徐慶輝 山東省棗莊市職工服務(wù)中心

一、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化和電子化管理的必要性

信息時(shí)代的出現(xiàn)，給很多方面的工作帶來(lái)巨大的變化。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，出現(xiàn)的變化主要是檔案資料收集途徑增加、檔案載體增多，檔案保存手段豐富，檔案利用途徑增加等。據(jù)此，事業(yè)單位作為檔案資料十分豐富復(fù)雜的單位，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化和電子化管理十分必要。這有助于提升管理效率，推動(dòng)檔案資料的利用和開(kāi)發(fā)。在新的時(shí)代背景下，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變，對(duì)事業(yè)單位也是如此，新時(shí)代的到來(lái)，給檔案工作提出數(shù)字化要求，需要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化發(fā)展才能適應(yīng)這種要求，滿足新時(shí)期的要求。利用信息技術(shù)進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理，進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的收集、傳輸、整理和分析都十分便利，不僅可以提升信息的保存效率，還可以降低丟失可能，對(duì)檔案資料的利用和挖掘也比較有利。另外，檔案資源是事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)活動(dòng)開(kāi)展的重要參考資料，也是衡量單位運(yùn)營(yíng)情況的主要指標(biāo)之一。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，開(kāi)展的業(yè)務(wù)工作十分關(guān)鍵，而且需要各個(gè)部門之間的通力協(xié)作，各司其職，有秩序地進(jìn)行工作。而科學(xué)的檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。所以需要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化管理。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的弊端

（一）檔案管理改革機(jī)制存在問(wèn)題

目前，許多事業(yè)單位都在就現(xiàn)存的檔案管理信息化管理中存在的不足進(jìn)行改革，通過(guò)對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析，摸索出一套改革的檔案。但是就檔案管理機(jī)制來(lái)講，目前的檔案管理機(jī)制還存在一定的弊端。比如，沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，這導(dǎo)致工作效率遲遲得不到提高。

（二）管理效率不高

事業(yè)單位不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)內(nèi)容越來(lái)越廣泛，業(yè)務(wù)事項(xiàng)出現(xiàn)很大的變革，再加上簡(jiǎn)政放權(quán)等政策的提出和落實(shí)，使得整體的機(jī)構(gòu)組織和業(yè)務(wù)內(nèi)容出現(xiàn)很大變化，這意味著單位發(fā)展需要納入檔案管理的內(nèi)容也越來(lái)越多，需要進(jìn)行創(chuàng)新和改變。檔案分類、檔案載體都出現(xiàn)很大變化，這些都給檔案管理增加了難度。工作缺乏嚴(yán)格的制度進(jìn)行約束，導(dǎo)致檔案資料的保密性受到一定影響，同時(shí)電子檔案的信息安全性也受到很大的威脅，很容易造成信息的泄露問(wèn)題。同時(shí)也不注意對(duì)電子檔案資料的存儲(chǔ)，導(dǎo)致一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障問(wèn)題，檔案資料沒(méi)有及時(shí)保存，就帶來(lái)檔案信息丟失的問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案管理工作的開(kāi)展。

（三）缺乏專業(yè)的管理人才

專業(yè)化人才是提升檔案管理能力，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。但是從當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀分析來(lái)看，信息化人才整體處于匱乏狀態(tài)。究其主要原因，有如下幾點(diǎn)：首先，事業(yè)單位自身的人才招聘過(guò)程受到限制，在現(xiàn)有編制名額與內(nèi)部人員的基礎(chǔ)上，難以增加事業(yè)編制，無(wú)法培養(yǎng)各類信息化建設(shè)人才；其次，當(dāng)前大部分事業(yè)單位以紙質(zhì)檔案管理工作為主，檔案管理人員的信息化能力和整體水平偏低，雖然事業(yè)單位自身能夠相應(yīng)提出改革和創(chuàng)新的觀點(diǎn)，但是工作人員的能力不高，阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展。

三、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化的有效途徑

（一）完善檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃

為了使信息化檔案管理在實(shí)施過(guò)程中有明確的方向和依據(jù)，就要在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中明確檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃。首先要對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的特點(diǎn)和實(shí)際情況進(jìn)行仔細(xì)的研究和分析，然后規(guī)劃信息化發(fā)展的基本需求，之后再對(duì)檔案管理的工作進(jìn)行完善。同時(shí)，檔案管理部門之間也要進(jìn)行及時(shí)溝通以及相互配合，使檔案管理的工作更加靈活，并擴(kuò)大檔案管理工作的范圍，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位進(jìn)行檔案現(xiàn)代化和電子化管理，還要有基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的支持，需要有較高的建設(shè)水平，提供設(shè)備支撐。一方面，要加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，事業(yè)單位要配備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，控制好儲(chǔ)存環(huán)境，做好溫度、濕度、通風(fēng)的控制。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)等建立檔案信息化平臺(tái)，配備數(shù)據(jù)庫(kù)，收集全面的檔案信息，保證檔案管理的獨(dú)立性。引進(jìn)專業(yè)軟件和設(shè)施，進(jìn)行檔案資料的電子化轉(zhuǎn)變、錄入、保存，提高檢索效率。借助先進(jìn)軟件落實(shí)檔案資料的動(dòng)態(tài)更新，隨時(shí)可以查閱到最新的資料，同時(shí)做好所有檔案資料的電子備份。另一方面，事業(yè)單位要完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，科學(xué)進(jìn)行檔案資料的錄入、分類、目錄建設(shè)、整理，建立科學(xué)的查詢系統(tǒng)。借助信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)工作，合理分析不同資料的價(jià)值，擴(kuò)大利用范圍，挖掘潛在的價(jià)值，充分進(jìn)行利用。

（三）拓展檔案管理服務(wù)能力

服務(wù)是檔案管理工作的本質(zhì)，所以在信息化建設(shè)過(guò)程中提高檔案管理服務(wù)能力是比較重要的工作內(nèi)容。在引入信息化系統(tǒng)之前，檔案管理主要的服務(wù)功能是對(duì)信息進(jìn)行查閱、檢索等，而在信息化系統(tǒng)引入之后檔案管理的服務(wù)功能變得更加多元化，不僅能快速地查閱、檢索相關(guān)數(shù)據(jù)或者是信息，還能對(duì)數(shù)據(jù)或者是信息進(jìn)行有針對(duì)性地篩選、總結(jié)以及對(duì)比，這會(huì)讓使用者獲得更好的使用感受。以往的檔案管理服務(wù)內(nèi)容大多單一與被動(dòng)，而信息化檔案管理系統(tǒng)能夠改善這一局面，從被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，還可以對(duì)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行拓展，這也為使用者節(jié)省了大量的時(shí)間和精力。

（四）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

要實(shí)現(xiàn)高水平的檔案管理就需要聘請(qǐng)專業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理人員進(jìn)行工作，同時(shí)也要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)素養(yǎng)以及相關(guān)技能。此外，還要注意人文關(guān)懷，在日常的工作與學(xué)習(xí)中，要注意對(duì)檔案管理人員進(jìn)行鼓勵(lì)，提高其學(xué)習(xí)的積極性，進(jìn)一步提升專業(yè)素養(yǎng)。

四、結(jié)語(yǔ)

在新的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應(yīng)新形勢(shì)下事業(yè)單位的發(fā)展，所以需要對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化管理。但是在這個(gè)過(guò)程中，需要保證適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的要求，能夠更好地推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。