●傅景秀

一、引言

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式旨在以共享的理念優(yōu)化流程、明確分工，以低成本、高效率為企業(yè)提供專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)服務(wù)。上海市政總院自1954年成立以來，已發(fā)展成為專業(yè)齊全，提供規(guī)劃、工程設(shè)計(jì)和咨詢、工程建設(shè)總承包及項(xiàng)目管理全過程服務(wù)，擁有近5000名員工的高新技術(shù)企業(yè)。伴隨企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，總院提出集團(tuán)化管控要求。2012年總院ERP系統(tǒng)順利上線，完成了業(yè)財(cái)一體化、管理信息化的改造。2015年總院開始共享服務(wù)試點(diǎn)，進(jìn)一步優(yōu)化財(cái)務(wù)管理模式。

二、共享服務(wù)中心建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

共享中心在標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化等方面有著天然的優(yōu)勢(shì)，但在具體實(shí)踐中，仍面臨不少挑戰(zhàn)。

（一）信息傳遞效率有所下降

共享中心不同于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式，它是按業(yè)務(wù)流程設(shè)置相應(yīng)的操作和管理崗位，財(cái)務(wù)人員集中辦公。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)辦公地點(diǎn)的分離一方面導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員不能及時(shí)獲取相關(guān)的業(yè)務(wù)信息；另一方面導(dǎo)致各核算主體難以及時(shí)獲得個(gè)性化的財(cái)務(wù)服務(wù)，從而導(dǎo)致信息傳遞效率下降。

（二）工作效率提升尚不顯著

現(xiàn)階段總院納入共享中心的子公司和事業(yè)部共十家核算單位，規(guī)劃通過資源整合、專人專崗，以期抽調(diào)精兵強(qiáng)將從事價(jià)值創(chuàng)造服務(wù)。但由于技術(shù)手段的限制，規(guī)模效應(yīng)尚不顯著，對(duì)工作效率實(shí)際提升有限。

（三）風(fēng)險(xiǎn)把控措施有待加強(qiáng)

共享中心的作業(yè)模式從正面看是標(biāo)準(zhǔn)和高效；但如果從另一個(gè)角度考慮，也存在“雞蛋放在同一個(gè)籃子里”的風(fēng)險(xiǎn)。運(yùn)用信息化手段將標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流固化，并定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)抽樣核查以及大數(shù)據(jù)分析，將有助于控制此類風(fēng)險(xiǎn)。

三、共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)智能化探索

為更好地解決共享中心實(shí)踐中存在的問題，總院在不改變?cè)蠩RP系統(tǒng)構(gòu)架的原則下，自主開發(fā)各類智能化平臺(tái)，逐步優(yōu)化共享中心服務(wù)。該平臺(tái)具有系統(tǒng)體量輕、開發(fā)成本低、開發(fā)周期短、上線部署快等明顯優(yōu)點(diǎn)。2019年總院陸續(xù)開發(fā)上線收款匹配管理平臺(tái)、單據(jù)管理平臺(tái)及預(yù)算管理平臺(tái)等三個(gè)智能化管理平臺(tái)，極大地提高了財(cái)務(wù)處理效率，提升了財(cái)務(wù)服務(wù)能力。

（一）收款匹配管理平臺(tái)

該平臺(tái)對(duì)收款業(yè)務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)自動(dòng)匹配，自動(dòng)入賬，支持業(yè)務(wù)單位收款認(rèn)領(lǐng)，并提供查詢功能。

1.開發(fā)背景。一是總院ERP系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)已高度融合，具備系統(tǒng)自動(dòng)匹配的數(shù)據(jù)來源；二是收款業(yè)務(wù)量大，人工處理耗時(shí)較長(zhǎng)；三是存在部分收款確認(rèn)不及時(shí)、長(zhǎng)期宕賬的現(xiàn)象；四是收款誤認(rèn)領(lǐng)、誤匹配的情況時(shí)有發(fā)生。通過開發(fā)自動(dòng)匹配平臺(tái)，可顯著提高收費(fèi)入賬效率并有效降低人為差錯(cuò)發(fā)生概率。

2.基本功能。

（1）收款自動(dòng)匹配。平臺(tái)將前端導(dǎo)入的銀行流水賬與后端ERP系統(tǒng)里的發(fā)票以及保證金信息進(jìn)行自動(dòng)匹配。自動(dòng)匹配的條件是來款單位的名稱與發(fā)票上的客戶名稱或保證金收款單位名稱完全一致，且來款金額與發(fā)票余額或保證金余額完全一致。一一對(duì)應(yīng)的方可自動(dòng)匹配，一筆收款如有多個(gè)可匹配對(duì)象的或是多筆收款對(duì)應(yīng)同一個(gè)可匹配對(duì)象的，平臺(tái)不做自動(dòng)匹配，需導(dǎo)入下發(fā)認(rèn)領(lǐng)環(huán)節(jié)。

（2）收款下發(fā)認(rèn)領(lǐng)。未實(shí)現(xiàn)自動(dòng)匹配的收款信息將被下發(fā)，各單位收款認(rèn)領(lǐng)員在平臺(tái)上認(rèn)領(lǐng)收款。收款認(rèn)領(lǐng)員在認(rèn)領(lǐng)收款后，經(jīng)財(cái)務(wù)部應(yīng)收會(huì)計(jì)確認(rèn)，才能完成最終認(rèn)領(lǐng)。如一筆收款有多家單位認(rèn)領(lǐng)，則該條收款記錄上將出現(xiàn)特殊標(biāo)記，應(yīng)收會(huì)計(jì)將通知對(duì)該筆收款有爭(zhēng)議的各方，以協(xié)商確定該筆收款的最終歸屬。

（3）收款自動(dòng)入賬。無(wú)論是平臺(tái)自動(dòng)匹配的收款，或是經(jīng)各單位認(rèn)領(lǐng)后實(shí)現(xiàn)匹配的收款均可一鍵自動(dòng)入賬。

（4）收款實(shí)時(shí)查詢。各單位收款認(rèn)領(lǐng)員可實(shí)時(shí)查詢收款信息，并可關(guān)注到每筆收款的匹配狀態(tài)，從而準(zhǔn)確獲知該筆收款的處理進(jìn)度。此外，該平臺(tái)還支持認(rèn)領(lǐng)人查詢本單位的項(xiàng)目收費(fèi)臺(tái)賬和保證金收回臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)了臺(tái)賬共享。

3.管理功能。

（1）建立認(rèn)領(lǐng)平臺(tái)，有助于業(yè)財(cái)更廣泛的數(shù)據(jù)交互。平臺(tái)的功能不局限于銀行到賬收款的匹配和認(rèn)領(lǐng)，還可進(jìn)一步延伸到其他支付方式，未來隨著支付方式的不斷更新發(fā)展，平臺(tái)預(yù)計(jì)將發(fā)揮更大更廣泛的作用。

（2）建立對(duì)賬底稿，有助于收款賬戶輕松銀企對(duì)賬。導(dǎo)入平臺(tái)的收款記錄在完成收款一鍵自動(dòng)入賬后，還將完成入賬狀態(tài)的自動(dòng)更新。通過入賬狀態(tài)篩選即可輕松銀企對(duì)賬，方便及時(shí)掌握銀企差異原因，規(guī)避資金風(fēng)險(xiǎn)。

（3）積累底層數(shù)據(jù)，有助于準(zhǔn)確評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)的績(jī)效。平臺(tái)可記錄儲(chǔ)存每條操作日志，對(duì)于評(píng)價(jià)各單位收款認(rèn)領(lǐng)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性能提供定量化的評(píng)價(jià)依據(jù)，精準(zhǔn)打擊收款長(zhǎng)期宕賬以及收款誤領(lǐng)這類“收款不歸原主”并影響收款核算效率的行為。

（二）單據(jù)管理平臺(tái)

該平臺(tái)可對(duì)每張財(cái)務(wù)支付單據(jù)（以下簡(jiǎn)稱單據(jù)）進(jìn)行跟蹤定位，并通過微信實(shí)時(shí)推送給支付申請(qǐng)人單據(jù)狀態(tài)變化的通知，此外還支持單據(jù)自動(dòng)入賬。

1.開發(fā)背景。一是單據(jù)數(shù)量巨大，手工入賬耗時(shí)多，且通過智能化手段可防范單據(jù)遺失的風(fēng)險(xiǎn)；二是方便廣大員工及時(shí)掌握其單據(jù)支付進(jìn)度；三是通過平臺(tái)記錄實(shí)現(xiàn)對(duì)共享中心操作人員定量化的績(jī)效評(píng)價(jià)，有助于提升財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量。

2.基本功能。

（1）單據(jù)全過程跟蹤，精準(zhǔn)定位單據(jù)。單據(jù)將按照指定路徑依次經(jīng)過收單、財(cái)務(wù)審核、單據(jù)打包、網(wǎng)銀授權(quán)、回單整理以及憑證裝訂節(jié)點(diǎn)。通過掃描單據(jù)二維碼，可準(zhǔn)確定位其實(shí)時(shí)所在節(jié)點(diǎn)。

（2）微信實(shí)時(shí)推送通知，提供“信鴿式”服務(wù)體驗(yàn)。員工通過關(guān)注總院資訊微信公眾號(hào)，即可接收到本人賬號(hào)提交的所有單據(jù)狀態(tài)變化的微信通知。正常支付的單據(jù)，員工將依次收到“審批已完成”“財(cái)務(wù)已收單”“財(cái)務(wù)已審核”以及“財(cái)務(wù)已支付”共四個(gè)微信通知。單據(jù)一旦被退回，員工將實(shí)時(shí)收到單據(jù)退回通知，并可查看退回原因，提供了點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的問題反饋途徑。

（3）支持單據(jù)自動(dòng)入賬，大幅提升單據(jù)處理能級(jí)。費(fèi)用報(bào)銷單及無(wú)訂單付款申請(qǐng)單業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)量巨大，通過在應(yīng)付模塊自動(dòng)入賬并生成會(huì)計(jì)憑證，可大大提高單據(jù)處理效率。未來隨著新技術(shù)手段的應(yīng)用，可進(jìn)一步擴(kuò)大自動(dòng)入賬的范圍，將繼續(xù)提升單據(jù)處理能級(jí)。

3.管理功能。

（1）提供績(jī)效評(píng)價(jià)依據(jù)，有助于提高共享中心服務(wù)品質(zhì)。共享服務(wù)中心旨在為廣大員工提供更及時(shí)、更專業(yè)的會(huì)計(jì)服務(wù)，建立完善的績(jī)效評(píng)價(jià)體系是保證高質(zhì)量服務(wù)品質(zhì)的關(guān)鍵。通過單據(jù)管理平臺(tái)操作日志可實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)共享中心每位員工的單據(jù)處理響應(yīng)速度以及單據(jù)處理數(shù)量等指標(biāo)，為績(jī)效評(píng)價(jià)提供定量化指標(biāo)。

（2）提供可視化流程跟蹤，有助于優(yōu)化共享中心資源配置。單據(jù)管理平臺(tái)工作日志不僅可定量化地評(píng)價(jià)員工績(jī)效，更可從流程處理進(jìn)度體現(xiàn)出共享中心各環(huán)節(jié)資源配置合理程度。通過跟蹤交易處理的速度，以及后續(xù)環(huán)節(jié)的退單率，可評(píng)估出各流程人工參與度的合理區(qū)間，并找準(zhǔn)關(guān)鍵控制點(diǎn)，有效配置資源。

（三）預(yù)算管理平臺(tái)

該平臺(tái)通過搭建預(yù)算上報(bào)、預(yù)算下達(dá)、預(yù)算追加、預(yù)算控制、預(yù)算執(zhí)行反饋的一站式預(yù)算管理平臺(tái)，顯著提高預(yù)算管理能效。

1.開發(fā)背景。一是總院各下屬單位均是預(yù)算執(zhí)行主體，有及時(shí)了解預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)的需求；二是各單位自主管理，需要進(jìn)一步掌握成本明細(xì)數(shù)據(jù)用于成本核對(duì)、分析和控制；三是通過預(yù)算執(zhí)行預(yù)警和強(qiáng)控自動(dòng)化，確保全面預(yù)算的有效執(zhí)行力。

2.基本功能。

（1）預(yù)算數(shù)據(jù)上傳下達(dá)、實(shí)時(shí)共享。各單位在預(yù)算平臺(tái)上進(jìn)行預(yù)算的上報(bào)、財(cái)務(wù)部將最終批復(fù)的預(yù)算在平臺(tái)上正式下達(dá)，并支持預(yù)算執(zhí)行年度預(yù)算追加申請(qǐng)和審批。數(shù)據(jù)傳送高效、共享、可追溯。

（2）預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)查詢。各單位可在預(yù)算平臺(tái)實(shí)時(shí)查詢本單位預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)，還可導(dǎo)出可視數(shù)據(jù)的所有成本明細(xì)，用于進(jìn)一步核對(duì)及分析。

3.管理功能。預(yù)算執(zhí)行過程中及時(shí)預(yù)警和強(qiáng)控。預(yù)算控制是預(yù)算執(zhí)行的核心環(huán)節(jié)，決定預(yù)算執(zhí)行的最終成效。預(yù)算平臺(tái)支持實(shí)時(shí)的在線預(yù)算控制，比傳統(tǒng)的預(yù)算控制更準(zhǔn)確、更及時(shí)。對(duì)預(yù)算控制科目，當(dāng)預(yù)算執(zhí)行率達(dá)到95%時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)出預(yù)警，提示該科目即將到達(dá)預(yù)算上限。對(duì)預(yù)算重點(diǎn)控制科目如業(yè)務(wù)招待費(fèi)，在預(yù)算額度使用完畢后系統(tǒng)將停止計(jì)入該費(fèi)用項(xiàng)的所有支付單據(jù)的提交。從源頭上保證了預(yù)算的剛性，維護(hù)了全面預(yù)算的權(quán)威性。

四、共享服務(wù)中心智能化探索成果

（一）會(huì)計(jì)核算效率大幅提高

上述三大智能化平臺(tái)于2019年陸續(xù)上線，將財(cái)務(wù)人員從繁重的基礎(chǔ)工作中解放出來。

1.收款匹配平臺(tái)方面。自動(dòng)匹配率大致在40%左右，加上認(rèn)領(lǐng)后匹配的收入，總匹配率達(dá)70%，即約七成收入可實(shí)現(xiàn)一鍵自動(dòng)入賬，節(jié)省大量工作耗時(shí)。

2.單據(jù)管理平臺(tái)方面。月均報(bào)銷單5000份，平臺(tái)上線前入賬耗時(shí)約11小時(shí)；月均付款申請(qǐng)單600份，平臺(tái)上線前入賬耗時(shí)約50小時(shí)。平臺(tái)上線后均輕松實(shí)現(xiàn)一鍵自動(dòng)入賬。

3.預(yù)算管理平臺(tái)方面。支持各類財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)自助查詢，省去了“數(shù)據(jù)搬家”的低效勞動(dòng)。

（二）管理服務(wù)能級(jí)顯著提升

單據(jù)管理平臺(tái)為總院?jiǎn)T工“通風(fēng)報(bào)信”，推出后得到員工廣泛認(rèn)可。收款平臺(tái)和預(yù)算平臺(tái)助力財(cái)務(wù)擺脫了數(shù)據(jù)搬運(yùn)的體力勞動(dòng)，財(cái)務(wù)人員可以更加聚焦財(cái)務(wù)管理，集中精力為基層單位找痛點(diǎn)、補(bǔ)短板，切實(shí)提升服務(wù)質(zhì)量。

五、共享服務(wù)中心下一步努力方向

（一）繼續(xù)探索新技術(shù)應(yīng)用，提升業(yè)務(wù)處理能力

目前總院尚未實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)共享，外地子公司的共享尚在試點(diǎn)過程中。下一步計(jì)劃開發(fā)建設(shè)單據(jù)影像管理平臺(tái)，與單據(jù)管理平臺(tái)集成交互，解決單據(jù)遠(yuǎn)程傳遞的風(fēng)險(xiǎn)。另外總院還計(jì)劃引入財(cái)務(wù)機(jī)器人，將交易量大、重復(fù)性高、全標(biāo)準(zhǔn)化的流程集中整合，實(shí)現(xiàn)24小時(shí)不間斷財(cái)務(wù)服務(wù)，進(jìn)一步提升共享中心的業(yè)務(wù)處理能力。

（二）持續(xù)優(yōu)化財(cái)務(wù)流程，強(qiáng)化關(guān)鍵點(diǎn)控制

流程搭建將成為一種企業(yè)資源和管理能力。建立清晰、統(tǒng)一的財(cái)務(wù)流程體系，固化財(cái)務(wù)管理要求，合理歸并財(cái)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)集約化。強(qiáng)化財(cái)務(wù)流程關(guān)鍵點(diǎn)控制，鮮明地體現(xiàn)出管什么、怎么管。

（三）深入挖掘數(shù)據(jù)內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)價(jià)值創(chuàng)造

共享中心全面建成后，財(cái)務(wù)人員將逐步面臨轉(zhuǎn)型，除了共享中心的操作人員，更多財(cái)務(wù)人員將轉(zhuǎn)型為“源于業(yè)務(wù)但高于業(yè)務(wù)”的價(jià)值創(chuàng)造者，深入價(jià)值鏈各個(gè)環(huán)節(jié)，提升數(shù)據(jù)挖掘能力，從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)規(guī)律，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值。