湯嬌美

檔案鑒定，是指對通過檔案價值的鑒別判定，決定檔案的存毀及保管期限。這項(xiàng)工作始終貫穿于檔案管理工作各環(huán)節(jié)之中，是檔案管理工作中具有決定性意義且難度最大的工作[1]8。做好檔案鑒定工作,不僅要對檔案的原始價值有深刻、系統(tǒng)、全面的認(rèn)識，而且要了解檔案價值實(shí)現(xiàn)的規(guī)律。檔案的價值是客觀存在的，其價值的實(shí)現(xiàn)是有規(guī)律可循的[2]58。

一、檔案鑒定工作的內(nèi)容

檔案鑒定是指檔案館（室）按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，判定檔案的價值，挑選有價值的檔案繼續(xù)保存，并確定保管期限；剔除無須保存的檔案予以銷毀的檔案業(yè)務(wù)工作。

具體說來，檔案鑒定工作包括五方面基本內(nèi)容：（1）制定或執(zhí)行檔案價值的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，比如現(xiàn)行的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等；（2）具體判定檔案材料的價值，并劃分其保管期限；（3）挑出沒有保存價值的文件材料，進(jìn)行銷毀或者作相應(yīng)的處理[1]27；（4）對保管期滿的檔案進(jìn)行價值的重新判定，決定其存毀并按規(guī)定組織實(shí)施；（5）按照規(guī)定，對進(jìn)入開放期或者保密期滿的檔案，進(jìn)行檔案的開放鑒定。

二、檔案價值拓展律的內(nèi)涵和表現(xiàn)形式

檔案價值在保管和利用過程中是可以擴(kuò)大和發(fā)展的，檔案價值的拓展具有一定的規(guī)律性，這種規(guī)律稱為檔案價值的拓展律。具體說來，檔案價值的拓展律主要有兩種表現(xiàn)形式。

1. 由服務(wù)對象的擴(kuò)展而實(shí)現(xiàn)的檔案價值拓展。第一，檔案的服務(wù)對象的范圍，從形成機(jī)關(guān)拓展到全社會。美國檔案學(xué)家謝倫伯格的“文件的雙重價值”學(xué)說，已被檔案學(xué)界廣泛認(rèn)同。他認(rèn)為，文件的第一價值是文件對其形成機(jī)關(guān)的價值，文件的第二價值是文件對全社會的價值[3]28。謝倫伯格這里所說的“文件”就是指轉(zhuǎn)化為檔案以后的“文件”。據(jù)此，我們知道檔案對形成機(jī)關(guān)的作用，可稱為第一價值。檔案形成以后，在此后很長的一段時期內(nèi)，作為本機(jī)關(guān)鑒往知來進(jìn)行決策，處理現(xiàn)實(shí)工作或制定長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃的查考依據(jù)，服務(wù)對象主體是本機(jī)關(guān)。而檔案對全社會的利用價值，稱為檔案的第二價值。進(jìn)入了檔案館的檔案作為公共文化資源，作為社會信息系統(tǒng)的組成部分，服務(wù)對象從檔案形成機(jī)關(guān)拓展到了全社會。第二，隨著檔案保密程度的遞減，檔案服務(wù)對象范圍不斷擴(kuò)展。檔案具有一定的保密性。所謂保密，就是控制知悉范圍。對于檔案工作來說，保密就是控制檔案利用主體。

2. 由于檔案服務(wù)領(lǐng)域的拓展而實(shí)現(xiàn)的檔案價值拓展。檔案價值在第一價值向第二價值的過渡和轉(zhuǎn)化過程中，實(shí)現(xiàn)了服務(wù)領(lǐng)域的拓展。在第一價值階段，檔案服務(wù)領(lǐng)域主要為本機(jī)關(guān)所屬行業(yè)或領(lǐng)域，其價值也主要為單純的行政管理價值、法律價值或者業(yè)務(wù)價值等。但在第二價值階段，檔案服務(wù)領(lǐng)域大大拓展。檔案價值不僅可以服務(wù)于本機(jī)關(guān)所屬行業(yè)或領(lǐng)域（如地質(zhì)檔案用于找礦），同時可以在多領(lǐng)域發(fā)揮作用。例如，行政檔案可以為社會學(xué)研究提供素材，甲骨檔案可以為考古學(xué)提供信息支持等等。

三、檔案價值時效律的內(nèi)涵和表現(xiàn)形式

檔案價值的時效律是指檔案價值的實(shí)現(xiàn)是有時限的，某些檔案在一定時期內(nèi)對其利用者是有價值的，超過時限后，價值就會降低甚至消失，這一規(guī)律稱為檔案價值的時效律[2]61。檔案的價值和時間有著密切的關(guān)系，檔案價值的時效律主要表現(xiàn)在兩個方面。

1.檔案原始價值的時效性，即檔案的價值因文件時效的喪失或檔案載體的老化而遞減或消失。有的年代久遠(yuǎn)的檔案由于檔案載體的老化難以修復(fù)，造成檔案本身的信息難以辨認(rèn)，從而降低或失去其憑證價值和情報(bào)價值。

2.服務(wù)對象需求的時效性，即服務(wù)對象的有些需求也具有時效性，如果未能適時提供利用服務(wù)，有些檔案價值就會喪失或者衰減。例如，當(dāng)服務(wù)對象需要查閱檔案進(jìn)行某項(xiàng)業(yè)務(wù)研究或者決策而未能及時提供利用時，一旦作出錯誤決策有些后果是難以挽救的，而這些檔案也失去了實(shí)現(xiàn)其憑證價值和情報(bào)價值的時機(jī)。

四、充分掌握好檔案價值實(shí)現(xiàn)的拓展律和時效律，更好地指導(dǎo)檔案鑒定工作

檔案價值的實(shí)現(xiàn)與拓展是一個動態(tài)的、發(fā)展的過程，是有其實(shí)現(xiàn)規(guī)律的。從某種意義上說，檔案的鑒定工作就是判定檔案的價值；而劃分檔案保管期限，就是確定檔案價值的時效期[2]61。了解和掌握了檔案價值實(shí)現(xiàn)過程中的拓展規(guī)律和時效規(guī)律，能夠有效指導(dǎo)檔案工作者科學(xué)地鑒定檔案的價值。

1. 檔案價值的拓展律啟示檔案工作者在開展檔案鑒定工作時，要遵循從國家、社會和人民的利益視角判定檔案價值的原則，充分考慮社會各方面利用者對檔案的需要，避免片面地以個人或某個團(tuán)體的需要為鑒定標(biāo)準(zhǔn)。比如，那些在失去現(xiàn)行效用之后，雖然對本機(jī)關(guān)的情報(bào)價值不再凸顯，但是可能拓展為全社會其他主體開展研究、教育工作時的素材的檔案，就具有保存價值，因而判斷其去留時可以留存。

2. 檔案價值的時效律啟示檔案工作者充分認(rèn)識時間對于檔案價值實(shí)現(xiàn)的影響，按時組織檔案的開放鑒定工作。2020 年6 月20 日新修訂的《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定：縣級以上各級檔案館的檔案，應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿25 年向社會開放。經(jīng)濟(jì)、教育、科技、文化等類檔案，可以少于25 年向社會開放；涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案，可以多于25 年向社會開放。此次修訂，將檔案向社會開放的期限由30 年縮短為25 年[4]。檔案工作者應(yīng)該遵守《檔案法》的上述規(guī)定，按時做好館藏檔案的開放鑒定工作，以便按時做好檔案開放和提供利用服務(wù)工作，防止本應(yīng)被適時利用的檔案因?yàn)闆]有組織開放檔案的鑒定，而沒有及時提供利用，錯過了利用需求的時效期而沒有實(shí)現(xiàn)檔案該有的價值。

3. 檔案價值的拓展律和時效律啟示檔案工作者鑒定檔案時要處理好檔案的現(xiàn)行價值和長遠(yuǎn)價值的關(guān)系。分析檔案的價值，必須把檔案放在它所形成時期的歷史背景中，并結(jié)合當(dāng)前和將來考慮檔案的價值。比如，某些文書檔案，用現(xiàn)在的眼光看，可能文件內(nèi)容存在不正確的地方，對于這類檔案不可輕易地棄檔或者銷毀，因?yàn)楦鶕?jù)檔案價值實(shí)現(xiàn)規(guī)律，這類檔案的價值很可能會實(shí)現(xiàn)服務(wù)對象、服務(wù)領(lǐng)域的拓展。而有些現(xiàn)在看來利用價值不大的檔案，將來可能有大用處。因此，判斷檔案的價值，既要考慮文件的第一價值，也要結(jié)合檔案價值的實(shí)現(xiàn)規(guī)律，用全面的、發(fā)展的眼光，科學(xué)預(yù)測現(xiàn)行價值和長遠(yuǎn)價值。