向立文 楊曉娜

(湘潭大學 湖南 湘潭 411105)

信息化浪潮推動科學研究第四范式的提出，大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展促使檔案業(yè)有了新的發(fā)展方向。2018年，國家檔案局對全國47家副省級以上綜合檔案館進行了業(yè)務建設評價，以此為背景，計劃在5年內(nèi)引導各級綜合檔案館特別是副省級以上綜合檔案館，提升各級綜合檔案館業(yè)務建設水平[1]。2019年的全國檔案局長館長會議上，國家檔案局局長李明華表示“大數(shù)據(jù)”時代，要大力促進檔案科技發(fā)展，加快推進檔案信息化建設，繼續(xù)推進數(shù)字檔案館建設。

一、我國檔案館館藏資源建設的研究綜述

早在2002年，陳姝[2]就提出檔案館的信息資源建設問題，指出要認清檔案館信息資源的內(nèi)涵并拓寬其途徑，但是這個階段的大部分成果只是較為片面的分析了檔案館資源建設的問題；2004年，焦東華[3]從檔案館資源建設的地位、存在的問題以及加強途徑三個方面進行了較為全面的分析，為后來的檔案館館藏資源建設的研究提供了重要依據(jù)。

為分析我國綜合檔案館館藏資源建設的發(fā)展，以中國知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫平臺為來源進行檢索，以“檔案館資源建設”為主題詞、高級檢索里“篇名”設置為“資源建設”進行檢索，最終檢索并篩選出339篇文獻。

將篩選出的文獻在Cite Space里進行主題詞圖譜分析可知，共有節(jié)點341個，1064個連接，網(wǎng)絡密度為0.0184。分析出的主題詞可以體現(xiàn)檔案館資源建設研究領域的熱點，較好地展示了我國檔案館資源建設領域當前的主要研究內(nèi)容。民生檔案、檔案信息資源建設、數(shù)字檔案資源、實物檔案與數(shù)字資源建設是檔案館資源建設研究領域的熱點問題。

為了更直觀地了解檔案館館藏資源建設領域的發(fā)展進程，運用Cite Space生成檔案館資源建設研究熱點時區(qū)分析圖。由于聚類后的時區(qū)圖有重疊部分，為了直接觀測聚類熱點，雙生成檔案館資源建設時間線分析圖。由聚類結果可知一共聚成了9類，分別是檔案館、民生檔案、信息資源建設、資源建設、檔案信息資源建設、數(shù)字檔案資源、實物檔案、綜合檔案館、數(shù)字資源建設。聚類模塊值(Modularity)Q=0.5312，Q>0.3，聚類結構顯著；聚類平均輪廓值(Mean Silhouette)S=0.4457，S<0.5，因此聚類不合理。分析聚類后關鍵詞，可以看出檔案館資源建設研究主題主要集中民生檔案、實物檔案與數(shù)字資源建設三個方面。按不同時段的研究熱點，可以將2002-2019年檔案館資源建設研究分為三個階段：第一階段為2002-2007年；第二階段為2008-2013年；第三階段為2014至2019。

第一階段為我國檔案館館藏資源建設領域的萌芽階段，聚類后的關鍵詞在該時間段內(nèi)并未出現(xiàn)，但通過分析這兩年的文獻，發(fā)現(xiàn)大部分都是基于我國檔案館資源建設的初步思考。在這一階段人們開始對我國檔案館資源建設產(chǎn)生了興趣，其中對我國檔案館資源建設的分析與建議也為我國綜合檔案館館藏資源建設的發(fā)展奠定了基礎。

第二階段為我國檔案館館藏資源建設領域的發(fā)展階段，聚類后主題詞主要聚集在本時間段內(nèi)出現(xiàn)，這個階段產(chǎn)生了大量關于我國檔案館館藏資源建設的研究，

在檔案資源的建設及開發(fā)利用方面的研究，包括區(qū)縣檔案資源建設及開發(fā)利用[4]與數(shù)字檔案館信息資源開發(fā)利用研究[5]；特色館藏資源主要是關于民族檔案[6]與聲像音樂等其他特色檔案；口述檔案主要包括口述歷史檔案資源建設的現(xiàn)狀[7]與口述歷史檔案收集及資源整合的路徑[8]。

第三階段檔案館資源建設領域的種類有所下降，但是主要集中研究檔案文化建設、民生檔案、綜合檔案館數(shù)字檔案資源建設策略[9]與建設障礙[10]以及新技術與館藏資源建設的結合碰撞。民生檔案主要為檔案館民生檔案資源建設與利用工作的研究[11]；檔案文化建設主要有檔案文化建設與文化服務力的提升[12]。雖然這一時期的研究種類有所下降，但開始呈現(xiàn)出結合時代特征的多元化發(fā)展趨勢。

從研究現(xiàn)狀來看，檔案學界以及檔案工作部門已經(jīng)認識到檔案資源建設對于檔案數(shù)字化建設的重要性，關于檔案館資源建設的研究內(nèi)容不斷豐富，并且基于技術進步和社會變化而不斷創(chuàng)新和發(fā)展[13]，但是在研究深度上還有待加強，在新媒體時代，檔案開放性日益增強[14]，給檔案館的館藏資源建設帶來了很大的挑戰(zhàn)和機遇。大部分研究成果更注重于理論研究，沒有結合實際與實踐進行綜合分析。

二、華北地區(qū)省級綜合檔案館館藏資源建設的網(wǎng)絡調(diào)研

本研究選取河北省檔案館、山西省檔案館、內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案館為例，采用網(wǎng)絡調(diào)查法對各館官網(wǎng)、微信公眾號以及微博官方賬號進行調(diào)查分析，了解各館整體資源建設情況，掌握其檔案利用及業(yè)務建設等信息。

(一)山西省檔案館

山西省檔案館的館藏檔案資料起于清康熙四十六年(公元1707年)，被國家檔案局評為“國家一級檔案館”，現(xiàn)已擁有超過四十萬文卷檔案[15]。

在檔案資源種類上,館藏特色檔案種類繁多，涉及山西的政治、經(jīng)濟、軍事、文化等各個方面，時間跨度由清代至現(xiàn)代。不過整體檔案種類偏特色檔案，其他類型檔案較少，此外，還設立了檔案征集通道。

在檔案資源整合方面，按照時間跨度來組織特色檔案資源，分為清代檔案、民國時期檔案、革命歷史檔案和建國后檔案四個單元。對上述檔案進行了系統(tǒng)的整理編目，編制了各種手檢式目錄和機檢式目錄，可供利用者從不同的角度檢索檔案、資料，為利用者利用檔案提供了極大的方便。

在檔案文化方面，有舉辦以檔案為主題的主題展覽，整體文化作品較少，針對特色檔案的文化活動較少。

在檔案資源開放共享方面,開辟了網(wǎng)上展廳，圖片展、視頻薈萃、晉檔珍藏以及光輝的歷程，將特色檔案資源視為一種檔案珍品向公眾展示。此外，公眾也可以通過檔案預約查詢方式實地查詢檔案或者直接在官網(wǎng)檔案服務菜單下進行檔案查詢。本館未開通微信公眾號與官方微博。整體來說，檔案的開放共享程度較低。

(二)河北省檔案館

截至2019年，河北省檔案館館藏檔案資料872個全宗，1028526卷(冊)另193383件[16]。

在檔案資源種類上，館藏檔案種類豐富，主要為歷史檔案和革命檔案。此外，還有音像檔案、照片檔案、地圖檔案與印章。檔案的時間跨度為清順治十五年(公元1658年)至2018年。館藏清代獲鹿縣永壁村保甲冊、長蘆鹽務檔案分別入選首批、第二批《中國檔案文獻遺產(chǎn)名錄》，具有極高的歷史文化價值、鮮明的地方特色和行業(yè)特點[17]。

在檔案資源整合方面，該館按照時間跨度來整合檔案資源，分為清代檔案、日偽檔案、民國時期檔案、革命歷史檔案和建國后檔案四個單元?？筛鶕?jù)目錄對檔案資源進行查詢，并立足館藏特色檔案，建立館藏珍品檔案專題與河北記憶檔案專題，詳細記載河北的歷史變遷，反映了當?shù)厣詈竦奶厣幕?/p>

在檔案文化方面，將特色檔案與文創(chuàng)產(chǎn)品結合，衍生出仿古線裝本、特色書簽、微型掛軸等一系列文創(chuàng)產(chǎn)品。開辟線上展廳，開放主題展覽、微視頻以及全景展覽供公眾觀賞。此外，河北省檔案館帶頭舉辦特色檔案展覽，以及教育活動。

在檔案資源開放共享方面，編制了全宗介紹、全宗目錄、檔案志等檔案檢索工具，還將館藏特色檔案資源和社會需求相結合，產(chǎn)出了《河北省省會變遷始末》等豐富的編研成果；河北記憶專題里將河北故事與紅色基因分類介紹，館藏珍品專題又分為珍檔、讀圖與揭秘，詳細介紹了河北的歷史與特色；檔案視界專題可提供大眾更詳細更直觀的檔案視覺體驗；公眾還可通過目錄查詢與網(wǎng)上留言在官網(wǎng)進行檔案利用服務。

(三)內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案館

內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案館成立于1959年，以集中管理區(qū)級黨政機關、人民團體檔案為主，并保管有部分企業(yè)事業(yè)等單位檔案。內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案館保存的檔案主要是政務檔案、民國檔案及歷史檔案?，F(xiàn)有館藏檔案資料70余萬卷冊。

在檔案資源種類上，主要有三個特點：一是時間跨度長，可以追溯到清代順治元年；二是種類豐富，有豐富的蒙古文檔案、全區(qū)特色檔案、書畫檔案等;三是具有地方特色，檔案語種有漢、蒙、滿文。檔案種類以官方文書為主，間有冊、誥、家譜世系表、戶口地畝冊等[18]，對地方特色檔案資源的挖掘和提煉比較到位，能夠呈現(xiàn)與眾不同的地方歷史和文化。

在檔案資源整合方面，從不同視角構建了內(nèi)蒙古記憶，如西安事變、伊盟“三·二六”事變、包頭綏西戰(zhàn)役等；立足館藏特色建立了蒙古文檔案部，在大力進行基礎業(yè)務建設的同時，還積極開展了檔案的提供利用和檔案的編研工作。

在檔案文化方面，加大了對特色檔案的編研程度，取得了一系列的編研成果。并開放網(wǎng)站展廳以及聲像資料，針對熱點專題進行分類，將檔案文化與活動結合，開辦線下檔案展覽活動以及通過微信公眾號、微博賬號進行宣傳。

在檔案資源開放共享方面，編制了全宗介紹、全宗目錄等檔案檢索工具。針對特色蒙古文檔案進行利用與編研，并在2000年初開發(fā)研制了應用《蒙古文檔案管理軟件》。同時，內(nèi)蒙古檔案信息網(wǎng)還開設有網(wǎng)上展廳，可直觀、形象地呈現(xiàn)其館藏特色檔案資源。此外，公眾也可以通過館藏簡介、全宗簡介來了解特色檔案資源的概況，還可以通過開放檔案目錄等途徑進行檢索。

三、華北地區(qū)省級綜合檔案館館藏資源建設的不足

省級綜合檔案館的館藏資源建設是綜合檔案館建設中的重要部分，承擔著集中保管國家檔案資源的重要職責[19]。但在大數(shù)據(jù)時代的沖擊下，綜合檔案館不斷增加的海量數(shù)據(jù)給其館藏資源建設帶來了挑戰(zhàn)?；谝陨戏治?，從以下幾個方面提出目前我國華北地區(qū)省級綜合檔案館館藏資源建的不足：

(一)館藏資源結構簡單，種類單一化

華北地區(qū)省級綜合檔案館的館藏資源大都為各黨政機關的正式文件，包括指示、意見、通知、通報、批復、函、會議紀要等，而且大部分為紙質(zhì)檔案。檔案來源主要是黨政機關, 其館藏結構以黨政機關文書檔案為主體[20]，省級檔案館的館藏結構相對來說比較簡單，主要包括革命歷史檔案、事業(yè)單位檔案等，以文書檔案為主，館藏資源結構較為簡單。圖像、影像等其他檔案較少，相對來說非正式文件較少，館藏結構不平衡，館藏種類整體來說較為單一。

(二)館藏資源數(shù)字化程度低

傳統(tǒng)檔案大都為文書檔案，載體為紙質(zhì)、甲骨、銅版等。在網(wǎng)絡信息時代，電子信息越來越普遍，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足信息化時代的需求。截至2018年底，華北地區(qū)省級綜合檔案館館藏檔案大約218.3萬卷/件，占全國綜合檔案館館藏檔案約3%，館藏電子檔案占比較少，數(shù)碼照片、數(shù)字錄音、數(shù)字錄像等電子檔案較少，紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉換工作也較落后?？梢娙A北地區(qū)省級檔案館的館藏資源仍然以傳統(tǒng)介質(zhì)檔案為主，電子檔案較少且數(shù)字化程度很低。

(三)對公眾需求的滿足程度不高，公眾利用率低

檔案按其種類不同可分為機關檔案、事業(yè)單位檔案、黨政檔案等。目前華北地區(qū)省級綜合檔案館的館藏檔案大多為黨政機關檔案，民生檔案較少，民生檔案整理與保存工作存在一定阻礙與滯后。對黨政機關檔案與民生檔案收集的不平衡性以及數(shù)字化進程的不均勻性導致了省級綜合檔案館目前的檔案資源分布不均衡。民生檔案是社會管理活動的歷史記錄，涵蓋人民生活的各個方面，包括醫(yī)療、教育、養(yǎng)老、公積金、房地產(chǎn)、婚姻等方面，涉及人民群眾的切身利益[21]。華北地區(qū)省級綜合檔案館的新媒體建設較為落后，只有內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案館開通了微信公眾號以及微博賬號，檔案資源對公眾沒有真正開放。整體來看，館藏資源對公眾需求的滿足程度較低，公眾利用率低。

(四)館藏資源開放共享程度較低

檔案的開放共享不僅可以最大化發(fā)揮檔案自身的價值，還可以發(fā)揮檔案的社會價值。檔案的開放共享與其他檔案管理工作環(huán)節(jié)密不可分，比如要先保證檔案挖掘、整合、鑒定、檢索等工作的高效完成[22]。但是由于種種原因，現(xiàn)階段綜合檔案館的檔案開放工作存在一定的阻力，長期封閉的檔案多，互聯(lián)共享開放的檔案少，館藏檔案資源的開放共享程度低。華北地區(qū)省級綜合檔案館的檔案開放數(shù)量雖然每年都在增長，但是占全部館藏數(shù)量的比例較低，提供利用檔案次數(shù)較少，館藏檔案的開放利用率較低。由于檔案大數(shù)據(jù)平臺以及技術在推進過程中存在一定制約，綜合檔案館的信息資源并沒有得到很好的共享。

四、華北地區(qū)省級綜合檔案館館藏資源建設的發(fā)展出路

(一)主動作為，不斷拓展館藏來源

1.擴大征集范圍，拓展館藏來源

綜合檔案館作為檔案安全保管基地，應該有豐富的館藏資源。為加強新時期華北地區(qū)省級綜合檔案館的檔案收集工作，應該擴大檔案的征集范圍，針對不同種類的檔案分平臺收集，“線下+線上”收集工作相結合進行，促進民生檔案、非正式文件、電子檔案以及特色檔案等的收集。省級綜合檔案館可以根據(jù)人民群眾利用檔案的需求擴大民生檔案接收和征集的范圍，及時調(diào)整收集、接收范圍，豐富檔案的種類與內(nèi)容[23]。

2.統(tǒng)一檔案收集工作標準，打造歸檔管理平臺

現(xiàn)階段華北地區(qū)的檔案收集工作都按照上級單位頒布的標準來執(zhí)行的，沒有一個統(tǒng)一明確的標準規(guī)范與適合自身的工作標準[24]，很多檔案的分界比較模糊，在后續(xù)統(tǒng)一的分類整理過程中存在很多弊端，浪費人力物力資源。因此，要建立統(tǒng)一的檔案工作標準，使檔案收集、分類等工作以及檔案的完整性都有標準可參考。在此基礎上，建立統(tǒng)一歸檔管理平臺，可以實現(xiàn)電子檔案的在線接收、管理以及利用，平臺定時自動從政務權力運行系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)、部門自建政務業(yè)務系統(tǒng)中采集電子數(shù)據(jù)，并將檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等信息全部自動獲取歸集到全宗卷進行管理，重要檔案登記備份與數(shù)據(jù)保全系統(tǒng)還能自動從市級機關檔案管理集群應用系統(tǒng)讀取數(shù)據(jù)并進行年度備份。

(二)系統(tǒng)整合，實現(xiàn)館藏資源的優(yōu)化布局

1.建立檔案一體化運作機制

檔案資源整合具有提高資源利用效率、增強資源服務效益的作用[25]。檔案一體化系統(tǒng)，是集檔案業(yè)務管理、檔案信息發(fā)布、電子檔案管理于一體的檔案管理體系，以綜合檔案館的館藏資源為處理核心，對檔案流程進行規(guī)范化，在檔案信息安全體制的保護下，通過內(nèi)部網(wǎng)絡來實現(xiàn)檔案業(yè)務管理與資源共享。在優(yōu)化檔案管理流程的同時，也強化了電子檔案的真實性、安全性。通過接口集成，消除檔案信息孤島實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范化管理、大幅度強化與提升檔案部門以及檔案信息的價值。

2.建立檔案大數(shù)據(jù)管理體系

在檔案一體化運作機制運行的過程中，還需要對檔案進行管理，因此需要制定統(tǒng)一的檔案大數(shù)據(jù)管理體系，以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的儲存、安全、檢索效率低下以及數(shù)量劇增的問題，提高檔案數(shù)據(jù)管理的科學性與有效性。統(tǒng)一管理可以將綜合檔案館的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉換為電子檔案，建立電子檔案的歸檔、借閱等檔案標準管理流程，方便檢索，提高利用效率，實現(xiàn)館藏資源的優(yōu)化布局。

(三)積極開發(fā)，創(chuàng)新館藏檔案文化建設機制

1.開發(fā)文創(chuàng)產(chǎn)品，定期舉辦檔案展覽

檔案作為歷史文化的載體，具有真實性以及文化性，因此檔案可以作為文化資源來傳承發(fā)揚。美國國家檔案館在很早就開發(fā)檔案文創(chuàng)產(chǎn)品，比如“獨立宣言”和“自由憲章”這種具有館藏特色的周邊產(chǎn)品[26]，華北地區(qū)省級綜合檔案館也可以利用館藏特色資源來開發(fā)檔案文創(chuàng)產(chǎn)品，促進檔案的文化傳承創(chuàng)新作用，同時也可以滿足人們?nèi)找嬖鲩L的精神文化需求[27]。省級綜合檔案館也可以定期舉辦檔案展覽，比如專題展覽以及特色展覽，針對熱點展覽可以選擇流動展和線上線下結合的方式，以期實現(xiàn)檔案的文化服務、文化教育等作用。

2.創(chuàng)新檔案文化傳播手段

大數(shù)據(jù)、新媒體、互聯(lián)網(wǎng)+等新技術的出現(xiàn)，給檔案的傳播共享帶來了新的機遇。省級綜合檔案館可以建立自己的微信公眾平臺、微博公眾號以及客戶端，針對各館館藏資源開發(fā)不同的文化產(chǎn)品，提高綜合檔案館的公共服務能力，針對文創(chuàng)產(chǎn)品，可以采用線上銷售以及線下體驗的方式，滿足人們的需求，拓展檔案文化的傳播力[28]，也可以利用新媒體平臺來宣傳。除了“兩微一端”，檔案館還可以加強與電視臺的合作，隨著《我在故宮修文物》紀錄片和《國家寶藏》節(jié)目的熱播，給檔案文化宣傳提供了新的思路[29]，省級綜合檔案館也可利用自身館藏特色與文化節(jié)目結合，開創(chuàng)檔案新天地。

(四)開放共享，充分發(fā)揮館藏資源的應有價值

1.開放平臺的建設

檔案大數(shù)據(jù)開放平臺的建設，最重要的就是對存儲平臺的建設和對挖掘利用平臺的建設。存儲平臺的建設主要是對現(xiàn)有的存儲資源進行整合，以檔案數(shù)據(jù)為中心，提供存儲服務，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的長期安全保存，使數(shù)據(jù)能夠得到高效利用。挖掘利用平臺首先對檔案數(shù)據(jù)進行采集，整合之后對檔案信息進行數(shù)據(jù)挖掘、分析處理，對海量的數(shù)據(jù)進行高效快速的處理應用。開放平臺的建設對檔案工作的促進有著積極的作用。

2.數(shù)據(jù)交換共享平臺的建設

建立數(shù)據(jù)交換共享平臺、互聯(lián)網(wǎng)在線服務等，將整合的檔案資源根據(jù)民眾的需求進行開放與共享，供用戶在線方便快捷的查詢與利用，促進檔案信息在更大范圍內(nèi)共享，也利于促進檔案數(shù)據(jù)資源的合理配置，提高檔案的公共服務能力。政府部門應該建設檔案信息查詢利用平臺，為群眾提供便利，提高檔案的利用率。國家檔案局提出了新目標：其目標為搭建一個可容納各地各級綜合檔案館的網(wǎng)絡平臺，長期目標為實現(xiàn)全國各級綜合檔案館的平臺接入以及實現(xiàn)全國范圍的一網(wǎng)查檔。