張 巍

（河北省承德市中心醫(yī)院，河北 承德 067000）

在相關新時期背景下，特別是現(xiàn)階段隨著相關醫(yī)療改革的不斷深入，相關公立醫(yī)院正面臨著更高的醫(yī)療管理要求，包括相對應的檔案管理。公立醫(yī)院的檔案主要包含相關患者信息、病歷等等重要信息。對這些信息的有效管理對于醫(yī)院的監(jiān)管以及發(fā)展非常重要。然而現(xiàn)階段在相關醫(yī)院當中還存在著檔案管理投入不足以及相對應制度不完善等等問題，這些問題在很大程度上直接阻礙了公立醫(yī)院加快檔案管理信息化建設的進程，因此現(xiàn)階段需要迫切需要改進和優(yōu)化檔案管理，使其規(guī)范化、合理化，進而有效推動公立醫(yī)院健康平穩(wěn)發(fā)展。

1 公立醫(yī)院檔案管理信息化特征

現(xiàn)階段在相關傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中，公立醫(yī)院檔案存儲模式本質上是以文本的形式所存在，另外隨著現(xiàn)階段相關檔案管理的日益普及以及實現(xiàn)信息化，檔案管理的形式不再局限于相關文本形式，而是以視聽檔案以及電子文件等等形式存在。另外由于公立醫(yī)院缺乏相對應的傳統(tǒng)檔案管理手段，相對應存儲空間也十分有限，因此相關檔案工作者只能有選擇地收集檔案信息資源，相對應的信息來源有限，另外在信息化資源的實施方面進一步有效方便了科室之間的有效聯(lián)系，檔案管理工作者可以進一步有效收集幾乎所有與醫(yī)療檔案有關的信息。另外在公立醫(yī)院行政、財政、教育以及相對應人力資源等等方面進行有效檔案管理，并使其來源多樣化。此外，公立醫(yī)院的檔案不僅要服務于各種職能，同時還要服務于病人，因此相關檔案管理人員必須快速高效地處理檔案資源使其系統(tǒng)化、數(shù)字化，并使檔案中包含的信息易于獲取。通過向用戶提供諸如計算機檔案管理、光盤存儲、在線通信和視聽廣播等服務，改善檔案處理時間和檔案的利用，便利用戶查閱公立醫(yī)院檔案[1]。

2 公立醫(yī)院檔案管理信息化建設現(xiàn)存問題

1）醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)建設投入不足。由于在相關認識上的偏差，現(xiàn)階段許多開發(fā)公司都更加傾向于關注眼前利益，因此在許多醫(yī)院管理層當中只關注醫(yī)院醫(yī)療、財務等軟件的開發(fā)和使用。針對相對應的檔案管理軟件開發(fā)重視度明顯不夠，這就在很大程度上直接延誤了這些軟件的開發(fā)以及發(fā)展利用。

2）檔案管理人員流動性大影響工作效率。相關人才是醫(yī)院發(fā)展的主要資源。各科室存在著兼職檔案人員以及變動頻繁等等現(xiàn)象，以至于在進行科室檔案信息化過程當中往往由新人來進行，這就會使得醫(yī)院只能夠進行重新培訓新人，在很大程度上浪費人力物力。如果這種事情周而復始，那么必然會造成很大的損失。經(jīng)過多次實踐分析，醫(yī)院應當要求相關科室檔案管理員相對固定，以便實現(xiàn)檔案管理工作信息化。

3）醫(yī)院檔案管理缺乏統(tǒng)一化標準制度?，F(xiàn)代檔案管理需要有相對標準化的管理方法，必須對檔案進行有效組織和分類，從而進一步有效確保記錄的完整性，避免遺漏并確保相對應準確性。由于相關部門相對來說較為分散，它們具有一定的異質。而缺乏相對統(tǒng)一的標準對檔案資源的分類、管理和共享有一定的影響。在不同科室之間其檔案管理工作的特點也有所不同，因此針對不同科室所建立的規(guī)范也應當不同，這就使得醫(yī)院檔案的整合工作更加困難，也使得檔案的信息資源無法有效實現(xiàn)共享。在醫(yī)院檔案信息化建設過程當中，沒有相對應較為統(tǒng)一的標準和規(guī)則，信息歸檔工作將難以順利進行，醫(yī)院檔案的信息化管理將難以實現(xiàn)。此外，關于電子文件和電子簽名的法律效力標準化和規(guī)范化社會上仍然沒有達到共識，電子文件的權威性、公信力和準時性受到影響，短期還不可能擺脫對紙質文件的依賴[2]。

3 加強公立醫(yī)院檔案管理信息化建設措施

1）增加相關投入改善相關檔案管理條件。增加對相關檔案管理的投資以及有效改善相關行政條件是加強現(xiàn)階段公立醫(yī)院檔案管理電信息化的根本。為了能夠進一步有效加快檔案管理信息化建設進程，相關公立醫(yī)院就應當有效加大投入，同時切實解決在檔案管理信息化設備和基礎設施建設等等問題。相對應的公立醫(yī)院不僅要增加相對應的財政投入，通過規(guī)劃投資多渠道籌集建設資金，解決檔案管理不善和設備基礎設施建設滯后的問題，從而進一步在滿足實際要求和技術標準的基礎上，嚴格遵守相關成本控制基本原則，同時為了能夠有效滿足相關工作基本要求。相對應的檔案管理所需信息化建設設備主要有專用信息化服務器等等資源，從而有效建設公立醫(yī)院檔案管理信息網(wǎng)絡平臺和本地內部網(wǎng)絡，進一步促進科室之間的有效連接，同時充分利用相對應的檔案信息，有效實現(xiàn)資源共享，提高檔案利用效率。

2）以人為本打造優(yōu)良管理隊伍。相關公立醫(yī)院檔案管理信息化建設具有很高的專業(yè)性以及技術性，一支具有較強創(chuàng)業(yè)精神以及相對應基礎扎實、善于運用信息技術的專業(yè)人才隊伍必不可少。根據(jù)現(xiàn)階段我國相關公立醫(yī)院的實際情況，要想進一步提高相關檔案管理隊伍的整體素質，打造出一支高素質的人才隊伍來，首先就需要做到以下幾點內容：積極引進相關檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，吸收質量管理專業(yè)人才，從而進一步優(yōu)化檔案隊伍結構，另外還所需要加快公立醫(yī)院檔案管理人才結構調整，以進一步有效促進檔案技能提升，加強公立醫(yī)院在職檔案人員管理培訓，不斷提高相對應參觀學習、崗位培訓等等活動的崗位技能以及綜合素質，從而使得相關人員具備較強的專業(yè)信息管理知識和技能；還需要加強對檔案人員的考核，完善獎勵和淘汰檔案管理信息化建設的制度，根據(jù)相關信息化建設的實際需要以及檔案管理崗位的要求重組隊伍，進一步有效優(yōu)化隊伍結構，不能有效勝任檔案管理信息化建設的人員必須調離或持證上崗，淘汰不負責任的檔案管理人員以及相關業(yè)務素質較差的人員。

3）完善制度控制管理。公立醫(yī)院在檔案管理實踐過程當中應當認真完善相對應的檔案管理信息化發(fā)展制度，明確相關職能部門以及相對應的個人在檔案管理信息化建設過程當中所存在的責任，需要進一步有效嚴格控制相關檔案管理的隨意性，提高信息化發(fā)展水平。公立醫(yī)院的檔案分類和信息化建設所涉及的材料相當多，因此需要根據(jù)所提供材料的類型來進行有效區(qū)分，主要是相關人員所提供的材料、組織提供的材料等等，其中主要包括醫(yī)院所有醫(yī)務人員的學習材料、回收材料等。在這一過程當中很有可能發(fā)生填寫不規(guī)范，材料不完整，提交不及時等等問題。因此在這方面，相關公立醫(yī)院應當定期和有針對性地收集檔案文件，并及時有效地將其進行分類存檔，同時考慮到記錄中缺失的信息，應當對其記錄進行重新建立和補充，以進一步有效確保其完整性。如果發(fā)現(xiàn)文件不符合歸檔要求，必須及時處理，文件中丟失的文件必須通知專人移交，文件也必須兼職歸還，禁止向文件中引入虛假信息，對于不能提交原件的文件，必須要求專人歸檔，從而有效保證檔案文件的完整性[3]。