余 珍

（福建農(nóng)林大學(xué) 福建農(nóng)林大學(xué)校辦，福建 福州 350002）

信息化的發(fā)展為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，檔案部門可以借助新技術(shù)，將工作人員從傳統(tǒng)的手工勞作中解脫出來。通過開展檔案信息化建設(shè)，編制全文檢索、目錄檢索、專題檢索等多種形式的檢索工具，極大提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率，提高檔案利用效率。高校檔案是高等學(xué)校在從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。通過對高校檔案利用現(xiàn)狀的分析，結(jié)合檔案信息化帶來的機(jī)遇，尋求新的方式方法，為高校檔案利用提供新思路、新策略是我們高校檔案工作者所要解決的重要問題。

一、高校檔案利用工作現(xiàn)狀

（一）提供利用方式單一。

目前許多高校仍然以提供紙質(zhì)檔案復(fù)制件為主，數(shù)字化程度較低，查找手續(xù)繁瑣且效率低下。而對紙質(zhì)原件的反復(fù)利用，也不利于檔案原件的保護(hù)。隨著檔案管理軟件的引入應(yīng)用，許多高校已擺脫傳統(tǒng)手工目錄檢索方式，借助檔案管理軟件形成了電子文件目錄管理，但仍然只停留在目錄檢索。與手工目錄檢索相比，雖然檢索速度提高了很多，然而目錄檢索仍無法滿足高效的檔案利用需求，對查全率和查準(zhǔn)率無法保障。電子目錄檢索需要提供較為準(zhǔn)確的關(guān)鍵字，關(guān)鍵字一旦不對，便無法檢索出所需的信息?，F(xiàn)有的高校檔案管理軟件對文件題名的字?jǐn)?shù)往往有一定的限制，很多用戶在利用檔案時，往往只是記得材料大概內(nèi)容，僅僅通過目錄檢索無法準(zhǔn)確檢索出相應(yīng)信息，漏檢率很高，經(jīng)常無法滿足用戶需求。檔案工作人員往往花費了一番功夫，結(jié)果卻無法得償所愿。同時，紙質(zhì)檔案的利用還有一定的獨占性，當(dāng)某個用戶在使用時，其他人便無法同時利用，無法像電子文件一般具有高度的共享性。

（二）檔案利用手續(xù)繁瑣。

由于出于安全考慮等種種原因，許多高校檔案館（室）借閱手續(xù)還比較繁瑣，不接受電話及電子郵件、傳真查詢，需要本人或攜帶委托書的人員攜帶各種有效證件親自來館查詢。當(dāng)利用者需要利用檔案時，其所需要付出的成本較高。對于校內(nèi)借閱者而言，有些檔案借閱手續(xù)也不簡便。以我?？蒲袡n案為例，要求專利、課題等只能提供給第一作者，其他作者利用時，需提供第一作者的身份證原件及委托書。在檔案部門而言是為了安全著想，很多老師能夠理解，但也存在一些老師不理解的情況，尤其是導(dǎo)師有時為了幫助學(xué)生，將專利第一作者讓與學(xué)生，但在學(xué)生畢業(yè)后，導(dǎo)師需要利用該專利時，再聯(lián)系學(xué)生要身份證及委托書就不是那么便捷，這樣老師會覺得利用不方便，對檔案館（室）有一定的排斥情緒。

（三）檔案信息化程度參差不齊。

高校之間的檔案工作發(fā)展極不平衡，其信息化程度也參差不齊。就地域而言，沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)，高校檔案信息化水平較高，許多高校已將檔案信息化工作列入學(xué)?！皵?shù)字校園”建設(shè)整體規(guī)劃，有些已完成檔案信息化的資源建設(shè)階段，而內(nèi)陸地區(qū)受限于經(jīng)濟(jì)投入，信息化水平往往較低，許多院校甚至完全沒有開始。就辦學(xué)層次而言，“985工程”“211工程”學(xué)校整體發(fā)展水平高，而一般普通院校受重視程度較低，因此檔案信息化開展也較為緩慢。美國在上世紀(jì)90年代中期就建成了檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)（NALR），實現(xiàn)了全國高校數(shù)字檔案資源的網(wǎng)上集成化查詢檢索和利用，成為世界上第一個實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化的國家。目前通過美國檔案信息總網(wǎng)站，可檢索到200多個高校檔案館的數(shù)字化檔案。[1]而在我國高校中，尚未形成檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化，許多高校都是自己內(nèi)部開展信息化工作，各高校之間信息資源并不共享，形成一個又一個信息孤島。信息化程度的高低在一定程度上也影響著檔案利用效果。

（四）被動利用的多，主動提供利用的少。

目前檔案館（室）主要的利用方式是利用者上門查閱檔案，工作人員根據(jù)利用者需求提供相關(guān)檔案資料，而主動發(fā)布檔案信息還比較少。許多高校檔案部門沒有把握時機(jī)，主動介入學(xué)校的發(fā)展，對許多重大活動的參與極少，沒有主動為學(xué)校的重大活動提供服務(wù)，只是被動的坐等他人上門利用。我國高校檔案館是作為學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)，與國家公共檔案館性質(zhì)有所不同，它所服務(wù)的對象大多也局限于本校機(jī)關(guān)各部門、教職員工、學(xué)生以及校友，對社會其他各界、各部門提供服務(wù)較少，有時基于檔案保密規(guī)定，高校檔案并不提供給社會利用。社會各界對高校檔案利用意識也比較薄弱，一般情況下較少會主動到高校檔案館（室）利用檔案。

（五）檔案工作人員素質(zhì)不斷提高。

隨著檔案學(xué)科建設(shè)的發(fā)展，許多建立檔案學(xué)專業(yè)的高校每年為社會輸送大量畢業(yè)生，包括許多研究生。同時，由于高等院校對工作人員學(xué)歷學(xué)位的要求不斷提高，進(jìn)入高校工作的人員很多需要具有碩士學(xué)位，新進(jìn)檔案工作人員的學(xué)歷要求也相應(yīng)提高。因此，近些年來，高校檔案工作者高學(xué)歷隊伍不斷擴(kuò)大，工作人員綜合素質(zhì)不斷提高，為高校檔案工作帶來了新鮮血液。隨著高校檔案工作人員素質(zhì)的不斷提高，高校檔案部門不再是傳統(tǒng)意義上的偏冷部門，高校檔案工作人員積極改變傳統(tǒng)的檔案利用方式，努力探索檔案利用工作的新途徑和新方法，更好地開展檔案信息化建設(shè)，為全校師生提供更加便捷、優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。

二、檔案利用工作新舉措

（一）開展檔案信息化工作，改變傳統(tǒng)利用方式方法。

信息化已經(jīng)成為歷史的潮流，檔案工作也應(yīng)與時俱進(jìn)，不能固步自封。高校檔案部門應(yīng)加快與學(xué)校其他部門信息系統(tǒng)的對接，如OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等，將其形成的電子文件信息直接與檔案管理系統(tǒng)對接，及時獲取各業(yè)務(wù)部門所形成的電子數(shù)據(jù)，并保存歸檔。同時，將館（室）藏檔案逐步進(jìn)行掃描和數(shù)字化，有效開發(fā)數(shù)字檔案信息資源。有條件的高校可將檔案數(shù)字化工作采取外包的方式，以最快的速度實現(xiàn)本校檔案信息資源的數(shù)字化加工；對于尚無條件完全數(shù)字化的高校，可將利用率高的檔案先行數(shù)字化，分步進(jìn)行、逐步開展。在數(shù)字化檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，通過全文檢索，可大大提高查全率與查準(zhǔn)率，減少查閱檔案的時間。例如，新生錄取花名冊歷來是利用率較高的一類教學(xué)檔案，尤其在畢業(yè)季利用率極高。在傳統(tǒng)的利用中，工作人員需根據(jù)年級、省份、專業(yè)、姓名進(jìn)行手工一頁頁翻閱查找，而將其掃描數(shù)字化整理后，通過簡單的名字檢索即可快速定位，直接打印，不僅節(jié)約了時間成本，同時也大大減少了對錄取花名冊原件的反復(fù)利用，極大保護(hù)了檔案原件。畢業(yè)生的學(xué)籍證明等檔案材料也屬于利用較為頻繁的一類檔案，筆者所在學(xué)校開發(fā)了一個學(xué)籍證明自助打印系統(tǒng)，通過教務(wù)處、研究生院畢業(yè)生信息的導(dǎo)入，可在電子設(shè)備上自動生成畢業(yè)生所需的中英文學(xué)歷證明、學(xué)位證明，在校期間成績等材料。畢業(yè)生在自助打印系統(tǒng)上讀取身份證信息，便可快速獲取這些材料，極大方便了利用者。

（二）開設(shè)檔案選修課，提高學(xué)生檔案利用意識。

2008年新修訂的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中再次強(qiáng)調(diào)有條件的高校，可以開設(shè)檔案管理選修課或創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地等。目前，全國有33所高校開設(shè)有檔案學(xué)（本科）專業(yè)。需要注意的是，檔案公選課應(yīng)避免過度專業(yè)化，而應(yīng)注重理論與實踐相結(jié)合，融知識性與趣味性于一體，旨在普及檔案知識和培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識，提高學(xué)生認(rèn)識和利用檔案的能力和水平。[2]通過開設(shè)檔案選修課，加大檔案宣傳，讓在校師生對檔案不那么陌生，消除其神秘感。通過檔案宣傳，也能讓師生對檔案部門有所了解，當(dāng)其需要查閱相關(guān)檔案資料時，能知道到哪里尋求幫助。同時，可結(jié)合本校校史，開展相應(yīng)專題課程，宣傳本校文化，從而達(dá)到利用檔案弘揚本校文化傳承的目的。

（三）簡化查檔手續(xù)，多渠道提供利用。

檔案用戶利用體驗的好壞程度與其之后需要利用檔案時向檔案部門求助的意愿強(qiáng)烈程度成正比。若其每次去檔案部門皆能獲得所需材料，且所需利用成本低，即利用體驗良好，那之后當(dāng)其有所需求時，便會主動到檔案部門查詢；反之，將不愿再入檔案館（室）。高校檔案部門作為學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，可嘗試簡化利用手續(xù)，提高用戶需求體驗。通過校內(nèi)網(wǎng)，將校內(nèi)部門所需利用的檔案提供網(wǎng)絡(luò)化利用的方式，這樣可以免去利用者到現(xiàn)場所花費的時間，極大方便了利用者。同時，檔案工作人員可將館（室）藏檔案根據(jù)需求，通過系統(tǒng)編研工作編制不同的專題目錄，并且實現(xiàn)甚至全文檢索。例如有關(guān)人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、歷史沿革、規(guī)章制度等專題，在利用者有需求時，能在最短的時間內(nèi)提供專題服務(wù)。這類目錄具有直觀性，便于特性檢索，同時能反映某個方面的歷史沿革，對于編寫學(xué)校校史也具有極為便捷的參考作用。

（四）打破“信息獨享”，從獨享走向共享。

隨著我國高等院校近些年來在社會文化事業(yè)發(fā)展過程中的影響力逐漸增大，社會科學(xué)研究與人文交流領(lǐng)域需要高校參與其中，并發(fā)揮重要的知識導(dǎo)向作用，而高校也需要社會的大平臺支持進(jìn)行學(xué)校自身的深化改革與發(fā)展，而扭轉(zhuǎn)“信息鴻溝”問題，打破“信息獨享”問題成為高校檔案管理機(jī)構(gòu)，乃至高校決策層急需解決的問題。[3]加快高校檔案數(shù)字化進(jìn)程，全面實現(xiàn)檔案數(shù)字化，整合現(xiàn)有的檔案資源，力求早日建成全國性的高校檔案信息聯(lián)網(wǎng)檢索系統(tǒng)，達(dá)到“資源共享”，方便用戶利用。同時，在數(shù)字化的基礎(chǔ)上，編制適用于各類人群的檢索工具，包括檔案工作者管理使用的以及用戶利用的檢索工具，使不同身份的人能根據(jù)自己的身份和需求使用相應(yīng)的檢索工具，快速檢索到自己所需信息。

檔案利用服務(wù)工作是高校檔案工作的重要環(huán)節(jié)，是衡量高校檔案工作水平的一個重要指標(biāo)。在數(shù)字化背景下，高校檔案部門只有借助信息化這個“東風(fēng)”，通過多方努力，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式方法，切實改變工作作風(fēng)，用活檔案資源，才能更好的提升高校檔案服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。