◎彭小艷

引言：隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，有效的將檔案管理與信息化技術(shù)的結(jié)合在一起，大大降低檔案管理的難度，尤其是對于企業(yè)招投標(biāo)的檔案管理來說，信息規(guī)模十分龐大，為了更精確的實現(xiàn)檔案管理，就必須要結(jié)合信息化技術(shù)，才能使相關(guān)的管理人員更加方便的收集、整理和后續(xù)的查詢工作。同時還可以規(guī)范招標(biāo)投標(biāo)工作，確保實現(xiàn)公開公平公正，促進企業(yè)招投標(biāo)工作順利開展。因此，現(xiàn)階段研究企業(yè)招投標(biāo)在電子商務(wù)平臺下的檔案管理工作有很大的現(xiàn)實意義。

一、電子招投標(biāo)電子商務(wù)平臺下檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題

1.招投標(biāo)電子檔案管理制度不完善?，F(xiàn)階段，在實際的電子檔案管理期間，政府部門沒有統(tǒng)一的制度要求，部分企業(yè)并沒有相關(guān)完善的制度管理制度來引導(dǎo)，同樣也并沒有重視電子檔案管理的制度建設(shè)。還有一部分企業(yè)雖然建立了一系列檔案信息化建設(shè)的管理制度，但是在具體的建設(shè)過程中并沒有真正的落實，其相應(yīng)的監(jiān)督部門也沒有起到監(jiān)督落實的作用。

2.資金投入不足。在實際的企業(yè)招投標(biāo)電子檔案管理期間，由于相關(guān)企業(yè)位并沒有對檔案管理工作有過多的重視，導(dǎo)致在信息化建設(shè)上資金欠缺，并沒有引進更加先進的信息化設(shè)備和技術(shù)，無法滿足現(xiàn)階段電子檔案管理建設(shè)的需要。除此之外還有一些單位依然保留著紙質(zhì)檔案形式，沒有合理運用信息化技術(shù)，嚴重影響了檔案管理信息化建設(shè)的進程。

3.檔案管理人員素質(zhì)不高。招投標(biāo)電子檔案管理工作是一項非常系統(tǒng)而又全面的工作，必須要高素質(zhì)高能力的檔案管理人員。但是目前來看部分企業(yè)招投標(biāo)電子檔案管理人員并沒有很好的管理能力以及強勁的專業(yè)工作能力。

4.電子檔案信息化程度較低?？茖W(xué)的使用計算機技術(shù)可以提高電子檔案管理的工作效率，包括收集、整理以及查詢等工作。但是現(xiàn)階段部分企業(yè)并沒有很好的在檔案管理中合理應(yīng)用計算機技術(shù)，無法有效的實現(xiàn)檔案信息化管理，同時對于計算機系統(tǒng)的維護工作也關(guān)注的相對較少，致使電子檔案管理工作無法順利開展。

5.招投標(biāo)電子檔案安全性相對較差。首先就是在工作溝通方面有著因為協(xié)調(diào)不當(dāng)從而產(chǎn)生的安全問題，實際的投標(biāo)招標(biāo)電子檔案管理工作最重要的就是要保證數(shù)據(jù)的安全性。因為電子招投標(biāo)過程需要利用計算機來實現(xiàn)，這就需要與計算機系統(tǒng)協(xié)調(diào)得當(dāng)，如果出現(xiàn)問題，就會導(dǎo)致各種檔案信息的混淆問題；其次就是不熟悉計算機操作從而導(dǎo)致檔案信息的缺失，電子招投標(biāo)檔案管理方式對計算機熟練度要求很高，對于歸檔的電子文件來說，必須其有效和可讀取的，這就需要工作人員有熟練的來輸入準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，如果工作人員不熟悉系統(tǒng)的操作，那么就極易出現(xiàn)信息像丟失現(xiàn)象。

二、電子招投標(biāo)實現(xiàn)電子檔案管理的優(yōu)勢

1.提高檔案管理利用率和存放空間。傳統(tǒng)的檔案管理都是紙質(zhì)形式，需要檔案館人員需整理、裝訂等步驟，查閱是非常不便捷的同時還占用了大量的儲存空間，浪費了人力、物力、財力和時間。電子檔案管理可以存放在電腦硬盤等電子存儲介質(zhì)中，不僅方便管理，不會出現(xiàn)丟失等情況，而且還不會因天氣、自然災(zāi)害等造成破損問題。

2.縮短檔案整理時間，提高檔案信息的時效性。通過計算機輸入、保存等電子化程序，檔案管理人員可利用計算機對檔案進行管理，不僅有效地解決了檔案歸檔不及時的問題，而且有效減輕檔案管理人員勞動強度，提高檔案管理效率和質(zhì)量。

3.提高了檢索速度和準(zhǔn)確性。不僅方便了檔案管理人員與監(jiān)管部門、建設(shè)單位、城建檔案管等部門溝通協(xié)調(diào)，而且還可以利用計算機及時的查詢相關(guān)檔案信息，極大提高檢索速度和質(zhì)量。

三、電子招投標(biāo)電子商務(wù)平臺下檔案管理中的問題處理對策

1.完善檔案管理信息化制度建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過人為操作在實體的環(huán)境下進行的，而隨著電子商務(wù)的高速發(fā)展，企業(yè)在招投標(biāo)過程中就把檔案管理工作內(nèi)容與信息化技術(shù)相互融合，實現(xiàn)檔案管理的信息化，更加方便了檔案資料的收集、整理和查找。現(xiàn)階段，為了更好的實現(xiàn)檔案信息管理的信息化建設(shè)，在具體的建設(shè)過程中，相關(guān)管理人員一定要建立電子檔案管理制度體系，并在具體的實踐中不斷地完善電子檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。管理制度必須要以法律法規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，并且有效結(jié)合具體招投標(biāo)現(xiàn)狀和特點來建立。同時后續(xù)相關(guān)管理人員要根據(jù)具體的工作狀況對相應(yīng)的體系進行合理的調(diào)整和優(yōu)化，保證管理體系的先進性。

2.完善檔案信息化設(shè)施建設(shè)。為了檔案管理信息化建設(shè)更加順利的進行，必須要與先進信息技術(shù)相結(jié)合來實現(xiàn)。相關(guān)事業(yè)單位通過引進更加先進的設(shè)備，可以對檔案的收集、儲存和分類工作更加精細化，同時也有效提高工作效率。這不僅需要相關(guān)企業(yè)加大建設(shè)資金的投入，還要對檔案管理人員進行必要的培訓(xùn)工作，確保他們可以對設(shè)備進行正規(guī)的操作，有效的延長設(shè)備的使用年限。

3.加強電子檔案管理建設(shè)安全。對于招投標(biāo)電子化檔案管理來說，相關(guān)企業(yè)一定要制定保護檔案系統(tǒng)內(nèi)信息安全的方案，更好的提高檔案的管理質(zhì)量?，F(xiàn)階段，因為網(wǎng)絡(luò)信息的共享性，嚴重影響企業(yè)招投標(biāo)的檔案信息安全性，為了有效的避免泄漏檔案現(xiàn)象，相關(guān)管理人員一定要采取合理的措施，例如通過身份驗證、指紋識別、人臉識別以及密碼管理等方面設(shè)置訪問權(quán)限來保護檔案數(shù)據(jù)的安全性。在實際的電子檔案管理運營期間，檔案管理人員要以保護檔案數(shù)據(jù)安全為核心，精心部署檔案管理系統(tǒng)，并且還要在網(wǎng)絡(luò)上假設(shè)防火墻、殺毒軟件等工具。除此之外，檔案管理人還要定期對儲存檔案信息的計算機進行定期的除塵工作，確保計算機的穩(wěn)定運行。

4.提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。一是相關(guān)企業(yè)一定要重視檔案管理人員的素質(zhì)問題。只有保證管理人員的素質(zhì)高才能帶領(lǐng)一批素質(zhì)強勁的團隊。在實際的電子檔案管理運營過程中更是需一支高素質(zhì)高能力的管理者和團隊；二是相關(guān)企業(yè)還要定期對檔案管理人員組織開展培訓(xùn)教育工作，加強檔案管理工作人員的個人素質(zhì)和工作能力以及檔案管理團隊凝聚力；三是增強檔案管理人員的積極主動性，建立合理的獎罰制度，按實際工作績效進行相應(yīng)的考核，考核結(jié)果與獎金相關(guān)聯(lián)，更好提高大家工作積極性，使其全身心投入到電子化檔案管理中來。

四、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)招投標(biāo)檔案管理電子信息化建設(shè)是一項極其復(fù)雜而且系統(tǒng)的工作，針對出現(xiàn)的問題，相關(guān)企業(yè)必須要制定合理的方案解決，包括加強信息化技術(shù)新技術(shù)的應(yīng)用，加強管理人員的培訓(xùn)工作開展，建立健全電子化檔案管理制度以及加大信息化建設(shè)的投入資金等，通過以上措施，可以有效地促進企業(yè)招投標(biāo)檔案信息化管理的順利開展，有效的規(guī)范企業(yè)招投標(biāo)項目的檔案管理的工作。