(黑河學院 檔案信息中心，黑龍江 黑河 164300)

在信息化發(fā)展背景下，高校一定要做好檔案服務工作，不斷提升服務的質量和工作效率，只有這樣才能更好地提升高校發(fā)展的速度。以此為基礎，相關的工作人員要在思想上對檔案服務有足夠關注，保證其內在價值和效用可以更好地在行業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮作用，為后期的發(fā)展打好基礎。

一、當前高校在檔案服務過程中暴露的問題

1.不具備較為有效的信息服務評價體系

鑒于在高校發(fā)展過程中檔案服務的效用不斷提升，這對其管理水平需求也在慢慢提升。為了更好地保障檔案服務的水平，我國眾多高校繼續(xù)構建更加科學合理的信息服務評價體系，進而更好地提升高校檔案服務質量。可是，結合當前實際發(fā)展狀況來看：第一點，有一些高校并沒有在思想上認清信息服務評價體系的價值意義，缺乏足夠有效的信息服務評價體系，如果檔案信息服務的指標不夠科學合理，最終不能發(fā)揮其應有的價值意義。第二點，信息服務評價制度沒有得到有效落實，導致信息服務評價體系過于形式化，而不具備實際效果。

2.檔案管理相關人員的綜合素質有待提升

在我國檔案管理過程中，為了更好地應用信息技術，這對當前的工作人員提出更高要求，需要其具備更加深厚的專業(yè)知識。信息技術的有效使用，檔案管理工作會在資料查閱和資料復印過程中耗費很多時間，而且相關的工作者要具備更加專業(yè)的信息技術知識，可以更好地使用多種信息軟件。因此，這對高校檔案管理工作者提出了更高要求，需要他們具備較為全面的知識和素養(yǎng)。結合實際狀況來看，我國很多高校在檔案管理過程中存在人才缺失，不能很好地滿足當前高校檔案服務的眾多要求。

3.檔案服務途徑和方式比較單調

目前，高校檔案管理工作具備更加強大的實效特點，可是檔案服務的路徑和方式都比較單調，這對檔案管理工作的進一步發(fā)展造成不良影響。我國高校檔案管理工作雖然發(fā)展的時間比較久遠，但受多種客觀因素干擾，并不能很好地將檔案管理工作的實效價值徹底發(fā)揮[1]。隨著網絡信息技術的快速發(fā)展，我國傳統(tǒng)檔案管理模式越來越不能適應新時代的發(fā)展進步，而且也不能緊隨時代的發(fā)展腳步進行在線服務等。師生對于檔案服務的要求和需求也更加個性化，所以，缺失了高校服務特色的檔案服務和社會需求的矛盾日益突出，這也成為信息化時代發(fā)展背景下高校檔案管理比較凸顯的問題。服務范圍較為狹隘，我國很多檔案服務工作的范圍大都是校園內部，服務的對象僅僅是老師和學生，這對于檔案服務的發(fā)展而言也是一個約束，不利于提升高校檔案服務的整體水平[2]。

二、在信息化發(fā)展背景下構建新型高校檔案服務體系

1.改變服務思想，創(chuàng)新升級服務形式

第一，要提升主動服務的思想水平。鑒于存在較多的影響因素，使得我國很多高校檔案管理工作人員在思想上缺失足夠的主動服務思想，大多數都是采取被動式的服務思想，這樣不利于將檔案管理的價值徹底發(fā)揮出來，而且也會降低檔案信息的真實可靠性。所以，在新的信息化時代發(fā)展背景之下，高校的首要任務就是要積極轉變檔案管理工作者的服務思想意識，使其發(fā)揮主觀能動性，更好地服務，進而才能提升高校檔案管理工作的質量。第二，保證服務的雙向。作為高校檔案管理部門，主要的職責就是為教學、學籍管理、科研等方面進行服務?？墒请S著時代的不斷發(fā)展和進步，這對高校的檔案管理部門提出了更多的要求，還需要對自己的職能和服務等進行不斷的提升，要為高校的學習、教學等提供有效的保證。除此之外，高校檔案管理部門在不斷服務高校的過程中，還需要積極轉變目標，致力于社會發(fā)展，更好地讓高校檔案在社會中得到開發(fā)，為大眾提供安全的信息服務。第三，對服務方式進行不斷的優(yōu)化升級。以網絡技術和信息技術為核心的現代化的技術具備高效的信息傳輸特點，而且反應的速度比較快。在高校檔案管理工作中一定要有效應用這些技術，這樣才能更好地為需要服務的人們提供可靠的技術支持，不斷提升服務的水平。以此為基礎，高校內部的檔案管理部門一定要采取更加先進的服務模式，更好地提升服務的整體水平[3]。

2.保證信息服務評價體系的完善

進一步健全和完善高校檔案信息評價體系，可以更好地保證檔案服務的整體質量和水平。在新的發(fā)展環(huán)境之下，外國的很多學校都對其管理體系進行了完善。所以，我國高校也要積極借鑒外國的成功經驗，更好地構建起較為健全和完善的服務體系。落實到具體來看：第一，要在思想上進一步深化認知，更好地理解和掌握服務評價體系的價值，更好地對信息服務體系和評價機制等進行完善。第二，更加全面地選擇信息服務評價的多項指標，可以從服務程序、標準、制度、措施等方面入手。第三，要對信息服務評價制度進行有效的構建，相關的單位要加大考察力度，保證制度的有效落實。

3.不斷提升檔案管理工作人員的整體素養(yǎng)

為了更好地提升檔案管理工作人員的綜合素質，可以從以下幾方面入手：第一，做好高校檔案管理者的工作培訓，隨著時代的不斷進步和發(fā)展，知識轉變的速度也在進一步加快，有很多新型技術涌現。為了進一步提升檔案管理的水平，相關管理者要不斷提升自我綜合素質。要求高校相關部門做好相關的從業(yè)人員的后續(xù)教育培訓，借助定期的活動開展，進一步提升檔案管理工作者的管理技術，確保其具備更加專業(yè)的技能之外，還需要熟練操作多項信息技術等[4]。第二，要對檔案管理內部人員結構體系進行優(yōu)化。確保從業(yè)人員對檔案管理工作有足夠的興趣，而且也要將其年齡控制在一個合理的范圍之內，進而不斷的優(yōu)化人才內部體系結構，更好地為師生提供高水平的檔案服務，為檔案信息服務的發(fā)展保駕護航。

三、針對學生需要，提供新型的高校檔案服務

1.提高檔案服務的主動性，提供便捷服務

在目前高校檔案服務過程中，主動性相對來說依舊是較為缺乏的。雖然將主動進行服務的口號掛在嘴邊，但在實際工作中，缺乏應有的主動性和系統(tǒng)性。這樣一來，高校只能進行被動型的服務，將會導致學生檔案信息準備得不夠充分、不夠系統(tǒng)，使得檔案管理的效率大大降低。提高檔案服務的主動性，能夠有效提高檔案服務工作的效率，為高校、為學生提供更加便捷的服務。高校檔案部門在檔案服務流程、檔案服務管理等方面需要進行合時宜的設計，提高檔案服務的效率及質量。高校檔案服務部門應提高工作人員的各項素質，改變工作人員的工作心理，積極利用各項資源、各項技術為高校、為師生提供合理積極的服務。這樣，高校檔案服務部門的檔案工作能夠高效有序地進行，檔案服務的質量也能得到有效提升，檔案工作人員也能擁有更加廣闊的發(fā)展空間。

2.提高服務手段現代化程度，加快服務工作效率

在信息化時代，利用現代技術進行檔案管理及服務工作，順應時代發(fā)展潮流的同時也順應人們對于便捷辦公的需求。在網絡化成為時代潮流時，如果仍舊一味地全部選擇古板的紙質材料存檔，那么工作量將會大大增加，工作效率相應會降低許多。網絡化代表檔案信息服務的與時俱進，不僅能提高檔案工作人員的工作效率，還能夠提高檔案服務部門的社會聲譽，能夠大大提升檔案部門在人們心中的印象分。就目前來說，檔案部門工作思維的閉塞性壓制了檔案信息部門網絡化發(fā)展的速度。想要提高網絡化發(fā)展速度，檔案信息部門需要與相關部門進行合作，逐步完成工作方式方法的變革，轉變檔案服務工作人員的思維方式，提高工作人員利用各項現代技術的能力。順應時代發(fā)展的潮流，促進檔案服務工作網絡化發(fā)展，能有效針對學生的需求進行檔案服務管理工作，工作效率能夠得到大幅度提升。

3.根據學生需要，明確服務重點

在檔案服務工作中，需要明確服務的重點，針對學生的需要，進行有針對性的高效的服務。近幾年來，個性化的服務模式得到檔案服務部門的關注，針對不同需求的學生開展不同的服務，能夠有效提高檔案服務工作的效率及質量。高校檔案的個性化服務，重點在于高校的人才培養(yǎng)及科學研究。針對學生需要，提供有效的高校檔案服務，為學生提供便捷的信息查詢，方便學生的同時也方便高校及檔案服務部門的工作人員。高校的信息檔案服務部門應做好學生檔案的檢索服務工作，為學生建立畢業(yè)生就業(yè)信息檔案，為用人單位提供學生的學歷證明等信息，為學校不同工作人員建立分類數據庫，方便數據、資料、信息的各項檢索，提高檔案服務工作的效率。明確檔案服務工作的重點，有助于檔案服務工作者向學生提供有針對性的服務。明確工作重點之后，以工作重點為基礎，可以構建合理的檔案信息服務體系，因此，明確檔案服務工作重點，是檔案信息服務部門開展個性化服務的基石。

隨著社會的不斷進步和發(fā)展，過去較為傳統(tǒng)的檔案管理模式已經很難再適應新時代的發(fā)展需求，為了更好地保障高校的科學發(fā)展，相關工作單位一定要轉變服務思想，采取更加科學有效的管理方式，不斷提升高校檔案服務水平，進而更好地保證高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。