張偉

摘 要：在當(dāng)今信息化的時代中，檔案管理工作的進行并不是一帆風(fēng)順的，信息數(shù)量之大，傳播速度之快在帶來便利的同時也帶來信息的不安全性，給檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)和風(fēng)險。信息化時代中，以處理數(shù)據(jù)信息為主要工作的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展的要求，不斷為適應(yīng)社會而對相關(guān)工作進行創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;存在問題;提高路徑

對于各種單位或企業(yè)、組織而言，檔案管理工作影響著其未來的發(fā)展方向、核心競爭力提高、未來規(guī)劃等多方面，這也代表著，規(guī)范化檔案管理工作的關(guān)鍵性。因此，檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，不斷更新管理方式，注重安全、高效、全面的工作原則，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度，并通過加大檔案管理工作的監(jiān)管力度，創(chuàng)新檔案管理工作的服務(wù)意識和行為，持續(xù)提高檔案管理服務(wù)意識，促進檔案管理工作的規(guī)范化。

1 檔案管理工作的重要性

隨著社會發(fā)展水平的整體提高，檔案信息化管理的方式也在不斷發(fā)生變化，檔案管理工作者在適應(yīng)不斷變化的發(fā)展節(jié)奏，最大程度上滿足人們的需求，基于此，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達的大環(huán)境下，檔案的信息化管理被提上工作日程，與時俱進才能緊跟社會發(fā)展節(jié)奏，這句話在任何時候都適用于檔案管理工作，換言之，無論是企業(yè)發(fā)展還是基礎(chǔ)服務(wù)部門，檔案管理工作都不可忽略，是有效進行其他工作的前提，此外，檔案管理工作落實到位才能把有效促進檔案管理人員工作能力的提高，基礎(chǔ)工作的有效開展是能力得以提高的必要階段，能力得到提升，使得檔案管理人員的工作效率與質(zhì)量得到保證，基于上述表達能夠得知，檔案管理工作人員的素質(zhì)與能力提升對整個檔案管理環(huán)節(jié)十分關(guān)鍵。

2 當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理水平有待提高

在實際的檔案管理工作中，缺乏完善的檔案管理體系，管理工作基本上是各自為政，規(guī)范性有待提高。同時，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)便捷的優(yōu)勢讓人們獲取信息的渠道更加多元化，這對于還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中的管理工作帶來挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員必須要實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，滿足人們多元的信息需求。

2.2 檔案管理隊伍建設(shè)不足

多數(shù)的檔案管理人員缺乏專業(yè)技術(shù)知識，對于檔案管理的基本原則和制度了解不夠深，對于檔案管理工作的認識不足，認為只是將檔案收集起來，進行分類保存就可以了，檔案信息的價值不能很好地發(fā)揮出來。此外，檔案管理工作多是中老年人員，對于現(xiàn)代的新技術(shù)接受能力比較差，對于檔案的編研工作研究不夠深入，而且人員的流動性比較強，很難保證檔案管理工作連續(xù)的開展。

2.3 檔案管理設(shè)施建設(shè)不足

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，數(shù)據(jù)信息的猛增，檔案的管理工作越來越復(fù)雜，工作量越來越大。因此，要做好檔案管理工作還需要借助現(xiàn)代信息技術(shù)來完成，這就需要加強對于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。當(dāng)前存在的情況是，多數(shù)單位對于檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足，導(dǎo)致一些檔案管理的設(shè)備、場地配備不足，老化的設(shè)備也不能及時更新，出現(xiàn)檔案資料丟失或是損壞的情況。

3 優(yōu)化檔案規(guī)范化管理的對策

3.1 增強檔案管理意識的宣傳力度

實施檔案規(guī)范化管理最重要的工作部分就是要增強檔案管理意識的宣傳力度。為此，各單位、組織或企業(yè)都要先確認檔案管理部門的正確的檔案管理意識，在平常的檔案管理工作中，直接將規(guī)范化的相關(guān)內(nèi)容添加進去，先由單位、組織或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層對現(xiàn)代化的檔案管理有正確的，全新的看法，繼而可以真正認識到規(guī)范化對檔案管理的關(guān)鍵性。在此之后，由各單位、組織或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層將檔案規(guī)范化管理模式與自己的工作特質(zhì)相結(jié)合，不僅會起到一定的帶頭示范作用，也能為本單位、組織或企業(yè)的后續(xù)檔案規(guī)范化管理模式提供良好的發(fā)展環(huán)境。

3.2 完善檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)

完善的檔案管理制度能夠保證檔案規(guī)范化管理順利開展下去，這也就要求人們要不斷地完善檔案規(guī)范化管理制度，并給予越來越高的重視度。單位、各組織或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層要在應(yīng)用檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，自覺使用科學(xué)的管理方式改善人們的慣性思維和指揮的隨意性，創(chuàng)建兼具計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制的檔案規(guī)范化管理體系，從樹立目標、建立規(guī)章、落實責(zé)任層面逐步建立，增強工作人員們的工作動力，規(guī)范工作、進一步提高工作效率。同時，要在檔案的規(guī)范化管理中創(chuàng)建分級管理，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的管理原則，這也是完善規(guī)范化管理的關(guān)鍵性部分，在分級管理制度的指導(dǎo)下，相關(guān)的檔案管理人員能夠十分有效的分類管理檔案。也可在單位、組織、企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)建專門的檔案規(guī)范化管理小組，其可以直接明確一系列與檔案規(guī)范化密切相關(guān)的管理計劃，并確認相關(guān)工作內(nèi)容。

3.3 強化人員培訓(xùn)，增強檔案管理工作的關(guān)鍵地位

目前，我國的檔案規(guī)范化管理工作尚有些不足，主要原因在于檔案管理人員的工作能力和專業(yè)素質(zhì)有些欠缺，且其對檔案規(guī)范化管理重視程度較低，尚未完全認識到檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵性。因此，強化人員培訓(xùn)，增強檔案管理工作的關(guān)鍵地位非常重要。主要可從兩個方面入手，一是要加強對檔案管理人員的檔案管理規(guī)范化的意識培養(yǎng)，使其能夠正確認識檔案規(guī)范化管理工作，充分發(fā)揮檔案管理規(guī)范化的積極性作用。二是要增強對檔案管理人員的培訓(xùn)深度，可安排專業(yè)人員直接培訓(xùn)相關(guān)檔案管理工作人員，強化檔案管理工作人員的理論知識和工作技能。與此同時，領(lǐng)導(dǎo)和管理層也要根據(jù)本單位、組織或企業(yè)的情況制定科學(xué)合理的獎懲制度，表現(xiàn)較好的檔案管理人員可以給予適當(dāng)?shù)莫剟?，促進其充分發(fā)揮積極性。

3.4 充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度

在現(xiàn)代化信息技術(shù)大力發(fā)展的如今，檔案規(guī)范化管理工作也可以充分使用現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度。反映到具體操作上，即檔案管理工作人員可以依靠計算機技術(shù)分類管理檔案，并創(chuàng)建檔案共享平臺進行檔案資源的共享，充分利用現(xiàn)有的信息資源，也可以利用計算機技術(shù)采集各項檔案資料，進而可以確保所采集資料的全面性。

4 結(jié)束語

檔案管理人員一定要立足時代發(fā)展，在新時代檔案管理工作實踐中不斷完善檔案管理制度，不斷創(chuàng)新工作機制，以新的檔案管理理念與方法，積極學(xué)習(xí)、不斷探索，有效提高檔案管理水平，以滿足時代發(fā)展對檔案管理提出的新要求。

參考文獻

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