摘 要：信息化社會快速發(fā)展的同時，許多新型的信息技術(shù)被逐步應用到人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)人事檔案管理模式、管理理念、管理方法難以適應當前社會發(fā)展的需求以及人事檔案規(guī)范化管理的要求。為此，引進大數(shù)據(jù)技術(shù)，推動大數(shù)據(jù)技術(shù)與人事檔案管理工作的融合既是當前檔案學研究的重點，也是各單位檔案管理人員關(guān)注的重大課題。文章立足于大數(shù)據(jù)時代背景，首先分析了人事檔案規(guī)范化管理的必要性，其次對當前人事檔案管理中存在的困境展開分析，并提出相應的優(yōu)化措施，為單位人事檔案管理工作建言獻策。

關(guān)鍵詞：人事檔案;大數(shù)據(jù);規(guī)范化;時代;管理

人事檔案歷來是單位選人用人工作、人力資源管理工作的重要參考憑證，在各類檔案中的地位突出。對人事檔案進行規(guī)范化管理，可以更好地發(fā)揮人事檔案的效用，營造良好的檔案管理環(huán)境。尤其是在大數(shù)據(jù)時代背景之下，只有理清人事檔案管理的內(nèi)容，創(chuàng)新管理模式，健全管理制度，才能更好地解決單位人事檔案管理中存在的問題，實現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)發(fā)聲”的目標。文章從現(xiàn)代檔案管理學的視角對該領域進行研究，希望能夠更好地提升人事檔案創(chuàng)造社會效益以及經(jīng)濟效益的能力。

1 大數(shù)據(jù)時代背景下的人事檔案規(guī)范化管理的必要性

1.1 發(fā)揮人事檔案價值，避免人事檔案管理工作邊緣化的有效措施

人事檔案作為一項重要的無形資產(chǎn)，內(nèi)部記錄的各項信息能夠為相關(guān)主體開展人力資源管理工作時提供重要的信息依據(jù)。如果不能實現(xiàn)對人事檔案的規(guī)范化管理，勢必會使得單位人事檔案管理工作處于一個無序化、盲目化的狀態(tài)，更談不上對人事檔案予以利用[1]。因此，從這個角度來看，必須要重視人事檔案規(guī)范化管理工作，引入大數(shù)據(jù)技術(shù)以及其他的高新技術(shù)，避免人事檔案管理工作邊緣化。除此之外，推動人事檔案規(guī)范性管理，嚴格遵守國家檔案管理法規(guī)、上級以及本單位規(guī)章制度的基本要求，能夠進一步確保人事檔案的完整性、真實性以及準確性。

1.2 推動單位長遠穩(wěn)定發(fā)展的必然要求

人事檔案作為社會個體參與工作、參與學習以及參與其他社會活動的重要證明，不僅對社會個體具有重要的意義，而且對整個社會都有重要意義。從規(guī)范化的視角來開展人事檔案管理工作，提升檔案管理人員責任意識以及規(guī)范意識，能夠為單位其他工作的開展提供依據(jù)，促進單位整體工作效能的提升。除此之外，人事檔案管理是一項復雜性、嚴謹性、系統(tǒng)性的工作，涉及內(nèi)容多、范圍廣。只有進一步將大數(shù)據(jù)技術(shù)應用到人事檔案管理領域，推動人事檔案管理朝著合理化、科學化以及制度化的方向發(fā)展，才能真正減輕檔案管理人員工作負擔，更好地應對時代挑戰(zhàn)。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下的人事檔案管理中存在的困境

2.1 缺乏“大檔案”思維，人事檔案數(shù)據(jù)庫建設成效低

現(xiàn)階段，部分單位檔案管理人員缺乏“大檔案”思維，對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用停留在表面，難以實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理的基本目標。一是檔案的類型與來源單一，檔案管理工作過于被動。部分檔案管理人員沒有從主動收集檔案的視角對大數(shù)據(jù)技術(shù)予以應用，其與人民法院、銀行、醫(yī)院以及其他單位的合作力度低，難以進一步延伸人事檔案的利用渠道以及豐富人事檔案的內(nèi)容。二是人事檔案中信息資料的形式單一，主要以電子文件的形式表現(xiàn)，很少有視頻、音頻以及圖片等內(nèi)容。三是部分單位尚未將大數(shù)據(jù)技術(shù)應用至人事信息數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)整合、開發(fā)利用以及資源共享等方面，無法將人事檔案的參考作用、預測作用以及決策作用最大限度地發(fā)揮出來。

2.2 人事檔案管理制度存在漏洞

當前，部分單位缺乏完備的人事檔案管理制度，導致大數(shù)據(jù)技術(shù)在實際應用中受到阻礙[2]。一是流程不清晰。部分單位尚未結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點以及單位人力、物力、財力狀況來設置相應的流程。二是人事檔案更新機制缺失，難以及時利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對相關(guān)信息資源進行更新，人事檔案的憑證價值以及參考價值由此受到影響。三是人事檔案中基本信息以及材料不明，部分人事檔案中缺少基本信息以及基本材料，無法準確評價社會個體的相關(guān)經(jīng)歷。

2.3 檔案收集與鑒定工作薄弱，檔案檢索效率與質(zhì)量低

一是檔案收集與鑒定工作薄弱，將有問題的材料、手續(xù)不完備的材料以及不應歸檔的材料納入人事檔案中，導致人事檔案管理工作難以規(guī)范有序的開展。二是檔案檢索效率和質(zhì)量低[3]。人事檔案規(guī)范化管理不僅僅是內(nèi)部管理標準的統(tǒng)一、流程的細化，更是高效檢索與利用。然而，部分單位并沒有在檔案系統(tǒng)中設置不同的檢索條件，導致檔案需求主體無法快速、準確地定位到相應的檔案。

3 大數(shù)據(jù)時代背景下的人事檔案規(guī)范化管理的建議

3.1 樹立“大檔案”思維，完善人事檔案數(shù)據(jù)庫建設

由于大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠快速幫助用戶檢索出相應的數(shù)據(jù)，所以其可以很好地在人事檔案管理工作中被加以應用。為此，檔案管理人員要樹立“大檔案”思維，多維度、全方位地收集并掌握復雜的人事信息資料。一是要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，拓寬人事檔案信息的類型與來源。例如，單位可以加強與人民法院、銀行、醫(yī)院以及其他單位的合作，將社會個體的違規(guī)犯罪記錄、個人信用狀況、身體健康狀況、社會關(guān)系納入人事檔案當中，增加原始數(shù)據(jù)的“厚度與廣度”，進一步搭建一個內(nèi)容豐富的人事檔案數(shù)據(jù)庫。二是要進一步構(gòu)建多元化的人事檔案數(shù)據(jù)庫，探索將音頻、視頻以及圖片放入人事檔案當中。三是進一步將大數(shù)據(jù)技術(shù)應用至人事信息數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)整合、開發(fā)利用以及資源共享等方面，提升信息資源的整合利用能力，建設一個分層次、有條理、保密性強的人事檔案數(shù)據(jù)庫，便于社會多個主體對人事檔案進行利用。

3.2 優(yōu)化人事檔案管理制度

大數(shù)據(jù)時代，要實現(xiàn)人事檔案管理化管理，必須要優(yōu)化人事檔案管理制度。一是要細化工作流程，規(guī)范人事檔案收集、人事檔案管理、人事檔案開發(fā)利用工作，統(tǒng)籌資源配置。二是要構(gòu)建人事檔案更新機制，對人事檔案中的各項內(nèi)容進行更新，確保人事檔案的準確性。三是要明確人事檔案中的基本信息以及材料，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案中缺少的信息以及材料，確保人事檔案能夠準確評價社會個體的經(jīng)歷。

3.3 強化檔案收集與鑒定工作，提升檔案檢索效率與質(zhì)量

一是強化檔案收集與鑒定工作。檔案管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)收集信息資源的過程中，要將有問題的材料、手續(xù)不完備的材料以及不應歸檔的材料剔除出去，確保人事檔案的質(zhì)量。二是構(gòu)建人事檔案管理平臺，滿足不同檢索需求。檔案管理人員要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及相應的算法來設置不同的檢索條件，便于檔案需求主體從多個角度對檔案進行檢索，實現(xiàn)對檔案的高效利用，彰顯檔案規(guī)范化管理的價值。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代背景下，各種信息資源以數(shù)字化、電子化以及數(shù)據(jù)化的形式呈現(xiàn)出來，檔案管理人員收集、歸納以及利用信息資源的便利度增加。與此同時，眾多的數(shù)據(jù)信息也給人事檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。在這種背景之下，必須要進一步對大數(shù)據(jù)技術(shù)予以利用，走出一條適合自身發(fā)展的道路。首先，單位要樹立“大檔案”思維，完善人事檔案數(shù)據(jù)庫建設。其次，單位要優(yōu)化人事檔案管理制度。最后，單位要強化檔案收集與鑒定工作，提升檔案檢索效率與質(zhì)量。

參考文獻

[1]姚珊.大數(shù)據(jù)時代電子信息人事檔案創(chuàng)新管理研究[J].蘭臺世界，2018（S1）：129-130.

[2]鄒麗敏.大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響[J].辦公室業(yè)務，2018（06）：178.

[3]王毓靈.干部人事檔案管理轉(zhuǎn)型研究[D].中共上海市委黨校，2018.

作者簡介

陸玉（1981-），女，江蘇省南通人，大專，畢業(yè)于上海交通大學，助理管理員，研究方向：檔案管理。