袁靜樂

（惠州衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 惠州 516007）

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，檔案管理數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)成為當(dāng)前高校發(fā)展中需要步入的全新進(jìn)程，高職院校想要不斷提升檔案高效化管理，作為學(xué)校可以引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，將原始的檔案進(jìn)行優(yōu)化處理。在發(fā)揮現(xiàn)代信息化檔案管理優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，有效保證高職院校檔案管理有序進(jìn)行。

1 高職院校檔案高效化管理的優(yōu)勢(shì)

1）促進(jìn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。伴隨著我國(guó)高職教育的迅猛發(fā)展，高職院校檔案工作的地位和作用日益突顯，檔案管理涉及的工作范圍也越來越廣，檔案管理體制和工作方式都在經(jīng)歷重大變革。為適應(yīng)新時(shí)期高職院校檔案工作要求，傳統(tǒng)的資料管理模式并不能將有價(jià)值的檔案資料完整地保留下來，加之現(xiàn)階段高職院校教學(xué)特色鮮明，教學(xué)種類繁多，檔案管理數(shù)據(jù)呈多元化趨勢(shì)，這就需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)輔助檔案管理工作，有效的建立系統(tǒng)化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，來處理這些龐雜的信息，并能高效地將信息長(zhǎng)期完整地保存下來，最終實(shí)現(xiàn)快捷信息檢索。因此，在未來的發(fā)展過程中高職院校需對(duì)管理模式進(jìn)行智能化更新，進(jìn)而提高工作效率。

2）有助于提高檔案利用效果。隨著高職院校的不斷擴(kuò)張，其規(guī)模越來越大，高職院校的檔案資源信息也與日俱增，這給檔案管理工作帶來了壓力和難度，因此不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)顯得尤為重要。高職院校通過建立電子信息檔案，節(jié)省原本傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所需的存儲(chǔ)空間，獲取更多的空間，保證了檔案的完整性與安全性。查檔時(shí)可以直接利用信息平臺(tái)進(jìn)行快速檢索，進(jìn)而縮短了查檔的工作時(shí)間。

應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)工具和數(shù)字化技術(shù)手段，提高開發(fā)檔案資源的水平，順利開展信息化檔案服務(wù)。大部分高職院校在對(duì)學(xué)生進(jìn)行信息采集后，由高職院校內(nèi)部人員登錄到學(xué)生系統(tǒng)對(duì)信息進(jìn)行信息資源的共享，這種方式可以讓學(xué)生在信息管理平臺(tái)查詢到個(gè)人資料、課程信息等一系列內(nèi)容，從而幫助學(xué)生更加合理地安排自己的學(xué)習(xí)和生活，制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)計(jì)劃。學(xué)生也可以隨時(shí)地登錄信息系統(tǒng)下載自己的成績(jī)單并打印，熟悉自己在學(xué)習(xí)過程中有哪些弱勢(shì)學(xué)科、并在最短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行查缺補(bǔ)漏。對(duì)檔案管理部門的工作人員而言，這種高效管理方式能夠大大減輕他們的工作量，也讓檔案信息管理的效果更佳。

2 高職院校檔案高效化管理措施

1）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。新形勢(shì)下國(guó)家對(duì)高等職業(yè)教育提出了新要求，高職院校檔案管理工作必須適應(yīng)這種新發(fā)展，創(chuàng)新管理模式，全面提升檔案工作水平。但這所有的一切都需要一個(gè)重要前提，那就是須具備一支專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍。首先，高職院?？梢詮纳鐣?huì)中引進(jìn)高級(jí)檔案管理人才，打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)幫助學(xué)校進(jìn)行檔案管理。其次，高職院校應(yīng)大力支持檔案管理人員參加全省、市組織的各項(xiàng)培訓(xùn)及學(xué)術(shù)活動(dòng)，給檔案管理人員提供專業(yè)的學(xué)習(xí)平臺(tái)。信息時(shí)代發(fā)展高職院校檔案管理呈多元化趨勢(shì)發(fā)展，這就要求檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，確保本校檔案管理人員的專業(yè)水平能夠滿足高職院校對(duì)檔案管理高效化的相關(guān)需求。另外，還需考慮檔案管理人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)水平，高職院校在進(jìn)行檔案管理過程中，探索管理人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)素養(yǎng)，所有檔案管理人員不僅僅要熟練地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而有效提高計(jì)算機(jī)操作水平，增強(qiáng)綜合素質(zhì)來適應(yīng)新形式下的學(xué)校檔案工作要求。最后，高職院校在開展人力資源管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立一定的獎(jiǎng)勵(lì)措施，激勵(lì)檔案管理人員不斷創(chuàng)新。

2）利用現(xiàn)代化信息增強(qiáng)檔案管理的效果。隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)也成為高職院校檔案室檔案高效化管理的最重要措施之一。在這種情況下，高職院校需要利用信息化技術(shù)提高檔案管理的整體質(zhì)量。如果高職院校對(duì)檔案管理的信息化要求較低，檔案管理就難以真正的走向高效化，特別是對(duì)于高職院校而言，學(xué)校檔案數(shù)字化管理能夠有效提升檔案管理效果，對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知程度得到提高。

由于以往在查詢紙質(zhì)檔案時(shí)，過早的紙質(zhì)檔案，其內(nèi)容可能存在不完整的情況，在存放的過程中可能出現(xiàn)了變質(zhì)，導(dǎo)致紙張發(fā)黃、信息缺少等一系列問題。因此，高職院?？梢岳眯畔⒒瘯r(shí)代所帶來的高效管理方式，將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中，可以隨時(shí)隨地的調(diào)用檔案、分析檔案中的信息內(nèi)容?？梢岳眯畔⒓夹g(shù)作為主要的支點(diǎn)，能夠在開展信息管理時(shí)建立數(shù)字化檔案信息，既可以提高所有檔案的利用率同時(shí)也能夠在獲取相關(guān)信息時(shí)及時(shí)地輸入關(guān)鍵詞，提高學(xué)校信息管理的質(zhì)量。檔案管理進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，其目的之一就是能夠?yàn)楦呗氃盒Ｔ诤笃诘臎Q策帶來一些信息支撐，使院校不斷向前發(fā)展，努力找到適合學(xué)校發(fā)展的主要方向。

3）創(chuàng)新管理機(jī)制，不斷完善制度建設(shè)。高職院校在進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)緊緊跟上時(shí)代的步伐，明確檔案管理的重要性，認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》，以省教育廳《高等學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)》為指導(dǎo)，按高校的要求構(gòu)建和完善高職院校檔案管理工作機(jī)制。一是把檔案管理工作列入了學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，檔案管理實(shí)行“三納入”，即納入學(xué)校各部門的計(jì)劃、納入管理制度、納入管理人員的職責(zé)范圍。二是調(diào)整檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，校辦具體負(fù)責(zé)，各處（室）、系部負(fù)責(zé)人為責(zé)任人，同時(shí)各部門配備一名兼職資料員，負(fù)責(zé)本部門材料的收集、整理、移交等工作，做到集中統(tǒng)一管理，明確崗位職責(zé)，形成“領(lǐng)導(dǎo)親自抓，校辦具體抓，各處室共同抓”的檔案工作管理機(jī)制。三是通過專題會(huì)議、各類網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)不斷宣傳檔案的重要性，提高全校師生的檔案意識(shí)。

不斷完善檔案管理制度建設(shè)，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)。在完善相關(guān)制度時(shí)還應(yīng)從現(xiàn)階段時(shí)代背景出發(fā)，考慮到檔案信息管理的安全性、準(zhǔn)確性，確保其不會(huì)被隨意的改動(dòng)。

4）優(yōu)化檔案的分類與整理工作。根據(jù)學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，高職院校檔案管理大致可分為黨群檔案、行政檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案等12個(gè)類目。一方面，文書檔案按“件”、其他門類檔案按“卷”為整理單位，對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行組件（卷）、分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂、編頁(yè)、數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)、裝盒、排架等整理流程。另一方面，結(jié)合高校檔案實(shí)體分類和整理實(shí)際優(yōu)化檔號(hào)結(jié)構(gòu)，可直觀反映檔案的基本屬性。同時(shí)，按照檔號(hào)的順序重新編制文件歸檔目錄，豐富著錄項(xiàng)目，使歸檔文件目錄更契合文件整理流程，也能直接體現(xiàn)文件屬性，從而優(yōu)化檔案管理的相關(guān)整理分類工作。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)不斷更新文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)軟件，保障檔案管理高效運(yùn)作。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作一直以來都是高職院校中不可或缺的重要部分，檔案中包括了學(xué)校從事教學(xué)、招生、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、聲像、圖表等不同形式的歷史記錄。高職院校在進(jìn)行檔案管理過程中必須保證跟隨信息時(shí)代的發(fā)展步伐，不斷創(chuàng)新檔案管理的方式、完善檔案的管理制度。有效保證學(xué)校檔案信息安全的情況下，提高檔案管理的整體水平，促使高職院校做到檔案管理的高效化提升，在優(yōu)化檔案管理工作人員工作量的前提下，優(yōu)化管理水平，從而讓當(dāng)前高職院校檔案管理效率效果達(dá)到真正的提升。