韓麗娟

摘 要：檔案是一種記錄性的工作，其通過將人類的行為活動(dòng)以文字、照片、視頻等方式記錄下來，可以供人們在之后查閱，對于家庭、企業(yè)、社會都具有重大意義?？茖W(xué)合理的檔案管理能夠幫助人們或企業(yè)發(fā)現(xiàn)自身發(fā)展過程中的缺陷，進(jìn)而為之后的改善提供較為可靠的依據(jù)。而在我國逐漸邁入信息化社會后，規(guī)范化管理漸漸引起人們重視，檔案的規(guī)范化管理也屬于規(guī)范化管理的一種，也是比較重要的組成部分。隨著社會的不斷發(fā)展，各種現(xiàn)代化技術(shù)在不同領(lǐng)域內(nèi)廣泛應(yīng)用，檔案管理領(lǐng)域也不例外，但同時(shí)檔案管理的某些層面和應(yīng)用上還存在許多問題，本文基于此探討檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵性及優(yōu)化對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;規(guī)范化管理;措施

事業(yè)單位的檔案資料包括單位的人員記錄及單位的發(fā)展歷程等寶貴的資料，做好檔案管理工作，能夠促進(jìn)事業(yè)單位的健康蓬勃發(fā)展。當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作還存在著諸多的問題，所以需要工作人員提高檔案管理意識，找到正確的方式，提高檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化管理，構(gòu)建相應(yīng)的檔案文件資料的借閱程序，保證檔案工作的有序開展。在日常檔案管理過程中，工作人員應(yīng)該做好各項(xiàng)工作記錄，不斷豐富事業(yè)單位檔案信息資料。

1 檔案規(guī)范化管理的作用

1.1 豐富現(xiàn)代管理方式

信息數(shù)字化是不斷發(fā)展的社會所需，也是信息技術(shù)發(fā)展的有效應(yīng)用，而在這一應(yīng)用過程中，數(shù)字化的應(yīng)用使得辦公室可以引進(jìn)諸多的現(xiàn)代化技術(shù)型設(shè)備，并應(yīng)用這些設(shè)備進(jìn)行輔助操作，使檔案規(guī)范化管理工作能夠順暢地實(shí)施下去。檔案管理具有相當(dāng)系統(tǒng)化的特點(diǎn)，其要求檔案管理人員必須要進(jìn)行系統(tǒng)化的工作，最重要的部分就是有效采集整理檔案資料，不僅要保證檔案資料的完整性，也要確保檔案資料的真實(shí)性，繼而使其能夠在日常應(yīng)用時(shí)充分發(fā)揮其正常作用。也因此，規(guī)范化的檔案管理可以豐富著現(xiàn)代的管理方式，繼而提高人們的工作效率。

1.2 提升工作人員的綜合素質(zhì)

檔案的規(guī)范化管理也能夠提升工作人員的綜合素質(zhì)，主要包括從工作人員的培訓(xùn)工作和工作人員的職責(zé)方面提升。工作人員的培訓(xùn)工作方面，因?yàn)橐M(jìn)行檔案規(guī)范化工作，就必須要對檔案管理工作人員進(jìn)行一定程度的培訓(xùn)，要先從理論方面入手，熟知檔案規(guī)范化管理的相關(guān)概念和一系列操作流程，讓相關(guān)檔案管理工作人員能夠在接受培訓(xùn)的過程中同步掌握到現(xiàn)代化的管理相關(guān)知識，提高自身知識水平和專業(yè)能力。而在工作人員的職責(zé)方面，在相關(guān)的檔案管理人員已經(jīng)熟知檔案規(guī)范化理念的情況下，以往落后的檔案管理方式會慢慢替換與當(dāng)下時(shí)代特征更貼合的檔案規(guī)范化管理模式，相關(guān)檔案管理人員的職責(zé)也會更加明確，繼而發(fā)現(xiàn)自己的工作特質(zhì)，并逐一針對性的提升個(gè)體的工作能力和綜合

2 檔案管理的現(xiàn)狀及所存在的問題

從目前檔案管理的現(xiàn)狀看，大部分機(jī)關(guān)都采用了信息化的方式來進(jìn)行。但對于一些文件，機(jī)關(guān)會采用雙重保存的方式來防止丟失，這種方式無疑加重了人力、財(cái)力、物力的投資。還有的單位忽視文件的管理，存在重建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象，這也導(dǎo)致管理人員的松懈。在檔案檢查工作中也不夠認(rèn)真規(guī)范，只是例行公事的排查一遍做做樣子。在機(jī)關(guān)中一些文檔案管理人員的素質(zhì)也是有待提高的，很多由于缺人手或是節(jié)省人力，會出現(xiàn)一人身兼多職的現(xiàn)象。這樣他們沒有足夠的時(shí)間和精力專心的投入文檔的管理，也無法系統(tǒng)、持續(xù)、穩(wěn)定的進(jìn)行工作的開展，這導(dǎo)致了工作人員的不專業(yè)性，對待問題也是含含糊糊。另外，很多機(jī)關(guān)只追求文件的安全保密性而忽視了文檔的分類，致使在后期管理中出現(xiàn)混亂、難以查詢與利用的問題。

3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化的措

3.1 增強(qiáng)檔案管理意識的宣傳力度

實(shí)施檔案規(guī)范化管理最重要的工作部分就是要增強(qiáng)檔案管理意識的宣傳力度。為此，各單位、組織或企業(yè)都要先確認(rèn)檔案管理部門的正確的檔案管理意識，在平常的檔案管理工作中，直接將規(guī)范化的相關(guān)內(nèi)容添加進(jìn)去，先由單位、組織或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層對現(xiàn)代化的檔案管理有正確的，全新的看法，繼而可以真正認(rèn)識到規(guī)范化對檔案管理的關(guān)鍵性。在此之后，由各單位、組織或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層將檔案規(guī)范化管理模式與自己的工作特質(zhì)相結(jié)合，不僅會起到一定的帶頭示范作用，也能為本單位、組織或企業(yè)的后續(xù)檔案規(guī)范化管理模式提供良好的發(fā)展環(huán)境。而在宣傳檔案管理意識的同時(shí)，可以通過整合單位、組織或企業(yè)的檔案信息，并結(jié)合實(shí)際的檔案管理工作現(xiàn)狀和特征，進(jìn)行更有效的宣傳。這也表明，先從領(lǐng)導(dǎo)和管理層人員規(guī)范檔案管理的意識，也能夠?yàn)檎麄€(gè)單位、組織或企業(yè)的檔案規(guī)范化管理奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2 強(qiáng)化制度建設(shè)，推進(jìn)科學(xué)管理

根據(jù)檔案法及檔案管理?xiàng)l例等相關(guān)法律法規(guī)，大力完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理工作每個(gè)環(huán)節(jié)都要有章可循，都有制度的約束及明確的要求，杜絕不完整、不規(guī)范以及虛假材料歸檔，務(wù)必要做到權(quán)責(zé)清晰，收集有范圍，鑒定有標(biāo)準(zhǔn)，案卷有統(tǒng)計(jì)，查檔有目錄，借閱有手續(xù)，銷毀有登記。同時(shí)，要盡量分類收集整理各種有價(jià)值的信息、圖像、文字資源，并及時(shí)進(jìn)行整理歸檔、登記等，充實(shí)完善檔案，同時(shí)采取定期和不定期自檢，做好有關(guān)材料的查漏補(bǔ)缺工作，加強(qiáng)日常規(guī)范檔案查閱、復(fù)印以及借閱程序。同時(shí)在檔案管理工作中，需要積極鼓勵(lì)各部門加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。

3.3 加強(qiáng)檔案工作管理工作人員的知識素養(yǎng)建設(shè)

為了適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的需要，健全和規(guī)范檔案管理工作，單位應(yīng)配備專職檔案人員，并定期開展員工培訓(xùn)，對各類檔案的收集、整理、編目、編號等各項(xiàng)工作進(jìn)行詳細(xì)地說明和講解，使檔案管理人員對檔案有初步整理知識，在平常工作中按照歸檔要求保管相關(guān)材料，初步整理完畢后，再集中統(tǒng)一移交到綜合檔案室。同時(shí)積極推進(jìn)員工考核制度，制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，幫助工作人員樹立正確的管理觀念，不斷提高工作人員的專業(yè)意識，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作健康有序的發(fā)展。

3.4 推動(dòng)檔案信息化

如今，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的保存顯然已經(jīng)不能滿足當(dāng)今的需求。因此，推進(jìn)檔案信息化成了檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在未來的取消紙質(zhì)文檔的保存。通過建立數(shù)據(jù)庫，對信息進(jìn)行分析和整合，并建立一個(gè)共享的平臺，方便對各個(gè)地區(qū)資料的查詢。這樣就在很大程度上節(jié)省了時(shí)間。檔案的信息化要著重注意信息的完整性以及防丟失性。如今檔案信息化仍然處于一個(gè)發(fā)展的階段，我們應(yīng)該積極的學(xué)習(xí)更加先進(jìn)的技術(shù)，借鑒別人的經(jīng)驗(yàn)，使檔案信息化逐步在走向成熟。

4 結(jié)語

綜上，對于各種單位或企業(yè)、組織而言，檔案管理工作影響著其未來的發(fā)展方向、核心競爭力提高、未來規(guī)劃等多方面，這也代表著，規(guī)范化檔案管理工作的關(guān)鍵性。因此，檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，不斷更新管理方式，注重安全、高效、全面的工作原則，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度，并通過加大檔案管理工作的監(jiān)管力度，創(chuàng)新檔案管理工作的服務(wù)意識和行為，持續(xù)提高檔案管理服務(wù)意識，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。

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