杜 偉

（菏澤市巨野縣人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274900）

在目前看來，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境會使企業(yè)中產(chǎn)生大量的電子檔案，這就導(dǎo)致了企業(yè)檔案的編研，由紙質(zhì)版向電子版過度。本文通過對我國事業(yè)單位的研究，從而了解到事業(yè)單位電子檔案的編研過程，從中再分析國內(nèi)目前事業(yè)單位電子檔案編研中存在的問題，并探討研究了關(guān)于事業(yè)單位電子檔案編研中問題的對策與辦法，從而能夠有效的利用和共享以及保護(hù)單位信息，實現(xiàn)事業(yè)單位文化經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。電子檔案編研，主要就是指對事業(yè)單位的信息整理成電子檔案，并進(jìn)行研究分析，并將其編制成各種形式的編研檔案，目前來看，電子檔案編輯是電子信息開發(fā)的重要過程。當(dāng)前計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，這就讓國內(nèi)的事業(yè)單位檔案編研竹姐，由紙質(zhì)版向電子版過渡，導(dǎo)致電子檔案已經(jīng)成為事業(yè)單位編輯編檔案的一種新型方式。但是電子檔案編研這個項目仍然處在最初的階段，沒有過多的試驗，存在較多的問題，需要長時間的磨合才能廣泛的應(yīng)用。

1 事業(yè)單位檔案管控現(xiàn)階段運作中存在的普遍性問題

1.1 檔案設(shè)施環(huán)節(jié)存在的問題

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位依然存在著對檔案管控工作關(guān)注度相對較弱、相關(guān)專項資金投入度不足的情況，這也直接造成檔案的基礎(chǔ)設(shè)施布控較為薄弱。其核心因素就在于檔案部門沒有全面依據(jù)檔案管控的需求實現(xiàn)辦公室、檔案室的有效區(qū)分；檔案室的空間無法有效滿足檔案存儲的需求；沒有依據(jù)檔案“八防”的要求配備諸如空調(diào)、除濕機(jī)等專業(yè)的檔案防護(hù)設(shè)施；檔案卷盒使用沒有統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)。相關(guān)問題同樣嚴(yán)重影響著事業(yè)單位檔案管控工作的高品質(zhì)開展。

1.2 檔案安全管控環(huán)節(jié)存在的問題

檔案管控系統(tǒng)在實際運用階段通常存在著一定的安全隱患。對歷史檔案的整理沒有開展密級鑒定則直接錄入系統(tǒng)，而密級文件的管控運作不規(guī)范，沒有嚴(yán)密限定保密級別，事業(yè)單位檔案查閱的相關(guān)運作機(jī)制內(nèi)容不明晰，沒有嚴(yán)密開展密級檔案查閱所需要的手續(xù)查辦工作?，F(xiàn)階段，很多事業(yè)單位的檔案數(shù)字化借助第三方事業(yè)單位進(jìn)行輔助打造。而外包事業(yè)單位相關(guān)工作人員的保密意識以及規(guī)范化運作，也同樣對事業(yè)單位檔案的安全性帶來了很大的威脅。

1.3 事業(yè)單位電子檔案編研時題材較為狹窄

對于事業(yè)單位來說，電子檔案的編研通常都是由掌管的高層次的信息資源的業(yè)務(wù)部部門來編研，這就導(dǎo)致事業(yè)單位電子檔案編研題材選取的方面較為狹窄，尤其是在當(dāng)前這個較為快速的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，事業(yè)單位檔案分門別類，多種多樣，包括檔案的儲存形式也多種多樣，這就是事業(yè)單位電子檔案編研題材狹窄在這種情況下，顯得更為 突出。

1.4 在電子檔案編研時投入產(chǎn)出比有所忽視

在這個將效率看得尤為重要的時代，不管哪個行業(yè)，他們都希望能夠用較少的財力投入到工作當(dāng)中，但是卻想獲得較為豐富的收益，事業(yè)單位電子檔案編研工作也不例外。在電子檔案被事業(yè)單位利用的那一刻起，這份檔案便對市場的競爭以及市場的學(xué)術(shù)研究做出了結(jié)束的貢獻(xiàn)。但是，就目前來說，國內(nèi)部分事業(yè)單位因為受到材料，工作這些不定因素的影響，不能河里的調(diào)整事業(yè)單位內(nèi)部投入與產(chǎn)出的比例。比如說，某些小型的事業(yè)單位，他們的編研材料，人員受到限制，在編研過程中過分的模仿其他事業(yè)單位，沒有考慮到現(xiàn)實的需求，這就導(dǎo)致編研工作嚴(yán)重的與現(xiàn)實脫軌，這就導(dǎo)致企業(yè)編研檔案或者是其他的編研成果，沒有實現(xiàn)本身的價值，也沒有得到充分的利用。

2 推動網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下事業(yè)單位電子檔案編研的對策

2.1 從編研成果的角度來做出對策

第一，對于編研成果來說，應(yīng)該加強(qiáng)自身知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)意識。主要是因為電子信息，本身就易于流動傳播，尤其在互聯(lián)網(wǎng)上，更加容易被別人復(fù)制抄襲，所以在編研過程當(dāng)中，對知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)應(yīng)該加強(qiáng)，而且要對電子文件的傳播方式進(jìn)行限制，比如利用數(shù)字簽名或者是文檔水印以及指紋等技術(shù)，充分的保護(hù)編研成果，從而保證電子信息的完整。而且，國內(nèi)頒布了檔案法，在這部法律頒布執(zhí)行后，不管是事業(yè)單位還是公司，對于檔案的依法保護(hù)有了依靠，所以對此更加的重視。而且在編研資料的過程當(dāng)中，還要遵守這部法律的內(nèi)容，正規(guī)的進(jìn)行編研。在網(wǎng)頁的設(shè)計風(fēng)格當(dāng)中，也可以采用不同的設(shè)計，比如采用簡約或者是個性化的設(shè)計。第二，在編研檔案營銷的過程當(dāng)中，應(yīng)該擴(kuò)大范圍。將庫存的檔案資料看成是原材料，然后將事業(yè)單位的各個部門看作是銷售的市場，那編研成果就是銷售的產(chǎn)品，在這個過程當(dāng)中，應(yīng)該將不同的產(chǎn)品投放到不同的部門，從而達(dá)到專項利用的效果。

2.2 創(chuàng)建與完善檔案管控各項機(jī)制

保障所有類別檔案的歸檔規(guī)范且完善，深化事業(yè)單位檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)運作。需要充分融合檔案管控系統(tǒng)的實際運用工作，持續(xù)化健全以及調(diào)控已有的相關(guān)規(guī)章機(jī)制，特別是需要積極完善與創(chuàng)建檔案信息化管控的相關(guān)機(jī)制。特別是在機(jī)制中需要充分明晰檔案管理工作人員的工作開展職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)以及具體的操作流程等，全面考究檔案管控系統(tǒng)運用與電子文件的規(guī)范化、安全管控的真實需求。

2.3 持續(xù)化提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)

整體化提升檔案管控的信息化水準(zhǔn)。為全面展現(xiàn)檔案在事業(yè)單位日常經(jīng)營運作中的關(guān)鍵價值，則需要有效消除檔案資料的失真問題，這也需要廣大的檔案管控工作人員在日常的工作開展中不斷增進(jìn)自身的責(zé)任意識，保障檔案信息錄入的精準(zhǔn)性。在檔案管控系統(tǒng)的日常運用之中，也需要全面掌握檔案工作的相關(guān)現(xiàn)代化技術(shù)與專業(yè)設(shè)施的操作與使用能力，同時在工作中也需要增強(qiáng)與信息管理人員的密切交流。

2.4 不斷深化檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

有效改善檔案的保存與管理條件。事業(yè)單位在檔案設(shè)施運作環(huán)節(jié)，也需要持續(xù)健全電子文件與信息終端設(shè)施的保管條件，充分保證檔案存儲室的溫度與濕度符合標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)避產(chǎn)生存儲介質(zhì)磁化的情況。開展檔案室、辦公室的同步化管控，并且持續(xù)化完善檔案的“八防”舉措，增進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，全面提升檔案安全保持的基礎(chǔ)條件。

3 結(jié)束語

總而言之，事業(yè)單位的電子檔案不只是記錄事業(yè)單位經(jīng)營活動的一個記錄冊，他更是包含了對事業(yè)單位發(fā)展過程當(dāng)中一些較為高的成就的記錄。大力開展事業(yè)單位電子檔案編研工作，并且對編研成果進(jìn)行大力宣傳，這些在事業(yè)單位的發(fā)展當(dāng)中都具有重要的作用，他們既是事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營的依靠，也是事業(yè)單位業(yè)務(wù)管理的依賴，他們還是事業(yè)單位進(jìn)行文化建設(shè)的依據(jù)。總體來說，事業(yè)單位電子檔案對于一個單位來說尤為重要，所以應(yīng)該大力進(jìn)行事業(yè)單位電子檔案的編研。伴隨著時代的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管控工作也面對著嚴(yán)峻的條件以及前所未有的發(fā)展機(jī)遇，檔案信息化管控也成為檔案管控不斷革新的必然發(fā)展之路。針對事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的問題，也需要進(jìn)一步地展開探究與改善，從而更好實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管控工作的高品質(zhì)開展。