陳德意

摘 要：學(xué)校的檔案管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)做好檔案工作能夠有效的輔助學(xué)校管理提升教學(xué)管理水平。從目前的教學(xué)現(xiàn)狀來(lái)看，本文首先對(duì)學(xué)校檔案管理工作的意義進(jìn)行了分析，同時(shí)針對(duì)目前學(xué)校檔案管理問題提出了幾點(diǎn)建議，以期能夠促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案;管理;問題;對(duì)策

1 引言

學(xué)校的檔案管理工作不僅可以為教育工作者的活動(dòng)提供相關(guān)的依據(jù)，同時(shí)還可以為其他的教學(xué)活動(dòng)以及教學(xué)管理工作提供有效的教育資料。因此做好學(xué)校的檔案管工作能夠有效的促進(jìn)學(xué)校管理工作的順利開展，在新的發(fā)展形勢(shì)下檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)認(rèn)真搞清楚學(xué)校檔案管理工作中存在的不足以及一些問題，同時(shí)有針對(duì)性的提出相關(guān)的解決對(duì)策，從而促進(jìn)學(xué)校教育工作的順利開展。

2 學(xué)生檔案管理的重要意義

2.1 檔案能夠真實(shí)的記錄學(xué)校的發(fā)展情況

學(xué)校的檔案作為一種文字性的材料通常會(huì)以文字、圖標(biāo)以及音響等形式呈現(xiàn)在大眾眼前，檔案可以將學(xué)校中教師的教學(xué)工作以及學(xué)校的管理工作如實(shí)的記錄下來(lái)，同時(shí)還可以直觀的展現(xiàn)出學(xué)校的發(fā)展歷史，真實(shí)的對(duì)學(xué)校的師生發(fā)展情況進(jìn)行記錄。在學(xué)校的檔案中記錄發(fā)展內(nèi)容的檔案幾乎占據(jù)了檔案的大部分比重，此外檔案還記錄了優(yōu)秀教師的教學(xué)成果以及先進(jìn)的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，這些記錄都真實(shí)的反應(yīng)了學(xué)校的教學(xué)水平。

2.2 促進(jìn)學(xué)校的穩(wěn)定快速發(fā)展

學(xué)校的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要檔案做好相應(yīng)的記錄工作，同時(shí)一些學(xué)校的教學(xué)環(huán)節(jié)以及管理環(huán)節(jié)能夠通過檔案直觀的展現(xiàn)在師生的面前，這些資料是見證學(xué)校發(fā)展歷史的最為重要的資源，從中可以有效的總結(jié)出學(xué)校的歷史進(jìn)程以及發(fā)展規(guī)律。同時(shí)在對(duì)目前的學(xué)校檔案進(jìn)行分析的過程中還可以針對(duì)學(xué)校的教育歷史進(jìn)行更加深層次的了解，從中發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行總結(jié)與歸納然后在從中制定出合理的解決措施。

3 學(xué)校檔案管理中的主要問題

首先教育著在對(duì)學(xué)校的檔案進(jìn)行管理的過程中不夠重視，很多學(xué)校對(duì)于檔案管理的具體工作都缺乏了解與充足的認(rèn)識(shí)，主要表現(xiàn)為“重物輕人，重事輕人”，難以從人、財(cái)以及時(shí)間上給予檔案管理工作以充分的支持。一些學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為與教學(xué)工作相比檔案管理工作并不是十分重要，因此在人員的安排上隨意性較強(qiáng)。例如檔案管理人員中有身兼數(shù)職的，這樣既管理檔案工作又擔(dān)任其他工作很難將精力完全投入到檔案管理工作當(dāng)中去，對(duì)資料的整理與收集工作難以顧及，很容易造成檔案資源的浪費(fèi)以及檔案服務(wù)功能與作用難以發(fā)揮出來(lái)等問題。其次，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，檔案管理工作從表面上看似十分簡(jiǎn)單，然而管理起來(lái)卻是一項(xiàng)十分復(fù)雜工作，這項(xiàng)工作不僅要求工作人員具備一定的專業(yè)性同時(shí)還需要他們擁有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)與操作技能。從檔案實(shí)際管理情況來(lái)看，很多學(xué)校聘用的人員都不是專業(yè)的，同時(shí)有些工作者缺乏專業(yè)技能培訓(xùn)，導(dǎo)致在文件的整理以及歸類和保存等問題上出現(xiàn)日期不準(zhǔn)確，檔案不能按時(shí)立卷歸檔等。再次，檔案管理工作缺乏完善的檔案管理制度。學(xué)校在對(duì)檔案工作進(jìn)行管理的時(shí)候缺乏一定的制度依據(jù)，加之檔案管理方式也較為落后，這樣一部分工作人員就會(huì)產(chǎn)生懈怠心理，一些檔案管理工作無(wú)法有效得到落實(shí)進(jìn)而對(duì)學(xué)校未來(lái)的發(fā)展產(chǎn)生不利的影響。最后，從檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，大部分學(xué)校都是采用的傳統(tǒng)的檔案管理方式也就是紙質(zhì)管理，工作著主要是采用手工的形式來(lái)查找相關(guān)的文件，在資料的查找以及編輯的過程中會(huì)遇到大量的阻礙。有些學(xué)校雖然建立了電子檔案，但紙質(zhì)文檔被電子文檔所代替，這雖然為后續(xù)的檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利，但是在操作的過程中，若稍不注意就會(huì)出現(xiàn)刪除或者篡改文檔的情況。這種形式缺乏規(guī)范化與系統(tǒng)化因此導(dǎo)致檔案在搜索的過程中出現(xiàn)搜索難度大，準(zhǔn)確度低等現(xiàn)象，不僅容易出現(xiàn)安全隱患也并不利于軟件的開發(fā)與優(yōu)化。

4 學(xué)校檔案管理問題的解決策略

4.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升檔案管理意識(shí)

在教育事業(yè)迅速發(fā)展的背景之下，學(xué)校也加大了改革與發(fā)展力度，與此同時(shí)學(xué)校對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理的需求也越來(lái)越強(qiáng)烈，因此學(xué)校也加強(qiáng)了對(duì)檔案管理工作的重視程度。首先，要想提升學(xué)校的檔案管理工作水平應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，同時(shí)要確保培訓(xùn)內(nèi)容的全面性以及多元化。單純的培訓(xùn)工作并不能激發(fā)員工的積極性，同時(shí)還需要在培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行開合，激發(fā)檔案管理人員的積極性增強(qiáng)相關(guān)人員的積極性。其次，學(xué)校還需要培養(yǎng)和選拔該專業(yè)的人才，培養(yǎng)一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍，為學(xué)?，F(xiàn)代化檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)還需要對(duì)檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行拓展，借助不同的學(xué)習(xí)方式來(lái)培養(yǎng)和吸引人才，讓更多的優(yōu)秀青年投入到檔案的建設(shè)工作中來(lái)，最后，學(xué)校要加大對(duì)檔案管理工作重要意義的宣傳力度，全面提升全校師生對(duì)檔案管理工作的重視程度，同時(shí)還可以舉辦相關(guān)的知識(shí)講座以及普及，從而有效的提升檔案管理人員的檔案意識(shí)。例如學(xué)?？梢越柚俜轿⒉┮约皩W(xué)校的微信公眾號(hào)等相關(guān)手段作為檔案信息的服務(wù)窗口，這樣不僅能夠提升檔案管理工作的透明度，同時(shí)還可以高效的利用相關(guān)的檔案資料，是提升檔案管理效率的有效途徑。

4.2 完善檔案管理制度體系

為了是學(xué)校的檔案管理工作能夠更加系統(tǒng)和規(guī)范，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)的制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善，從而使得檔案管理人員能夠?qū)ψ约旱墓ぷ髀氊?zé)與內(nèi)容更加明確。在制定相關(guān)的檔案管理制度的過程中必須要充分了解學(xué)校的歷史發(fā)展?fàn)顩r，充分認(rèn)識(shí)到檔案在學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中的作用，從而在具體的環(huán)節(jié)中嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)工作。學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)的交換以及信息的傳遞等要根據(jù)相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，如《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，在開展檔案管理工作的過程中要結(jié)合自身的發(fā)展需求與特點(diǎn)制定符合自身實(shí)際的管理標(biāo)準(zhǔn)，然后通過實(shí)踐過程中的不斷優(yōu)化來(lái)提升檔案管理水平。其中，應(yīng)該對(duì)不同檔案中的內(nèi)容以及數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)問題做出統(tǒng)一的調(diào)整，然后確保其能夠在統(tǒng)一的規(guī)范下形成能夠指導(dǎo)工作的細(xì)節(jié)的系統(tǒng)化的體系。

4.3 強(qiáng)化電子文檔安全防護(hù)，提升檔案管理水平

強(qiáng)化電子文檔的安全防護(hù)工作可以有效的提升檔案管理水平，一方面可以制定好的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范來(lái)對(duì)檔案文件進(jìn)行整理與備份，同時(shí)對(duì)檔案的違規(guī)操作懲處制度需要進(jìn)行完善，進(jìn)一步明確管理者的責(zé)任并且落實(shí)安全責(zé)任制。另一方面還可以針對(duì)有可能出現(xiàn)的一些安全問題開展未雨綢繆的工作，像是制定應(yīng)急安全管理預(yù)案，將電子檔案的相關(guān)流程進(jìn)行細(xì)化并且納入檔案的安全管理員中去。同時(shí)在這個(gè)過程中要做好物理隔離工作，不能將存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)等內(nèi)容鏈接在一起，防止一些信息通過互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失;此外要對(duì)電子文檔的訪問人員設(shè)置權(quán)限，借助殺毒軟件以及安全軟件來(lái)定期開展升級(jí)與殺毒工作，從而全面提升電子文檔的安全性。最后，要對(duì)學(xué)校電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善，及時(shí)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展情況來(lái)對(duì)相關(guān)的軟件進(jìn)行更新，盡可能的避免檔案受損失。由于一些檔案資料在錄入之后，不能隨意進(jìn)行更改需要結(jié)合相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理并且及時(shí)進(jìn)行著錄，借助一些合理的檢索工具的編制來(lái)提升檔案信息的準(zhǔn)確性，充分的發(fā)揮出檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展中的重要作用。

5 結(jié)語(yǔ)

學(xué)校的管理工作無(wú)論是對(duì)學(xué)生還是教職工都有著十重要的意義，因此學(xué)校需要從不同的角度以及不同的方面對(duì)檔案管理工作的水平進(jìn)行提升，從而為學(xué)校的可持續(xù)提供強(qiáng)有力的保障。

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