計(jì)檔案管理范圍。這有力地促進(jìn)了會(huì)計(jì)電子檔案的發(fā)展。高校目前應(yīng)以信息化建設(shè)為動(dòng)力，繼續(xù)推進(jìn)信息化財(cái)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)，完善檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、財(cái)務(wù)管理軟件、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作。伴隨著會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及會(huì)計(jì)制度的修訂，高校管理部門(mén)應(yīng)以此為契機(jī)，打通會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門(mén)與檔案管理部門(mén)及信息技術(shù)部門(mén)的溝通渠道，提升電子檔案歸檔功能、管理功能、查找功能；統(tǒng)一原始數(shù)據(jù)，建立共享數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)放專(zhuān)用接口，建立保障機(jī)制，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)交換，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)的融合，使會(huì)計(jì)信息實(shí)現(xiàn)完整性、永久性、即時(shí)性、可查找等特性的升級(jí)。

另外，新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案保存期限，將會(huì)計(jì)檔案的保管期限修訂為10年、30年和永久。因此，有必要加強(qiáng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)。對(duì)于需要保存30年的和需要永久保存的紙質(zhì)財(cái)會(huì)檔案，我們應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行集中的數(shù)字化處理，從而節(jié)省物理空間，同時(shí)便于復(fù)制檔案資料以確保財(cái)會(huì)檔案資料的安全，最終保證電子會(huì)計(jì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。