◎劉 瑞

（天津市東麗區(qū)張貴莊社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心 天津 300300）

隨著信息化時代的到來，醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式以及無法滿足不斷增長的信息管理需求。通過運用數(shù)字化管理模式能夠有效地優(yōu)化醫(yī)院檔案的管理，醫(yī)院需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念將數(shù)字化管理應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理當中，以此來提升醫(yī)院的檔案管理效率。

一、檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的作用

醫(yī)院通過將傳統(tǒng)的檔案管理模式與數(shù)字化管理模式相結(jié)合，以此來提升醫(yī)院檔案管理的效率。檔案數(shù)字化管理能夠為醫(yī)院提供一個檔案檢索的平臺，便于檔案管理員工對檔案的整理與查詢。檔案數(shù)字化管理可以為醫(yī)院各個科室的工作人員提供便捷的查詢服務(wù)，這都是傳統(tǒng)檔案管理模式所不具備的。檔案數(shù)字化管理能夠?qū)︶t(yī)院所有員工的檔案進行鑒別、收集、整合以及保管，減少了檔案管理人員的工作量，讓管理人員可以從傳統(tǒng)繁忙的整理檔案工作中解放出來。檔案數(shù)字化管理還能幫助檔案管理人員進行檔案的歸檔與編目，提升檔案管理人員的工作效率。同時醫(yī)院有許多的技術(shù)人員需要進行專業(yè)相關(guān)的論文寫作，檔案數(shù)字化管理就能讓他們在進行相關(guān)論文文獻的查找時更加便捷，為他們的學術(shù)研究提供了有力依據(jù)。檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用也為醫(yī)院加強管理水平，加快信息技術(shù)的轉(zhuǎn)化提升檔案管理效率提供了幫助。

二、傳統(tǒng)檔案管理存在的不足

（一）重視程度較低

醫(yī)院對于檔案管理缺乏重視，認為檔案管理是不重要的工作，所以在招聘檔案管理人員時過于隨意，造成了檔案管理工作人員綜合素質(zhì)較低的情況。醫(yī)院在對員工進行培養(yǎng)時，由于缺乏對檔案管理工作的重視，往往會忽略對檔案管理人員進行專業(yè)培訓[1]。這就導致了醫(yī)院檔案管理部門的工作人員，專業(yè)水平無法得到提升，甚至會出現(xiàn)缺乏職業(yè)精神的情況出現(xiàn)，進而影響醫(yī)院檔案的管理，造成醫(yī)院檔案出現(xiàn)混亂、丟失、損壞等情況。

（二）信息化水平較低

目前科技水平發(fā)展迅速，信息化技術(shù)普及范圍十分廣泛。但是部分醫(yī)院依舊在使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，缺乏與時俱進的意識。這些醫(yī)院普遍信息化建設(shè)落后，沒有引進信息化相關(guān)的專業(yè)人才，同時嚴重缺乏信息化的硬件設(shè)備。在醫(yī)院檔案管理工作中，管理人員在進行檔案的查找時往往需要通過大量的翻找才能找到需要的資料，這就導致管理工作人員工作量增大且效率低下的問題出現(xiàn)。這種查找方法遠不如通過信息數(shù)字化技術(shù)進行查找的效率，同時紙質(zhì)檔案存在著諸多的問題。不僅會展及大量的儲存空間，還會因為天氣環(huán)境的原因受潮出現(xiàn)發(fā)霉腐爛的情況，并且紙質(zhì)檔案還容易出現(xiàn)破損丟失的情況，對檔案管理人員的工作造成不利的影響。

（三）部門分工不明確

醫(yī)院在對檔案管理部門的分工不夠明確，同時缺乏相關(guān)管理制度，造成檔案在管理的過程當中經(jīng)常性的出現(xiàn)問題。由于缺乏相關(guān)檔案管理制度，醫(yī)院在對檔案管理部門進行人員分配時就會出現(xiàn)將非專業(yè)的人員分配到檔案管理部門。這種情況就會導致這類人員在檔案管理崗位上無法發(fā)揮自己的專業(yè)才能，更有甚者會出現(xiàn)在其位不謀其事的現(xiàn)象。由于檔案管理部門缺乏職責的分工，并且該部門邊緣化嚴重，對于檔案的管理工作中缺少專業(yè)指導，出現(xiàn)問題時沒有責任人。同時因為檔案管理部門分工不明確，不同管理人員對檔案的管理權(quán)限有重疊之處，導致管理責任不能清晰劃分。

三、檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

（一）加強人才培訓

為建設(shè)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理模式，就需要對檔案管理專業(yè)方面的工作人員進行培訓，同時還應(yīng)引進檔案管理專業(yè)的相關(guān)人才。首先，對于檔案管理工作人員要提高他們的信息化知識的掌握，提升他們的計算機水平，從而能夠在檔案管理工作中在遇到問題時能夠及時的找尋解決方法，繼而避免因工作時的問題對醫(yī)院造成損失。其次，醫(yī)院在招聘檔案管理人員時，要做到對應(yīng)聘人員的專業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)以及綜合能力進行考評，擇優(yōu)錄取。定期開展檔案管理知識與技能方面的培訓或是講座，提高檔案管理工作人員的知識水平與專業(yè)技術(shù)。并在培訓后對參與培訓的檔案管理人員進行考核，以此來檢驗他們對所學管理知識的掌握程度。還可以通過制定獎懲制度，提高檔案管理人員的工作積極性，比如：在培訓中獲得優(yōu)秀成績或是在日常工作中工作表現(xiàn)突出的檔案管理人員，可以獲得經(jīng)濟獎勵。而成績不合格或是在日常工作中懶散缺乏工作態(tài)度的檔案管理員工，醫(yī)院可以對其進行適度的懲罰。通過獎懲機制來刺激檔案管理人員不斷地提升自己專業(yè)水平以及職業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院人事部門在進行人員招聘時，可以選取檔案管理對口專業(yè)的畢業(yè)生擴大應(yīng)聘的人數(shù)，提升應(yīng)聘質(zhì)量。對于新入職的檔案管理人員要做到及時的培訓、教育以及考核，確保檔案管理人員擁有良好的職業(yè)精神以及熟練的專業(yè)技能。檔案管理人員對于新入職的員工要做到以身作則、嚴以律己、認真負責以及嚴格規(guī)范自身行為[2]，為新員工樹立一個積極向上的榜樣。只有通過規(guī)范化的培訓教育與管理措施，才能夠使檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到提升。并且通過明確標準化的流程來進行人才的招聘選拔，醫(yī)院內(nèi)部通過嚴格的機制與方法來培養(yǎng)人才，從而建立一個檔案管理的人才隊伍。

（二）加強設(shè)備投入

醫(yī)院為進行全面數(shù)字化覆蓋，就需要加強相關(guān)設(shè)備的投入，并對購進的設(shè)備進行合理科學的管理。這樣就能通過先進的數(shù)字化設(shè)備幫助醫(yī)院完成檔案數(shù)字化的管理。首先提升檔案管理人員的技術(shù)水平，保證檔案管理人員能夠高效地使用數(shù)字化設(shè)備，進而充分發(fā)揮數(shù)字化設(shè)備的功能，為醫(yī)院的檔案管理提供更快速、更便捷的幫助。數(shù)字化設(shè)備的投入，能幫助檔案管理人員減小工作量，并提高工作效率，同時還能增強檔案對醫(yī)院的價值意義。醫(yī)院在加強設(shè)備的投入之后，還需制定一套系統(tǒng)的設(shè)備管理方案。保證數(shù)字化設(shè)備定期的維護與保養(yǎng)，數(shù)字化設(shè)備具有實時性與動態(tài)性，需要檔案管理人員不斷地進行系統(tǒng)的更新與改進。這樣才能完善數(shù)字化設(shè)備的機能，從而更好地服務(wù)于醫(yī)院檔案的管理工作。良好的數(shù)字化設(shè)備能夠在檔案的收集、歸納以及管理過程當中做到自動化，降低檔案管理工作人員的工作強度，為醫(yī)院檔案管理提供支持。

（三）完善信息化平臺

通過完善醫(yī)院的信息化平臺，能有效地幫助數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用。完善信息化平臺，首先需要在醫(yī)院的局域網(wǎng)內(nèi)構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案根據(jù)類別進行劃分，重要檔案進行加密。其次是開發(fā)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并通過信息化平臺與檔案管理網(wǎng)絡(luò)之間相互對接，實現(xiàn)信息共享。之后通過信息化平臺對檔案進行篩選與歸納，這就可以省去原有的紙質(zhì)檔案。對于醫(yī)院重點項目可在信息化平臺上進行重點管理，如：醫(yī)院的科研項目或是管理試點等重要的項目，都可以在信息化平臺上建立獨立加密的檔案，并根據(jù)其特性進行分類歸屬。對于普通檔案醫(yī)院可選擇性的在信息化平臺上進行公開，方便各科室進行文獻、資料查閱或是為各科室提供醫(yī)療科研資料等。