羅順劍

摘 要：隨著社會的不斷進步，企業(yè)發(fā)展中推進集中統(tǒng)一管理在檔案工作的應(yīng)用實踐是已經(jīng)是必然趨勢，對企業(yè)今后的可持續(xù)發(fā)展起著廣泛而又深刻的影響?；诩薪y(tǒng)一管理模式下的檔案工作可以給企業(yè)提供真實完整的歷史依據(jù)，指明未來正確的前進方向?；诖耍疚慕Y(jié)合對企業(yè)檔案工作實施集中統(tǒng)一管理的重要意義概述，從我國企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀分析入手，就集中統(tǒng)一管理應(yīng)用于企業(yè)檔案工作中對策展開了初步分析探討，旨在通過集中統(tǒng)一管理檔案工作的實踐開展，提升企業(yè)檔案利用價值，促進企業(yè)不斷進步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案工作 集中統(tǒng)一管理 對策 應(yīng)用

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）01-00-02

檔案工作是企業(yè)管理中不可缺少的一個環(huán)節(jié)，做好企業(yè)檔案管理工作，能夠保護企業(yè)所有活動、所有部門的文件資料信息，對充分開發(fā)和利用企業(yè)檔案資源價值具有重要意義。目前來看，我國企業(yè)檔案工作尚未達到集中統(tǒng)一的管理效果，還存在著一些問題，面對社會的多元化發(fā)展和企業(yè)間激烈競爭環(huán)境，有效應(yīng)用檔案集中統(tǒng)一管理模式創(chuàng)新改革檔案工作顯得尤為迫切，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展所面臨的重要問題。

一、企業(yè)檔案工作實施集中統(tǒng)一管理的重要意義

1.可以更好的為企業(yè)服務(wù)

企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中間檔案工作的服務(wù)作用不可小覷，是為企業(yè)作出正確決策和良好發(fā)展規(guī)劃的主要參考依據(jù)。檔案工作的前身是資料文件管理工作，其內(nèi)容涵蓋了企業(yè)所有工作的開展情況以及歷史信息記錄，可以說檔案可以反映出一個企業(yè)的發(fā)展過程。企業(yè)實施檔案工作的集中統(tǒng)一管理模式，能夠促進企業(yè)基礎(chǔ)性工作順利、有序開展，有助于企業(yè)權(quán)利的更好維護。雖然檔案資料來源于不同的部門，不過檔案的應(yīng)用和價值卻超出了本部門的范疇，企業(yè)的各項活動的記錄均以檔案形式存在，實施集中統(tǒng)一管理可以整合各個部門的檔案資料，強化企業(yè)內(nèi)部信息資源的利用率和共享性能，進一步發(fā)揮出檔案對企業(yè)發(fā)展的服務(wù)作用[1]。

2.可以充分發(fā)揮檔案價值

企業(yè)在制定戰(zhàn)略目標后，各個部門均要圍繞崗位工作內(nèi)容向著企業(yè)戰(zhàn)略大目標不斷邁進，在這一過程中需要默契合作，發(fā)揮出不同的崗位職責，才能夠高效完成戰(zhàn)略目標。因為所有部門都會在運轉(zhuǎn)中不斷形成新的資料或者文件，因此企業(yè)檔案具有極強的來源分散性特征，僅由各個部門負責本部門檔案管理，勢必會影響檔案價值的充分發(fā)揮，也涉及到更分散的檔案管理工作人力、物力、財力投入，增加了檔案管理的難度。采用集中統(tǒng)一管理模式，能夠由專門的檔案部門將所有部門檔案資料搜集整理起來，既增強了檔案資料的安全性，也解決了傳統(tǒng)檔案工作過于分散的弊端問題，有利于檔案機制的充分發(fā)揮。

二、我國企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段從我國企業(yè)檔案管理工作的整體情況上來看，管理質(zhì)量和效率呈現(xiàn)出逐漸提升的趨勢，社會各界人士越來越多的認識到檔案管理重要性，在檔案管理意識不斷增強的推動下，企業(yè)檔案管理工作獲取了很大進步。然而，從企業(yè)檔案管理工作的具體實際方面來看，尚未達到集中統(tǒng)一管理的效果，依舊存在一些不足問題，重要包括以下幾點。

首先，一些企業(yè)沒有樹立起良好的檔案管理意識，在進行這項工作呈現(xiàn)出一時興起的特點。在企業(yè)經(jīng)濟效益發(fā)展迅速一片繁榮昌盛時，大搞檔案管理的集中統(tǒng)一管理改革實踐，當企業(yè)經(jīng)濟效益出現(xiàn)滑坡面臨危機時，便停下推進檔案集中管理的工作進度，將其束之高閣，甚至把組建不久的檔案集中管理機構(gòu)消減掉，遣送檔案集中管理的專職人員，再次將集中統(tǒng)一的企業(yè)各方面檔案管理工作交付于各個部門負責。

其次，宣傳工作不到位。部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門人員對于檔案集中統(tǒng)一管理模式的了解比較全面，但是其他各個部門的員工卻由于認識不足沒有積極參與到檔案集中統(tǒng)一管理中，影響了檔案資料的搜集、保存以及應(yīng)用價值等，造成企業(yè)集中統(tǒng)一管理檔案的效果差強人意[2]。究其原因主要是因為這項工作的宣傳力度欠缺所致，企業(yè)沒有面向所有員工宣傳集中統(tǒng)一管理檔案的理念、方式、方法和精神，也沒有通過相關(guān)培訓(xùn)讓各個部門員工了解檔案集中管理與自己實際崗位工作密不可分的關(guān)系，從而不具備參與到檔案集中管理工作中的能力，一旦企業(yè)沒有意識到這個問題嚴重性，長久下去必然會削弱檔案管理對企業(yè)發(fā)展的導(dǎo)向作用，不利于企業(yè)和社會的穩(wěn)定發(fā)展。

最后，專業(yè)人才和專業(yè)設(shè)施不足。一些企業(yè)負責落實檔案集中管理的工作人員并沒有接受過檔案管理專業(yè)教育，在工作中主觀意識過強，按照自己的思維想法對檔案資源進行各項管理實務(wù)，造成檔案工作欠缺科學(xué)性、專業(yè)性與實效性，不能很好的貫徹落實集中統(tǒng)一管理理念。有些企業(yè)的信息化建設(shè)腳步較慢，這一點也充分體現(xiàn)在了檔案工作上，工作人員所使用的設(shè)備設(shè)施過于陳舊，且功能單一，不能很好的完成紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變和安全儲存，沒有完善的企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，再查閱和調(diào)取檔案時費時費力，管理的效果并沒有集中統(tǒng)一性。

三、集中統(tǒng)一管理應(yīng)用于企業(yè)檔案工作中的有效對策

1.領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一化，管理職能統(tǒng)一化

想要在企業(yè)檔案工作中有效構(gòu)建集中統(tǒng)一管理模式，首先就要從領(lǐng)導(dǎo)的組織引領(lǐng)作用入手，設(shè)置專門的檔案工作部門，由高素質(zhì)、能力強、專業(yè)性高的檔案管理人才統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)該部門，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一化，為檔案管理工作效率的提升和正確方向引領(lǐng)提供組織保障。與此同時，管理職能也要統(tǒng)一化，雖然檔案資料的來源是企業(yè)所有活動、各個部門中，不過基于集中統(tǒng)一管理模式下的檔案工作必須視為一個整體，實現(xiàn)統(tǒng)一的管理職能，確保企業(yè)檔案機構(gòu)是獨立的部門，能夠有計劃、有目的、統(tǒng)一、集中的落實檔案管理各項措施，進而提升檔案工作效率和質(zhì)量。

2.健全檔案制度，提升工作規(guī)范性

很多企業(yè)的檔案工作開展起來十分隨意，沒有明確的規(guī)章制度對檔案管理內(nèi)容、工作流程等進行規(guī)范，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料缺失、檔案信息不真、檔案文件保管不當?shù)痊F(xiàn)象，檔案的可靠性和使用價值受到了嚴重影響[3]。基于此情況，企業(yè)在應(yīng)用集中統(tǒng)一管理檔案工作模式過程中，要著力于盡快建立起健全的檔案管理規(guī)章制度，可參考其他集中統(tǒng)一檔案管理的優(yōu)秀企業(yè)規(guī)章制度，結(jié)合本企業(yè)規(guī)模、業(yè)務(wù)等實際情況，制定出科學(xué)可行的檔案集中統(tǒng)一管理體系，并完善與之配套的追責制度、獎懲機制、晉升機制、績效考核機制等規(guī)章制度，嚴格按照制度要求規(guī)范檔案工作人員的工作行為，強化檔案工作人員的責任心和職業(yè)素養(yǎng)，切實減少檔案管理中的丟失檔案信息、未備份檔案文件、檔案數(shù)據(jù)失真等情況，令企業(yè)檔案工作可以朝著規(guī)范化、標準化、制度化的方向不斷邁進。

3.引進先進技術(shù)，提升集中統(tǒng)一效果

有些企業(yè)的各部門員工雖然已經(jīng)具備了良好的檔案管理意識，企業(yè)內(nèi)部也設(shè)置了檔案集中統(tǒng)一管理部門，但是該項工作的開展效率和質(zhì)量卻不盡人意，尚未充分發(fā)揮出企業(yè)發(fā)展過程中檔案的重要作用。為了改善這個困境現(xiàn)狀，企業(yè)要從長遠發(fā)展角度出發(fā)，樹立起“技術(shù)進企業(yè)，技術(shù)促管理”的理念，在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，積極將先進技術(shù)手段和設(shè)備設(shè)施引入到檔案集中統(tǒng)一管理工作中，為檔案工作人員提供現(xiàn)代化的工作條件，使其可以利用新手段、新技術(shù)、新設(shè)備更加高效率、高質(zhì)量完成企業(yè)檔案搜集、整理、處理、備份、保管和靈活調(diào)用，構(gòu)建電子檔案集中統(tǒng)計管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提升集中統(tǒng)一的管理效用。

4.打造專業(yè)隊伍，提升綜合素質(zhì)

任何崗位工作的開展情況都直接受工作人員影響，如果一個企業(yè)負責檔案管理的工作人員自身沒有良好素養(yǎng)和較強專業(yè)知識，那么很難在具體工作實踐中完成崗位工作任務(wù)，充分發(fā)揮檔案集中統(tǒng)一管理職責[4]。由此可見，打造專業(yè)的檔案集中統(tǒng)一管理隊伍十分必要，是實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理模式能夠在企業(yè)檔案工作中得以充分應(yīng)用的關(guān)鍵所在。所以，新時期的企業(yè)要提升對檔案管理工作人員的要求，力求做到以下兩點。

一方面，企業(yè)要嚴格規(guī)定招聘檔案管理人才的標準，不僅從專業(yè)知識、學(xué)歷教育方面加以考核應(yīng)聘者，也要從職業(yè)素養(yǎng)、檔案管理安全意識、思想道德水平、政治覺悟等多方面對應(yīng)聘者進行綜合考核評估。以確保聘用的檔案管理人才能夠勝任企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理崗位需求，可以秉持嚴謹、認真負責的工作態(tài)度，杜絕工作中可能會出現(xiàn)的各種誘惑，堅決維護檔案資源的真實性、安全性和可靠性。

另一方面，企業(yè)要加強對所有部門員工集中統(tǒng)一管理檔案的宣傳力度，讓企業(yè)上下都能夠?qū)椰F(xiàn)行《檔案法》有一定了解，特別是檔案部門工作人員，更要做到對《檔案法》的熟知，在工作中嚴格按照《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)要求落實工作。此外，企業(yè)要為檔案部門人員定期提供專業(yè)的教育培訓(xùn)機會，使其可以不斷與新的檔案集中統(tǒng)一管理方法、技術(shù)手段、專業(yè)知識相接軌，具備較強的學(xué)習(xí)能力和業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力，能夠在未來的崗位工作中提出更多建設(shè)性的可取意見，成為推動企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理工作不斷創(chuàng)新完善的驅(qū)動力量。

結(jié)束語

總之，現(xiàn)代企業(yè)的檔案工作要積極應(yīng)用集中統(tǒng)一管理模式，充分發(fā)揮出檔案資源的利用價值，讓檔案更好對企業(yè)運營及發(fā)展提供服務(wù)。在構(gòu)建檔案集中統(tǒng)一管理體系過程中，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一化，管理職能統(tǒng)一化，健全檔案制度，提升工作規(guī)范性，引進先進技術(shù)，提升集中統(tǒng)一效果，打造專業(yè)隊伍，提升綜合素質(zhì)，從而讓檔案工作得以為企業(yè)員工和企業(yè)整體發(fā)展保駕護航。

參考文獻

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