摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和信息時(shí)代的不斷發(fā)展，電子檔案已逐漸應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，其主要服務(wù)對(duì)象是日常管理和辦公。電子文件管理以其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)使日常工作更加高效和便捷。在分析電子檔案在高校檔案管理，特別是人事管理中的現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)出發(fā)，提出了電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞：電子檔案;高校;檔案管理

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)學(xué)的迅速展示，第一個(gè)科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已逐漸推廣到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域。在當(dāng)前高校檔案管理的基礎(chǔ)上，大多數(shù)都采用了該系統(tǒng)的管理模式，其主要方式是通過(guò)電子影像、電子報(bào)紙等形式。電子文件具有獨(dú)特的管理優(yōu)勢(shì)，可以使得學(xué)校的檔案日常管理更快捷，方便。

1 高校檔案管理的現(xiàn)狀與方向

1）工作量過(guò)多。根據(jù)高校檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行分析，每隔一年就有大量相關(guān)文件數(shù)據(jù)發(fā)生更改，移動(dòng)或記錄等，各種更改文件必須進(jìn)行計(jì)算，添加更多信息，如繼續(xù)教育，就業(yè)情況，例如文件變更的數(shù)量大且頻率很高，還具有跨域的區(qū)域性特征，加之維護(hù)，保存，更新鏈接需要更多的人力和物力。

2）隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件管理的信息化水平有待提高。信息技術(shù)是一種快速，高效和便捷的處理手段，但是其作用在當(dāng)前的文件管理過(guò)程中并未得到充分發(fā)揮。一些大學(xué)或紙質(zhì)文件作為主要手段，電子文件僅在交換，檢索，備份這些輔助鏈接中起作用。

3）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)操作水平不高，由于不同的學(xué)校有不同的情況，因此在制度和規(guī)范上存在一定差異，導(dǎo)致學(xué)校之間的檔案管理操作無(wú)法達(dá)到一致，甚至?xí)霈F(xiàn)矛盾現(xiàn)象，這些都會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)負(fù)面影響。

4）長(zhǎng)距離傳輸太頻繁。在每年的學(xué)生中都會(huì)出現(xiàn)這些轉(zhuǎn)移到學(xué)校，學(xué)校，畢業(yè)和就業(yè)的情況，從這個(gè)角度來(lái)看，流動(dòng)性非常大，因此，檔案通常是長(zhǎng)距離傳輸?shù)摹?/p>

2 電子檔案管理在高校的檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

1）具有快速，便捷，高效的歸檔速度的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理的應(yīng)用與信息技術(shù)充分結(jié)合，最大限度地減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的繁瑣程度，以及相關(guān)工作的歸檔，如：檔案信息的收集，分類(lèi)，存儲(chǔ)，瀏覽，統(tǒng)計(jì)等，程度更高。檔案館和檔案館加快了工作量，有效地減少了檔案館的管理。特別準(zhǔn)備的是人事檔案管理，通過(guò)這些優(yōu)勢(shì)發(fā)揮，可以有效保護(hù)人事資源得到更好的利用。

2）具有實(shí)現(xiàn)快速，便捷，高效的資源共享的優(yōu)勢(shì)。電子文件管理充分發(fā)揮了信息技術(shù)的作用，可以有效地實(shí)現(xiàn)文件的系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而使瀏覽，搜索，閱讀等更加方便快捷。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)，信息傳輸?shù)燃夹g(shù)的普及，使電子文件管理可以根據(jù)不同的情況進(jìn)行搜索，分類(lèi)，整理，優(yōu)化，過(guò)濾等操作，有利于加強(qiáng)文件管理，使文件管理更加全面。具有傳輸速度快，應(yīng)用能力強(qiáng)，信息存儲(chǔ)量大等優(yōu)點(diǎn)。只有共享人才資源，人才選拔才能更加全面，合理。

3）能夠創(chuàng)造更穩(wěn)定的存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子檔案管理相比，電子檔案可以充分利用諸如DVD，U盤(pán)，移動(dòng)硬盤(pán)，存儲(chǔ)卡等現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，設(shè)備的優(yōu)勢(shì)不易受到影響。客觀的環(huán)境，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，體積大，穩(wěn)定性強(qiáng)的特點(diǎn)。

3 電子檔案管理在高校的檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)

1）電子文件數(shù)據(jù)的完整性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理中，處理錯(cuò)誤或文書(shū)錯(cuò)誤將導(dǎo)致相對(duì)較小范圍的后果，并且易于補(bǔ)救。電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，并且以多種方式存儲(chǔ)。在各種方式的轉(zhuǎn)換中，信息由于外部因素的影響很容易丟失或破壞。

2）電子文件存儲(chǔ)的安全性。許多存儲(chǔ)設(shè)備具有很高的讀寫(xiě)速度，如果被盜，損壞會(huì)很?chē)?yán)重。另外，由于使用的信息手段是統(tǒng)一的字體和徽標(biāo)，失去了手寫(xiě)漢字的特性，這不利于真假的鑒別，導(dǎo)致侵權(quán)的文件不易被發(fā)現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)也非常大，在傳輸過(guò)程中存在被修改，惡意破壞，被盜的風(fēng)險(xiǎn)。高校中的大多數(shù)檔案都是屬于學(xué)生和教師的重要資料。

3）電子文件管理的長(zhǎng)期可讀性。電子文件的信息存儲(chǔ)在不同的載體上，信息的讀取和存儲(chǔ)需要特定的設(shè)備，這將導(dǎo)致信息對(duì)硬件和軟件的依賴(lài)。目前，電子技術(shù)的發(fā)展非?？?，計(jì)算機(jī)所影響的更新速度也非?？?。如果兼容性方面存在問(wèn)題，還可能會(huì)丟失信息并直接縮短電子文件的使用壽命。

4 電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

1）加強(qiáng)電子文件存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的安全性。上面提到的電子文件在網(wǎng)絡(luò)安全過(guò)程中必須存在安全隱患，為此要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，將針對(duì)性地加強(qiáng)文件存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，利用這些手段來(lái)增強(qiáng)設(shè)備的安全性，最大限度地保護(hù)電子文件在傳輸，存儲(chǔ)，使用過(guò)程中的機(jī)密性，發(fā)展性，可持續(xù)性，安全性。首先，確保專(zhuān)用于平面的存儲(chǔ)設(shè)備的安全，定期更新軟件和硬件，定期管理和維護(hù)設(shè)備，以確保存儲(chǔ)設(shè)備的良好狀態(tài);定期更新和備份存檔文件，以防止意外丟失文件;還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)防火墻，身份認(rèn)證，數(shù)字簽名，防病毒和及時(shí)備份文件，嚴(yán)格的讀寫(xiě)權(quán)限，加強(qiáng)電子檔案在過(guò)程中的安全性，并確保電子文件在存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性，傳輸，保密，防止其他用戶(hù)對(duì)電子文檔的非法訪問(wèn)和隨機(jī)審查，應(yīng)不斷完善現(xiàn)代管理手段，努力提高文件的安全性。

2）完善有關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范作業(yè)流程。一是完善高校人事檔案管理信息化，應(yīng)高度重視相關(guān)人員的職業(yè)道德與安全操作意識(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)，使高素質(zhì)的人事檔案管理人員具備較高的管理技能和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，可以更了解要求和檔案管理規(guī)范，并具有熟練的應(yīng)用技能，工作人員可以很熟練地進(jìn)行計(jì)算機(jī)的接收和管理，促進(jìn)了電子檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。只有這樣才可以通過(guò)對(duì)加強(qiáng)人員職業(yè)道德和安全操作規(guī)范的培訓(xùn)，使檔案工作者具有較高的職業(yè)道德，同時(shí)通過(guò)規(guī)范操作，消除人員操作過(guò)程中的漏洞。其次，在具體電子檔案管理的實(shí)施過(guò)程中，有必要科學(xué)完善相關(guān)制度，以實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)。最后，每一個(gè)單元的文件存儲(chǔ)需要用相同的格式處理軟件進(jìn)行處理，防止由于格式轉(zhuǎn)換或軟件兼容性問(wèn)題而損壞文檔。

3）優(yōu)化服務(wù)模式，拓展服務(wù)功能。首先，高校檔案管理人員應(yīng)首先努力挖掘館藏資源，重視加工，加工等環(huán)節(jié)，然后將多媒體技術(shù)，信息技術(shù)，光盤(pán)制作技術(shù)充分結(jié)合起來(lái)，堅(jiān)持快速便捷的個(gè)性化服務(wù)宗旨。這樣電子資源才能真正實(shí)現(xiàn)基于安全的共享。其次，電子文件信息可以通過(guò)ZIP進(jìn)行保存，也可以使用CD進(jìn)行存儲(chǔ)，然后實(shí)現(xiàn)在飛機(jī)上的特定操作，文件人員為相關(guān)的用戶(hù)服務(wù)，堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)準(zhǔn)則。最后，盡可能建立在線(xiàn)服務(wù)系統(tǒng)，為電子文件用戶(hù)提供在線(xiàn)咨詢(xún)服務(wù)。

4）增加人事檔案管理信息化的資金投入。在高校人事檔案管理工作中，需要設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)資金，必須將人事檔案管理信息建設(shè)納入學(xué)校預(yù)算;必須為必要的人事檔案信息管理電子設(shè)備提供足夠的經(jīng)濟(jì)支持，更好地保證人事檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行。

5）逐步推進(jìn)人事檔案信息管理。我們要堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，在總體計(jì)劃的條件下，根據(jù)要求制定安裝計(jì)劃。重視檔案管理中必須注意的所有環(huán)節(jié)，即特殊性和安全性，以建立系統(tǒng)平臺(tái)，開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部自動(dòng)化辦公。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案管理在高校檔案管理中的作用不容忽視。要不斷總結(jié)，分析和創(chuàng)新，優(yōu)化電子文件管理服務(wù)模式，規(guī)范相關(guān)的操作程序和系統(tǒng)，確保電子信息的安全，提供更好的服務(wù)。在這個(gè)高度信息化的時(shí)代，信息技術(shù)無(wú)疑為檔案管理注入了新的血液，尤其是數(shù)據(jù)量大，更新頻繁，遠(yuǎn)程需求巨大的大學(xué)檔案管理。繼續(xù)使用傳統(tǒng)的手工方式已不能滿(mǎn)足高校規(guī)模發(fā)展的需要。只有注重信息管理，網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，充分利用信息高速公路的優(yōu)勢(shì)，高校檔案管理才能更加健全，高效。

參考文獻(xiàn)

[1]教育部.2006年全國(guó)教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào).2007 .06.08.

[2]教育部.2007年全國(guó)教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào)2008.05.05.

[3]教育部.2008年全國(guó)教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào)2009.07.17.

[4]楊小華，唐日梅等.關(guān)于高校人事檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].沈陽(yáng)建筑大學(xué)學(xué)報(bào)，2006（1）.

作者簡(jiǎn)介

鄭平（1968-），女，漢，河南省南陽(yáng)市，本科，副研究館員，南陽(yáng)師范學(xué)院，研究方向：檔案管理。