郭怡彤

【摘?要】當(dāng)前財(cái)務(wù)信息呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，僅從紙質(zhì)資料中獲取信息是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，利用大數(shù)據(jù)可以幫助學(xué)校對(duì)碎片化財(cái)務(wù)信息進(jìn)行收集、整理、分析，從而幫助學(xué)校實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)目標(biāo)。本文將闡述三公經(jīng)費(fèi)管控?zé)狳c(diǎn)問題，提出利用強(qiáng)大的信息平臺(tái)與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合管理的策略。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);三公經(jīng)費(fèi);財(cái)務(wù)管理

一、三公經(jīng)費(fèi)管理存在的問題

三公經(jīng)費(fèi)是指用財(cái)政撥款安排的出國(guó)（境）費(fèi)、車輛購(gòu)置及運(yùn)行費(fèi)、公務(wù)接待費(fèi)，由于其來源于公共財(cái)政收入，這就要求在使用過程中確保規(guī)范性和合理性，因此三公經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)受到社會(huì)公眾的監(jiān)督，但是當(dāng)前部分學(xué)校還沒有制定完善的內(nèi)部監(jiān)督體系，導(dǎo)致內(nèi)部監(jiān)督效率底，并且三公經(jīng)費(fèi)信息公開程度不高。三公經(jīng)費(fèi)使用須遵循先有預(yù)算后有支出，嚴(yán)禁超預(yù)算或無(wú)預(yù)算安排的三公經(jīng)費(fèi)支出，學(xué)校通常是將上年支出作為基數(shù)進(jìn)行下一年度的三公經(jīng)費(fèi)預(yù)算，雖然這種預(yù)算編制方式較為簡(jiǎn)便，可是沒有考慮財(cái)政資金使用效率等問題，可能導(dǎo)致預(yù)算不準(zhǔn)確、財(cái)政資金消耗過多等現(xiàn)象。

二、三公經(jīng)費(fèi)管理的探索

1、建立網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)

學(xué)校報(bào)賬員在接收到票據(jù)后，首先要按照原始憑證的制作要求進(jìn)行質(zhì)量檢查，重點(diǎn)關(guān)注附件完整性、發(fā)票真實(shí)性。隨后對(duì)歸類整理好的原始憑證進(jìn)行批量掃描，系統(tǒng)將根據(jù)條碼把報(bào)銷單據(jù)自動(dòng)分揀，將掃描影像實(shí)時(shí)上傳至服務(wù)器。在票據(jù)制作環(huán)節(jié)，可以設(shè)置固定的費(fèi)用報(bào)銷模板，從而減少業(yè)務(wù)人員的工作量。

在單據(jù)審批環(huán)節(jié)，部門領(lǐng)導(dǎo)可以登錄移動(dòng)端 APP 及時(shí)進(jìn)行審批，縮短報(bào)銷的等待期。單據(jù)審批既影響費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)又影響費(fèi)用控制系統(tǒng)，報(bào)賬員錄入的數(shù)據(jù)和掃描的影像圖片自動(dòng)一一配對(duì)，并觸發(fā)審批流程，審批時(shí)系統(tǒng)能夠同時(shí)顯示相關(guān)預(yù)算結(jié)余，輔助進(jìn)行費(fèi)用控制。

單據(jù)審批通過后進(jìn)入賬務(wù)處理環(huán)節(jié)，經(jīng)過審批的掃描影像與錄入數(shù)據(jù)一同進(jìn)入結(jié)算中心，系統(tǒng)會(huì)將單據(jù)分類，并派發(fā)至?xí)?jì)審核人員。會(huì)計(jì)審核人員對(duì)報(bào)銷單據(jù)是否符合學(xué)校會(huì)計(jì)制度及審計(jì)制度要求進(jìn)行審核，審核后財(cái)務(wù)信息錄入，形成會(huì)計(jì)憑證。賬務(wù)處理完畢后，經(jīng)審核通過的準(zhǔn)憑證進(jìn)入憑證池中，最終形成正式的賬務(wù)處理記錄，同時(shí)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)銀行要求的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式發(fā)送付款通知，后臺(tái)銀行完成支付。

通過影像掃描等技術(shù)將紙質(zhì)單據(jù)的信息傳遞到共享中心，保證了信息的準(zhǔn)確，并且更加安全、高效，整個(gè)過程都完整的錄入了電子信息，報(bào)銷完成后系統(tǒng)就可以馬上為相關(guān)人員提供報(bào)銷查詢服務(wù)，使得報(bào)銷流程透明化，既有利于加強(qiáng)對(duì)學(xué)校用款的監(jiān)督，又提高了工作效率。學(xué)校不需要額外增加工作量就可以建立財(cái)務(wù)電子檔案系統(tǒng)，有效地解決了單據(jù)異地傳送、異地報(bào)銷帶來的不便，還能實(shí)現(xiàn)憑證無(wú)紙化和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)。

2、利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展為學(xué)校建立高效透明的費(fèi)控系統(tǒng)提供了技術(shù)支持，報(bào)銷變得移動(dòng)化、智能化，能有效解決遠(yuǎn)距離差旅報(bào)銷難且慢的問題和公務(wù)接待不合規(guī)等問題，費(fèi)用管理移動(dòng)化將是財(cái)務(wù)共享服務(wù)的未來發(fā)展趨勢(shì)。

教職工可以將報(bào)銷系統(tǒng)下載在手機(jī)等移動(dòng)端，在 APP 上提前申請(qǐng)機(jī)票、酒店等差旅費(fèi)，并及時(shí)上傳賬單、原始票據(jù)等憑證，部門領(lǐng)導(dǎo)可隨時(shí)隨地在 APP 上進(jìn)行審批，財(cái)務(wù)人員也可根據(jù)上傳的費(fèi)用報(bào)銷憑證及時(shí)入賬，實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)即報(bào)即得。接待也要提前在APP上登記，包括訪客級(jí)別、用餐人數(shù)、餐標(biāo)等，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。報(bào)銷系統(tǒng)能方便學(xué)校監(jiān)控費(fèi)用從發(fā)生到最終報(bào)銷的全過程，提高費(fèi)用報(bào)銷的透明化，預(yù)防不合規(guī)的報(bào)銷發(fā)生。采購(gòu)人員對(duì)新購(gòu)置的公務(wù)用車驗(yàn)收后將其開具的驗(yàn)收清單上傳至財(cái)務(wù)云，相關(guān)人員進(jìn)行資產(chǎn)購(gòu)入的賬務(wù)處理，同時(shí)錄入固定資產(chǎn)系統(tǒng)，學(xué)校在持有和使用公務(wù)用車期間除了對(duì)運(yùn)行費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷，還要注意車輛的使用頻率和磨損程度，定期對(duì)車輛進(jìn)行維修和保養(yǎng)，并及時(shí)在系統(tǒng)中記錄有關(guān)固定資產(chǎn)的使用狀態(tài)的變化。公務(wù)用車可以集中管理，在使用前必須在APP上預(yù)約，包括事由、時(shí)間、乘車人數(shù)、目的地等，有效杜絕公車私用。

在每個(gè)學(xué)校內(nèi)部實(shí)現(xiàn)利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行三公經(jīng)費(fèi)控制后，還可以將同一地區(qū)的學(xué)校作為一個(gè)整體，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。一方面社會(huì)大眾可以通過相關(guān)平臺(tái)監(jiān)督經(jīng)費(fèi)使用情況;另一方面對(duì)于三公經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理也大有好處，財(cái)政部門在做決策時(shí)，可以獲得更全面的數(shù)據(jù)支持。先由學(xué)校提前提交第二年的計(jì)劃，比如出國(guó)游學(xué)要提早確認(rèn)目的地、團(tuán)組成員等，再由預(yù)算部門通過對(duì)酒店價(jià)格、交通記錄等數(shù)據(jù)的對(duì)比完成各學(xué)校差旅費(fèi)的合理預(yù)算，而不是像傳統(tǒng)模式那樣僅依靠上一年的數(shù)據(jù)推測(cè)。

3、管理經(jīng)費(fèi)的保障措施

為了更好地利用大數(shù)據(jù)管理三公經(jīng)費(fèi)，需要從以下方面的建設(shè)：

（1）制定明確可行的財(cái)務(wù)管理政策，比如：建立統(tǒng)一的管理制度、核算體系和基礎(chǔ)資料，規(guī)范財(cái)務(wù)處理操作流程及管理辦法。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化制度時(shí)，管理人員首先要確定工作內(nèi)容的范圍，根據(jù)工作范圍進(jìn)一步確定相關(guān)部門、崗位的職責(zé)，這一過程和業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化相輔相成，制度制定好后，要求相關(guān)人員嚴(yán)格執(zhí)行。由于大數(shù)據(jù)下的管理模式不同于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)記賬、資金支付的模式，同時(shí)信息化會(huì)產(chǎn)生大量的系統(tǒng)操作，所以在處理規(guī)則、操作流程方面都需要相應(yīng)的培訓(xùn)，并且配備實(shí)操手冊(cè)。

（2）隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校要加強(qiáng)信息化平臺(tái)建設(shè)，保持系統(tǒng)持續(xù)升級(jí)。注重信息傳遞的時(shí)效性，保證各部門信息傳遞通暢;提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，使各系統(tǒng)內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)可以相互驗(yàn)證，減少人為或系統(tǒng)軟件出現(xiàn)錯(cuò)誤;不斷提升使用界面的可操作性，收集使用人員的建議，使操作界面更加便捷并且符合用戶的使用習(xí)慣，增強(qiáng)操作界面各個(gè)項(xiàng)目的可理解性，便于識(shí)別并快速完成工作，減少流程的停滯;由于財(cái)務(wù)信息平臺(tái)中存儲(chǔ)了大量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息，所以最重要的是解決信息系統(tǒng)的安全問題，可以采用數(shù)據(jù)安全加密技術(shù)，減少安全漏洞。

（3）注重內(nèi)部控制，降低風(fēng)險(xiǎn)。大數(shù)據(jù)下的財(cái)務(wù)管理模式通過信息化系統(tǒng)將賬務(wù)處理、財(cái)務(wù)審核、財(cái)務(wù)結(jié)算等統(tǒng)籌在一起，改變了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理中的會(huì)計(jì)核算、資金結(jié)算的方式，對(duì)學(xué)校內(nèi)部控制提出了更高的要求?？梢栽诮Y(jié)算中心設(shè)立稽核部門，通過查詢會(huì)計(jì)憑證、銀行賬戶、財(cái)務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和相關(guān)材料，對(duì)學(xué)校業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與披露不規(guī)范行為。財(cái)務(wù)人員要加強(qiáng)與信息系統(tǒng)維護(hù)部門的溝通，請(qǐng)專家進(jìn)行日常的維護(hù)與升級(jí)，減少安全漏洞，有效控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提升效率。可以通過溝通調(diào)查、內(nèi)部監(jiān)督等方式針對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)部控制點(diǎn)編撰一個(gè)匯總型的文件，學(xué)?？梢詫?duì)照內(nèi)部控制匯總文件定期進(jìn)行自查，也可作為進(jìn)行審計(jì)的依據(jù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

財(cái)務(wù)管理模式的發(fā)展，是一個(gè)持續(xù)演進(jìn)的過程，需要與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)、敏銳的洞察力和積極推進(jìn)變革的信念，因此構(gòu)建一個(gè)充滿活力財(cái)務(wù)管理模式是任重而道遠(yuǎn)的，本文所述的是一個(gè)思路，還需要在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、完善充實(shí)。大數(shù)據(jù)給財(cái)務(wù)管理帶來機(jī)遇的同時(shí)，也帶來風(fēng)險(xiǎn)，策略不恰當(dāng)、新流程設(shè)計(jì)不合理、信息技術(shù)系統(tǒng)如文檔影像系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)自助報(bào)銷系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)支付系統(tǒng)準(zhǔn)備不充分或者相互之間不匹配等，都將影響新模式的推進(jìn)。

（作者單位：杭州市拱墅區(qū)教育會(huì)計(jì)結(jié)算中心）