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企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)思考分析

2020-02-25 17:35:49張世廣
卷宗 2020年30期
關(guān)鍵詞:檔案管理信息化建設(shè)

張世廣

(吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0六隊(duì),吉林 通化 134002)

企業(yè)想要完善檔案管理的信息化建設(shè),其實(shí)是一件非常困難的事情。企業(yè)內(nèi)部需要做出相應(yīng)的調(diào)整和改善,才能從真正意義上去實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)。在整個(gè)過程當(dāng)中,相關(guān)的工作人員要靈活的運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù),將信息技術(shù)更好地應(yīng)用于檔案管理方面,進(jìn)而提高檔案管理的質(zhì)量與效率。在當(dāng)下這個(gè)時(shí)代背景中,企業(yè)想要快速提高自己的競爭力,就必須要針對企業(yè)檔案管理這一方面做出相應(yīng)的改革。要想提高企業(yè)本身的競爭力,就必須要實(shí)現(xiàn)全面的管理,檔案管理就是企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中一個(gè)非常重要的管理層面,所以企業(yè)必須要對整個(gè)企業(yè)檔案信息管理做出相應(yīng)的研究,并不斷地發(fā)展和完善。

1 企業(yè)檔案管理信息化的重要性及其建設(shè)的現(xiàn)狀

1)企業(yè)檔案管理信息化的重要性。在整個(gè)企業(yè)管理工作的開展過程當(dāng)中,檔案管理是整個(gè)管理內(nèi)容當(dāng)中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié),尤其是在現(xiàn)在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展如此迅速的當(dāng)下,企業(yè)不得不將加快腳步,盡可能地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化目標(biāo),企業(yè)想要提高自己的競爭力,就必須重視起來對檔案管理的信息化建設(shè)工作。通過加強(qiáng)相應(yīng)的建設(shè)工作在一定程度上能夠提高企業(yè)檔案管理的相關(guān)質(zhì)量和效率。不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)減少一些不必要的成本開銷,還能將可利用的人力和物力資源分配到合理的地方,實(shí)現(xiàn)資源的合理化分配。通過整個(gè)檔案管理的信息化建設(shè),能夠從整體角度上解放檔案管理人員的工作內(nèi)容,減刑檔案管理人員的工作壓力。檔案管理信息化的建設(shè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn),不僅能夠使相關(guān)的人員快速的查到檔案信息,還能夠有效的利用相關(guān)資源。通過檔案管理的信息化建設(shè),企業(yè)內(nèi)部的很多部門之間的交流就會(huì)變得非常方便,通過加強(qiáng)各企業(yè)之間的聯(lián)系和交流,可以更好地服務(wù)于整個(gè)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展,在整體角度上能夠提高企業(yè)管理的水平。

2)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀。(1)檔案管理信息化的意識有待加強(qiáng)。監(jiān)管在當(dāng)下這個(gè)激烈的市場環(huán)境之下,很多企業(yè)都意識到了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性,但是在具體的開展工作和落實(shí)工作當(dāng)中卻出現(xiàn)了很多大大小小的問題。企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)現(xiàn)狀并不樂觀,還有很多問題等待相關(guān)的工作人員去解決和完善。在企業(yè)檔案管理的過程當(dāng)中,存在有一些工作人員或者是領(lǐng)導(dǎo)人員對整個(gè)信息化管理的理解和認(rèn)識不夠徹底,從思想方面就比較松懈信息化管理的質(zhì)量和水平,這就直接影響著整個(gè)檔案管理信息化建設(shè)的開展,會(huì)給整個(gè)檔案管理信息化建設(shè)帶來一定的阻礙。另外很多領(lǐng)導(dǎo)人也會(huì)認(rèn)為答案信息化建設(shè)和公司的經(jīng)濟(jì)效益并沒有直接的關(guān)系,所以投入信息化建設(shè)只是會(huì)增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)壓力,白白的浪費(fèi)企業(yè)的運(yùn)行資金。除此之外,檔案管理工作人員在對待自己的管理工作方面也有一些態(tài)度問題,工作的能力也有待提高,所以這也就導(dǎo)致了檔案管理的質(zhì)量和效率比較低。(2)沒有對檔案信息化建設(shè)完整規(guī)劃。在開展信息化建設(shè)工程的過程當(dāng)中并沒有和企業(yè)的整體發(fā)展和長遠(yuǎn)發(fā)展聯(lián)系起來,所以在信息化建設(shè)的過程當(dāng)中,并沒有將檔案信息化建設(shè)的作用充分的發(fā)揮出來。最根本的原因就是在于某一分企業(yè)重點(diǎn)看重的是眼前的經(jīng)濟(jì)收益,并沒有為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展和未來的擴(kuò)展方向做出一個(gè)系統(tǒng)的規(guī)劃,這也就會(huì)導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的方向出現(xiàn)差錯(cuò)。在信息化建設(shè)當(dāng)中,企業(yè)的相關(guān)工作人員要用長遠(yuǎn)的角度去看待問題,要做好一個(gè)長遠(yuǎn)的規(guī)劃和方案設(shè)計(jì),提高整個(gè)檔案信息化的水平,只有這樣才能夠?qū)n案信息化的相關(guān)資源充分的利用起來,共同服務(wù)于整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益方面。(3)檔案信息化管理人員缺乏。在開展企業(yè)檔案信息化管理工作的過程當(dāng)中,管理人員的能力對于整個(gè)信息化管理的質(zhì)量來講至關(guān)重要,如果管理人員的能力達(dá)不到相應(yīng)的要求,就非常不利于信息化管理工作的開展。想要高效率的開展企業(yè)檔案信息化管理,就必須要聘請更多的專業(yè)信息化人才,只有有了專業(yè)的檔案,信息化人才的外在條件,才能從整體角度上去提高整個(gè)企業(yè)檔案信息化的服務(wù)水平??墒窃趯?shí)際的檔案管理工作當(dāng)中,很多管理人員,他們自身的工作素質(zhì)和綜合素質(zhì)都比較低,自己的業(yè)務(wù)能力達(dá)不到整個(gè)檔案信息化管理的相關(guān)要求。除此之外,在信息技術(shù)方面,業(yè)務(wù)也不夠熟練,不能夠靈活的運(yùn)用一些信息技術(shù)用于日常的檔案信息化管理當(dāng)中,從知識理論來講,對于整個(gè)檔案信息化管理的相關(guān)文獻(xiàn)了解程度不夠深入,這些都嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的高效率開展。

2 企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)策略

1)注重檔案信息管理的概念轉(zhuǎn)化。想要更好地提高企業(yè)的檔案信息化管理水平,就必須要不斷的去更新企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理的觀念和看法,必須要改變相應(yīng)的管理觀念才能夠和時(shí)代發(fā)展共同進(jìn)步,在整個(gè)管理工作當(dāng)中,工作人員需要靈活運(yùn)用檔案信息化管理的創(chuàng)新模式,企業(yè)當(dāng)中的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)也需要投入一定的人力和物力用于整個(gè)檔案信息化建設(shè)的宣傳上,讓公司內(nèi)部的人員更好地意識到檔案信息化管理的重要性,通過這樣一個(gè)引導(dǎo)效果,可以促使企業(yè)的全部工作人員積極主動(dòng)地參與到企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作當(dāng)中,這樣可以很好的促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的穩(wěn)定發(fā)展。

2)完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。想要進(jìn)一步的提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平,就必須要不斷的完善建設(shè)施工當(dāng)中所需要用到的基礎(chǔ)設(shè)施,只有加大投入力度,才能夠不斷的完善基礎(chǔ)設(shè)施的整體水平,企業(yè)需要在這一方面做出相應(yīng)的改善,并不斷地加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的完善。要想保證企業(yè)長遠(yuǎn)穩(wěn)定的在市場競爭,如此激烈的環(huán)境下生存下去,就必須要以一個(gè)長遠(yuǎn)的遠(yuǎn)光做出相應(yīng)的規(guī)劃,盡可能地實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)度,在企業(yè)信息化建設(shè)的過程當(dāng)中需要投入一定的專項(xiàng)資金,這樣能夠?yàn)闄n案信息化工作的開展創(chuàng)造有利的條件,除了硬件設(shè)備要跟得上之外,還需要在軟件當(dāng)中加強(qiáng)投入力度,只有這樣才能滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)更加符合企業(yè)的未來發(fā)展。

3)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)。在整個(gè)檔案信息化建設(shè)的過程當(dāng)中,必須要有專業(yè)化的管理人員參與進(jìn)去,這才是提高檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的關(guān)鍵因素,企業(yè)在聘請人才的時(shí)候,一定要注意引進(jìn)一些開發(fā)檔案信息化建設(shè)的工作人員。只有這樣才能更好的完成人才儲(chǔ)備的工作,通過積極的組織相應(yīng)的信息管理人才的培養(yǎng)活動(dòng),讓檔案信息化建設(shè)人員得到專業(yè)的提升,通過采用相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng),以此來達(dá)到提高檔案信息化管理人才的綜合素質(zhì)。不管是從理論知識上還是實(shí)踐技術(shù)方面,都要加大力度培養(yǎng)管理人員的綜合素質(zhì),能夠讓檔案信息化人才積累更多的工作經(jīng)驗(yàn),在檔案信息化管理工作當(dāng)中會(huì)更加得心應(yīng)手。除此之外,企業(yè)也可以采取一定的措施去激發(fā)工作人員的工作積極性,通過制定相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,可以更好地促進(jìn)員工不斷努力提高自己的專業(yè)能力,共同服務(wù)于整個(gè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程當(dāng)中。

3 結(jié)束語

企業(yè)也想要在市場競爭如此激烈的環(huán)境下長期的生存下去,就必須要重視起來企業(yè)檔案管理工作。通過應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù),全面的實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工作,結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展,采取強(qiáng)而有效的措施,讓檔案管理信息化建設(shè)的水平相對以前有一個(gè)顯著的提升。

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