馬成龍

（開封大學(xué) 國有資產(chǎn)管理處，河南 開封 475004）

隨著電子信息技術(shù)的不斷進步，數(shù)字化管理方式的應(yīng)用領(lǐng)域越來越廣泛。招標(biāo)投標(biāo)是較為公平的合作伙伴選拔方式之一，招標(biāo)投標(biāo)貿(mào)易管理方式的運用是經(jīng)濟貿(mào)易領(lǐng)域交易規(guī)范化的一個重要標(biāo)志，也順應(yīng)了國際化趨勢。招標(biāo)投標(biāo)過程中產(chǎn)生的一系列文檔具有非常重要的保存價值。應(yīng)用信息化手段和數(shù)字化資源，對招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的一系列文件進行收集、整理、立卷，并采用數(shù)字化管理形式存檔，能夠降低管理成本，完善市場化運作體系，推動招投標(biāo)活動規(guī)范化開展。

一、招標(biāo)投標(biāo)項目檔案管理的傳統(tǒng)模式

（一）原件和復(fù)印件歸檔管理

招投標(biāo)檔案管理制度規(guī)定，任何歸檔的文件都應(yīng)是蓋章的原件。在實際操作中，按照公平的原則，招投標(biāo)檔案一般都會在招標(biāo)代理機構(gòu)、公共資源交易中心和招標(biāo)人三處各留一份，采取三方共留存的方式進行管理。這里就不可避免地存在上交復(fù)印件留存的情況［1］?；诖?，相關(guān)管理部門就規(guī)定，復(fù)印件與原件的內(nèi)容、蓋章單位、蓋章位置必須保持一致，只有這樣，相關(guān)招標(biāo)單位才能進行歸檔留存。檔案收集保管部門須在卷宗上注明“已核實復(fù)印件與原件一致”，這樣，復(fù)印件同樣具有法律效力。不難發(fā)現(xiàn)，這里存在招投標(biāo)項目立卷重復(fù)率過高的問題。另外，招投標(biāo)項目文件在歸檔時不能出現(xiàn)部分缺失（包括缺頁）的情況。不完整的檔案是不能夠通過項目審核的，不完整檔案的法律效力會打折。檔案室需要及時通知招標(biāo)代理機構(gòu)補充材料，以完善檔案。

（二）以三級責(zé)任制確保檔案信息安全

招投標(biāo)項目的內(nèi)容涉及相關(guān)機構(gòu)和企業(yè)的利益，涉及國家的經(jīng)濟安全，因此需要保密管理。相關(guān)機構(gòu)會對負(fù)責(zé)招投標(biāo)的工作人員進行統(tǒng)一培訓(xùn)，以增強他們的保密意識，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。招投標(biāo)經(jīng)手人一般都須簽署項目安全保密協(xié)議，以確保在招投標(biāo)項目完工并經(jīng)審核驗收之前，相關(guān)的項目信息不會出現(xiàn)泄露等情況。若招標(biāo)代理機構(gòu)自身的不當(dāng)行為導(dǎo)致招投標(biāo)項目運行受到影響，那么招標(biāo)代理機構(gòu)的負(fù)責(zé)人就要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任［2］。在相關(guān)負(fù)責(zé)人到檔案室調(diào)取項目資料時，須出示招標(biāo)代理機構(gòu)的單位介紹信。建立三級責(zé)任制度能夠有效杜絕踢皮球現(xiàn)象的產(chǎn)生，保障招投標(biāo)項目歸檔審核過程中相關(guān)信息的安全保密。

（三）以紙面書寫方式對歸檔項目進行簡要介紹

在收集整理招投標(biāo)項目檔案時，一般都要對項目進行簡要介紹，以方便以后查找。過去，對大多數(shù)招投標(biāo)項目檔案，均采用紙面工整書寫的方式進行介紹。紙質(zhì)材料便于長期保存，但不利于及時反映項目內(nèi)容的更新（一般來說，檔案室需要不定期對檔案材料進行補充和完善）。如果項目內(nèi)容屬于機密，就只能列出關(guān)鍵詞而不能詳細(xì)介紹。許多檔案室還將一些檔案信息刻錄成光盤來保存?；谡型稑?biāo)項目的實際情況，現(xiàn)在大多數(shù)檔案室均采用紙質(zhì)文件與電子文件相結(jié)合的方式來保存項目檔案簡介。

二、招投標(biāo)檔案的收集和數(shù)字化管理模式

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，許多信息都能在資源庫中得到共享。在招標(biāo)投標(biāo)檔案管理領(lǐng)域，采用數(shù)字化運行模式已成為一個趨勢。采取數(shù)字化運行模式進行檔案管理，能更快捷地完成招標(biāo)投標(biāo)項目的歸檔工作，而且能夠在一定程度上降低文件丟失的可能性。過去在很多情況下，招標(biāo)投標(biāo)機構(gòu)需要郵遞文件到相應(yīng)的檔案收集部門。在郵遞的過程中，有可能發(fā)生文件損壞或者丟失的情況。而采用數(shù)字化管理模式，能使檔案得到充分共享，而且使檔案的安全性在很大程度上得到保障，故可行性非常強［3］。

招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理的常用方式是將資料存入U盤，歸檔留存。應(yīng)由專人校對存入U盤的數(shù)據(jù)并進行標(biāo)記。對歸檔的U盤，要考慮其使用的頻率以及保密的級別（可分為普通等級、重要等級與機密等級），進行統(tǒng)一管理。保管U盤時，要注意環(huán)境適宜性，將U盤放入防塵盒，并放置在低溫低濕度區(qū)域，避免陽光直射，這樣可以延長其使用年限。在防塵盒外部，要寫清楚招標(biāo)投標(biāo)文檔的存儲時間、項目名稱和項目編號、投標(biāo)人和轉(zhuǎn)存U盤負(fù)責(zé)人的姓名等信息，以便查詢。相關(guān)機構(gòu)工作人員在調(diào)取U盤數(shù)據(jù)時，需持有經(jīng)過核驗的單位介紹信，以證明其使用的合理合規(guī)性。

在轉(zhuǎn)存U盤的同時，也可以開通網(wǎng)上路徑，以方便使用者讀取相關(guān)數(shù)據(jù)［4］。應(yīng)采用高清水印掃描的方式，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子圖片，然后錄入數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)。在收到紙質(zhì)材料的一周內(nèi)，要及時將其錄入數(shù)字化管理系統(tǒng)。在項目審核結(jié)束前，要保證所有紙質(zhì)版歸檔材料均已轉(zhuǎn)化成電子版?？煽紤]對外開放局部數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，允許招標(biāo)人、中標(biāo)人、招標(biāo)代理機構(gòu)憑借各自的身份驗證碼及密鑰等工具進入系統(tǒng)，查看已上交的相關(guān)材料；還可以允許他們根據(jù)實際情況補交材料，以促進項目審核速度的提高。上述三者可以查看文件，但不具備修改的權(quán)限，如果他們發(fā)現(xiàn)某些歸檔材料存在問題或者誤差，那么可以點擊系統(tǒng)的反饋按鈕進行說明，或者申請再次審核。數(shù)字化管理部門的工作人員負(fù)責(zé)對相關(guān)信息進行復(fù)核和修改。這樣做的目的是減少檔案材料的經(jīng)手人，以保證歸檔文件的安全性。招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)歸檔材料的審核工作很重要，若審核不過關(guān)，項目檔案的法律效力就會喪失，這會給合作方帶來很大的損失。對數(shù)字化管理系統(tǒng)，要不斷進行升級和維護，防止木馬病毒入侵，造成文件的擴散和丟失，避免因網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)漏洞而造成機密信息的泄露。數(shù)字化信息管理系統(tǒng)的一大優(yōu)勢就是支持內(nèi)容的實時更新和實時檢索。數(shù)字化檔案管理人員可以采用線上編輯的方式，實時對相關(guān)歸檔材料的內(nèi)容進行修改和完善。但是，要給編輯人員設(shè)置一定的權(quán)限。對項目材料中的機密部分，可以采用加密的方式來設(shè)限，編輯人員在搜索項目時可以搜索到相關(guān)條目，但是要想進去查看具體內(nèi)容，就需要掌握密鑰，否則，無法操作。這樣做，可以保障檔案信息的安全性。網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理模式下，招投標(biāo)檔案收集部門可以考慮在各地設(shè)立分部，統(tǒng)一管理，讓各分部在同一系統(tǒng)中運行，從而拓展業(yè)務(wù)，并保障線上線下檔案資料的真實性、完整度和保密性［5］。另外，要對總部和分部的檔案管理人員定期進行線上線下培訓(xùn)，切實提高其業(yè)務(wù)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。

三、招投標(biāo)檔案收集和數(shù)字化管理模式的應(yīng)用前景

招投標(biāo)檔案的數(shù)字化管理模式具有很大的推廣價值，在其他類型檔案的收集和管理工作中，也可以考慮引入這一模式。應(yīng)積極探索建立電子招標(biāo)投標(biāo)管理系統(tǒng)，在數(shù)字化平臺上完成招投標(biāo)工作；可采取電子簽名的方式在招標(biāo)代理書、中標(biāo)通知書等文件上進行簽名。這將大大節(jié)約招投標(biāo)檔案的收集時間和管理成本，提高工作效率。